Geldwäschebeauftragter: Pflicht, Bestellung, Aufgaben nach § 7 GwG

Der Geldwäschebeauftragte ist nach § 7 Geldwäschegesetz (GwG) die persönliche Schaltstelle eines Verpflichteten gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Die Bestellung ist nicht nur eine formale Übung, sondern überträgt persönliche Verantwortung mit unmittelbarem Berichtsweg zur Geschäftsleitung und zur BaFin. Bußgelder bis 5 Millionen Euro nach § 56 GwG, bei juristischen Personen bis zum Doppelten des wirtschaftlichen Vorteils, gelten als Ankerwert.

Dieser Leitfaden zeigt, wer einen Geldwäschebeauftragten bestellen muss, welche zwölf Aufgaben § 7 in Verbindung mit § 6 GwG zuweist, welche Qualifikation die Funktion verlangt und wie sich die Bestellung im Audit der BaFin oder der zuständigen Landesbehörde belastbar nachweisen lässt.

§ 7 Absatz 1 GwG regelt die Pflicht zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und eines Stellvertreters. Für Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Zahlungs- und E-Geld-Institute, Versicherer mit Lebensversicherung und Unfallversicherung mit Prämienrückgewähr sowie für Kapitalverwaltungsgesellschaften ist die Pflicht regelhaft.

Für andere Verpflichtete nach § 2 GwG, etwa Güterhändler, Immobilienmakler, Kunsthändler, Steuerberater und Notare, ordnet die zuständige Aufsichtsbehörde die Bestellung an, wenn das Risiko es erfordert. Maßstab ist die Risikoanalyse nach § 5 GwG und die Tätigkeit, das Geschäftsmodell und die Größe des Unternehmens.

Güterhändler unterliegen bei Bargeldgeschäften ab 10.000 Euro (§ 4 Absatz 5 GwG) der Pflicht zur Identifizierung und können von der Aufsichtsbehörde zur Bestellung verpflichtet werden. Kunsthändler ab 10.000 Euro Transaktionswert, Edelmetallhändler ab 2.000 Euro Bargeldschwelle, Immobilienmakler bei Vermittlung von Kauf, Tausch oder Miete sind regelmäßig im Fokus.

Auch bei freiwilliger Bestellung ist die Funktion nach § 7 GwG voll wirksam, das heißt mit Sonderkündigungsschutz nach § 7 Absatz 7 GwG und Berichtslinie zur Geschäftsleitung. Diese Wirkungen lassen sich nicht durch interne Regelung beschränken.

CIVAC ist Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Der Geldwäschebeauftragte kann intern bestellt oder als externer Mandatar gestellt werden. In beiden Fällen liegt die Bestellurkunde, der Pflichtenkatalog und die Berichtslinie als Vorlage bereit.

Die Bestellung erfolgt schriftlich und benennt einen Geldwäschebeauftragten sowie einen Stellvertreter. Beide müssen Mitglied der Geschäftsleitung oder leitende Angestellte im Sinne des § 5 BetrVG sein oder ihnen funktional gleichgestellt. Eine sachgrundlose Delegation auf nachgeordnete Stellen ist nicht zulässig.

Die Bestellurkunde umfasst sieben Bausteine: Funktion und Stellvertretung, Rechtsgrundlage (§ 7 GwG), Aufgabenkatalog, Befugnisse und Auskunftsrechte, Berichtslinie direkt an die Geschäftsleitung, Zeitbudget sowie Qualifikationsnachweis. Die Annahmeerklärung des Beauftragten ist zwingend.

Nach § 7 Absatz 6 GwG ist die Bestellung sowie jede Änderung der zuständigen Aufsichtsbehörde unverzüglich anzuzeigen. Für Banken und Versicherer ist das die BaFin, für andere Verpflichtete die jeweilige Landesbehörde (regelmäßig die Bezirksregierung oder das Regierungspräsidium). Die Anzeige enthält Name, Funktion, Qualifikation und Erreichbarkeit.

Der Geldwäschebeauftragte genießt nach § 7 Absatz 7 GwG einen besonderen Kündigungsschutz. Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist nur aus wichtigem Grund nach § 626 BGB zulässig und auch ein Jahr nach Beendigung der Funktion gilt der Kündigungsschutz fort.

