Geldwäsche-Verdachtsfall melden: Schritte zur FIU nach § 43 GwG

§ 43 GwG verpflichtet Verpflichtete nach § 2 GwG zur Meldung von Tatsachen, die darauf schließen lassen, dass ein Vermögensgegenstand aus einer Vortat zur Geldwäsche stammt oder im Zusammenhang mit Terrorismusfinanzierung steht. Die Meldung erfolgt elektronisch über das Meldeportal goAML der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU). Frist: unverzüglich. Frist läuft ab Kenntnis.

Wer den Prozess nicht standardisiert hat, riskiert Fristversäumnisse, Bußgelder nach § 56 GwG bis 5 Millionen Euro und im Extremfall die persönliche Strafbarkeit nach § 261 StGB. Dieser Leitfaden zeigt zehn klar abgrenzbare Schritte vom internen Hinweis bis zur Bestätigung der FIU, einschließlich Vollzugsverbot, Tipping-off-Verbot und Aufbewahrung.

§ 43 Absatz 1 GwG verlangt die Meldung, wenn Tatsachen vorliegen, die darauf schließen lassen, dass ein Vermögensgegenstand aus einer Vortat zur Geldwäsche stammt (Nummer 1), im Zusammenhang mit Terrorismusfinanzierung steht (Nummer 2) oder der Vertragspartner seine Pflicht zur Offenlegung nach § 10 Absatz 1 GwG verletzt (Nummer 3).

Der Maßstab "Tatsachen, die darauf schließen lassen" ist niedrigschwellig. Ein konkreter Verdacht ist nicht erforderlich, eine Wahrscheinlichkeit unterhalb der Beweiskraft reicht aus. Die FIU prüft anschließend, ob ein operativer Anfangsverdacht für die Strafverfolgung vorliegt; diese Bewertung liegt nicht beim Verpflichteten.

Typische Auslöser: ungewöhnliche Bargeldströme, Stückelung knapp unter Meldegrenzen (Smurfing), Vermittlung ohne wirtschaftlichen Sinn, plötzliche Veränderung des Transaktionsmusters, Auslandsbezüge zu Hochrisikostaaten nach Anhang der Delegierten Verordnung (EU) 2016/1675, PEP-Bezug ohne plausible Mittelherkunft, fehlende oder widersprüchliche Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten.

Der Verpflichtete darf die Bewertung nicht aufschieben, um "weitere Informationen zu sammeln". Liegt ein Auslöser vor, ist die Meldung unverzüglich abzugeben. Ergänzende Informationen können später nachgereicht werden (Folgemeldung).

CIVAC bildet typische Auslöser im Workspace als Trigger-Liste mit Schwellenwerten und Eskalationspfaden ab. Der Geldwäschebeauftragte erhält damit eine prüffeste Entscheidungsgrundlage, ob ein Vorgang meldepflichtig ist.

Schritt 1: Beobachtung erfassen. Der Mitarbeiter dokumentiert den Vorgang mit Datum, Zeit, beteiligten Personen, Betrag, Produkt und konkretem Auslöser. Eine reine mündliche Meldung an den Vorgesetzten genügt nicht. Üblich ist ein internes Meldeformular mit Zeitstempel.

Schritt 2: Erstprüfung durch den Vorgesetzten oder die Compliance-Funktion. Geprüft wird, ob der Auslöser einem definierten Trigger entspricht, ob bereits eine frühere Meldung zu derselben Geschäftsbeziehung vorliegt und ob eine Folgemeldung statt einer Neuanlage angezeigt ist.

Schritt 3: Eskalation an den Geldwäschebeauftragten. Die Eskalation erfolgt unverzüglich und ohne weitere Bewertung durch die Linie. Frist läuft ab Kenntnis. Der Geldwäschebeauftragte ist ab diesem Zeitpunkt der Eigentümer des Vorgangs und entscheidet allein über die Meldung.

