Ausgliederungsbeauftragte

Eine Ausgliederungsbeauftragte steuert die Ausgliederung von Funktionen und den Einsatz wesentlicher Dienstleister bei einem Versicherungsunternehmen. Die Rolle ist Teil des nach dem Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) geforderten Governance-Systems. Die Ausgliederung selbst regelt § 32 VAG, ergänzt um die von der BaFin herausgegebenen Mindestanforderungen an die Geschäftsorganisation (MaGo) und die einschlägigen EIOPA-Leitlinien zur Ausgliederung und zum Governance-System. Die Anzeige an die Aufsicht steht an anderer Stelle, nämlich in § 47 Nr. 8 und 9 VAG.

Nach § 32 Abs. 1 VAG bleibt ein Versicherungsunternehmen, das Funktionen oder Versicherungstätigkeiten ausgliedert, für die Erfüllung aller aufsichtsrechtlichen Vorschriften und Anforderungen verantwortlich. § 32 Abs. 2 VAG verlangt, dass Steuerung und Kontrolle durch den Vorstand sowie die Prüfungs- und Kontrollrechte der Aufsichtsbehörde unbeeinträchtigt bleiben, einschließlich Datenzugriff, Zusammenarbeit des Dienstleisters mit der Aufsicht und Zugangsrechten zu dessen Räumen. Bei wichtigen Funktionen kommt § 32 Abs. 3 VAG hinzu: keine wesentliche Beeinträchtigung der Qualität der Geschäftsorganisation, keine übermäßige Steigerung des operationellen Risikos, keine Gefährdung der kontinuierlichen und zufriedenstellenden Dienstleistung für die Versicherungsnehmer. Die Ausgliederungsbeauftragte setzt diese Grundsätze operativ um.

Vor einer Ausgliederung stellt die Beauftragte eine dokumentierte Risikobewertung sicher: ob die Funktion kritisch oder wichtig ist, die verbundenen Risiken, die Eignung des Dienstleisters sowie etwaige Konzentrations- oder Weiterverlagerungsfragen. Der Vertrag muss anschließend die nach § 32 Abs. 4 VAG erforderlichen Auskunfts- und Weisungsrechte sichern und die ausgegliederte Funktion in das Risikomanagement einbeziehen; sitzt der Dienstleister bei wichtigen Funktionen in einem Drittstaat, ist vertraglich ein inländischer Zustellungsbevollmächtigter zu benennen. Diese Bewertung gehört vor die Unterschrift und nicht danach: Wird sie nachgeholt, fehlt der Nachweis, dass die Entscheidung für den Dienstleister auf einer Risikobetrachtung beruhte, und die Verhandlungsposition für Prüfungsrechte ist bereits abgegeben.

Im laufenden Betrieb wird die Beziehung fortlaufend überwacht: Service Level, fortbestehende Eignung des Dienstleisters, Änderungen der Weiterverlagerung und Vorfälle. Die Absicht, wichtige Funktionen auszugliedern, ist der Aufsicht nach § 47 Nr. 8 VAG unter Vorlage des Vertragsentwurfs anzuzeigen, spätere wesentliche Umstände nach § 47 Nr. 9 VAG. Die Beauftragte führt ein Ausgliederungsregister und hält den Nachweis, dass jede Vereinbarung nach § 32 VAG, MaGo und den EIOPA-Leitlinien bewertet, vertraglich gefasst und überwacht wurde. Wiederkehrende Feststellungen betreffen weniger die Verträge als die Lücken dazwischen: Leistungen, die als Beratung eingekauft und deshalb nie eingestuft wurden, Überwachungsberichte, die nur den Dienstleister wiedergeben, und Ausstiegsregelungen ohne benannte Alternative. Bei Kreditinstituten trägt die vergleichbare Funktion einen eigenen aufsichtlichen Rahmen und heißt dort Auslagerung.