Der Ausfuhrverantwortliche: Pflichten, Bestellung und Haftung

Ein Ausfuhrverantwortlicher (AV) ist keine freiwillige Funktion. Er muss gegenüber dem BAFA benannt sein, sobald Anträge auf Erteilung einer Ausfuhr- oder Verbringungsgenehmigung für gelistete Güter anstehen: Güter des Teil I Abschnitt A der Ausfuhrliste (Rüstungsgüter), des Teil I Abschnitt B (die sogenannten 900er-Positionen) und des Anhangs I der Verordnung (EU) 2021/821. Die Pflicht folgt aus § 8 Abs. 2 AWG und aus Nummer 2 der Grundsätze der Bundesregierung zur Prüfung der Zuverlässigkeit von Exporteuren von Kriegswaffen und rüstungsrelevanten Gütern vom 25. Juli 2001. Die Konsequenz ist hart: Ohne gültige AV-Benennung bescheidet das BAFA Anträge nicht positiv, selbst wenn nach Prüfung der Sach- und Rechtslage keine Vorbehalte gegen die Genehmigung bestehen. Der Antrag läuft ins Leere.

Die Ausfuhr führt in ein Drittland außerhalb der EU. Die Verbringung bezeichnet die Bewegung gelisteter Güter innerhalb der EU, bei Anhang-I-Gütern der Verordnung (EU) 2021/821 ebenfalls genehmigungspflichtig. Beide Verfahren laufen über dieselbe Antragsstelle, und für beide gilt dieselbe Personenvorgabe: Der AV muss zwingend Mitglied des vertretungsberechtigten Organs sein, also Vorstand, Geschäftsführung oder vertretungsberechtigter Gesellschafter. Ein Prokurist scheidet aus. Das BAFA nennt ihn einen gewillkürten Vertreter, der nicht Teil der organschaftlichen Vertretung ist und daher weder benannt werden kann noch die Benennung mitzeichnen darf.

Das BAFA formuliert es als Leitsatz: Exportkontrolle ist Chefsache. Der AV muss nach der internen Geschäftsverteilung für die genehmigungspflichtigen Lieferungen verantwortlich sein, sonst kann er die innerbetriebliche Exportkontrolle gar nicht organisieren. Wer die Rolle delegieren will, delegiert sie an niemanden. Die rechtliche Einordnung der Rolle, ihrer Aufgaben und der Bestellpflicht finden Sie auf unserer Seite zum Ausfuhrverantwortlichen.

Der Ausfuhrverantwortliche ist die einzige Beauftragten-Rolle, die zwingend auf der obersten Ebene der Unternehmensleitung sitzt. Das BAFA verlangt ein Mitglied des vertretungsberechtigten Organs: Vorstand, Geschäftsführung oder vertretungsberechtigter Gesellschafter. Der Leitsatz des BAFA lautet: Exportkontrolle ist Chefsache. Zusätzlich muss die benannte Person nach der internen Geschäftsverteilung für die Durchführung der genehmigungspflichtigen Lieferungen verantwortlich sein. Bei mehreren Geschäftsführern genügt also nicht derjenige, der zufällig unterschreibt. Es zählt die Person, die im Organigramm für diese Lieferungen verantwortlich zeichnet.

Ein Prokurist ist ein gewillkürter Vertreter. Er gehört nicht zur organschaftlichen Vertretung und nimmt keine Aufgaben eines Organs der Gesellschaft wahr. Das BAFA schließt ihn daher ausdrücklich aus: Er kann weder zum Ausfuhrverantwortlichen benannt werden noch die Benennung (Formular AV 1) an Stelle eines weiteren Organmitglieds mitzeichnen. Dasselbe gilt für die Vertreterfrage: Ein AV-Vertreter ist nicht vorgesehen. Die Verantwortung ist nicht delegierbar. Delegierbar ist nur die Zeichnungsbefugnis, und zwar über das Formular AV 2. Der AV bleibt dabei persönlich für die Richtigkeit der in seinem Namen gestellten Anträge verantwortlich. Fehlt eine gültige AV 2-Erklärung, muss er jeden Antrag persönlich unterzeichnen.

Für Geschäftsführer heißt das: Die Bestellung ist eine Organentscheidung, kein Delegationsakt. Wer die Rolle intern besetzt, dokumentiert die Geschäftsverteilung, die Bestellurkunde und die AV 2-Fristen revisionssicher, am besten dort, wo die übrigen Beauftragten-Rollen liegen. Die rechtlichen Grundlagen und Pflichten der Rolle Ausfuhrverantwortliche haben wir separat aufbereitet. Wichtig zur Abgrenzung: Gegenüber dem BAFA ist immer der Ausfuhrverantwortliche verantwortlich, nicht der Exportkontrollbeauftragte, der die rechtssichere Ausführung aller Exporte im Betrieb organisiert.

