Gefahrstoffverzeichnis: Excel-Vorlage kostenlos und was sie wirklich liefern muss

Nach § 6 Absatz 12 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) muss jeder Arbeitgeber ein Verzeichnis aller im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe führen. Das Verzeichnis ist Pflichtbestandteil der Gefährdungsbeurteilung und wird bei jedem Audit der Berufsgenossenschaft, der Gewerbeaufsicht oder im REACH-Compliance-Check verlangt. Fehlt es, drohen Bußgelder nach § 22 ChemG bis 50.000 Euro.

Excel-Vorlagen erfüllen diese Anforderung, wenn die Pflichtfelder vollständig sind und das Dokument versioniert, datiert und unterschrieben vorliegt. Dieser Beitrag zeigt die rechtssicheren Pflichtfelder, gibt eine kostenlose Spaltenstruktur vor und beschreibt den Punkt, an dem ein Tabellenblatt operativ nicht mehr trägt und revisionssichere Lösungen übernehmen.

Die Gefahrstoffverordnung verlangt in § 6 Absatz 12 ein Verzeichnis aller im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe, in dem auf die jeweiligen Sicherheitsdatenblätter verwiesen wird. Die Mindestangaben sind in der Verordnung selbst aufgeführt und werden durch die TRGS 400 konkretisiert.

Pflichtfelder sind: Bezeichnung des Gefahrstoffs, Einstufung nach CLP-Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 oder gefährliche Eigenschaften, verwendete Mengenbereiche pro Kalenderjahr, Arbeitsbereiche in denen der Gefahrstoff verwendet wird, sowie Hinweis auf das jeweilige Sicherheitsdatenblatt. Diese fünf Felder sind das absolute Minimum.

Die TRGS 400 ergänzt vier Felder, die in der Praxis von Aufsichtsbehörden ebenfalls erwartet werden: CAS-Nummer oder Stoffidentifikation, H- und P-Sätze, Lagerklasse nach TRGS 510 und Verwendungszweck. Wer diese ergänzt, kommt auf neun Spalten, die in jeder kostenlosen Excel-Vorlage enthalten sein sollten.

Bestimmte Stoffgruppen verlangen zusätzliche Felder. Krebserzeugende, keimzellmutagene oder reproduktionstoxische (KMR-) Stoffe nach Kategorie 1A und 1B verlangen ein separates Expositionsverzeichnis nach § 14 Absatz 3 GefStoffV. Biostoffe nach BioStoffV werden in einem getrennten Verzeichnis erfasst.

Eine Übersicht aller Beauftragten-Rollen, die Gefahrstoff-Themen verantworten, finden Sie auf der CIVAC-Rollenseite Gefahrstoffbeauftragter. Die operative Pflege des Verzeichnisses liegt typischerweise beim Gefahrstoffbeauftragten in Abstimmung mit Fachkraft für Arbeitssicherheit und Werkleitung.

Eine pragmatische, rechtssichere Excel-Vorlage hat neun Spalten plus Header-Block. Spalte A: laufende Nummer für eindeutige Referenz. Spalte B: Bezeichnung des Gefahrstoffs (Handelsname plus chemische Bezeichnung, sofern abweichend). Spalte C: CAS-Nummer oder EG-Nummer. Spalte D: Einstufung nach CLP, mit Gefahrenklassen und Kategorien.

Spalte E: H-Sätze und P-Sätze, kommagetrennt. Spalte F: Mengenbereich pro Jahr (Spannweite, nicht Punktwert, z.B. 50 bis 100 kg). Spalte G: Lagerklasse nach TRGS 510. Spalte H: Arbeitsbereiche oder Räume, in denen der Stoff verwendet wird. Spalte I: Verweis auf das aktuelle Sicherheitsdatenblatt (Dateipfad, Version, Datum).

Der Header-Block oberhalb der Tabelle enthält: Unternehmen, Standort, verantwortlicher Gefahrstoffbeauftragter, Erstellungsdatum, letzte Aktualisierung, Version. Diese Metadaten sind auditrelevant. Ohne dokumentierte Versionierung gilt das Verzeichnis als nicht prüfsicher.

Ergänzende Spalten je nach Branche: Expositionsklasse bei KMR-Stoffen, AGW-Wert (Arbeitsplatzgrenzwert) nach TRGS 900, biologischer Grenzwert nach TRGS 903, gewerbliche Lagerung gemäß BetrSichV, Mengenschwellen nach Störfallverordnung bei meldepflichtigen Stoffen.

