Beschwerdestelle nach § 13 AGG einrichten

Ablauf

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   Bestandsaufnahme und Grundsatzentscheidung

   Wir erheben, was heute faktisch gilt, und stellen die drei möglichen Zuschnitte gegen Ihre Struktur: intern, extern oder beides nebeneinander. Die Grundsatzentscheidung fällt am Ende dieses Schritts, weil sie alles Weitere bestimmt: eine interne Stelle braucht Ausschlussregeln und Vertretung, eine externe braucht ein Mandat und eine interne Entscheidungsstelle. Ob eine vollständige Auslagerung zulässig ist, ist in der arbeitsrechtlichen Literatur nicht einheitlich beantwortet, weshalb die externe Stelle als Ergänzung der internen Zuständigkeit aufgesetzt wird und nicht als deren Ersatz. Wir bereiten die Entscheidung auf, treffen tut sie der Arbeitgeber.

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   Besetzung und Vertretung

   Wir legen fest, wer benannt wird, wie viele Stellen es gibt, wer vertritt und was bei Befangenheit passiert. § 13 Abs. 1 AGG verlangt Zuständigkeit und Erreichbarkeit, keine bestimmte Personalauswahl, deshalb ist das eine Organisationsentscheidung und keine Rechtsfrage. Praktisch scheitert sie am häufigsten daran, dass nur eine Person benannt wird und diese Person Vorgesetzte der halben Belegschaft ist.

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   Verfahren schriftlich festlegen

   Die Verfahrensordnung beschreibt den Weg einer Beschwerde vom Eingang bis zur Ergebnismitteilung und benennt den Punkt, an dem der Vorgang an den Arbeitgeber übergeht. Parallel entstehen die Bausteine für die Betriebsvereinbarung, falls eine geschlossen werden soll. Sie erhalten Textbausteine und Ablaufdiagramme, die rechtliche Prüfung des Entwurfs bleibt bei Ihnen oder Ihrer Kanzlei.

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   Beteiligung des Betriebsrats

   § 13 Abs. 2 AGG stellt klar, dass die Rechte der Arbeitnehmervertretungen unberührt bleiben, und § 87 Abs. 1 BetrVG knüpft die Mitbestimmung daran, dass eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht. Ob und wieweit Ihr konkretes Verfahren mitbestimmungspflichtig ist, ist eine Frage des Einzelfalls, die wir nicht für Sie entscheiden. Wir richten den Ablauf so ein, dass der Betriebsrat zum richtigen Zeitpunkt beteiligt werden kann, und liefern die Unterlagen, die er in der Abstimmung anfragt.

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   Bekanntmachung im Betrieb

   § 12 Abs. 5 Satz 1 AGG verlangt, dass das Gesetz, § 61b ArbGG und die Information über die zuständige Stelle im Betrieb bekannt gemacht werden, Satz 2 lässt dafür Aushang, Auslegung an geeigneter Stelle oder die im Betrieb übliche Informations- und Kommunikationstechnik zu. Wir legen mit Ihnen fest, welcher dieser Wege in Ihrem Betrieb der übliche ist, und liefern die Fassung für diesen Weg samt Baustein für das Onboarding. Dieser Schritt bleibt in der Praxis am häufigsten liegen, und er fällt zuerst auf, weil er der einzige von außen sichtbare Teil der Einrichtung ist.

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   Einweisung, Nachweis und Wirksamkeit

   Die benannten Personen werden in Entgegennahme, Gesprächsführung und Dokumentation eingewiesen, Führungskräfte erhalten den Hinweis nach § 12 Abs. 2 Satz 1 AGG. Satz 2 derselben Vorschrift gibt der Schulung eigenes Gewicht: Hat der Arbeitgeber seine Beschäftigten in geeigneter Weise zum Zwecke der Verhinderung von Benachteiligung geschult, gilt dies nach dem Wortlaut als Erfüllung seiner Pflichten nach Absatz 1, und Absatz 1 Satz 2 zählt zu diesem Schutz ausdrücklich auch vorbeugende Maßnahmen. Ab diesem Punkt läuft jeder Fall im Workspace mit Eingangsdatum, Frist, Stand und Beteiligten. Damit existiert nicht nur die Stelle, sondern auch der Nachweis, dass es sie gibt, und mit der jährlichen anonymen Befragung der Belegschaft zur Wirksamkeit der Stelle auch die Antwort auf die Frage, ob sie überhaupt benutzt wird.

Rechtlicher Rahmen

Vier Vorschriften bestimmen, was beim Einrichten festgelegt werden muss und wer dabei zu beteiligen ist. Zitiert ist jeweils der Wortlaut, damit Sie ihn gegen das Gesetz halten können.

