KI-Beauftragter: Was die KI-Verordnung wirklich vorschreibt

Die Verordnung (EU) 2024/1689 ist seit August 2024 in Kraft und wird bis 2026/2027 vollständig durchgesetzt. Sie regelt KI risikobasiert, über vier Risikoklassen (unzulässig, hoch, begrenzt, minimal) und Pflichten entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Was sie nicht enthält: eine Benennungspflicht. Anders als Art. 37 DSGVO für den Datenschutzbeauftragten kennt die KI-Verordnung keinen KI-Beauftragten. Wer Ihnen heute einen „gesetzlich vorgeschriebenen KI-Beauftragten“ verkauft, verkauft eine Dienstleistung, keine Pflicht.

Drei Pflichten gelten trotzdem. Und zwar bereits heute:

Der Sanktionsrahmen macht aus KI-Governance keinen Kür-Wettbewerb: Verstöße gegen die Verbotstatbestände des Art. 5 kosten Bußgelder von bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für die übrigen Akteurspflichten, etwa die Anbieter- und Betreiberpflichten bei Hochrisiko-Systemen, liegt der Rahmen niedriger. Die Hochrisiko-Pflichten greifen erst ab Dezember 2027 beziehungsweise August 2028, mit Risikomanagementsystem, technischer Dokumentation und menschlicher Aufsicht. Wer diese Pflichten intern niemandem zuordnet, hat ab dem Prüftag ein Vollzugsproblem. Die operative Vorbereitung auf diese Fristen gliedert unser AI-Act-Leitfaden.

Kein Gesetz schreibt die Rolle vor. Der Betrieb verlangt sie. KI-Einsatz verteilt sich heute auf Marketing, Vertrieb, HR und Entwicklung, oft über kostenfreie Tools, oft ohne Freigabe. Die KI-Studie 2025 des TÜV-Verbands zeigt: In Unternehmen fehlt es an klaren Regeln, 54 Prozent der Beschäftigten berichten von keinen Vorgaben oder Verboten. Gleichzeitig haben nur 32 Prozent der Bevölkerung überhaupt vom EU AI Act gehört. Wo Regeln fehlen, entsteht die Zuständigkeit nicht von selbst.

Ohne zentrale Zuständigkeit passiert genau das, was Aufsichtsbehörden später prüfen:

Deutschland macht die Zuständigkeitsfrage zusätzlich konkret. Nach § 2 Abs. 1 des KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetzes (KI-MIG) ist die Bundesnetzagentur die für die Einhaltung der Verordnung (EU) 2024/1689 zuständige Marktüberwachungsbehörde, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt; für Finanzdienstleister übernimmt die BaFin diese Rolle. Sie ist damit zugleich zentrale Anlaufstelle und Beschwerdestelle. Wer bei einer Prüfung keine dokumentierten Zuständigkeiten vorlegen kann, liefert der Behörde den Befund frei Haus.

Die KI-Verordnung benennt keine Rolle. Sie verlangt Ergebnisse. Diese Ergebnisse brauchen einen Eigentümer. In der Praxis bündelt die zentrale KI-Verantwortlichkeit fünf Aufgaben:

Zwei Begriffe gilt es zu trennen. Der KI-Beauftragte ist die operative Rolle: Er baut Governance auf, koordiniert Stakeholder und hält die Nachweise. Der Chief AI Officer ist eine C-Level-Rolle, verantwortet KI-Strategie und Investitionen und findet sich vor allem in Konzernen und Tech-Unternehmen. Keiner der beiden Titel ist gesetzlich geschützt. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die dokumentierte Zuständigkeit mit direktem Draht zur Geschäftsführung.