Die kostenlosen Vorlagen großer Hersteller wie BG RCI, DGUV oder Berufsgenossenschaft Holz und Metall enthalten meist diese neun Pflichtspalten. Sie sind grundsätzlich nutzbar, müssen aber an Ihre konkrete Branche angepasst werden. Vorgegebene Drop-down-Listen für Einstufungen reduzieren Tippfehler bei der Pflege.

Mehrere offizielle Stellen bieten kostenlose Excel-Vorlagen für das Gefahrstoffverzeichnis an. Die bekanntesten sind die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI), die DGUV, das Gefahrstoffinformationssystem GESTIS und einzelne Landesumweltämter. Diese Vorlagen erfüllen die Mindestanforderungen und sind branchenneutral nutzbar.

BG RCI bietet eine GHS-konforme Vorlage mit 13 Spalten an, die auch P- und H-Sätze, Lagerklasse und Schutzmaßnahmen abdeckt. Sie ist für Industriebetriebe ausreichend und kommt der DGUV-Information 213-034 nahe. Für Handwerk und Handel kann sie überdimensioniert sein.

GESTIS-Stoffdatenbank bietet keine direkte Excel-Vorlage, aber die Möglichkeit, Stoffinformationen strukturiert zu exportieren. Daraus lässt sich eine eigene Vorlage zusammenbauen, die mit aktuellen Stoffdaten gespeist wird. Vorteil: automatischer Abgleich mit der maßgeblichen Datenbank. Nachteil: hoher Anfangsaufwand.

Kommerzielle Vorlagen von Beratungsanbietern sind oft hochwertig aufgebaut, aber selten kostenlos. Einige Open-Source-Initiativen wie das Projekt OSCi liefern frei nutzbare Excel-Templates, die als Ausgangspunkt taugen, aber regelmäßig manuell aktualisiert werden müssen, wenn sich CLP- oder TRGS-Vorgaben ändern.

Ein häufiger Fehler: Eine Vorlage wird einmal eingerichtet und dann zwei Jahre nicht angefasst, während sich die CLP-Klassifizierungen oder TRGS-Werte geändert haben. Audit-fest, dokumentiert, § 6-fest geht nur mit dokumentierter Update-Routine, mindestens jährlich oder bei jeder neuen Stoffaufnahme.

Die operative Pflege des Gefahrstoffverzeichnisses verlangt eine klare Zuständigkeit. Üblicherweise ist der Gefahrstoffbeauftragte verantwortlich, in Abstimmung mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit. In kleineren Betrieben ohne benannten Beauftragten übernimmt die Geschäftsführung oder eine delegierte Person die Aufgabe.

Die Aktualisierungsfrist nach § 6 Absatz 12 GefStoffV ist unverzüglich bei Änderungen. In der Aufsichtspraxis akzeptieren Behörden eine maximale Verzögerung von drei Monaten, dokumentiert begründet. Längere Lücken führen zu Beanstandungen und in Wiederholungsfällen zu Bußgeldverfahren.

Trigger für eine Aktualisierung sind: Aufnahme eines neuen Gefahrstoffs (sofort), Wegfall eines Stoffs (innerhalb 30 Tage), Änderung der Einstufung durch den Hersteller (innerhalb 30 Tage nach SDB-Update), Änderung der Mengenbereiche oder Arbeitsbereiche (innerhalb 90 Tage), jährliche Vollaktualisierung als Pflicht-Routine.

Die jährliche Vollaktualisierung umfasst: Abgleich aller Sicherheitsdatenblätter auf Aktualität (oft zwei Jahre alte SDB im Umlauf), Abgleich der CAS-Nummern, Prüfung der CLP-Einstufung gegen GESTIS, Aktualisierung der Mengenbereiche aus dem Einkaufssystem, Überprüfung der Arbeitsbereichszuordnungen nach physischen Veränderungen am Standort.

Der Nachweis der Pflege erfolgt durch dokumentierte Reviews. Im CIVAC Workspace ist diese Routine als Audit-Vorlage hinterlegt: Pflegeplan, Eskalationsstufen, Verantwortliche, automatische Erinnerungen vor Fristablauf. Frist läuft ab Kenntnis. Wer den Trigger nicht erkennt, läuft auf das Bußgeld zu.

