Der Pflichten-Check: vier Profilangaben, drei Stufen, eine Norm je Rolle, und was die Indikation nicht entscheidet

Wichtige Erkenntnisse

• Eingabe ist das Unternehmensprofil aus dem Einrichtungsassistenten, nicht ein Fragebogen im Moment des Checks. Wer das Profil beim Anlegen grob ausgefüllt hat, bekommt eine grobe Indikation; der Check fragt nicht nach.
• Die Schweregrade sind in der Anweisung an das Modell an drei Klassen gebunden: kritisch und hoch bedeuten Pflicht, mittel bedeutet empfohlen, niedrig und Information bedeuten optional oder beobachten. Die Klasse steht damit im Schweregrad, nicht in einem eigenen Feld.
• Jeder Befund nennt die konkrete Rechtsgrundlage und das Merkmal des Profils, das die Pflicht auslöst. Ein Befund ohne Norm ist im Schema nicht vorgesehen; ein Befund, dessen Auslöser nicht im Profil steht, ist ein Grund, das Profil zu prüfen.
• Die Ampel am Ende bewertet nicht das Unternehmen, sondern die Einschätzung: Grün heißt, das Profil trug die Bewertung, Rot heißt, es trug sie nicht. Fehlt die Ampel in der Antwort, setzt das System Gelb.
• Eine Mitarbeiterzahl im Profil ist nicht dasselbe wie die Zählgröße, die eine Norm verwendet. Wo ein Gesetz auf regelmäßig Beschäftigte, auf Beschäftigte je Gesellschaft oder auf Personen mit einer bestimmten Tätigkeit abstellt, kann der Check nur so genau sein wie das Profil, und das Profil hat dafür genau ein Feld.
• CIVAC ist keine Kanzlei. Der Check ist eine Risiko- und Pflichten-Indikation, so steht es in seiner Anweisung. Ob im konkreten Fall eine Bestellpflicht besteht, entscheidet das Unternehmen, bei Zweifeln mit einer Kanzlei.

Was hineingeht: vier Angaben, keine Fragen

Der Check hat auf der Schnittstelle nur einen Parameter, die Ausgabesprache. Alles andere kommt aus dem Profil der Organisation, das beim Einrichten des Workspace angelegt wurde: Branche, Mitarbeiterzahl, Land und ein freier Kontext, in dem das Unternehmen beschreibt, was es tut. Die Anweisung an das Modell ist an dieser Stelle eindeutig: Bewerte ausschließlich anhand des Unternehmensprofils. Der Check stellt keine Rückfragen und liest keine Unterlagen. Das hat eine Konsequenz, die man vor dem ersten Lauf kennen sollte: Das Ergebnis kann nicht besser sein als die vier Angaben. Eine Branche, die beim Anlegen als Sonstiges gewählt wurde, eine geschätzte Mitarbeiterzahl und ein leerer Kontext ergeben eine Indikation, die vor allem das wiedergibt, was für alle Unternehmen dieser Größe gilt.

Wie ein Befund aufgebaut ist

Die Ausgabe ist ein festes Schema: eine Zusammenfassung, eine Liste von Befunden und eine Ampel. Jeder Befund trägt einen Rollenschlüssel aus dem Katalog der Plattform, sodass er sich auf eine Rollenseite und auf eine buchbare Rolle bezieht, einen Titel, einen Schweregrad aus fünf Werten, eine Kategorie, die Rechtsgrundlage als Normzitat, das Profilmerkmal, das die Pflicht auslöst, und eine Empfehlung als nächsten Schritt, etwa die Bestellung einer bestimmten Rolle. Pflichtfelder sind Titel, Schweregrad, Kategorie, Rechtsgrundlage und Empfehlung; der Rollenschlüssel und das auslösende Merkmal sind optional, aber die Anweisung verlangt, jeden Befund einer Rolle zuzuordnen und die konkrete Norm zu nennen.

Die drei Klassen, die der Check unterscheidet, stehen nicht in einem eigenen Feld, sondern im Schweregrad. Die Anweisung legt fest: kritisch und hoch für Rollen, die Pflicht sind; mittel für Rollen, die empfohlen sind; niedrig und Information für Rollen, die optional sind oder beobachtet werden sollten. Wer die Liste liest, sortiert also nach Schweregrad und erhält damit die Sortierung nach Verbindlichkeit. Ein Befund mit mittel ist kein schwacher Pflichtbefund, sondern eine Empfehlung.

Das auslösende Merkmal: der Teil, den man prüfen sollte

Das nützlichste Feld im Befund ist das Merkmal, das die Pflicht auslöst. Es soll die Tatsache aus dem Profil benennen, an der die Norm anknüpft: die Mitarbeiterzahl, die Branche, eine im Kontext genannte Tätigkeit. Daran lässt sich jeder Befund in Sekunden prüfen. Steht der Auslöser tatsächlich im Profil, und stimmt er? Nennt der Befund eine Tätigkeit, die das Unternehmen nicht ausübt, ist entweder der Kontext missverständlich formuliert oder das Modell hat aus der Branche mehr geschlossen, als das Profil hergibt. In beiden Fällen ist die Korrektur nicht der Befund, sondern das Profil, und danach ein neuer Lauf.