Wichtig: Bereits ab Schritt 1 gilt das Tipping-off-Verbot nach § 47 GwG. Der Mitarbeiter darf den Vertragspartner oder Dritte nicht informieren, dass ein Vorgang geprüft wird. Verstöße sind nach § 53 GwG strafbar. Die interne Kommunikation läuft ausschließlich über den festgelegten Eskalationspfad.

Im CIVAC Workspace ist der Eskalationspfad als Workflow mit Zeitstempel, Vier-Augen-Freigabe und Sperrvermerk auf der betroffenen Geschäftsbeziehung hinterlegt. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar, und parallel die Meldekette dokumentiert. Vergleichbare Schnittstellen führt der Compliance-Beauftragte.

Schritt 4: Sachverhaltsbewertung durch den Geldwäschebeauftragten. Geprüft werden die internen Akten, die KYC-Unterlagen, das Transparenzregister, frühere Auffälligkeiten, die Risikobewertung des Kunden und der wirtschaftliche Hintergrund der Transaktion. Die Bewertung wird schriftlich dokumentiert.

Schritt 5: Entscheidung über die Meldung. Maßstab ist § 43 Absatz 1 GwG. Im Zweifel meldet der Geldwäschebeauftragte. Die FIU bewertet anschließend, ob ein operativer Anfangsverdacht vorliegt. Eine Nicht-Meldung im Zweifelsfall ist haftungsrelevant.

Schritt 6: Vorbereitung der Meldung im Portal goAML. Der Geldwäschebeauftragte loggt sich mit seinen registrierten Zugangsdaten ein. Pflichtfelder sind: Verpflichteter, Anlass nach § 43 GwG, Beteiligte (Vertragspartner, wirtschaftlich Berechtigter, sonstige Personen), Transaktionen, Konten, Vermögensgegenstände, Sachverhaltsdarstellung.

Die Sachverhaltsdarstellung folgt der Struktur "Was - Wann - Wer - Warum verdächtig". Konkrete Bezüge zu Vortaten (zum Beispiel Steuerhinterziehung, Betrug, Untreue) erhöhen die Auswertbarkeit für die FIU. Spekulationen werden vermieden, Tatsachen werden referenziert.

Im CIVAC Workspace stehen 490 einsatzbereite Audit-Vorlagen bereit, darunter die Sachverhaltsstruktur für goAML, eine Checkliste der Pflichtfelder und eine Vorlage für die interne Bewertung. Der Geldwäschebeauftragte arbeitet in einem geführten Workflow und füllt nur die fallspezifischen Inhalte.

Schritt 7: Abgabe der Meldung über goAML. Nach Prüfung und Freigabe wird die Meldung elektronisch übermittelt. Das System vergibt eine Meldungs-Referenz, die in der internen Akte zu hinterlegen ist. Eine Postversand-Meldung ist nicht zulässig, ausgenommen begründete Notfälle nach § 45 Absatz 3 GwG.

Die Empfangsbestätigung der FIU ist Bestandteil der Akte und wird vom System als PDF ausgegeben. Frist: die Meldung muss unverzüglich nach Auslöser abgegeben werden. In der Praxis sind 24 Stunden als interne SLA üblich, in komplexen Fällen bis 72 Stunden.

Schritt 8: Vollzugsverbot nach § 46 GwG. Ab Abgabe der Meldung darf die mit der Meldung verbundene Transaktion für drei Werktage nicht durchgeführt werden, sofern nicht die FIU oder die Staatsanwaltschaft die Durchführung ausdrücklich gestattet oder die FIU die Frist verkürzt.

Ausnahme: Eine unterlassene Durchführung würde die Ermittlungen erschweren oder den Vertragspartner über die Meldung in Kenntnis setzen. In diesem Fall ist die Transaktion durchzuführen und die FIU ist unmittelbar im Anschluss zu informieren (§ 46 Absatz 2 GwG).

Im CIVAC Workspace löst die Meldung automatisch den Sperrvermerk auf der betroffenen Geschäftsbeziehung und den 72-Stunden-Countdown aus. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit, einschließlich Sachverhaltsdarstellung, Empfangsbestätigung und Vollzugsdokumentation.

