Löschfristen-Nachschlagewerk
Aufbewahren und Löschen sind zwei Pflichten, nicht eine. Dieses Nachschlagewerk zeigt für die gängigen Datenarten, wie lange Sie aufbewahren müssen, worauf sich die Frist stützt und ab wann sie läuft. Suchen Sie nach einer Datenart oder filtern Sie nach Rechtsgebiet.
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Sucht in Bezeichnung, Frist, Rechtsgrundlage und Anmerkung — auch nach Paragrafen wie „257" oder „SGB".
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte
10 JahreRechtsgrundlage: § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB · § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
Dazu gehören auch die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Abschluss festgestellt wurde.
Buchungsbelege
8 JahreRechtsgrundlage: § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB · § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO
Seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Die verkürzte Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Fristbeginn bleibt der Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist.
Buchungsbelege bei Kreditinstituten, Versicherern und Wertpapierinstituten
10 JahreRechtsgrundlage: § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB · Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO
Für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Unternehmen unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG bleibt es bei zehn Jahren. Die für den Finanzsektor zunächst nur verzögert vorgesehene Verkürzung wurde 2025 vollständig zurückgenommen.
Empfangene Handelsbriefe
6 JahreRechtsgrundlage: § 257 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 HGB · § 147 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 AO
Handelsbrief ist jedes Schreiben, das ein Handelsgeschäft betrifft — auch E-Mails. Die Pflicht knüpft am Inhalt an, nicht am Medium; ein Postfach ist deshalb kein tragfähiges Archiv.
Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe
6 JahreRechtsgrundlage: § 257 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 4 HGB · § 147 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 3 AO
Aufzubewahren ist die Wiedergabe der abgesandten Fassung — Kopie, Sendeordner, Ausgangsarchiv —, nicht das Original beim Empfänger.
Rechnungen und Rechnungsdoppel (Umsatzsteuer)
8 JahreRechtsgrundlage: § 14b Abs. 1 UStG
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Auch hier hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. Rechnungen sind zugleich Buchungsbelege — die Fristen laufen parallel.
Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen
6 JahreRechtsgrundlage: § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO
Auffangtatbestand für alles, was für die Besteuerung von Bedeutung ist und nicht schon unter die Nummern 1 bis 4a fällt — etwa Kalkulationen, Verträge oder Preislisten mit steuerlichem Bezug.
Geldwäscherechtliche Aufzeichnungen und Belege
5 Jahre, spätestens nach 10 Jahren zu vernichtenRechtsgrundlage: § 8 Abs. 4 GwG
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Geschäftsbeziehung endet oder die Angabe erhoben wurde. Die Zehnjahresgrenze ist eine ausdrückliche Vernichtungspflicht — einer der wenigen Fälle, in denen das Gesetz die Löschung selbst anordnet.
Lohnkonten und zugehörige Belege
Bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahrs nach der letzten LohnzahlungRechtsgrundlage: § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG
Der Fristbeginn hängt an der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung, nicht am Jahr der Belegentstehung. Bei einem Austritt im Laufe des Jahres läuft die Frist daher ab dem Schluss dieses Jahres.
Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen der Sozialversicherung
Bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden KalenderjahrsRechtsgrundlage: § 28f Abs. 1 SGB IV
Die Frist hängt an der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV, nicht am Kalender: Vor der nächsten Prüfung darf nichts vernichtet werden. Ein Löschkonzept muss diesen Eintrag deshalb an das Prüfdatum koppeln, nicht an eine feste Jahreszahl.
Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich hinaus
Mindestens 2 JahreRechtsgrundlage: § 16 Abs. 2 ArbZG
Erfasst ist nur die über § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit sowie das Verzeichnis der Beschäftigten, die in eine Verlängerung nach § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben — nicht die vollständige Zeiterfassung.
Aufzeichnungen zur täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz
Mindestens 2 JahreRechtsgrundlage: § 17 Abs. 1 MiLoG
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertags aufzuzeichnen; die zwei Jahre laufen ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.
