Fremdfirmenkoordinator
Koordination von Fremdfirmen auf dem Betriebsgelände, Beurteilung gegenseitiger Gefährdungen und Unterweisung, Arbeitsfreigaben und Zutrittskontrolle, Überwachung sich überschneidender Tätigkeiten. Bestellung nach DGUV Vorschrift 1 § 5, Koordination nach BetrSichV § 13 und DGUV Regel 100-001.
DGUV Vorschrift 1 § 5 · BetrSichV § 13 · DGUV Regel 100-001
Fremdfirmenkoordinator: Mit uns sprechen
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Was macht ein Fremdfirmenkoordinator?
Ein Fremdfirmenkoordinator koordiniert die Arbeiten externer Firmen auf dem Gelände eines Auftraggebers, damit sich überschneidende Tätigkeiten keine gegenseitigen Gefährdungen verursachen. Rechtsgrundlage ist DGUV Vorschrift 1 § 6 (Zusammenarbeit mehrerer Unternehmer). Werden Beschäftigte mehrerer Unternehmer oder selbstständige Einzelunternehmer an einem Arbeitsplatz tätig, haben die Unternehmer zusammenzuarbeiten und, soweit es zur Vermeidung einer möglichen gegenseitigen Gefährdung erforderlich ist, eine Person zu bestimmen, die die Arbeiten aufeinander abstimmt. Ergänzend regelt DGUV Vorschrift 1 § 5 die Vergabe von Aufträgen an Fremdunternehmen, die Koordination gemeinsam genutzter Arbeitsmittel steht in BetrSichV § 13, der praktische Rahmen in DGUV Regel 100-001.
Zu unterscheiden ist die Rolle vom Koordinator, den ein Bauherr für ein Bauvorhaben bestellt. Der Fremdfirmenkoordinator wird vom Auftraggeber für Arbeiten eingesetzt, die Fremdfirmen auf dessen eigenem Gelände und meist im laufenden Betrieb ausführen. Sein Gegenstand ist die Sicherheitsschnittstelle zwischen den beteiligten Firmen, nicht die Bauleitung und nicht die fachliche Aufsicht über das Gewerk.
In der Praxis beurteilt der Koordinator die gegenseitigen Gefährdungen, die entstehen, wenn die Arbeit der Fremdfirma auf den Betrieb des Auftraggebers trifft, stimmt Schutzmaßnahmen mit beiden Seiten ab und unterweist die Fremdfirma in standortspezifischen Gefahren. Er führt das Arbeitsfreigabe- und Zutrittsverfahren: Heissarbeiten, Höhenarbeiten, Befahren enger Räume und Arbeiten an unter Spannung stehenden Anlagen erfordern jeweils eine Freigabe, die vor Beginn die Schutzmaßnahmen bestätigt. Für Tätigkeiten mit besonderen Gefahren verlangt DGUV Vorschrift 1 § 5 Abs. 3 zusätzlich einen Aufsichtführenden; wer ihn stellt, ist mit dem Fremdunternehmen im Einvernehmen festzulegen.
Der Koordinator entbindet keinen Arbeitgeber von der Verantwortung für eigenes Personal nach § 3 ArbSchG. Zur Abwehr besonderer Gefahren ist er nach DGUV Vorschrift 1 § 6 Abs. 1 mit entsprechender Weisungsbefugnis auszustatten. Gute Koordination braucht einen klaren Nachweis: wer unterwiesen wurde, welche Freigaben erteilt wurden, welche Gefahren erkannt und welche Maßnahmen vereinbart wurden. Diese Dokumentation ist der Sorgfaltsnachweis gegenüber Aufsichtsbehörde und Unfallversicherungsträger, wenn an der Schnittstelle etwas passiert. Sie scheitert selten am Konzept, sondern am Zeitpunkt: Erfährt der Koordinator erst am Anfahrtstag vom Einsatz, lassen sich Gefährdungen nicht mehr abstimmen und die Unterweisung wird zur Unterschrift auf einem Formular.
Kernaufgaben des Fremdfirmenkoordinators
- Abstimmung der Arbeiten von Fremdfirmen auf dem Gelände als die nach DGUV Vorschrift 1 § 6 Abs. 1 bestimmte Person.
- Beurteilung der gegenseitigen Gefährdungen zwischen Betrieb des Auftraggebers und Arbeit der Fremdfirma.
- Abstimmung von Schutzmaßnahmen mit Auftraggeber und Fremdfirma vor Arbeitsbeginn.
- Unterweisung der Fremdfirma in standortspezifischen Gefahren, Regeln und Notfallabläufen.
- Betrieb des Arbeitsfreigabeverfahrens für Heissarbeiten, Höhenarbeiten, enge Räume und Arbeiten unter Spannung.
- Zutrittskontrolle und Sicherstellung, dass nur unterwiesenes, befugtes Personal den Arbeitsbereich betritt.