Im CIVAC Workspace steht die Bestellurkunde nach § 7 GwG einschließlich Anzeige-Vorlage für die zuständige Aufsichtsbehörde bereit. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. SLA: 2 Werktage statt 2 bis 6 Wochen klassisch.

Der Aufgabenkatalog ergibt sich aus § 7 Absatz 5 GwG und verweist auf die internen Sicherungsmaßnahmen nach § 6 GwG. Aufgabe 1 ist die Risikoanalyse nach § 5 GwG, die das Unternehmen im Hinblick auf Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsrisiken bewertet und mindestens jährlich aktualisiert.

Aufgabe 2 ist die Entwicklung und Pflege interner Grundsätze, Verfahren und Kontrollen nach § 6 Absatz 2 GwG. Aufgabe 3 ist die Aufstellung von Strategien, die geldwäscherelevante Vorgänge erkennen lassen, einschließlich Schwellenwerten und Eskalationspfaden.

Aufgabe 4 ist die Schulung der Beschäftigten nach § 6 Absatz 2 Nummer 6 GwG, mindestens jährlich. Aufgabe 5 ist die Zuverlässigkeitsprüfung der Beschäftigten bei Einstellung und im laufenden Beschäftigungsverhältnis. Aufgabe 6 ist die Bearbeitung interner Verdachtsmeldungen.

Aufgabe 7 ist die Abgabe von Verdachtsmeldungen an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) über das Meldeportal goAML nach § 43 GwG. Aufgabe 8 ist die Beantwortung von Auskunftsersuchen der FIU und der Strafverfolgungsbehörden.

Aufgaben 9 bis 12: Aufbewahrung der Geldwäscheakte nach § 8 GwG (mindestens fünf Jahre), Berichtspflicht an die Geschäftsleitung mindestens jährlich, Mitwirkung an Prüfungen der Aufsichtsbehörde, Zusammenarbeit mit dem Compliance-Beauftragten und dem Datenschutzbeauftragten.

Die Risikoanalyse ist die fachliche Grundlage aller weiteren Sicherungsmaßnahmen. § 5 GwG verlangt eine schriftliche Risikoanalyse, die alle Risiken erfasst, die sich aus Art und Umfang der Geschäftstätigkeit ergeben. Sie ist mindestens jährlich zu aktualisieren und jederzeit auf Anforderung der Aufsichtsbehörde vorzulegen.

Methodisch gliedert sich die Risikoanalyse in vier Dimensionen: Kunden (geografische Herkunft, Rechtsform, PEP-Status), Produkte und Dienstleistungen (anonyme Produkte, Bargeldnähe, grenzüberschreitende Transaktionen), Vertriebskanäle (Präsenz, Fernabsatz, Vermittler) und Geografie (Hochrisikostaaten nach Anhang der EU-Liste).

Für jede Dimension wird ein inhärentes Risiko und ein Residualrisiko nach Anwendung interner Sicherungsmaßnahmen bewertet. Skalen mit drei bis fünf Stufen sind üblich. Hochrisikofälle nach § 15 GwG erfordern verstärkte Sorgfaltspflichten, vereinfachte Sorgfaltspflichten nach § 14 GwG sind bei geringem Risiko zulässig.

Die Ergebnisse der Risikoanalyse fließen in die Geschäftsanweisungen, die Schwellenwerte für Transaktionsmonitoring, die Schulungsplanung und die KYC-Prozesse ein. Eine Risikoanalyse, die keine operativen Folgen hat, gilt im Audit als unvollständig.

Im CIVAC Workspace ist die Risikoanalyse als Vorlage hinterlegt, einschließlich Kategorien, Skalen, Beispielen und Anbindung an die Sicherungsmaßnahmen. Audit-fest, dokumentiert, § 5 GwG-fest. Die jährliche Aktualisierung wird durch Wiedervorlage gesteuert, ohne dass der Geldwäschebeauftragte den Termin aktiv suchen muss.

