Beauftragter der internen Meldestelle

Der Beauftragte für die interne Meldestelle (häufig als Hinweisgeberbeauftragter oder Whistleblower-Beauftragter bezeichnet) ist die nach § 14 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zu benennende Stelle, die Meldungen über Rechtsverstöße aus dem Unternehmen entgegennimmt und bearbeitet. Das HinSchG ist am 02.07.2023 in Kraft getreten und setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 vom 23.10.2019 in deutsches Recht um. Es schützt natürliche Personen, die Informationen über Verstöße aus ihrem beruflichen Kontext erlangt und gemeldet haben. Der sachliche Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG umfasst Verstöße gegen Strafvorschriften, bußgeldbewehrte Vorschriften zum Schutz von Leben und Gesundheit, Vorschriften zur Geldwäsche, Steuern, Verbraucher-, Umwelt- und Datenschutz sowie sektorspezifisches EU-Recht.

Die Bestellpflicht greift nach § 12 HinSchG für Beschäftigungsgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten. Der Stichtag für Unternehmen ab 250 Beschäftigten war der 02.07.2023, für Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten der 17.12.2023. Banken, Wertpapierfirmen, Versicherer und kapitalmarktorientierte Unternehmen sind unabhängig von der Beschäftigtenzahl bestellpflichtig. Konzernrechtlich erlaubt § 14 Abs. 1 Satz 4 HinSchG eine gemeinsame Meldestelle für mehrere Tochtergesellschaften, ein Urteil des EuGH vom 11.05.2023 (C-635/20) hat aber klargestellt, dass die Konzernmuttergesellschaft die nationalen Pflichten der Tochter nicht vollständig ersetzen darf.

Der Beauftragte nimmt nach § 16 HinSchG Meldungen mündlich, schriftlich oder auf Wunsch persönlich entgegen, bestätigt den Eingang innerhalb von 7 Tagen, prüft die Stichhaltigkeit, ergreift Folgemaßnahmen und gibt dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten eine Rückmeldung. Die Vertraulichkeit der Identität ist nach § 8 HinSchG zwingend zu wahren, auch gegenüber Vorgesetzten und Mitgesellschaftern. Das Repressalienverbot des § 36 HinSchG kehrt die Beweislast um: Erleidet der Hinweisgeber nach einer Meldung einen Nachteil, wird vermutet, dass dieser eine Repressalie ist, sofern der Arbeitgeber nicht das Gegenteil beweist. Die anonyme Meldung muss seit dem ersten Gesetzgebungstag 17.12.2023 ermöglicht werden und ist in § 16 Abs. 1 Satz 4 HinSchG verankert.

Die Bestellpflicht ergibt sich aus § 12 HinSchG. Beschäftigungsgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten mussten bis zum 02.07.2023 eine interne Meldestelle einrichten, Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten bis zum 17.12.2023. Wer die Frist nach 17.12.2023 versäumt, riskiert nach § 40 Abs. 2 HinSchG ein Bußgeld bis 20.000 Euro. Bestimmte Branchen sind unabhängig von der Mitarbeiterzahl verpflichtet, darunter Banken nach KWG, Wertpapierdienstleister nach WpHG, Versicherer nach VAG, Kapitalverwaltungsgesellschaften nach KAGB und kapitalmarktorientierte Unternehmen nach § 264d HGB. Im Konzern erlaubt § 14 Abs. 1 Satz 4 HinSchG eine gebündelte Meldestelle, das EuGH-Urteil C-635/20 vom 11.05.2023 schränkt diese Möglichkeit für Tochtergesellschaften mit eigenen 50+ Beschäftigten ein.

Nach § 15 HinSchG muss der Beauftragte die notwendige Fachkunde besitzen. Was Fachkunde genau bedeutet, ist gesetzlich nicht definiert, der Begründung des Gesetzes nach umfasst sie Kenntnisse im Verfahrensrecht (Verfahrensherrschaft, Untersuchungsmethoden, Beweissicherung), im Datenschutz nach DSGVO und im einschlägigen materiellen Recht (Arbeitsrecht, Compliance, Geldwäsche, Datenschutz, Steuern, Korruptionsprävention). Entsprechende Schulungen werden vom TUEV, DGCS, Berufsverband Compliance und spezialisierten Kanzleien angeboten, eine Zertifizierung ist nicht zwingend. Die Funktion muss nach § 15 Abs. 1 HinSchG unabhängig sein, was Interessenkonflikte mit operativen Funktionen wie HR-Leitung, Recht oder Compliance grundsätzlich ausschließen kann; eine Doppelfunktion ist bei kleinen Unternehmen tolerabel, wenn Eskalationswege dokumentiert sind. Externe Beauftragte sind nach § 14 Abs. 1 Satz 2 HinSchG zulässig und im Mittelstand der Standardfall. Die Bestellung erfolgt schriftlich, die Geschäftsleitung haftet aber nach § 14 Abs. 1 Satz 3 HinSchG weiter für die ordnungsgemäße Einrichtung.