Bewerbungsunterlagen nach einer Absage
6 MonatePraxisrichtwert — keine ausdrückliche gesetzliche Frist
Rechtsgrundlage: Abgeleitet aus § 15 Abs. 4 AGG i. V. m. § 61b Abs. 1 ArbGG
Zwei Monate für die schriftliche Geltendmachung (§ 15 Abs. 4 AGG) plus drei Monate Klagefrist (§ 61b Abs. 1 ArbGG) plus Puffer für den Zugang der Absage. Längere Speicherung, etwa für einen Talentpool, braucht eine Einwilligung.
Personalakte und Arbeitsvertrag nach Ende des Arbeitsverhältnisses
In der Regel 3 JahrePraxisrichtwert — keine ausdrückliche gesetzliche Frist
Rechtsgrundlage: Regelverjährung §§ 195, 199 Abs. 1 BGB
Es gibt keine einheitliche gesetzliche Frist für die Personalakte. Die Regelverjährung beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Einzelne Bestandteile — Lohnkonto, Entgeltunterlagen, Arbeitszeit-, Vorsorge- und Expositionsnachweise — haben eigene, deutlich längere Fristen und dürfen nicht pauschal mit der Akte gelöscht werden.
Arbeitsmedizinische Vorsorgekartei
Bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, danach löschenRechtsgrundlage: § 3 Abs. 4 ArbMedVV
Die Kartei hält nur fest, dass, wann und aus welchem Anlass Vorsorge stattgefunden hat — keine Befunde. Beim Ausscheiden erhalten Beschäftigte eine Kopie ihrer Angaben; anschließend ist zu löschen, soweit nicht andere Rechtsvorschriften etwas anderes bestimmen.
Expositionsverzeichnis: krebserzeugende oder keimzellmutagene Stoffe der Kategorie 1A/1B
40 Jahre nach Ende der ExpositionRechtsgrundlage: § 10a GefStoffV
Zu erfassen sind Tätigkeit, Höhe und Dauer der Exposition. Die 40 Jahre bilden die Latenzzeit von Berufskrankheiten ab. Beim Ausscheiden erhalten Beschäftigte einen Auszug ihrer Daten; die Führung über die Zentrale Expositionsdatenbank der DGUV ist möglich.
Expositionsverzeichnis: reproduktionstoxische Stoffe der Kategorie 1A/1B
5 Jahre nach Ende der ExpositionRechtsgrundlage: § 10a GefStoffV
Deutlich kürzer als bei krebserzeugenden und keimzellmutagenen Stoffen. Die beiden Fälle stehen in derselben Norm und werden in Löschkonzepten regelmäßig verwechselt.
Verzeichnis der Beschäftigten mit Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen der Risikogruppe 3 oder 4
Mindestens 10 Jahre nach Ende der TätigkeitRechtsgrundlage: § 7 BioStoffV
Gilt nur für die Risikogruppen 3 und 4. Für Tätigkeiten der Risikogruppen 1 und 2 sieht die BioStoffV kein solches Verzeichnis vor — dort greifen nur die allgemeine Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisungsdokumentation.
Aufzeichnungen über die Körperdosis beruflich exponierter Personen
Bis zum 75. Lebensjahr, mindestens 30 Jahre nach Ende der BeschäftigungRechtsgrundlage: § 167 Abs. 2 StrlSchG
Maßgeblich ist der spätere der beiden Zeitpunkte: bis die überwachte Person das 75. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte, mindestens jedoch 30 Jahre nach Beendigung der jeweiligen Beschäftigung.
Aufzeichnungen und Röntgenbilder bei der Anwendung von Strahlung am Menschen
30 Jahre bei Behandlung, 10 Jahre bei UntersuchungRechtsgrundlage: § 85 Abs. 2 StrlSchG · § 127 StrlSchV
Bei Untersuchungen von Personen, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hatten, ist bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres aufzubewahren. § 127 StrlSchV regelt, wie die Unterlagen über die Frist hinweg lesbar und weitergabefähig zu halten sind.
Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen (Verbandbuch)
5 JahreRechtsgrundlage: § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1
Unfallversicherungsrechtliche Pflicht ohne Formvorgabe — Verbandbuch, Meldeblock oder elektronisch. Die Einträge sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, gegen den Zugriff Unbefugter zu sichern und nach fünf Jahren zu löschen.