Die allgemeinen Sorgfaltspflichten nach § 10 GwG umfassen Identifizierung des Vertragspartners (§ 11 GwG), Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten (§ 3 GwG), Einholung von Informationen über Zweck und Art der Geschäftsbeziehung sowie kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung.

Die Identifizierung erfolgt anhand amtlicher Ausweisdokumente bei natürlichen Personen und anhand des Handelsregisters oder vergleichbarer Register bei juristischen Personen. Seit 2017 ist das Transparenzregister nach § 18 GwG die zentrale Quelle für wirtschaftlich Berechtigte; seit 2022 ist es ein Vollregister.

Politisch exponierte Personen (PEP) nach § 1 Absatz 12 GwG, ihre Familienmitglieder und nahestehenden Personen unterliegen verstärkten Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG. Die Geschäftsbeziehung darf nur mit Zustimmung der Geschäftsleitung begründet werden und die Mittelherkunft ist zu plausibilisieren.

Hochrisikostaaten nach Anhang der Delegierten Verordnung (EU) 2016/1675 lösen ebenfalls verstärkte Sorgfaltspflichten aus. Dazu gehören zusätzliche Informationen zum Geschäftspartner, zur Mittelherkunft und zur Geschäftsbeziehung sowie eine engere laufende Überwachung.

Im CIVAC Workspace sind KYC-Vorlagen, PEP-Listen-Anbindung und Transparenzregister-Abfragen prozessual hinterlegt. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Beide Modelle führen zur selben prüffesten Akte und zur selben EU-Datenresidenz.

§ 43 GwG verpflichtet zur Meldung von Tatsachen, die darauf schließen lassen, dass ein Vermögensgegenstand aus einer Vortat zur Geldwäsche stammt, im Zusammenhang mit Terrorismusfinanzierung steht oder dass der Vertragspartner seine gesetzliche Pflicht zur Offenlegung nicht erfüllt. Der Verdacht reicht aus, ein Beweis ist nicht erforderlich.

Die Meldung erfolgt elektronisch über das Meldeportal goAML der FIU. Frist: unverzüglich, in der Praxis innerhalb von einem Werktag nach Bekanntwerden. Die Frist läuft ab Kenntnis. Eine verspätete Meldung kann nach § 56 Absatz 1 Nummer 69 GwG mit Bußgeld geahndet werden.

Nach § 46 GwG dürfen mit der Verdachtsmeldung verbundene Transaktionen für drei Werktage nicht durchgeführt werden, sofern nicht die FIU oder die Staatsanwaltschaft die Durchführung gestattet. Dieser Vollzugsaufschub schützt die Ermittlungen.

Das Verbot der Informationsweitergabe nach § 47 GwG (sogenanntes Tipping-off-Verbot) verbietet dem Verpflichteten, den Vertragspartner oder Dritte über die abgegebene Meldung zu informieren. Verstöße sind strafbar nach § 53 GwG. Diese Pflicht ist im internen Verfahren explizit zu adressieren.

Im CIVAC Workspace führt der Verdachtsmeldepfad vom Mitarbeiter über den Geldwäschebeauftragten zur FIU als geführter Workflow mit Zeitstempel, Vier-Augen-Freigabe und automatischer Sperre der betroffenen Transaktion bis zur Klärung. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit.

§ 7 Absatz 4 GwG verlangt die fachliche Eignung und persönliche Zuverlässigkeit des Geldwäschebeauftragten. Konkretisiert wird das durch die BaFin-Auslegungs- und Anwendungshinweise (AuA) sowie durch sektorspezifische Anforderungen, etwa MaRisk für Banken.

Fachliche Eignung umfasst Kenntnisse des Geldwäscherechts, des Sektorrechts (Bank-, Versicherungs- oder Gewerberecht), der internen Geschäftsabläufe und der Risikoanalyse. Üblich sind ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung in Compliance, Recht oder Innenrevision.

Persönliche Zuverlässigkeit wird durch ein Führungszeugnis, eine Eigenerklärung und gegebenenfalls durch eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister belegt. Vorstrafen wegen Vermögens-, Steuer- oder Geldwäschestraftaten schließen die Eignung regelmäßig aus.