Die Ampel am Ende bewertet die Einschätzung, nicht das Unternehmen

Neben den Befunden gibt der Check eine Ampel zurück, grün, gelb oder rot. Sie ist leicht misszuverstehen. Sie sagt nicht, wie gut das Unternehmen dasteht, sondern wie verlässlich die Einschätzung ist, die das Modell aus diesem Profil ziehen konnte. Grün heißt, die vier Angaben trugen die Bewertung. Rot heißt, sie trugen sie nicht, etwa weil Branche und Kontext einander widersprechen oder weil die entscheidenden Angaben fehlen. Fehlt die Ampel in der Antwort des Modells, setzt das System Gelb. Eine rote Ampel über einer Liste mit fünf Pflichtbefunden ist deshalb kein Alarm über fünf Pflichten, sondern der Hinweis, das Profil zu vervollständigen, bevor die Liste ernst genommen wird.

Warum die Mitarbeiterzahl nicht die Zählgröße der Gesetze ist

Das Profil hat für die Größe des Unternehmens ein Feld. Die Normen, die Bestellpflichten auslösen, zählen aber unterschiedlich: manche regelmäßig Beschäftigte, manche Beschäftigte je Gesellschaft, manche Personen, die mit einer bestimmten Tätigkeit befasst sind, manche Arbeitnehmer im Inland über verbundene Unternehmen hinweg. Ein Konzern mit drei Gesellschaften zu je vierzig Beschäftigten hat im Profil entweder vierzig oder hundertzwanzig stehen, und beide Zahlen führen bei manchen Normen zu einem anderen Ergebnis als die tatsächliche Struktur. Der Check kann diese Unterscheidung nur treffen, wenn sie im Kontext steht. Deshalb gehört in den Kontext, was das Zahlenfeld nicht fassen kann: Zahl der Gesellschaften, Standorte, ob Beschäftigte regelmäßig mit personenbezogenen Daten oder mit Gefahrstoffen arbeiten, ob Verbraucher beliefert werden. Jeder dieser Sätze verändert, welche Auslöser das Modell erkennen kann.

Was der Check nicht ist

Die Anweisung an das Modell beginnt mit dem rechtlichen Rahmen: Der Check gibt eine Risiko- und Pflichten-Indikation mit Angabe der einschlägigen Norm, keine rechtsverbindliche Bewertung, und formuliert Befunde als Hinweise. CIVAC ist keine Kanzlei. Ob im konkreten Fall eine Bestellpflicht besteht, welche Person geeignet ist und ob eine Ausnahme greift, entscheidet das Unternehmen, bei Zweifeln mit einer Kanzlei. Der Check ist außerdem kein kostenloses Werkzeug im Vorfeld: Er setzt einen aktiven Zugang der Organisation voraus und läuft hinter Kostenbudget und Ratenbegrenzung, wie die anderen Bewertungsfunktionen des Workspace. Und er ist ein Sprachmodell mit einer Anweisung, kein Regelwerk mit Schwellenwerttabelle; zwei Läufe über dasselbe Profil können sich in Formulierung und Reihenfolge unterscheiden. Das auslösende Merkmal je Befund ist das Mittel, das die Liste trotzdem prüfbar macht.

Wie man den Check sinnvoll einsetzt

Erst das Profil, dann der Lauf. Branche so genau wie möglich, Mitarbeiterzahl als tatsächliche Zahl, und im Kontext die Sätze, die die Zählgrößen der Gesetze betreffen: Gesellschaften, Standorte, Tätigkeiten, Kundengruppen. Dann die Befunde nach Schweregrad lesen, bei jedem das auslösende Merkmal gegen das Profil halten, und die Pflichtbefunde als Liste der Rollen nehmen, für die eine Entscheidung über die Bestellung ansteht. Die Entscheidung selbst, intern oder extern, welche Person, mit welcher Fachkunde, ist der nächste Schritt und nicht Teil des Checks.

Welche Angaben verwendet der Pflichten-Check?

Vier, aus dem Profil der Organisation: Branche, Mitarbeiterzahl, Land und den freien Kontext. Der Check stellt keine Rückfragen und liest keine Unterlagen. Die Anweisung verlangt, ausschließlich anhand dieser Angaben zu bewerten.

Was bedeuten Pflicht, empfohlen und beobachten im Ergebnis?

Die drei Klassen stehen im Schweregrad jedes Befunds: kritisch und hoch für Pflicht, mittel für empfohlen, niedrig und Information für optional oder beobachten. Nach Schweregrad sortiert ist die Liste nach Verbindlichkeit sortiert.

Was sagt die Ampel am Ende aus?

Die Verlässlichkeit der Einschätzung, nicht den Zustand des Unternehmens. Grün: Das Profil trug die Bewertung. Rot: Es trug sie nicht, meist weil Angaben fehlen oder einander widersprechen. Gelb ist auch der Wert, den das System setzt, wenn das Modell keine Ampel liefert.

Ist ein Pflichtbefund eine rechtliche Feststellung?

Nein. Jeder Befund ist eine Pflichten-Indikation mit Normzitat und auslösendem Merkmal, so ist es in der Anweisung des Checks festgelegt. Ob eine Bestellpflicht im konkreten Fall besteht, entscheidet das Unternehmen, bei Zweifeln mit einer Kanzlei; CIVAC ist keine.

Kann ich den Check vor dem Vertragsabschluss nutzen?

Nein. Der Check setzt einen aktiven Zugang der Organisation voraus. Für die Orientierung vor dem Abschluss stehen die Rollenseiten und das Werkzeug zu den Bestellpflichten auf der Website zur Verfügung.