Videoüberwachungsaufnahmen
48 bis 72 StundenPraxisrichtwert — keine ausdrückliche gesetzliche Frist
Rechtsgrundlage: Keine gesetzliche Frist; Praxis der Aufsichtsbehörden zu Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO
Der Richtwert beruht darauf, dass ein Schaden in dieser Zeit typischerweise bemerkt wird. Längere Speicherung ist nur anlassbezogen zulässig — etwa zur Verfolgung eines konkreten Vorfalls — und muss begründet und dokumentiert werden.
Nachweise über erteilte Einwilligungen
Für die Dauer der Verarbeitung, danach bis zum Ablauf der VerjährungRechtsgrundlage: Art. 7 Abs. 1 DSGVO · Art. 5 Abs. 2 DSGVO
Der Verantwortliche muss nachweisen können, dass eingewilligt wurde. Nach Widerruf oder Ende der Verarbeitung ist der Nachweis nur noch zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich — er überlebt die Verarbeitung, nicht umgekehrt.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Solange die Verarbeitung läuftRechtsgrundlage: Art. 30 DSGVO
Keine Aufbewahrungsfrist im eigentlichen Sinn: Das Verzeichnis ist aktuell zu halten und der Aufsichtsbehörde auf Anforderung vorzulegen. Frühere Fassungen aufzubewahren ist sinnvoll, um die Rechenschaftspflicht auch für zurückliegende Zeiträume erfüllen zu können.
Dokumentation von Datenschutzverletzungen
3 JahrePraxisrichtwert — keine ausdrückliche gesetzliche Frist
Rechtsgrundlage: Art. 33 Abs. 5 DSGVO schreibt die Dokumentation vor, nennt aber keine Dauer
Als Richtwert dient die Verjährung möglicher Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO i. V. m. §§ 195, 199 BGB — drei Jahre ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstand und die betroffene Person davon Kenntnis erlangte.
Bearbeitung von Betroffenenanfragen (Auskunft, Löschung, Widerspruch)
3 JahrePraxisrichtwert — keine ausdrückliche gesetzliche Frist
Rechtsgrundlage: Keine gesetzliche Frist; Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO
Zu dokumentieren sind Eingang, Identitätsprüfung, Antwort und Datum — nicht der vollständige Auskunftsdatensatz. Wer diesen zum Nachweis aufhebt, verlängert genau die Speicherung, die er belegen wollte.
Protokolldaten und Server-Logs
Wenige Tage bis WochenPraxisrichtwert — keine ausdrückliche gesetzliche Frist
Rechtsgrundlage: Keine allgemeine gesetzliche Frist; Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 32 DSGVO
Sicherheitszwecke rechtfertigen eine kurze Aufbewahrung, eine pauschale Frist gibt es nicht. Die Dauer ist am Zweck zu bemessen und im Löschkonzept festzuhalten. Protokolle, die Teil eines Buchungsvorgangs sind, können ausnahmsweise unter § 147 AO fallen.
Vier Regeln, die für jeden Eintrag gelten
- Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht sind zwei verschiedene Dinge. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO erlaubt die Aufbewahrung, solange eine rechtliche Verpflichtung besteht; mit Ablauf der Frist wird daraus eine Löschpflicht nach Art. 17 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
- Die längste einschlägige Frist gewinnt — aber nur für die Daten, die die Pflicht tatsächlich erfasst. Ein pauschales „alles zehn Jahre" ist ein Verstoß gegen die Speicherbegrenzung, keine Vorsicht.
- Während der Aufbewahrungsfrist sind die Daten zu sperren, nicht weiterzuverarbeiten: eigenes Archiv, eingeschränkte Zugriffsrechte, kein Auftauchen in CRM, Auswertungen oder Werbung.
- Der Fristbeginn ist fast immer der Schluss des Kalenderjahrs, nicht das Belegdatum (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). Wer nach Belegdatum löscht, löscht regelmäßig zu früh.
Handels- und Steuerrecht schreiben vor, wie lange bestimmte Unterlagen aufbewahrt werden müssen: zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse und Lageberichte, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handelsbriefe (§ 257 Abs. 1 und 4 HGB, § 147 Abs. 1 und 3 AO). Die Frist beginnt fast immer mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder der Beleg entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO) — nicht mit dem Belegdatum. Datenschutzrechtlich rechtfertigt Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO die Aufbewahrung nur, solange diese rechtliche Verpflichtung besteht. Läuft die Frist ab, kippt die Erlaubnis in eine Löschpflicht nach Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).