Eine Excel-Vorlage trägt operativ bis etwa 30 bis 50 unterschiedlichen Gefahrstoffen und einen Standort. Darüber hinaus entstehen typische Probleme: Versionsdrift zwischen lokalen Kopien, gleichzeitige Bearbeitung ohne Konfliktauflösung, fehlende Rechtevergabe, schwache Audit-Spur und Verlust der Single Source of Truth.

Der erste Stolperstein ist die Versionsdrift. In Multi-Standort-Setups wird die Vorlage kopiert, lokal gepflegt und drei Monate später existieren drei unterschiedliche Master-Versionen. Bei einem unangemeldeten Audit der Gewerbeaufsicht müssen Sie die aktuelle Version sofort vorweisen können. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit.

Der zweite Stolperstein ist die Sicherheitsdatenblatt-Verwaltung. Excel verweist nur per Dateipfad, prüft aber nicht, ob das SDB tatsächlich aktuell und nicht älter als drei Jahre ist. SDB nach REACH-Verordnung Art. 31 müssen vom Hersteller bei Änderung aktualisiert werden, was Sie aktiv überwachen müssen.

Stolperstein drei ist die Zugriffskontrolle. Wer darf das Verzeichnis lesen, wer ändern, wer löschen? Excel ohne SharePoint oder strukturierte Berechtigungen bietet keine sauberen Rollen. Eine Auditfrage zur Vier-Augen-Pflege lässt sich dann nicht belastbar beantworten.

Stolperstein vier ist die Audit-Spur. Wer hat wann welchen Eintrag geändert? Excel bietet eine begrenzte Änderungshistorie, die bei jeder Speicherung als neue Datei verloren gehen kann. Auditoren verlangen lückenlose Nachvollziehbarkeit für mindestens drei Jahre, in regulierten Sektoren bis zu zehn Jahre.

Die Migration von einer Excel-Vorlage auf eine zentrale Plattform sollte strukturiert in vier Phasen erfolgen. Phase 1: Konsolidierung. Sie sammeln alle existierenden Excel-Versionen ein, identifizieren die jeweils aktuellste pro Standort, gleichen ab und erstellen einen konsolidierten Master.

Phase 2: Bereinigung. Aus dem konsolidierten Master entfernen Sie alle nicht mehr verwendeten Stoffe (oft 15 bis 25 Prozent der Einträge), aktualisieren CLP-Einstufungen gegen GESTIS und prüfen die Aktualität der Sicherheitsdatenblätter. Diese Phase deckt typischerweise erhebliche Datenqualitätslücken auf.

Phase 3: Import in die Plattform. Die bereinigten Daten werden strukturiert importiert. Im CIVAC Workspace erfolgt das per Bulk-Upload mit Validierung gegen die Pflichtfelder nach § 6 GefStoffV. Fehlende Pflichtfelder werden vor dem Import gemeldet, was die Datenqualität sichert.

Phase 4: Anbindung an operative Prozesse. Einkauf meldet neue Stoffe automatisch ins System. SDB-Updates der Hersteller werden überwacht. Jährliche Reviews sind als Termine im Workspace hinterlegt. Berichtslinie zum Gefahrstoffbeauftragten und zur Geschäftsführung ist abgebildet.

Die operative Dauer einer Migration für einen mittelständischen Betrieb mit 80 bis 150 Gefahrstoffen liegt bei vier bis sechs Wochen. Eine externe Gefahrstoffbeauftragter-Bestellung kann diesen Prozess parallel zur Migration übernehmen und den Engpass interner Kapazität abfedern.

Ein vollständiger Eintrag im Gefahrstoffverzeichnis ist mehr als eine Zeile. Pro Stoff entstehen typischerweise zwei Bereiche: Stammdaten und Verwendungskontext. Stammdaten bleiben über die Lebensdauer des Stoffs stabil, Verwendungskontext ändert sich häufiger.

Stammdaten umfassen: laufende Nummer, Handelsname, chemische Bezeichnung, CAS-Nummer, EG-Nummer, Hersteller, CLP-Einstufung, H-Sätze, P-Sätze, AGW-Wert nach TRGS 900, biologischer Grenzwert, Lagerklasse nach TRGS 510. Diese Daten kommen aus dem Sicherheitsdatenblatt und sollten dort referenziert werden.