Zwei Rollen, zwei Ebenen. Der Ausfuhrverantwortliche (AV) trägt die Gesamtverantwortung gegenüber dem BAFA. Der Exportkontrollbeauftragte strukturiert und begleitet die operativen Exportkontrollprozesse im Betrieb. Das BAFA sieht für den AV keinen Vertreter vor: Die Benennung eines AV-Vertreters ist nicht vorgesehen. Eine Mitzeichnung der AV1-Benennung durch ein weiteres Organmitglied ist keine Vertreterregelung, sondern nur der Nachweis, dass die Geschäftsleitung die Benennung mitträgt.

Der Exportkontrollbeauftragte ist dagegen keine benennungspflichtige Rolle gegenüber dem BAFA, sondern eine organisatorische Entlastung. Das BAFA-Merkblatt zur firmeninternen Exportkontrolle empfiehlt ausdrücklich, einen Exportkontrollbeauftragten zu installieren, der die operativen Prozesse vornimmt und dem AV regelmäßig berichtet. Die Verantwortung bleibt beim AV. Die Arbeit läuft beim Exportkontrollbeauftragten.

Die Freigabe schwieriger Fälle folgt dem 4-Augen-Prinzip. Wer einen Ausfuhrvorgang gestoppt hat, gibt ihn nicht selbst wieder frei. Das BAFA verlangt für besonders schwierige Fälle, etwa Bewertungsfragen zur Verwendungsplausibilität, eine klare Regelung zur Überprüfung durch eine zweite Person. Systemseitig müssen Stopp- und Freigabefunktionen installiert sein, die ein ungewolltes Versenden verhindern. Freigaben dürfen nur durch autorisiertes und geschultes Personal erfolgen.

Für die Dokumentation dieser Strukturen gilt dasselbe Prinzip wie für jede andere Beauftragten-Rolle: Nachweise müssen im Moment der Prüfung vorliegen, nicht danach. Der Ausfuhrverantwortliche führt die Gesamtverantwortung, die operativen Abläufe und ihre Dokumentation gehören in ein System, das Aufgaben, Schulungen und Berichtswege revisionssicher abbildet. Wer die Rolle nicht intern besetzen kann, arbeitet mit namentlich bestellten externen Fachpersonen für Zoll und Exportkontrolle.

Die Listenprüfung ist das Herzstück der Exportkontrolle. Jeder Ausführer prüft vor jeder Ausfuhr eigenverantwortlich, ob sein Gut unter eine Kontrollliste fällt. Kein Zoll, keine Kammer und keine Software nimmt ihm diese Prüfung ab. Rechtsgrundlagen sind Anhang I der Verordnung (EU) 2021/821, die EU-Dual-Use-VO, und Teil I der Ausfuhrliste zur Außenwirtschaftsverordnung. Beide Listen wurden 2025 neu gefasst: Die EU-Kommission hat mit der Delegierten Verordnung (EU) 2025/2003 vom 8. September 2025 den Anhang I vollständig ersetzt, in Kraft seit 15. November 2025. Die Neufassung des Teils I der Ausfuhrliste ist seit 1. November 2025 in Kraft. Wer mit alten Listenprüfungen arbeitet, arbeitet mit ungültiger Rechtsgrundlage.

Das Umschlüsselungsverzeichnis ordnet Zolltarifnummern möglichen Güterlistenpositionen zu. Es ist ein Filter, kein Freibrief: Die eigentliche Prüfung erfolgt nach den technischen Parametern des konkreten Gutes. Bleibt die Nähe zu einer Listenposition bestehen, stellt das BAFA eine Auskunft zur Güterliste (AzG) aus. Die AzG ist ein güterbezogenes technisches Gutachten und bescheinigt, dass die bezeichneten Güter nicht von Anhang I der EU-Dual-Use-VO oder Teil I der Ausfuhrliste erfasst werden. Sie ist zwei Jahre gültig, wird über das ELAN-K2 Ausfuhr-System beantragt und ist ausdrücklich keine Genehmigung: Embargorelevante Beschränkungen und verwendungsbezogene Pflichten prüft sie nicht.

Zwei Punkte unterschätzen Mittelständler regelmäßig. Erstens: Auch Software, Technologie und die elektronische Übermittlung per E-Mail können eine Ausfuhr darstellen. Ein Anhang an eine Mail an einen Kunden im Drittland ist eine Ausfuhr im Sinne des Art. 2 der EU-Dual-Use-VO und unterliegt derselben Listenprüfung wie eine Containerlieferung. Zweitens: Die Prüfpflicht trifft den Ausführer persönlich. Der Ausfuhrverantwortliche trägt sie, die Geschäftsleitung bleibt über § 130 OWiG in der Verantwortung. Genau deshalb gehört jede Listenprüfung in ein dokumentiertes Verfahren mit festgelegten Zuständigkeiten, dessen Nachweise revisionssicher abgelegt werden, wie es auch für die übrigen Beauftragten-Rollen im Unternehmen gilt.