Schritt 9: Folgemeldungen. Werden nach Abgabe der ersten Meldung weitere Tatsachen bekannt, etwa weitere Transaktionen, neue Beteiligte oder neue Auslandsbezüge, ist eine Folgemeldung mit Bezug auf die ursprüngliche Meldungs-Referenz abzugeben. Die FIU bündelt damit zusammenhängende Sachverhalte.

Auch nach Auskunftsersuchen der FIU oder der Strafverfolgungsbehörden ist eine zeitnahe und vollständige Beantwortung Pflicht (§ 30 ff. GwG). Verzögerungen oder unvollständige Auskünfte sind nach § 56 GwG bußgeldbewehrt und können den Vorwurf der Strafvereitelung begründen.

Schritt 10: Aufbewahrung. Die Akte zur Verdachtsmeldung wird mindestens fünf Jahre nach § 8 Absatz 4 GwG aufbewahrt. Inhalt: interner Hinweis, Erstprüfung, Sachverhaltsbewertung, Entscheidung, abgegebene Meldung, Empfangsbestätigung, Vollzugsdokumentation, Folgemeldungen, Auskünfte an FIU.

Auswertung: Der Geldwäschebeauftragte führt eine jährliche Auswertung der Meldungen für den Geschäftsleitungsbericht nach § 7 Absatz 5 GwG. Cluster nach Auslöser, Produkt, Region und Beteiligten geben Hinweise für die nächste Risikoanalyse nach § 5 GwG.

Im CIVAC Workspace ist die Verdachtsfall-Akte als Container mit Pflichtfeldern und automatischer Versionierung hinterlegt. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. In beiden Fällen läuft der Prozess audit-fest und in EU-Datenresidenz.

§ 47 GwG verbietet dem Verpflichteten und seinen Mitarbeitern, den Vertragspartner oder Dritte über eine bevorstehende, abgegebene oder anhängige Meldung zu informieren. Das Verbot gilt auch gegenüber Personen, die nicht selbst am Vorgang beteiligt sind, etwa Familienangehörige des Vertragspartners.

Verstöße sind nach § 53 GwG strafbar mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder Geldstrafe. Schon das Andeuten einer Prüfung, das Aufschieben eines Vorgangs mit erkennbarer Begründung oder das Hinwirken auf eine "freiwillige Auflösung" der Geschäftsbeziehung kann den Tatbestand erfüllen.

Ausnahmen: Die Information ist zulässig gegenüber der Aufsichtsbehörde, gegenüber dem Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Prüfung, gegenüber dem Konzern (Gruppenausnahme nach § 47 Absatz 2 GwG) und gegenüber dem rechtsanwaltlichen Berater im Rahmen der berufsrechtlichen Pflichten.

In der Kommunikation mit dem Vertragspartner ist im Vollzugsverbotsfenster eine neutrale Sprachregelung erforderlich. Üblich sind Formulierungen wie "interne Prüfung erforderlich" ohne Bezug auf den konkreten Grund. Die Sprachregelung gehört in das interne Verfahren.

Im CIVAC Workspace ist die Sprachregelung als Textbaustein im Workflow hinterlegt. Der Mitarbeiter erhält im Sperrvermerk die freigegebene Formulierung und kann sie ohne eigene Improvisation verwenden. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software.

Fehler 1: zu spät gemeldet. Häufigster Grund sind Eskalationsverzögerungen in der Linie oder fehlende Definition, wann ein Auslöser erfüllt ist. Die Folge: Fristversäumnis nach § 43 GwG, Bußgeld bis 100.000 Euro im Einzelfall, im schweren Fall mehr.

Fehler 2: zu pauschal gemeldet. Eine Sachverhaltsdarstellung ohne konkrete Tatsachen, ohne Beträge, ohne Beteiligte und ohne Bezug auf den konkreten Auslöser ist für die FIU nicht auswertbar und kann den Vorwurf einer unvollständigen Meldung begründen.

Fehler 3: Tipping-off durch unvorsichtige Kommunikation. Der Vertragspartner wird über interne Vorgänge informiert, sei es per E-Mail, am Telefon oder durch eine erkennbare Kontosperre. Strafbar nach § 53 GwG.