Verwendungskontext umfasst: Arbeitsbereiche, Tätigkeiten, Mengenbereich pro Jahr, Lagerort, Schutzmaßnahmen, Verantwortliche, letzte Gefährdungsbeurteilung, Schulungsstand. Diese Daten kommen aus dem operativen Betrieb und werden in der Gefährdungsbeurteilung dokumentiert.

Die Verknüpfung beider Bereiche ist entscheidend. Ein Stoff kann in mehreren Arbeitsbereichen und mit unterschiedlichen Mengen verwendet werden. In Excel führt das zu Mehrfachzeilen pro Stoff mit Redundanzen in den Stammdaten. In einer relationalen Plattform werden Stamm- und Verwendungsdaten getrennt geführt und beim Reporting zusammengeführt.

Für die Berichterstattung an Aufsichtsbehörden, REACH-Audits oder die Berufsgenossenschaft ist die saubere Trennung beider Ebenen Voraussetzung. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Ohne strukturierte Daten kostet jeder Bericht Tage statt Stunden.

Verstöße gegen § 6 GefStoffV werden nach § 22 Absatz 1 Nummer 2 Chemikaliengesetz mit Bußgeldern bis 50.000 Euro geahndet, in schweren Fällen bis 100.000 Euro. Bei vorsätzlicher Gefährdung der Gesundheit von Beschäftigten greifen zusätzlich strafrechtliche Tatbestände nach §§ 222, 229 StGB.

Typische Findings der Gewerbeaufsicht sind: Verzeichnis fehlt komplett (häufig in Kleinbetrieben), Verzeichnis veraltet (länger als ein Jahr ohne Update), Pflichtfelder unvollständig (fehlende CAS-Nummern, fehlende Mengenbereiche), keine Verknüpfung zu Sicherheitsdatenblättern, keine Versionierung erkennbar.

Die Berufsgenossenschaft prüft zusätzlich auf inhaltliche Konsistenz mit der Gefährdungsbeurteilung. Wenn ein Stoff im Verzeichnis steht, aber nicht in der GBU bewertet wurde, ist das ein eigenständiges Finding nach § 6 Absatz 1 GefStoffV. Umgekehrt: GBU verweist auf Stoffe, die im Verzeichnis fehlen.

REACH-Audits durch Marktüberwachungsbehörden prüfen zusätzlich, ob die im Verzeichnis erfassten Stoffe im SVHC-Kontext (Substances of Very High Concern) relevant sind und ob die Kommunikationspflichten nach Art. 33 REACH-Verordnung erfüllt wurden. Hier scheitern Betriebe häufig an fehlender Stoffidentifikation.

Im Ernstfall kombinieren Behörden mehrere Findings zu einer Gesamtbeanstandung mit Mängelliste und Frist zur Nachbesserung. Wer die Frist verpasst, riskiert Betriebsuntersagung für die betroffenen Tätigkeiten. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software.

Eine Excel-Vorlage ist der pragmatische Einstieg und für Kleinbetriebe mit wenigen Gefahrstoffen rechtlich ausreichend. Sie ersetzt aber keine strukturierte Pflege-Routine, keine Berichtslinie und keine revisionssichere Audit-Spur. Sobald Sie mehr als 30 Stoffe oder mehrere Standorte führen, lohnt die Migration auf eine zentrale Plattform.

CIVAC ist eine Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Der Workspace führt das Gefahrstoffverzeichnis als strukturierte Datenbank mit Pflichtfeld-Validierung, SDB-Anbindung, Versionierung und Audit-Spur über mindestens zehn Jahre.

Im Workspace-Modell pflegt Ihr eigener Gefahrstoffbeauftragter die Daten in der Plattform statt in Excel. Vorlagen für GBU, jährliche Reviews und Schulungsnachweise sind hinterlegt. Die EU-Datenresidenz im ISO 27001:2022-zertifizierten ISMS erfüllt auch Datenschutzanforderungen nach Art. 32 DSGVO.

Im Officer-as-a-Service-Modell bestellt CIVAC einen externen Gefahrstoffbeauftragten, der die operative Pflege übernimmt, Schulungen durchführt und im Audit gegenüber Aufsichtsbehörden vertritt. Bestellurkunde innerhalb zwei Werktagen, statt zwei bis sechs Wochen Suche.

Beide Modelle starten mit einer Bestandsaufnahme Ihres aktuellen Verzeichnisses und einer Gap-Analyse gegen § 6 GefStoffV und TRGS 400. Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de für ein strukturiertes Erstgespräch.