§ 13 Abs. 1 AGG

Die Beschäftigten haben das Recht, sich bei den zuständigen Stellen des Betriebs, des Unternehmens oder der Dienststelle zu beschweren, wenn sie sich im Zusammenhang mit ihrem Beschäftigungsverhältnis vom Arbeitgeber, von Vorgesetzten, anderen Beschäftigten oder Dritten wegen eines in § 1 genannten Grundes benachteiligt fühlen. Die Beschwerde ist zu prüfen und das Ergebnis der oder dem beschwerdeführenden Beschäftigten mitzuteilen.

Der Wortlaut nennt weder eine Person noch eine Rechtsform noch eine Zahl von Stellen. Was er verlangt, ist Zuständigkeit, Prüfung und Rückmeldung. Genau deshalb ist das Einrichten eine Organisationsentscheidung: Wer benannt wird und wie viele Stellen es gibt, entscheidet der Arbeitgeber, und er muss es entscheiden, weil eine nicht benannte Stelle nicht zuständig ist.

§ 12 Abs. 5 AGG

Dieses Gesetz und § 61b des Arbeitsgerichtsgesetzes sowie Informationen über die für die Behandlung von Beschwerden nach § 13 zuständigen Stellen sind im Betrieb oder in der Dienststelle bekannt zu machen. Die Bekanntmachung kann durch Aushang oder Auslegung an geeigneter Stelle oder den Einsatz der im Betrieb oder der Dienststelle üblichen Informations- und Kommunikationstechnik erfolgen.

Die Einrichtung endet nicht mit der Benennung. Satz 2 beantwortet zugleich die Frage, die beim Einrichten regelmäßig gestellt wird: Aushang, Auslegung an geeigneter Stelle und die im Betrieb übliche Informations- und Kommunikationstechnik sind gleichwertige Wege, ein Intranet genügt also, wenn es das übliche Medium ist. Was der Wortlaut nicht regelt, ist der Nachweis, weshalb Datum, Fassung und Verteilerweg festgehalten werden sollten.

§ 84 Abs. 1 BetrVG

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, sich bei den zuständigen Stellen des Betriebs zu beschweren, wenn er sich vom Arbeitgeber oder von Arbeitnehmern des Betriebs benachteiligt oder ungerecht behandelt oder in sonstiger Weise beeinträchtigt fühlt.

Neben dem AGG-Beschwerderecht steht ein zweites, das nicht an die Gründe des § 1 AGG gebunden ist. Ein Verfahren, das nur AGG-Fälle kennt, weist alles andere zurück und verliert damit die Fälle, die noch keine Diskriminierung sind. Die Verfahrensordnung sollte beide Wege abbilden, dazu die Zuständigkeit des Betriebsrats aus § 85 Abs. 1 BetrVG.

§ 87 Abs. 1 BetrVG

Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen: 1. Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb;

Der Wortlaut stellt die Mitbestimmung unter eine Bedingung und benennt Sachgebiete, er entscheidet keinen konkreten Fall. Ob Ihr Beschwerdeverfahren darunter fällt, hängt davon ab, was es regelt und was schon gesetzlich oder tariflich geregelt ist. Wir stellen die Frage in den Ablauf, statt sie zu beantworten, und § 13 Abs. 2 AGG hält die Rechte der Arbeitnehmervertretungen ohnehin ausdrücklich unberührt.

Preislogik

Das Einrichten ist ein Projekt mit Ende, nicht ein Dauerverhältnis. Der Preis besteht deshalb aus vier Bestandteilen, die getrennt ausgewiesen werden, damit Sie sehen, was einmalig anfällt und was danach bleibt.

• Zahl der Standorte und ob je Standort eine erreichbare Stelle vorgesehen ist.
• Ob eine Betriebsvereinbarung bereits besteht, neu geschlossen oder geändert werden soll.
• Ob die Stelle intern besetzt oder extern vergeben wird.
• Zahl der zu benennenden und einzuweisenden Personen einschließlich Vertretung.
• Sprachen, in denen Meldeweg und Bekanntmachung vorliegen müssen.

Sie erhalten je Bestandteil einen festen Betrag, sobald Standortzahl und Besetzungsmodell feststehen. Die Plattform kostet 49 € pro Beauftragten-Rolle und Monat und ist gesondert ausgewiesen.

Häufige Fragen

Ist jedes Unternehmen verpflichtet, eine Beschwerdestelle einzurichten?