Fehler 4: Vollzugsverbot ignoriert. Die Transaktion wird trotz abgegebener Meldung freigegeben, ohne dass eine Ausnahme nach § 46 Absatz 2 GwG dokumentiert ist. Folge: Bußgeld und Reputationsschaden in der Aufsichtsprüfung.

Fehler 5: Akte unvollständig. Die Verdachtsfall-Akte enthält die Meldung, aber nicht die Sachverhaltsbewertung, die Empfangsbestätigung oder die Vollzugsdokumentation. Im Prüfungsbericht ist dies regelmäßig ein Befund. CIVAC ist Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Audit-fest, dokumentiert, § 43 GwG-fest.

§ 6 Absatz 2 Nummer 6 GwG verlangt die regelmäßige Unterrichtung der Beschäftigten in Bezug auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Mindestens jährlich, in risikoexponierten Bereichen halbjährlich. Schulungsinhalte sind die typischen Trigger, das interne Meldeverfahren, das Tipping-off-Verbot und die Folgen einer Pflichtverletzung.

Wirksam ist die Schulung, wenn sie konkrete Fallbeispiele aus dem eigenen Geschäftsfeld nutzt. Eine abstrakte Schulung "Geldwäsche allgemein" verfehlt das Ziel. Anonymisierte Echtfälle, kombiniert mit Quiz-Elementen, zeigen im Audit die höchste Wirksamkeit.

Pflichtinhalte des Schulungsnachweises: Teilnehmer mit Funktion, Datum, Dauer, Inhalte, Trainer, Wissenstest, Unterschrift. Aufbewahrungsfrist mindestens fünf Jahre. Bei Personalwechsel sind neue Mitarbeiter vor Aufnahme der Tätigkeit zu schulen, eine "Schonfrist" gibt es nicht.

Die Schulung kann als Präsenzschulung, als computergestütztes Lernen oder als Mix erfolgen. Die BaFin und die Landesbehörden akzeptieren elektronische Schulungen, wenn der Lernerfolg überprüfbar ist und die Inhalte aktuell sind.

Im CIVAC Workspace sind Schulungsmodule für Geldwäschebeauftragte, Linie und Vorgesetzte hinterlegt. Die Schulungsmatrix ist mit dem Personalstamm verknüpft und löst die nächste Schulung automatisch aus. Über die CIVAC-FAQ sind häufige Detailfragen dokumentiert.

Wenn Ihr Meldeprozess heute nur in einem Word-Dokument im SharePoint liegt und der nächste Vorgesetzte den Auslöser im Einzelfall entscheidet, ist das Verfahren nicht prüffest. Beginnen Sie mit einer Statusprüfung: definierte Trigger, dokumentierter Eskalationspfad, Verdachtsfall-Akte mit Pflichtfeldern, jährliche Schulung.

CIVAC liefert in 2 Werktagen den Meldeprozess als geführten Workflow, einschließlich Trigger-Liste, Sachverhaltsstruktur, Vollzugsverbots-Countdown und Aufbewahrung. Im Modell Workspace lizenzieren Sie die Vorlagen und führen den Prozess intern aus. Im Modell Officer-as-a-Service stellt CIVAC den bestellten Geldwäschebeauftragten.

Beide Modelle nutzen denselben Pool an 490 Audit-Vorlagen, dieselbe EU-Datenresidenz und denselben Berichtsweg an die Geschäftsleitung. Sie entscheiden nach Kapazität, nicht nach Plattformwechsel. Ein Wechsel ist im laufenden Jahr ohne Datenmigration möglich.

Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Statt verteilter Word-Dokumente, E-Mail-Threads und Excel-Listen erhalten Sie eine versionierte Akte mit Zeitstempel, Vier-Augen-Freigabe und Audit-Export, der BaFin-Anforderungen genügt.

Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de. Wir prüfen Ihren Meldeprozess, schlagen das passende Modell vor und stellen Trigger-Liste und Verdachtsfall-Akte innerhalb von 2 Werktagen bereit.