Das Verfahren ist formalisiert. Ohne gültige Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen (AV) bescheidet das BAFA Anträge auf Ausfuhr- oder Verbringungsgenehmigungen für gelistete Güter nicht positiv, selbst wenn sachlich nichts gegen die Genehmigung spricht. Rechtsgrundlage ist § 8 Abs. 2 AWG i. V. m. den Grundsätzen der Bundesregierung zur Prüfung der Zuverlässigkeit von Exporteuren. Drei Dokumente entscheiden über den Zugang zum Verfahren.

Die Benennung läuft über das Formular AV1. Es muss der Ausfuhrverantwortliche und mindestens ein weiteres Mitglied des vertretungsberechtigten Organs unterschreiben, eine Mitzeichnung durch einen Prokuristen genügt nicht. Beizulegen ist ein Handelsregisterauszug. Die Erklärung zur Verantwortungsübernahme (AV2) delegiert die Zeichnungsbefugnis für Anträge, niemals die Verantwortung.

Die Fristen sind knapp. Ausgefüllte Formulare reichen Sie als PDF per E-Mail ein, Originale verbleiben im Unternehmen und sind fünf Jahre aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen. Eingereicht wird zeitnah, spätestens zwei Wochen nach Unterzeichnung. Elektronische Signaturen akzeptiert das BAFA nicht, die Formulare sind analog zu unterschreiben. Vor- oder Nachdatieren ist unzulässig. Die Genehmigungsanträge selbst laufen über das Portal ELAN-K2; seit dem 1. Januar 2024 erhebt das BAFA dafür Gebühren, begrenzt auf zwei Prozent des Werts der beantragten Güter.

Ein Fall wird oft übersehen: Scheidet der benannte AV aus dem Unternehmen aus, ist die Benennung unverzüglich zu widerrufen. Ohne Nachbenennung steht das nächste Genehmigungsvorhaben still. Fristen, Gültigkeiten und Nachweise gehören deshalb in ein dokumentiertes System, nicht in einen E-Mail-Ordner. Die Pflichten der Rolle im Überblick finden Sie unter Ausfuhrverantwortliche.

Die Installation eines funktionierenden internen Compliance-Programms obliegt dem Ausfuhrverantwortlichen persönlich. Die Rechtsgrundlage ist § 8 Abs. 2 AWG: Die Erteilung einer Ausfuhr- oder Verbringungsgenehmigung für gelistete Güter hängt von der Zuverlässigkeit des Antragstellers ab, und die Unternehmensleitung erkennt die ICP-Pflicht mit der Unterschrift unter der AV1-Benennung an. Für Nutzer von Sammelgenehmigungen und der Allgemeinen Genehmigung Nr. EU007 folgt das ICP-Erfordernis direkt aus der EU-Dual-Use-Verordnung (EU) 2021/821. Wichtig zu wissen: Es gibt kein Muster-ICP. Der Umfang folgt aus einer Risiko- und Betroffenheitsanalyse, die Größe, Geschäftsfeld und Kundenportfolio des Unternehmens berücksichtigt.

Das BAFA unterscheidet bei diesen Kriterien Muss-, Soll- und Kann-Vorschriften. Muss-Vorschriften sind zwingende Mindestanforderungen, von denen nicht abgewichen werden darf. Soll-Vorschriften gelten nach dem Prinzip „comply or explain“: Wer abweicht, muss erklären, warum. Ein Beispiel für die Kombination beider ist das Prüfintervall: Interne Überprüfungen des bestehenden ICP müssen mindestens alle drei Jahre stattfinden, im Idealfall jährlich.

Die Konsequenz bei Nachlässigkeit ist hart. Unterlässt die Leitungsperson Aufsichtsmaßnahmen, um Zuwiderhandlungen im Betrieb zu verhindern oder sie erheblich zu erschweren, liegt eine Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 OWiG vor. Diese kann mit einer Geldbuße bis zu einer Million Euro geahndet werden, wenn die zugrunde liegende Pflichtverletzung mit Strafe bedroht ist. Ein ICP auf Papier genügt nicht. Das BAFA verlangt gelebte Prozesse mit belegbaren Nachweisen, und genau daran scheitert der Mittelstand im Auditalltag: Aufzeichnungen, Schulungsnachweise und Prüfdokumentation müssen lückenlos abrufbar sein. Die Pflichten des AV im Überblick bietet die Ausfuhrverantwortliche -Rolle.