Stellung im Unternehmen: direkte Berichtslinie zur Geschäftsleitung, fachliche Weisungsfreiheit, ausreichendes Zeitbudget und Auskunftsrechte gegenüber allen Bereichen. Eine reine "Nebentätigkeit" neben dem Hauptaufgabenbereich ist häufig zu knapp; die BaFin akzeptiert dies nur bei geringem Risiko und kleiner Unternehmensgröße.

Der externe Geldwäschebeauftragte ist nach § 7 Absatz 2 GwG zulässig und insbesondere für kleinere Verpflichtete eine pragmatische Lösung. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Im Modell Officer-as-a-Service stellt CIVAC den bestellten Geldwäschebeauftragten mit eigener Haftpflichtversicherung.

Die Aufsicht über die Einhaltung der GwG-Pflichten liegt bei der BaFin für Banken, Versicherer und Finanzdienstleister sowie bei den Landesbehörden für andere Verpflichtete. Die Aufsicht prüft regelmäßig vor Ort, schriftlich und im Rahmen von Sonderprüfungen, etwa nach Hinweisen aus der FIU.

Der Prüfungsbericht des Wirtschaftsprüfers oder des internen Revisors umfasst typischerweise: Bestellung des Geldwäschebeauftragten, Vollständigkeit und Aktualität der Risikoanalyse, Umsetzung der internen Sicherungsmaßnahmen, Stichprobenprüfung der KYC-Akten, Verdachtsmeldewesen und Schulungsnachweise.

Häufige Beanstandungen: Risikoanalyse ohne operative Konsequenz, KYC-Akten ohne Dokumentation der Plausibilisierung, fehlende laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung, verspätete Verdachtsmeldungen, lückenhafte Schulungsnachweise und fehlende Aktualisierung des Transparenzregister-Abgleichs.

Bußgelder nach § 56 GwG reichen bis 5 Millionen Euro oder das Doppelte des wirtschaftlichen Vorteils. Bei systematischen Verstößen kann die Aufsicht zusätzlich personenbezogene Maßnahmen ergreifen, etwa die Abberufung des Geldwäschebeauftragten oder die Untersagung der Geschäftstätigkeit nach § 51 GwG.

CIVAC bildet das gesamte Prüfungsraster im Workspace ab. 490 einsatzbereite Audit-Vorlagen, darunter Risikoanalyse, KYC-Akte, Verdachtsmeldungsprotokoll, Schulungsmatrix, decken die typischen Prüfungspunkte ab. Audit-fest, dokumentiert, § 56 GwG-fest. Der FAQ-Bereich beantwortet die häufigsten Detailfragen.

Wenn Sie heute nicht in zwei Sätzen sagen können, wer Ihr Geldwäschebeauftragter ist, wann die letzte Risikoanalyse aktualisiert wurde und wie viele Verdachtsmeldungen im letzten Jahr abgegeben wurden, ist die GwG-Compliance nicht prüffest. Beginnen Sie mit einer Statusprüfung in vier Schritten: Bestellurkunde, Risikoanalyse, KYC-Stichprobe, Meldelog.

CIVAC liefert in 2 Werktagen die Bestellurkunde, die Risikoanalyse-Vorlage, das KYC-Schema und das Meldelog. Im Modell Workspace lizenzieren Sie die Vorlagen und führen die Funktion intern aus. Im Modell Officer-as-a-Service übernimmt ein bestellter Geldwäschebeauftragter mit eigener Haftpflichtversicherung die Funktion.

Beide Modelle nutzen denselben Pool an 490 Audit-Vorlagen, dieselbe EU-Datenresidenz und denselben Berichtsweg. Sie entscheiden nach Kapazität, nicht nach Plattformwechsel. Ein Wechsel zwischen den Modellen ist im laufenden Jahr ohne Datenmigration möglich.

Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Statt verteilter Excel-Listen, PDF-Akten und E-Mail-Threads erhalten Sie einen versionierten Aktenstand mit Zeitstempel, Vier-Augen-Freigabe und Audit-Export, der BaFin-Anforderungen genügt.

Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de. Wir prüfen Ihre Verpflichtetenstellung, schlagen das passende Modell vor und stellen Bestellurkunde und Risikoanalyse innerhalb von 2 Werktagen bereit.