Wirksamkeitsprüfung nach § 8 Abs. 5 LkSG: der jährliche Takt und der anlassbezogene Auslöser

Wichtige Erkenntnisse

• § 8 Abs. 5 Satz 1 LkSG verlangt die Prüfung mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen bei einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage.
• Das Gesetz nennt drei Beispiele für den Anlass: die Einführung neuer Produkte, neuer Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes.
• § 8 Abs. 5 Satz 2 LkSG verlangt, die Maßnahmen bei Bedarf unverzüglich zu wiederholen. Die Prüfung endet damit nicht mit ihrem Befund.
• Geprüft wird gegen die Kriterien der Absätze 2 bis 4, nicht gegen ein eigenes Wirksamkeitsverständnis des Unternehmens.
• Eine unterbliebene oder nicht rechtzeitige Prüfung nach § 8 Abs. 5 Satz 1 LkSG ist nach § 24 Abs. 1 Nr. 4 LkSG eine Ordnungswidrigkeit und kann nach § 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 LkSG mit einer Geldbuße bis zu fünfhunderttausend Euro geahndet werden.

Der Wortlaut, und warum er zwei Pflichten enthält

§ 8 Abs. 5 Satz 1 LkSG lautet: Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens ist mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen, wenn das Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss, etwa durch die Einführung neuer Produkte, Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes. Satz 2 lautet: Die Maßnahmen sind bei Bedarf unverzüglich zu wiederholen.

In der betrieblichen Praxis wird daraus regelmäßig eine einzige Pflicht gemacht, nämlich ein Prüftermin im Jahreskalender. Das Wort, an dem diese Verkürzung scheitert, ist das Wort sowie. Es verbindet zwei Auslöser, die unabhängig voneinander greifen. Der erste ist ein Zeitablauf und fragt nicht danach, ob etwas vorgefallen ist. Der zweite ist ein Ereignis und fragt nicht danach, wann zuletzt geprüft wurde.

Für die Organisation heißt das: Ein Unternehmen, das im März geprüft hat und im Juni ein neues Beschaffungsland erschließt, hat im Juni erneut zu prüfen. Der Umstand, dass die Jahresprüfung bereits absolviert ist, ändert daran nichts.

Der anlassbezogene Auslöser: was eine wesentlich veränderte Risikolage ist

Das Gesetz beschreibt den Anlass in zwei Stufen. Die Voraussetzung ist, dass das Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage rechnen muss, und zwar im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer. Danach folgt mit dem Wort etwa eine Aufzählung, die Beispiele nennt und den Anlass nicht abschließend beschreibt: die Einführung neuer Produkte, neuer Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes.

Zwei Merkmale des Wortlauts sind für die Praxis entscheidend. Erstens genügt das Rechnenmüssen, es ist keine eingetretene Verletzung verlangt. Zweitens ist die Aufzählung offen, weil sie mit etwa eingeleitet wird; die drei genannten Fälle sind Beispiele und keine Bedingungsliste.

Daraus folgt, dass der Auslöser nicht in der Compliance-Funktion allein beobachtet werden kann. Wer über neue Produkte, neue Projekte und neue Geschäftsfelder entscheidet, sitzt in der Regel in der Produktentwicklung, im Vertrieb, im Einkauf und in der Geschäftsleitung. Ein Verfahren, das den Anlass zuverlässig erkennt, hängt deshalb an den Gremien, in denen diese Entscheidungen fallen, und nicht an einem Postfach.

• Freigabe eines neuen Produkts oder einer neuen Produktlinie mit eigener Beschaffungsstruktur.
• Aufnahme eines neuen Beschaffungslandes oder eines neuen unmittelbaren Zulieferers in einem als kritisch bewerteten Rohstoff- oder Fertigungsbereich.
• Start eines Projekts, das die Fertigungstiefe verändert, etwa die Verlagerung eines Arbeitsschritts zu einem Zulieferer.
• Eröffnung eines neuen Geschäftsfeldes, auch durch Zukauf oder durch die Integration einer erworbenen Gesellschaft.
• Wesentliche Veränderung im eigenen Geschäftsbereich, etwa ein neuer Standort mit eigener Belegschaftsstruktur.

Woran gemessen wird

Die Prüfung ist keine Zufriedenheitsabfrage. Ihr Maßstab ergibt sich aus dem Gegenstand, auf den sie sich bezieht: das Beschwerdeverfahren, wie die Absätze 2 bis 4 des § 8 LkSG es verlangen. Geprüft wird deshalb, ob die dort genannten Eigenschaften im abgelaufenen Zeitraum tatsächlich vorlagen, und nicht, ob sie einmal eingerichtet worden sind.