Die Benennung beim BAFA ist der Anfang, nicht die Erfüllung. Mit der Unterschrift unter das Formular AV 1 erkennt die Unternehmensleitung die Pflicht an, ein innerbetriebliches Compliance-Programm (ICP) nach § 8 Abs. 2 AWG zu betreiben. Das BAFA prüft im Genehmigungsverfahren nicht Absichtserklärungen, sondern Nachweise: Wer keine gültige AV-Benennung hinterlegt hat, bekommt auch ansonsten unbedenkliche Anträge nicht positiv beschieden. Die Gesamtverantwortung ist nicht delegierbar. Die Zeichnungsbefugnis für einzelne Anträge schon, über das Formular AV 2, das seit dem 1. September 2023 nur zwei Jahre gilt und danach erneuert werden muss.

Genau hier trennt sich strukturierte Compliance von Excel-Listen im Netzlaufwerk. Der Ausfuhrverantwortliche trägt eine Rolle unter vielen: Mittelständische Exporteure bestellen typischerweise mehrere Beauftragte parallel, vom Datenschutzbeauftragten bis zur Fachkraft für Arbeitssicherheit. Der CIVAC Workspace bündelt Aufgaben, Schulungen, Audits und Dokumentation aller Beauftragten-Rollen in einer Oberfläche, mit wiederkehrenden Zyklen und einem monatlich erzeugten, exportfertigen Compliance-Bericht. Bestellurkunde unterschrieben, Frist überwacht, Nachweis abgelegt. Wenn das BAFA anruft, liegen die Unterlagen bereit. Sie führen Ihr Unternehmen, wir übernehmen Compliance.

Sobald beim BAFA Anträge auf Ausfuhr- oder Verbringungsgenehmigung für gelistete Güter zur Bescheidung vorliegen, also Güter des Teil I A der Ausfuhrliste, der 900er-Positionen des Teil I B oder des Anhangs I der Verordnung (EU) 2021/821. Ist keine gültige AV-Benennung hinterlegt, kann das BAFA auch sonst unbedenkliche Anträge nicht positiv bescheiden.

Nein. Der Prokurist ist ein gewillkürter Vertreter und nicht Teil der organschaftlichen Vertretung. Der Ausfuhrverantwortliche muss zwingend Mitglied des vertretungsberechtigten Organs sein: Vorstand bei der AG, Geschäftsführung bei der GmbH, vertretungsberechtigte Gesellschafter bei OHG und GbR, Komplementäre bei der KG.

Die Benennung (Formular AV1) gilt bis zu ihrem Widerruf gegenüber dem BAFA. Die Erklärung zur Verantwortungsübernahme (Formular AV2) hat seit dem 1. September 2023 eine Regelgültigkeit von zwei Jahren ab dem Datum der Abgabe. Läuft sie ab, muss der Ausfuhrverantwortliche alle Anträge wieder persönlich unterzeichnen.

Der Ausfuhrverantwortliche ist Mitglied der Geschäftsleitung und gegenüber dem BAFA persönlich verantwortlich; seine Verantwortung ist nicht delegierbar. Der Exportkontrollbeauftragte ist eine betriebliche Rolle: Er strukturiert die operativen Exportkontrollprozesse, prüft Güter und Empfänger und berichtet regelmäßig an den Ausfuhrverantwortlichen.

Grundlage sind der Anhang I der Verordnung (EU) 2021/821 und Teil I der Ausfuhrliste (Anlage AL zur AWV). Das Umschlüsselungsverzeichnis ordnet Zolltarifnummern möglichen Listenpositionen zu. Kommt die technische Prüfung zu keinem eindeutigen Ergebnis, kann das Unternehmen beim BAFA eine Auskunft zur Güterliste beantragen.

Verletzt er seine Überwachungspflicht, kann dies als Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 OWiG geahndet werden, mit Bußgeld bis zu einer Million Euro pro Verstoß. Auf Unkenntnis der außenwirtschaftsrechtlichen Bestimmungen kann sich der Ausfuhrverantwortliche nach den Grundsätzen der Bundesregierung nicht berufen.

Das BAFA verlangt interne Überprüfungen des bestehenden ICP mindestens im Abstand von drei Jahren; im Idealfall findet die Prüfung einmal jährlich statt. Das ICP muss zudem kontinuierlich fortentwickelt werden, wenn sich Produktpalette, Kundenstamm oder Rechtslage ändern.

Ein vollständig ausgefülltes Formular AV1, unterschrieben vom Ausfuhrverantwortlichen und mindestens einem weiteren Mitglied des vertretungsberechtigten Organs, plus eine unbeglaubigte Kopie des aktuellen Handelsregisterauszugs, der nicht älter als ein Monat sein sollte. Die Einreichung erfolgt per E-Mail; die Originale sind fünf Jahre aufzubewahren.