Das AGG nennt keinen Schwellenwert. § 13 Abs. 1 AGG gibt den Beschäftigten das Beschwerderecht bei den zuständigen Stellen des Betriebs, des Unternehmens oder der Dienststelle, und § 12 Abs. 1 AGG verpflichtet den Arbeitgeber, die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz vor Benachteiligungen zu treffen. Ein Recht, sich bei einer zuständigen Stelle zu beschweren, setzt voraus, dass eine solche Stelle benannt und erreichbar ist. Die Pflicht entfällt deshalb nicht bei kleiner Belegschaft, anders als beim Hinweisgeberschutzgesetz, das in § 12 Abs. 2 HinSchG an in der Regel mindestens 50 Beschäftigte anknüpft. Was sich mit der Größe ändert, ist der angemessene Aufwand: ein Betrieb mit zwölf Personen braucht eine benannte, erreichbare Stelle, kein Panel mit Vertretungsregelung. Zur Folgenseite gehört eine Klarstellung, weil dazu viel Falsches kursiert: Das AGG enthält keine Bußgeldvorschrift, eine fehlende oder nicht bekannt gemachte Beschwerdestelle wird nicht mit einer Geldbuße geahndet. Die Folgen sind zivilrechtlich und laufen über §§ 15 und 22 AGG.

Wer darf Beschwerdestelle nach § 13 AGG sein?

§ 13 Abs. 1 AGG nennt keine Person, keine Qualifikation und keine Rechtsform, sondern nur die zuständigen Stellen des Betriebs, des Unternehmens oder der Dienststelle. In Betracht kommen deshalb die Personalabteilung, eine eigens benannte Vertrauensperson, ein paritätisch besetztes Gremium oder ein externer Dienstleister. Ob die Stelle vollständig extern besetzt werden darf, ist in der arbeitsrechtlichen Literatur nicht einheitlich beantwortet: ein Teil leitet aus dem Wortlaut ab, dass die Stelle betriebsnah bleiben muss, ein anderer hält eine teilweise Auslagerung für zulässig, solange die Arbeitgeberpflichten gewahrt bleiben. Einig sind sich beide Seiten in dem Punkt, auf den es beim Einrichten ankommt: die Pflichten aus §§ 12 und 13 AGG lassen sich nicht wegvergeben. Der sichere Zuschnitt ist deshalb die Ergänzung und nicht der Ersatz, Aufnahme, Aufklärung und Empfehlung können außen liegen, Zuständigkeit und Entscheidung bleiben im Unternehmen. Unabhängig vom Modell sind drei praktische Punkte ausschlaggebend: die Stelle muss für alle Beschäftigten erreichbar sein, sie muss Beschwerden prüfen können, ohne selbst Partei zu sein, und sie muss das Ergebnis nach § 13 Abs. 1 Satz 2 AGG zurückmelden. Deshalb gehört zu jeder Benennung eine Regel für den Fall, dass die benannte Person selbst betroffen, Vorgesetzte oder beschuldigt ist. Wird nur eine Person benannt und fällt sie aus, ist die Stelle in diesem Zeitraum nicht besetzt.

Wie viele Beschwerdestellen braucht ein Unternehmen mit mehreren Standorten?

Das Gesetz legt keine Zahl fest. § 13 Abs. 1 AGG spricht von den zuständigen Stellen des Betriebs, des Unternehmens oder der Dienststelle, also im Plural und auf drei Ebenen, ohne eine Mindestzahl zu nennen. Maßstab ist die Erreichbarkeit: eine Stelle, die nur an der Zentrale sitzt und für Schichtbeschäftigte an einem anderen Standort praktisch nicht erreichbar ist, erfüllt ihre Funktion für diese Belegschaft nicht. Üblich sind zwei Modelle: eine zentrale Stelle mit definierten Erreichbarkeitszeiten und Meldeweg für alle Standorte, oder je Standort eine benannte Ansprechperson mit einer zentralen prüfenden Stelle dahinter. Beide Modelle sind zulässig, sie unterscheiden sich im Aufwand und in der Nähe zu den Betroffenen. Zur Dimensionierung hilft der Blick in eine öffentliche Ausschreibung für genau diese Funktion: Sie verlangte werktägliche Erreichbarkeit telefonisch oder per E-Mail, einen Bearbeitungsbeginn innerhalb von fünf Werktagen und ging für eine Einrichtung mit rund 200 Beschäftigten von maximal fünf Beschwerden jährlich aus. Das sind Vorgaben eines einzelnen Auftraggebers und keine gesetzlichen Schwellen, sie ordnen aber den häufigsten Einwand ein, die Stelle werde überrannt.

Muss der Betriebsrat der Einrichtung der Beschwerdestelle zustimmen?