- Koordination der gemeinsamen Nutzung von Arbeitsmitteln nach BetrSichV § 13.
- Unterstützung des Fremdunternehmens bei der Gefährdungsbeurteilung zu den betriebsspezifischen Gefahren und Klärung, wer den Aufsichtführenden für Tätigkeiten mit besonderen Gefahren stellt (DGUV Vorschrift 1 § 5 Abs. 3).
- Eingreifen und Arbeitsstopp bei Verstoss gegen vereinbarte Maßnahmen im Rahmen der Weisungsbefugnis zur Abwehr besonderer Gefahren.
- Dokumentation von Unterweisungen, Freigaben, Gefahren und Maßnahmen als Sorgfaltsnachweis, im Rahmen der DGUV Regel 100-001.
Wann muss ein Koordinator bestellt werden?
DGUV Vorschrift 1 § 6 Abs. 1 verpflichtet die beteiligten Unternehmer, zusammenzuarbeiten und, soweit es zur Vermeidung einer möglichen gegenseitigen Gefährdung erforderlich ist, eine Person zu bestimmen, die die Arbeiten aufeinander abstimmt. Das ist die klassische Situation, wenn eine Fremdfirma Wartung, Bau oder Dienstleistungen erbringt, während der Betrieb des Auftraggebers ringsum weiterläuft. Die Pflicht entsteht aus der tatsächlichen Überschneidung, nicht aus einer Beschäftigtenzahl. In der Praxis benennt der Auftraggeber als Betreiber des Geländes diese Person.
Zur Abwehr besonderer Gefahren ist die Person nach § 6 Abs. 1 mit entsprechender Weisungsbefugnis auszustatten; sie braucht dazu die Fachkunde, die Sicherheitsschnittstelle zu beurteilen. BetrSichV § 13 verstärkt die Koordination bei gemeinsam genutzten Arbeitsmitteln, DGUV Vorschrift 1 § 5 Abs. 3 verpflichtet den auftraggebenden Unternehmer zusätzlich, das Fremdunternehmen bei der Gefährdungsbeurteilung zu den betriebsspezifischen Gefahren zu unterstützen und mit ihm Einvernehmen darüber herzustellen, wer den Aufsichtführenden stellt. DGUV Regel 100-001 beschreibt die praktische Organisation. Die Bestellung sollte dokumentiert werden, und der Koordinator muss rechtzeitig informiert sein, um Gefahren vor Beginn der Fremdfirma zu beurteilen.
- Beschäftigte mehrerer Unternehmer oder selbstständige Einzelunternehmer an einem Arbeitsplatz mit möglicher gegenseitiger Gefährdung (DGUV Vorschrift 1 § 6 Abs. 1)
- Gemeinsame Nutzung von Arbeitsmitteln (BetrSichV § 13)
- Tätigkeiten mit besonderen Gefahren, die einen Aufsichtführenden verlangen (DGUV Vorschrift 1 § 5 Abs. 3)
- Höhere Risiken: Heissarbeiten, Höhenarbeiten, enge Räume
- Baustellen mit mehreren Gewerken
- Wartung während laufendem Betrieb des Auftraggebers
Wo die Fremdfirmenkoordination gilt
- Chemie- und Prozessanlagen
- Produktion und Automobil
- Energie und Versorger
- Bau und Infrastruktur
- Logistik und Grosslager
- Facility Management
- Lebensmittel- und Pharmaproduktion
- Flughäfen und Bahnbetreiber
Wie CIVAC die Rolle des Fremdfirmenkoordinators unterstützt
CIVAC gibt dem Fremdfirmenkoordinator eine Rollenakte, in der jede Schnittstelle nachvollziehbar bleibt. Aufgabenvorlagen führen das Fremdfirmen-Onboarding in fester Reihenfolge: Beurteilung gegenseitiger Gefährdungen, Abstimmung der Schutzmaßnahmen, Standortunterweisung, Zutritt, dann erst die Arbeitsfreigabe für Heissarbeiten, Höhe und enge Räume. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen und eine Fälligkeit, und Erinnerungen laufen auf die Gültigkeit von Freigaben und die Erneuerung von Unterweisungen.
Die Unterweisungsinhalte nach § 12 ArbSchG und DGUV Regel 100-001 liegen als Schulung bereit und werden pro Person nachgewiesen, statt über Anwesenheitslisten in Ordnern verteilt zu sein. Freigaben, Unterweisungen und Zutrittsberechtigungen landen in der Dokumentation mit Append-Only-Audit-Trail, sodass später belegbar ist, wer wann unterwiesen war und welche Maßnahmen vor Arbeitsbeginn vereinbart waren. Wiederkehrende Fremdfirmen laufen über dieselbe Vorlage, statt bei jedem Einsatz neu improvisiert zu werden. Vertretung und Übergabe sind in der Rollenakte hinterlegt, damit der Urlaub des Koordinators kein unbesetztes Freigaberegime hinterlässt.
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