Das trennt die Wirksamkeitsprüfung von der Einrichtung. Bei der Einrichtung wird eine Verfahrensordnung geschrieben und eine Stelle benannt. Bei der Wirksamkeitsprüfung wird gefragt, ob die Verfahrensordnung im Berichtszeitraum öffentlich zugänglich war, ob die betrauten Personen tatsächlich weisungsfrei gearbeitet haben, ob die Informationen zu Erreichbarkeit und Zuständigkeit die potenziell Beteiligten erreicht haben und ob die Vertraulichkeit der Identität und der Schutz vor Benachteiligung gehalten haben. Eine Prüfung, die diese Fragen nicht stellt, prüft die Existenz und nicht die Wirksamkeit.

Praktisch tragfähig ist dabei die Unterscheidung zwischen Belegen, die das Verfahren selbst erzeugt, und Belegen, die von außen kommen. Zu den ersten gehören Eingangs- und Bearbeitungszeiten, die Zahl der Hinweise je Zugangsweg und die Frage, über welche Sprache und welchen Kanal Hinweise tatsächlich eingegangen sind. Zu den zweiten gehören Rückmeldungen von Zulieferern, von Beschäftigtenvertretungen und von Organisationen vor Ort. Ein Verfahren, das über ein Jahr keinen einzigen Hinweis erhalten hat, ist damit nicht bewiesen wirksam, sondern zunächst erklärungsbedürftig.

Satz 2: die Prüfung endet nicht mit dem Befund

§ 8 Abs. 5 Satz 2 LkSG lautet: Die Maßnahmen sind bei Bedarf unverzüglich zu wiederholen. Der Satz schließt die Lücke, die sonst zwischen Befund und Folge entsteht. Wer prüft und feststellt, dass die Zugänglichkeit in einem Beschaffungsmarkt nicht gegeben war, hat damit nicht die Pflicht erfüllt, sondern den Bedarf ausgelöst.

Das Wort unverzüglich bindet die Folge zeitlich an den Befund und nicht an den nächsten Jahresturnus. Eine Prüfung, deren Mängel in die Planung des Folgejahres wandern, verfehlt den Satz. Für die Dokumentation heißt das, dass jede Prüfung nicht nur einen Befund, sondern auch eine Entscheidung über die Wiederholung trägt, und dass diese Entscheidung datiert ist.

Der Nachweis, und was ihn prüffähig macht

Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nach § 3 LkSG ist nach § 10 Abs. 1 Satz 1 LkSG unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren, und die Dokumentation ist nach § 10 Abs. 1 Satz 2 LkSG ab ihrer Erstellung mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren. Die Wirksamkeitsprüfung des Beschwerdeverfahrens gehört dazu, weil das Beschwerdeverfahren nach § 3 Abs. 1 Nr. 7 LkSG eine dieser Sorgfaltspflichten ist.

Hinzu kommt die Berichtspflicht. § 10 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 LkSG verlangt, im Jahresbericht nachvollziehbar darzulegen, wie das Unternehmen die Auswirkungen und die Wirksamkeit der Maßnahmen bewertet, und Nummer 4 verlangt darzulegen, welche Schlussfolgerungen es aus der Bewertung für zukünftige Maßnahmen zieht. Wer die Wirksamkeitsprüfung nicht dokumentiert, hat für diese beiden Nummern keine Grundlage.

• Ein terminierter Prüflauf im Jahreskalender mit benannter Zuständigkeit und Datum.
• Ein definierter Anlassauslöser, der an die Gremien für Produkt-, Projekt- und Geschäftsfeldentscheidungen angebunden ist.
• Ein Prüfprotokoll je Durchlauf, das die Kriterien der Absätze 2 bis 4 einzeln adressiert.
• Eine datierte Entscheidung über die Wiederholung nach § 8 Abs. 5 Satz 2 LkSG, auch wenn sie lautet, dass kein Bedarf besteht.
• Eine Ablage, die auf die Aufbewahrung von mindestens sieben Jahren nach § 10 Abs. 1 Satz 2 LkSG ausgelegt ist.

Was eine unterbliebene Prüfung kostet

Wer entgegen § 8 Abs. 5 Satz 1 LkSG eine Überprüfung nicht oder nicht rechtzeitig vornimmt, handelt nach § 24 Abs. 1 Nr. 4 LkSG ordnungswidrig; wer entgegen § 8 Abs. 5 Satz 2 LkSG eine Maßnahme nicht oder nicht rechtzeitig aktualisiert, nach § 24 Abs. 1 Nr. 5 LkSG. Beide Fälle können nach § 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 LkSG mit einer Geldbuße bis zu fünfhunderttausend Euro geahndet werden.