Die KI-Verordnung ersetzt die DSGVO nicht. Sie tritt neben sie. Die Pflichten des Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO bleiben unberührt, solange KI-Systeme personenbezogene Daten verarbeiten. Die Regelwerke überschneiden sich an drei Stellen:

Personalunion aus DSB und KI-Verantwortlichkeit ist zulässig und im Mittelstand verbreitet. Sie funktioniert nur mit drei Voraussetzungen: ausreichende Ressourcen, nachweisbare KI-Expertise und Konfliktfreiheit, wenn derselbe Mensch ein System prüft, das er selbst freigegeben hat. Bei Datenschutz-Folgenabschätzungen für KI-Systeme arbeiten beide Funktionen eng zusammen, die Rollen ergänzen sich, sind aber nicht identisch. Häufig robuster ist deshalb eine klare Aufgabenteilung mit definierten Schnittstellen, damit ein Prüfer zwei unabhängige Zuständigkeiten sieht, nicht eine Person, die sich selbst kontrolliert.

KI-Systeme sind Assets und Angriffsflächen zugleich. Sie verarbeiten Geschäftsdaten, greifen auf Cloud-Dienste zu und liefern Ergebnisse, auf die Prozesse bauen. Ein KI-System außerhalb des ISMS ist eine unkontrollierte Lücke. Der Informationssicherheitsbeauftragte führt es deshalb als Asset im ISMS nach ISO/IEC 27001:2022, nicht in einer Parallel-Dokumentation.

Die Normenlage belohnt diese Integration. Die ISO/IEC 42001:2023 ist auf die nahtlose Eingliederung in bestehende Managementsysteme wie ISO 9001 und ISO 27001 ausgelegt; Organisationen mit einem etablierten KI-Managementsystem (AIMS) reduzieren ihre Implementierungskosten für die KI-Verordnung nach dieser Delta-Analyse um geschätzte 30 bis 40 Prozent. Zertifizierte Unternehmen verschaffen sich nach derselben Analyse einen Vorsprung von 18 bis 24 Monaten bei der AI-Act-Compliance.

Der erste Umsetzungsschritt ist das KI-Inventar, nicht die Richtlinie. Ohne Bestand keine Einstufung, ohne Einstufung keine Pflichten. Wie lückenhaft die Transparenz in deutschen Unternehmen ist, zeigt eine Studie von Red Hat: 51 Prozent der befragten deutschen Unternehmen können vollständig nachvollziehen, wo ihre Daten gespeichert, verarbeitet und potenziell zugänglich sind, 46 Prozent haben nur teilweise Einblick. Wer nicht weiß, wo seine Daten liegen, kennt seine KI-Systeme erst recht nicht.

Das Inventar erfasst vier Systemgruppen: selbst entwickelte, zugekaufte, in Produkte eingebettete und experimentelle Systeme. Für jedes System wird die Rolle nach der KI-Verordnung festgehalten: Anbieter, Betreiber, Importeur oder Händler. Von dieser Rolle hängen die jeweiligen Pflichten ab.

Die Einstufung selbst ist dokumentationspflichtig, auch für Systeme, die nicht als Hochrisiko gelten. Der Prüfer sieht später nicht nur das Ergebnis, sondern den Begründungsweg. Die Hochrisiko-Pflichten greifen erst ab Dezember 2027 beziehungsweise August 2028 in vollem Umfang, mit Risikomanagementsystem nach Art. 9, technischer Dokumentation nach Art. 11 und menschlicher Aufsicht nach Art. 14.

Am Ende steht eine Besetzungsentscheidung, keine Rechtsfrage. Drei Modelle, drei Kostenbilder:

Die ISO/IEC 42001:2023 liefert als freiwillige Norm die Struktur dafür. Ihre Überschneidung mit den AI-Act-Anforderungen liegt bei etwa 40 bis 50 Prozent. Genug für einen echten Vorsprung, nicht genug für vollständige Konformität. Die AI-Act-spezifischen Lücken, etwa die Verbotsprüfung nach Art. 5 und die Grundrechte-Folgenabschätzung, schließt keine Norm allein.

