Beauftragten-Pflichtencheck
Betriebliche Beauftragte werden nicht nach Gefühl benannt: Für jede Rolle gibt es einen gesetzlichen Auslöser, eine vorgeschriebene Form der Bestellung und eine geschützte Stellung im Unternehmen. Wählen Sie Branche und Mitarbeiterzahl und ergänzen Sie die Umstände, die zusätzliche Bestellpflichten auslösen. Sie erhalten je Rolle den Schwellenwert, die Form der Bestellung, die Fachkundeanforderung, die Stellung im Betrieb und die Rechtsfolge einer unterlassenen Bestellung.
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Optional. Die gesetzlichen Auslöser knüpfen selten an die reine Mitarbeiterzahl an — kreuzen Sie an, was auf Sie zutrifft.
Branche und Mitarbeiterzahl wählen, um die Bestellpflichten zu sehen.
Es gibt kein einheitliches Beauftragtenrecht: Die Bestellpflichten stehen verstreut im Datenschutzrecht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG), im Arbeitsschutzrecht (ASiG, § 22 SGB VII, DGUV Vorschrift 1), im Umweltrecht (§ 53 und § 58a BImSchG, § 59 KrWG, § 64 WHG), im Gefahrgut- und Strahlenschutzrecht (GbV, § 70 StrlSchG) sowie im Aufsichtsrecht (§ 7 GwG, § 12 HinSchG, § 4 LkSG). Die Auslöser sind unterschiedlich konstruiert: mal eine Beschäftigtenzahl, mal eine Anlagenart, mal eine Tätigkeit. Gemeinsam ist den meisten Regelungen, dass die Bestellung schriftlich zu erfolgen hat, dass der oder die Bestellte über eine nachgewiesene Fachkunde verfügen muss und dass eine geschützte Stellung besteht — Weisungsfreiheit in der Fachaufgabe, ein Benachteiligungsverbot und ein direkter Berichtsweg zur Unternehmensleitung. Wer eine gesetzlich vorgeschriebene Bestellung unterlässt, begeht in der Regel eine Ordnungswidrigkeit; im Datenschutz- und Geldwäscherecht kommen empfindliche Bußgelder hinzu.
Nur zur Orientierung — keine Rechtsberatung. Der Check bildet die typischen Auslöser ab; ob eine Bestellpflicht im konkreten Fall besteht, hängt von Ihren Anlagen, Tätigkeiten, Verarbeitungen und Mengenschwellen ab, die dieses Werkzeug nicht kennt. Angaben zu Schwellenwerten, Form, Fachkunde und Bußgeldrahmen sind nur dort hinterlegt, wo sie sich aus der Norm ergeben; für alle übrigen Rollen wird ausschließlich die Rechtsgrundlage genannt. Branchen- und landesrechtliche Sonderregelungen sowie Auflagen aus Genehmigungsbescheiden bleiben unberücksichtigt.
Häufige Fragen
- Ab wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?
- Nach § 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von dieser Zahl besteht die Pflicht nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO, wenn die Kerntätigkeit in einer umfangreichen regelmäßigen und systematischen Überwachung von betroffenen Personen oder in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien nach Art. 9 oder von Daten über Straftaten nach Art. 10 DSGVO besteht, sowie bei Behörden und öffentlichen Stellen. Nach § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG greift die Pflicht außerdem, wenn Verarbeitungen einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegen oder personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeitet werden.
- Ab wie vielen Beschäftigten braucht man Sicherheitsbeauftragte?
- Nach § 22 Abs. 1 SGB VII sind in Unternehmen mit regelmäßig 50 oder mehr Beschäftigten Sicherheitsbeauftragte zu bestellen — unter Beteiligung des Betriebs- oder Personalrats. Bei regelmäßig mehr als 20 und weniger als 50 Beschäftigten ist ein Sicherheitsbeauftragter zu bestellen, wenn die Beurteilung der Arbeitsbedingungen nach § 5 ArbSchG eine besondere Gefährdung für Leben und Gesundheit ergibt; der Unfallversicherungsträger kann die Bestellung anordnen. § 20 der DGUV Vorschrift 1 nennt weiterhin die frühere Schwelle von mehr als 20 Beschäftigten und ist noch nicht nachgeführt — maßgeblich ist das höherrangige SGB VII. Sicherheitsbeauftragte unterstützen den Unternehmer und dürfen wegen der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht benachteiligt werden (§ 22 Abs. 3 SGB VII). Sie ersetzen weder die Fachkraft für Arbeitssicherheit noch den Betriebsarzt: Diese beiden sind nach dem Arbeitssicherheitsgesetz unabhängig von der Beschäftigtenzahl zu bestellen.
