Unterweisungsfristen-Planer
Jährlich, halbjährlich, alle zwei Jahre — die Wiederholungsintervalle für Unterweisungen stehen in einem halben Dutzend verschiedener Vorschriften. Wählen Sie aus, was auf Ihren Betrieb zutrifft, und Sie sehen die einschlägigen Pflichtunterweisungen mit Intervall, Rechtsgrundlage und Ersttermin. Tragen Sie zusätzlich das Datum der letzten Unterweisung ein, rechnet der Planer den nächsten Fälligkeitstermin aus.
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Vier Unterweisungen gelten in praktisch jedem Betrieb und werden immer angezeigt. Alles Weitere hängt von den Tätigkeiten ab — Mehrfachauswahl möglich.
Wird auf alle angezeigten Unterweisungen angewendet und ergibt einen groben Terminplan. In der Praxis hat jede Unterweisung ihr eigenes Datum.
Allgemeine Arbeitsschutzunterweisung
§ 12 ArbSchG · § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1
- Ersttermin: bei der Einstellung und vor Aufnahme der Tätigkeit — außerdem bei Veränderungen im Aufgabenbereich sowie bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie.
- Sie muss auf den Arbeitsplatz ausgerichtet sein und in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache erfolgen.
Brandschutz und Brandschutzhelfer
ASR A2.2 · DGUV Information 205-023
- Ersttermin: Ausbildung vor Übernahme der Aufgabe. Als Richtwert nennt ASR A2.2 5 % der Beschäftigten als Brandschutzhelfer.
- Die 3–5 Jahre sind eine Empfehlung der DGUV Information 205-023, keine gesetzliche Frist; bei wesentlichen betrieblichen Änderungen früher. Räumungsübungen sind davon unabhängig und in ASR A2.3 geregelt.
Erste Hilfe — Fortbildung der Ersthelfer
§ 26 DGUV Vorschrift 1
- Ersttermin: Grundausbildung in Erster Hilfe vor Übernahme der Aufgabe als Ersthelfer.
- Wird die Zweijahresfrist überschritten, ist erneut die Grundausbildung zu absolvieren — eine Fortbildung genügt dann nicht mehr.
Datenschutz
Art. 39 Abs. 1 lit. b · Art. 32 · Art. 5 Abs. 2 DSGVO
- Ersttermin: vor Aufnahme der Verarbeitungstätigkeit, praktisch im Onboarding.
- Die DSGVO nennt keine Frist. Der jährliche Turnus ist gefestigte Praxis und dient als Nachweismittel der Rechenschaftspflicht — er ist ein Praxisrichtwert, keine gesetzliche Frist.
Unabhängig vom Intervall
- Anlassbezogen ist zusätzlich zu unterweisen: bei Einstellung und Versetzung, bei neuen Arbeitsmitteln, Stoffen oder Verfahren, bei geänderten Gefährdungen sowie nach Unfällen und Beinaheunfällen.
- Unterweisung ist nicht Schulung: Sie ist arbeitsplatzbezogen und muss in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache erfolgen (§ 12 ArbSchG).
- Dokumentieren Sie Datum, Inhalt, Unterweisenden und Teilnehmende mit Unterschrift — im Streitfall ist die Dokumentation der eigentliche Nachweis.
- Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Sie ist nach § 13 ArbSchG delegierbar, aber nicht abwälzbar: Wer delegiert, muss auswählen, einweisen und kontrollieren.
§ 12 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber, die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit ausreichend und angemessen zu unterweisen — bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie. Die Unterweisung muss auf den Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich ausgerichtet sein und in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache erfolgen. § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 konkretisiert das Intervall: Die Unterweisung ist mindestens einmal jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren. Für bestimmte Tätigkeiten treten speziellere Fristen hinzu — etwa § 14 GefStoffV, § 14 BioStoffV, § 29 JArbSchG oder § 43 Abs. 4 IfSG. Nach § 13 ArbSchG kann der Arbeitgeber die Durchführung auf zuverlässige und fachkundige Personen übertragen; die Verantwortung selbst bleibt bei ihm.
Nur zur Orientierung — keine Rechtsberatung. Welche Unterweisungen in Ihrem Betrieb tatsächlich erforderlich sind, ergibt sich aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG und kann branchen- und tätigkeitsabhängig weiter gehen als die hier gezeigte Auswahl. Wo ein Intervall nicht im Gesetz steht, ist es hier ausdrücklich als Praxisrichtwert gekennzeichnet.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Unterweisung und Schulung?
- Eine Unterweisung nach § 12 ArbSchG ist arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen: Sie erklärt die konkreten Gefährdungen an diesem Arbeitsplatz und die Maßnahmen dagegen. Eine Schulung vermittelt allgemeines Wissen und ersetzt die Unterweisung nicht. Deshalb genügt ein absolviertes E-Learning allein nicht, wenn es die Gefährdungen des tatsächlichen Arbeitsplatzes nicht abbildet — die Unterweisung muss zudem in einer Form und Sprache erfolgen, die die Beschäftigten verstehen.
- Wie oft muss unterwiesen werden?
- Die allgemeine Arbeitsschutzunterweisung ist nach § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 mindestens einmal jährlich zu wiederholen, bei Jugendlichen nach § 29 Abs. 2 JArbSchG mindestens halbjährlich. Für einzelne Tätigkeiten gelten eigene Fristen: Gefahrstoffe und Biostoffe jährlich (§ 14 GefStoffV, § 14 BioStoffV), die Erste-Hilfe-Fortbildung alle zwei Jahre (§ 26 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1), die Belehrung nach § 43 Abs. 4 IfSG alle zwei Jahre. Unabhängig vom Intervall ist anlassbezogen zu unterweisen.
- Wann muss zusätzlich anlassbezogen unterwiesen werden?
- Immer dann, wenn sich die Gefährdungslage ändert: bei der Einstellung, bei Versetzung oder Veränderung im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel, Stoffe oder Verfahren, nach Unfällen und Beinaheunfällen sowie nach längerer Abwesenheit. Diese Unterweisung tritt zum Intervall hinzu und setzt es nicht zurück — die jährliche Wiederholung bleibt fällig, wenn der Anlass nur einen Teilbereich abgedeckt hat.
- Wie muss eine Unterweisung dokumentiert werden?
- § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Dokumentation der Unterweisung. In der Praxis heißt das: Datum, Inhalt beziehungsweise Themen, Name des Unterweisenden, Namen der Teilnehmenden und deren Unterschrift. Im Streitfall — Unfall, Behördenprüfung, Regressfrage — ist diese Dokumentation der eigentliche Nachweis; eine durchgeführte, aber nicht dokumentierte Unterweisung ist praktisch nicht belegbar.
- Gibt es eine gesetzliche Frist für Datenschutz-Schulungen?
- Nein. Die DSGVO nennt kein Intervall. Die Pflicht zur Sensibilisierung und Schulung der an Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter ergibt sich aus Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO als Aufgabe des Datenschutzbeauftragten, mittelbar aus Art. 32 DSGVO (Zuverlässigkeit der Beschäftigten) und Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht). Ein jährlicher Turnus ist gefestigte Praxis und dient als Nachweismittel — er ist ein Praxisrichtwert, keine gesetzliche Frist.
- Kann ich die Unterweisung delegieren?
- Die Durchführung ja, die Verantwortung nein. Nach § 13 Abs. 2 ArbSchG kann der Arbeitgeber zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen, ihm obliegende Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen. Die Arbeitgeberpflicht selbst bleibt bestehen: Sie ist delegierbar, aber nicht abwälzbar. Wer delegiert, muss auswählen, einweisen und kontrollieren.