Nur zur Orientierung — keine Rechtsberatung. Die Fristen sind die gesetzlichen Regelfälle; branchenspezifische Vorschriften, laufende Betriebsprüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder vertragliche Zusagen können sie verlängern. Einträge, die ausdrücklich als Praxisrichtwert gekennzeichnet sind, beruhen nicht auf einer gesetzlichen Frist, sondern auf gefestigter Praxis und der Auffassung der Aufsichtsbehörden.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht?
- Die Aufbewahrungspflicht kommt aus dem Handels-, Steuer-, Sozial- oder Arbeitsschutzrecht und zwingt Sie, Daten zu behalten. Die Löschpflicht kommt aus der DSGVO und zwingt Sie, sie zu entfernen, sobald der Zweck entfallen ist. Beide greifen nacheinander: Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO lässt die Aufbewahrung zu, solange eine rechtliche Verpflichtung besteht; mit Ablauf der Frist entfällt diese Rechtfertigung und aus dem Dürfen wird ein Müssen — Löschung nach Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
- Ab wann läuft die Aufbewahrungsfrist?
- In Handels- und Steuerrecht mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Inventar aufgestellt oder der Beleg entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO) — nicht mit dem Datum auf dem Beleg. Ein Buchungsbeleg vom März 2025 wird also erst zum 31. Dezember 2025 in Gang gesetzt und ist bei acht Jahren bis Ende 2033 aufzubewahren. Das ist der häufigste Praxisfehler bei Löschkonzepten: Wer nach Belegdatum löscht, löscht regelmäßig zu früh.
- Muss ich alles zehn Jahre aufbewahren, wenn eine Frist zehn Jahre beträgt?
- Nein. Es gilt zwar, dass die längste einschlägige Frist gewinnt — aber nur für die Daten, die die betreffende Pflicht tatsächlich erfasst. Eine zehnjährige Frist für den Jahresabschluss verlängert nicht die sechsmonatige Frist für Bewerbungsunterlagen und nicht die 72 Stunden für Videoaufnahmen. Ein pauschales „alles zehn Jahre" ist keine Vorsichtsmaßnahme, sondern ein Verstoß gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung.
- Wie lange müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden — acht oder zehn Jahre?
- Acht Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege mit Wirkung zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Die verkürzte Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Kreditinstitute, beaufsichtigte Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es dagegen bei zehn Jahren — die dort zunächst vorgesehene Verkürzung wurde 2025 wieder zurückgenommen. Andere Unterlagenarten bleiben unverändert: Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre.
- Was mache ich mit Daten, die ich aufbewahren muss, aber nicht mehr brauche?
- Sperren statt weiterverarbeiten. Daten, die allein wegen einer handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht noch vorhanden sind, dürfen nicht mehr für den ursprünglichen Zweck genutzt werden — also nicht mehr im CRM auftauchen, nicht mehr in Auswertungen einfließen, nicht mehr für Werbung verwendet werden. Praktisch heißt das: eigenes Archiv oder Sperrkennzeichen, eingeschränkte Zugriffsrechte, dokumentierter Zweck. Diese Einschränkung der Verarbeitung ist in Art. 18 DSGVO angelegt und wird von den Aufsichtsbehörden auch für aufbewahrungspflichtige Altdaten erwartet.
- Wie lange darf ich Bewerbungsunterlagen nach einer Absage speichern?
- In der Regel sechs Monate. Eine ausdrückliche gesetzliche Frist gibt es nicht; der Wert leitet sich aus dem AGG ab: Ansprüche sind binnen zwei Monaten schriftlich geltend zu machen (§ 15 Abs. 4 AGG), die Klage ist binnen drei Monaten nach der Geltendmachung zu erheben (§ 61b Abs. 1 ArbGG). Sechs Monate decken diese fünf Monate plus den Zugang der Absage ab. Wer länger speichern will — etwa für einen Talentpool — braucht dafür eine Einwilligung.