Die Zuordnung lohnt den zweiten Blick, weil in diesem Markt gern eine einzige Zahl für das gesamte Lieferkettengesetz genannt wird. Das fehlende Beschwerdeverfahren ist ein anderer Fall, nämlich § 24 Abs. 1 Nr. 8 LkSG, und liegt nach § 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Buchstabe a bei bis zu achthunderttausend Euro. Die zwei Prozent des durchschnittlichen Jahresumsatzes stehen in § 24 Abs. 3 LkSG und gelten nur für die Fälle des Absatzes 1 Nummer 6 und Nummer 7 Buchstabe a, also für unterlassene Abhilfemaßnahmen und das fehlende Konzept, und dort erst oberhalb eines durchschnittlichen Jahresumsatzes von mehr als 400 Millionen Euro.

Einordnung

Die Wirksamkeitsprüfung ist die Stelle, an der ein Beschwerdeverfahren aufhört, ein Dokument zu sein, und anfängt, ein Verfahren zu sein. Sie ist ein terminierter, wiederkehrender Vorgang mit einem zweiten, ereignisgesteuerten Auslöser und einem Nachweis, der nach § 10 Abs. 1 Satz 2 LkSG mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren ist. Genau in dieser Form lässt sie sich als Aufgabe führen: mit Frist, Zuständigkeit, Protokoll und einer datierten Entscheidung über die Wiederholung.

CIVAC ist keine Rechtsanwaltskanzlei und erbringt keine Rechtsdienstleistung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes. Dieser Beitrag ordnet den Wortlaut ein und beschreibt, wie sich die Pflicht organisatorisch abbilden lässt. Die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls trifft Ihre Rechtsabteilung oder Ihre anwaltliche Beratung.

FAQ

Wie oft muss das Beschwerdeverfahren nach dem LkSG überprüft werden?

Mindestens einmal im Jahr, und zusätzlich anlassbezogen. § 8 Abs. 5 Satz 1 LkSG verbindet beide Auslöser mit dem Wort sowie: Die Wirksamkeit ist mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen, wenn das Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss. Der Jahresturnus ersetzt die anlassbezogene Prüfung nicht, und eine kurz zuvor durchgeführte Jahresprüfung entbindet nicht davon.

Was gilt als Anlass für eine außerplanmäßige Prüfung?

Der Anlass ist eine wesentlich veränderte oder wesentlich erweiterte Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer. § 8 Abs. 5 Satz 1 LkSG nennt dazu Beispiele und leitet sie mit dem Wort etwa ein: die Einführung neuer Produkte, Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes. Die Aufzählung ist damit offen. Maßgeblich ist außerdem, dass das Unternehmen mit der veränderten Risikolage rechnen muss; eine bereits eingetretene Verletzung verlangt der Wortlaut nicht.

Was wird bei der Wirksamkeitsprüfung geprüft?

Geprüft wird das Beschwerdeverfahren gegen die Anforderungen, auf die § 8 Abs. 5 LkSG sich bezieht, also gegen die Absätze 2 bis 4 des § 8 LkSG. Inhaltlich sind das die öffentlich zugängliche Verfahrensordnung in Textform, die Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit sowie die Verschwiegenheit der betrauten Personen und die Zugänglichkeit des Verfahrens samt Vertraulichkeit der Identität und Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung. Die Frage lautet dabei nicht, ob diese Merkmale eingerichtet wurden, sondern ob sie im geprüften Zeitraum tatsächlich getragen haben.

Was passiert, wenn die Prüfung Mängel ergibt?

§ 8 Abs. 5 Satz 2 LkSG lautet: Die Maßnahmen sind bei Bedarf unverzüglich zu wiederholen. Der Befund löst damit eine Folge aus, und das Wort unverzüglich bindet sie zeitlich an den Befund und nicht an den nächsten Jahresturnus. Wer entgegen § 8 Abs. 5 Satz 2 LkSG eine Maßnahme nicht oder nicht rechtzeitig aktualisiert, handelt nach § 24 Abs. 1 Nr. 5 LkSG ordnungswidrig, mit einer Geldbuße bis zu fünfhunderttausend Euro nach § 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 LkSG.

Muss die Prüfung dokumentiert werden?

Ja. Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nach § 3 LkSG ist nach § 10 Abs. 1 Satz 1 LkSG unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren, und das Beschwerdeverfahren ist nach § 3 Abs. 1 Nr. 7 LkSG eine dieser Sorgfaltspflichten. Die Dokumentation ist nach § 10 Abs. 1 Satz 2 LkSG ab ihrer Erstellung mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren. Hinzu kommt der Bericht: § 10 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 LkSG verlangt darzulegen, wie das Unternehmen die Auswirkungen und die Wirksamkeit der Maßnahmen bewertet, Nummer 4 verlangt die Schlussfolgerungen daraus.