Egal welches Modell: Jede Entscheidung gehört schriftlich festgehalten. Zuständigkeitsmatrix, Bestellurkunden, Schulungsnachweise, Risikoeinstufungen, an einem Ort, jederzeit prüffähig. Wenn die Bundesnetzagentur anruft, zählen Dokumente, nicht Absichten. Genau dafür ist der CIVAC Workspace gebaut: ein Workspace für Aufgaben, Schulungen, Audits und Dokumentation über alle Beauftragten-Rollen hinweg, die gebündelte KI-Verantwortlichkeit eingeschlossen. Wer die Rolle nicht intern besetzen will, erhält mit CIVAC Externe Beauftragte namentlich bestellte, zertifizierte Beauftragte aus einer Hand. Die Bestellurkunde liegt unterschrieben, abgelegt, belegbar bereit, wenn der Prüfer anruft. Wir übernehmen die Nachweise. Sie führen Ihr Unternehmen.

Nein. Anders als die DSGVO mit dem Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO enthält die Verordnung (EU) 2024/1689 keine formale Benennungspflicht. Unternehmen müssen den KI-Einsatz aber so organisieren, dass Kompetenz, Risikosteuerung, Kontrolle und Nachvollziehbarkeit funktionieren. Ohne klare Zuständigkeit lässt sich das in der Praxis kaum zuverlässig umsetzen und nachweisen.

Seit dem 2. Februar 2025. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen sicherstellen, dass ihr Personal und alle Personen, die KI-Systeme in ihrem Auftrag bedienen, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Technisches Wissen, Erfahrung, Schulungen und der konkrete Einsatzkontext sind zu berücksichtigen. Die Ausgestaltung obliegt dem Unternehmen, dokumentiert werden sollte sie trotzdem.

Grundsätzlich ja, aber die Aufgabenprofile unterscheiden sich in Schwerpunkt und Reichweite. Die Überschneidungen bei Datenschutz-Folgenabschätzung, Daten-Governance und Betroffenenrechten sind erheblich, etwa beim Recht auf Erklärung automatisierter Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO. Entscheidend sind ausreichende Ressourcen, passende Expertise und die Vermeidung von Interessenkonflikten. Häufig ist eine klare Aufgabenteilung die robustere Lösung.

Bei verbotenen KI-Praktiken bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Bei Verstößen gegen Hochrisiko-Anforderungen bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent. DSGVO-Verstöße können zusätzlich mit bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent sanktioniert werden, beide Rahmen können kumulieren.

Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 gelten die Vorgaben für Hochrisiko-KI-Systeme erst ab dem 2. Dezember 2027 für Systeme nach Art. 6 Abs. 2 und Anhang III und ab dem 2. August 2028 für Systeme nach Art. 6 Abs. 1 und Anhang I, darunter Risikomanagement nach Art. 9, menschliche Aufsicht nach Art. 14 und ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem nach Art. 17. Für KI-Systeme, die Produkte oder Sicherheitskomponenten nach Anhang I sind, gilt eine Übergangsfrist bis zum 2. August 2027.

Erfasst werden alle eingesetzten KI-Systeme: entwickelte, zugekaufte, in Standardsoftware eingebettete und experimentelle. Pro System gehören dazu Bezeichnung, Anbieter oder interner Verantwortlicher, Einsatzzweck, betroffene Personengruppen, eingesetzte Daten, Entscheidungsrelevanz und Status. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Anbieter- und Betreiberrolle, denn die Pflichtenprofile unterscheiden sich grundlegend.

Die Bundesnetzagentur. Grundlage ist das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG), das sie zur zuständigen Marktüberwachungsbehörde für die Verordnung (EU) 2024/1689 macht. Sie ist zugleich zentrale Anlaufstelle und Beschwerdestelle. Für Unternehmen steigt damit das Bußgeldrisiko, vergleichbar mit der Entwicklung nach der DSGVO.