Zwei Vorschriften sind hier zu trennen. § 13 Abs. 2 AGG stellt ausdrücklich klar, dass die Rechte der Arbeitnehmervertretungen unberührt bleiben, sagt aber selbst nichts über eine Zustimmung. § 87 Abs. 1 BetrVG bestimmt, dass der Betriebsrat mitzubestimmen hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, und nennt in Nummer 1 Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb sowie in Nummer 6 die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ob ein konkretes Beschwerdeverfahren oder ein konkreter digitaler Meldekanal darunter fällt, hängt vom Inhalt der Regelung ab und ist eine Rechtsfrage des Einzelfalls. Unterschieden wird dabei zwischen zwei Ebenen: die organisatorische Ansiedlung und die personelle Besetzung der Stelle werden als Organisationsentscheidung des Arbeitgebers behandelt, das Verfahren selbst, also wie eine Beschwerde behandelt wird und wie sich die Beteiligten dabei zu verhalten haben, wird der Ordnung des Betriebs zugeordnet. Praktisch bedeutsam ist dann § 87 Abs. 2 BetrVG: Kommt eine Einigung über eine Angelegenheit nach Absatz 1 nicht zustande, entscheidet die Einigungsstelle, und ihr Spruch ersetzt die Einigung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Der Betriebsrat kann ein Verfahren also nicht nur aufhalten, sondern auch betreiben, weshalb es sich empfiehlt, ihn früh zu beteiligen, statt die Frage offen zu lassen und die Einführung später zu wiederholen.

Was muss eine Betriebsvereinbarung zur Beschwerdestelle regeln?

Eine Betriebsvereinbarung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber sie ist der Ort, an dem die Punkte verbindlich werden, die sonst offen bleiben. In der Praxis regelt sie den Geltungsbereich, die benannten Stellen und ihre Vertretung, den Meldeweg als vertraulichen Kommunikationskanal für Beschwerden nach § 13 AGG, den Ablauf von Eingang bis Ergebnismitteilung, den Umgang mit Vertraulichkeit und Offenlegung, den Schutz vor Nachteilen, den § 16 Abs. 1 AGG für die Inanspruchnahme von Rechten und § 84 Abs. 3 BetrVG für die Erhebung einer Beschwerde ohnehin vorsehen, sowie die Schnittstelle zur Entscheidung des Arbeitgebers. Häufig wird sie weiter gefasst als das AGG und deckt zusätzlich Mobbing und sexualisierte Belästigung ab, weil das Beschwerderecht aus § 84 Abs. 1 BetrVG nicht an die Gründe des § 1 AGG gebunden ist. Wichtig ist, dass sie die Maßnahmenpflicht aus § 12 Abs. 3 AGG nicht auf die Beschwerdestelle verschiebt, weil sie dort nicht hingehört.

Gibt es ein Muster für die Beschwerdestelle und die Bekanntmachung?

Vorlagen sind für die Bekanntmachung nach § 12 Abs. 5 AGG sinnvoll und für die Verfahrensordnung brauchbar, für die Betriebsvereinbarung nur als Ausgangspunkt. Die Bekanntmachung hat einen festen Inhalt, weil das Gesetz ihn nennt: das AGG, § 61b ArbGG und die Information über die für Beschwerden nach § 13 zuständigen Stellen. Die Form ist dagegen offen, § 12 Abs. 5 Satz 2 AGG lässt Aushang, Auslegung an geeigneter Stelle und die im Betrieb übliche Informations- und Kommunikationstechnik zu, ein Muster muss also zum gewählten Medium passen. Die Verfahrensordnung folgt einem wiederkehrenden Ablauf und lässt sich weitgehend übernehmen. Die Betriebsvereinbarung dagegen hängt an Ihrer Struktur, an bestehenden Regelungen und an der Abstimmung mit dem Betriebsrat, weshalb ein unverändert übernommenes Muster dort regelmäßig Widersprüche erzeugt. CIVAC liefert die Vorlagen als organisatorische Textbausteine, die rechtliche Prüfung des Entwurfs bleibt beim Unternehmen oder seiner Kanzlei.

Wie weisen wir später nach, dass die Beschwerdestelle eingerichtet ist?

Der Nachweis besteht aus drei Teilen, und der zweite fehlt am häufigsten. Erstens die Benennung: wer ist zuständig, seit wann, wer vertritt. Zweitens die Bekanntmachung nach § 12 Abs. 5 AGG mit Datum, Fassung und Verteilerweg: § 12 Abs. 5 Satz 2 AGG lässt Aushang, Auslegung an geeigneter Stelle und die im Betrieb übliche Informations- und Kommunikationstechnik zu, verlangt aber keine Dokumentation, weshalb der gewählte Weg archiviert und nicht nur einmal veröffentlicht werden sollte. Drittens der laufende Betrieb: dokumentierte Fälle mit Eingangsdatum, Prüfung und Ergebnismitteilung, die zeigen, dass die Stelle nicht nur besteht, sondern arbeitet. Im CIVAC Workspace liegen alle drei Teile an einem Ort, die Falldokumentation ist append-only und exportierbar, sodass sich im Streitfall belegen lässt, wann was geprüft und wem was mitgeteilt wurde.