- Muss die Bestellung schriftlich erfolgen?
- In den meisten Fällen ja. Das Arbeitssicherheitsgesetz verlangt in § 2 Abs. 1 und § 5 Abs. 1 ASiG ausdrücklich die schriftliche Bestellung von Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit, mit ausdrücklicher Festlegung der Aufgaben. Für die Beauftragten nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz schreibt § 55 Abs. 1 BImSchG die schriftliche Bestellung mit genauer Bezeichnung der Aufgaben vor; über § 60 Abs. 3 KrWG und § 66 WHG gilt das entsprechend für Abfall- und Gewässerschutzbeauftragte. Der Gefahrgutbeauftragte ist dagegen nach § 3 Abs. 1 GbV nur in Textform zu bestellen. Auch der Strahlenschutzbeauftragte ist nach § 70 Abs. 1 StrlSchG schriftlich zu bestellen. Für den Datenschutzbeauftragten schreibt die DSGVO keine Form vor — die Benennung sollte aber schon aus Nachweisgründen dokumentiert werden, weil die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO gilt.
- Welche Bestellungen muss ich einer Behörde melden?
- Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO zu veröffentlichen und der zuständigen Aufsichtsbehörde mitzuteilen. Die Bestellung eines Immissionsschutz- oder Störfallbeauftragten ist der zuständigen Behörde nach § 55 Abs. 1 Satz 2 BImSchG unverzüglich anzuzeigen; dasselbe gilt über die Verweisungen in § 60 Abs. 3 KrWG und § 66 WHG für Abfall- und Gewässerschutzbeauftragte. Der Strahlenschutzbeauftragte ist der zuständigen Behörde nach § 70 Abs. 4 StrlSchG unter Beifügung der Fachkundenachweise mitzuteilen. Im Geldwäscherecht ist die Bestellung des Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters der Aufsichtsbehörde nach § 7 Abs. 4 GwG vorab anzuzeigen, und der Inklusionsbeauftragte ist nach § 163 Abs. 8 SGB IX unverzüglich der Agentur für Arbeit und dem Integrationsamt zu benennen. Für Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt und Sicherheitsbeauftragte gibt es dagegen keine Anzeigepflicht gegenüber einer Behörde.
- Was passiert, wenn ein Beauftragter nicht bestellt wird?
- Die unterlassene Bestellung ist in aller Regel eine Ordnungswidrigkeit. Im Datenschutz kann ein Verstoß gegen die Benennungspflicht aus Art. 37 DSGVO nach Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO mit bis zu 10 Mio. Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Im Geldwäscherecht droht nach § 56 GwG ein Bußgeld, das bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen deutlich über den Regelrahmen hinausgehen kann. Wer keine interne Meldestelle einrichtet, obwohl er dazu verpflichtet ist, riskiert nach § 40 HinSchG ein Bußgeld. Hinzu kommt in allen Bereichen die Organisationsverantwortung der Geschäftsleitung: Wer Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, haftet nach § 130 OWiG persönlich, und im Schadensfall verschiebt eine fehlende Bestellung die Verantwortung zurück auf die Unternehmensleitung.
- Worin unterscheidet sich dieser Check vom Orientierungs-Check auf der Rollenseite?
- Der Orientierungs-Check erstellt aus Branche und Mitarbeiterzahl eine Vorauswahl der Rollen, die für ein Unternehmen wie Ihres überhaupt in Betracht kommen. Dieser Pflichtencheck setzt eine Ebene tiefer an: Er nimmt dieselbe Vorauswahl und beantwortet für jede Rolle die Bestellpflicht-Frage — welcher gesetzliche Auslöser die Pflicht auslöst, in welcher Form zu bestellen ist, welche Fachkunde nachzuweisen ist, welche geschützte Stellung der oder die Bestellte im Betrieb hat und was eine unterlassene Bestellung kostet. Zusätzlich können Sie Umstände angeben, die eine Bestellpflicht unabhängig von der Unternehmensgröße auslösen.