Externer Meldestellenbeauftragter nach dem HinSchG

Ablauf

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   Bestandsaufnahme und Schwelle

   Wir stellen zusammen, welche Gesellschaft wie viele Beschäftigte hat und welche Meldewege heute bestehen. § 12 Abs. 2 HinSchG knüpft die Pflicht an in der Regel mindestens 50 Beschäftigte, für die in § 12 Abs. 3 HinSchG genannten Unternehmen des Finanz- und Versicherungssektors gilt sie unabhängig von der Beschäftigtenzahl. Liegen mehrere kleine deutsche Gesellschaften in der Gruppe, prüfen wir an dieser Stelle die gemeinsame Stelle nach § 14 Abs. 2 HinSchG, die das Gesetz für Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten zulässt. Die Einordnung im Einzelfall trifft Ihre Rechtsabteilung, wir liefern die Zahlen und die offenen Punkte dazu.

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   Betrauung und Fachkunde

   Die Betrauung des Dritten nach § 14 Abs. 1 HinSchG wird schriftlich geregelt, zusammen mit den Befugnissen, die § 12 Abs. 4 HinSchG der internen Meldestelle einräumt. Der Meldestellenbeauftragte ist nach § 15 Abs. 1 HinSchG in der Ausübung seiner Tätigkeit unabhängig, und § 15 Abs. 2 HinSchG verlangt vom Beschäftigungsgeber, für die notwendige Fachkunde zu sorgen. Für die externe Besetzung spricht der dritte Satz des § 15 Abs. 1 HinSchG: Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben müssen ausgeschlossen sein.

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   Meldekanal und Bekanntmachung

   Kanal, Vertretung und Fristenlogik werden aufgesetzt und mit Ihrer internen Entscheidungsstelle abgestimmt. Die Beschäftigten erhalten die Information, wie sie melden und was danach geschieht, dazu die Informationen über externe Meldeverfahren nach § 13 Abs. 2 HinSchG. Wo ein Betriebsrat besteht, wird der Kanal mit ihm abgestimmt, und diese Abstimmung bestimmt in der Praxis den Starttermin.

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   Laufender Betrieb

   Jede Meldung durchläuft Eingangsbestätigung, Prüfung des Anwendungsbereichs, Prüfung der Stichhaltigkeit und Rückmeldung nach § 17 HinSchG. Die Rückmeldung erfolgt nur insoweit, als interne Nachforschungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden, § 17 Abs. 2 Satz 3 HinSchG. Sachstand und Handlungsoptionen gehen an Ihre Entscheidungsstelle, die Entscheidung über die Abhilfe bleibt dort.

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   Nachweis und Auswertung

   Die Dokumentation nach § 11 HinSchG läuft im Workspace mit Eingangsdatum, Fristen, Protokollform und Löschtermin. Anonymisierte Auswertungen zeigen, in welchen Bereichen gemeldet wird und wo Regelung oder Führung nicht greifen. Für Konzernrevision und Wirtschaftsprüfung ist der Export der Nachweis, dass Fristen eingehalten und Meldungen bearbeitet wurden.

Rechtlicher Rahmen

Die folgenden Vorschriften bestimmen, wer eine interne Meldestelle braucht, wer sie führen darf, was der Meldestellenbeauftragte mitbringen muss und was ein Versäumnis kostet. Zitiert ist jeweils der Wortlaut, damit Sie ihn gegen das Gesetz halten können.

§ 12 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 HinSchG

Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Die Pflicht nach Absatz 1 Satz 1 gilt nur für Beschäftigungsgeber mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten.

Die Pflicht ist zweigeteilt: einrichten und betreiben. Sie trifft Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten, für die in § 12 Abs. 3 HinSchG genannten Unternehmen des Finanz- und Versicherungssektors dagegen unabhängig von der Beschäftigtenzahl.

§ 14 Abs. 1 HinSchG

Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.

Satz 1 erlaubt die Auslagerung an einen Dritten ausdrücklich, das ist die Rechtsgrundlage dieser Leistung. Satz 2 zieht die Grenze: die Abhilfe schuldet weiterhin der Beschäftigungsgeber. Wer die Meldestelle vergibt, hat das Risiko nicht mitvergeben.

§ 15 Abs. 1 und Abs. 2 HinSchG

Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen. Beschäftigungsgeber tragen dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen.

Unabhängigkeit und Freiheit von Interessenkonflikten sind der Grund, aus dem die Doppelrolle mit Personalleitung oder Revision regelmäßig scheitert. Zur Fachkunde sagt das Gesetz, dass sie notwendig ist und dass der Beschäftigungsgeber für sie sorgt. Eine bestimmte Prüfung, ein Zertifikat oder ein Stundenumfang steht nicht im Gesetz.

§ 40 Abs. 2 und Abs. 6 HinSchG

Ordnungswidrig handelt, wer 1. entgegen § 7 Absatz 2 eine Meldung oder dort genannte Kommunikation behindert, 2. entgegen § 12 Absatz 1 Satz 1 nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird, oder 3. entgegen § 36 Absatz 1 Satz 1, auch in Verbindung mit § 34, eine Repressalie ergreift. Die Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 1 und 3, der Absätze 3 und 5 mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro, in den Fällen der Absätze 1 und 2 Nummer 2 mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro und in den übrigen Fällen mit einer Geldbuße bis zu zehntausend Euro geahndet werden. § 30 Absatz 2 Satz 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten ist in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 1 und 3 und der Absätze 3 und 4 anzuwenden.

Die Zuordnung wird in diesem Markt regelmäßig falsch wiedergegeben. Die fehlende interne Meldestelle ist der Fall des Absatzes 2 Nummer 2 und kostet nach Absatz 6 bis zu zwanzigtausend Euro, während bis zu fünfzigtausend Euro für das Behindern einer Meldung und für Repressalien gelten, also für das Verhalten nach einer Meldung. Der zweite Satz des Absatzes 6 ist der Grund, aus dem auch die oft genannte halbe Million nicht hierher gehört: § 30 Abs. 2 Satz 3 OWiG verzehnfacht das Höchstmaß der Geldbuße gegenüber juristischen Personen, und § 40 Abs. 6 Satz 2 HinSchG erklärt ihn nur für Absatz 2 Nummer 1 und 3 sowie die Absätze 3 und 4 für anwendbar. Für die fehlende Meldestelle nach Nummer 2 bleibt es damit bei zwanzigtausend Euro.

Preislogik

Der Preis besteht aus vier Bestandteilen, die getrennt ausgewiesen werden. Wer nach den Kosten eines Meldestellenbeauftragten sucht, vergleicht sonst Monatsbeträge, die unterschiedlich geschnitten sind.

• Zahl der Beschäftigten und Zahl der Gesellschaften, für die je eine interne Meldestelle geführt wird.
• Sprachen, in denen der Meldekanal erreichbar sein muss.
• Ob mehrere Gesellschaften mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten eine gemeinsame Stelle nach § 14 Abs. 2 HinSchG nutzen.
• Erwartete Zahl der Meldungen und die vereinbarte Zahl inklusiver Fälle.
• Ob der Kanal zusätzlich die anonyme Abgabe von Meldungen ermöglichen soll.

Sie erhalten je Bestandteil einen festen Betrag, sobald Beschäftigtenzahl, Gesellschaften und Umfang feststehen. Die Plattform kostet 49 € pro Beauftragten-Rolle und Monat und ist im Mandat gesondert ausgewiesen.

Häufige Fragen

Was kostet ein externer Meldestellenbeauftragter?

Der Preis setzt sich aus vier Bestandteilen zusammen: der einmaligen Einrichtung, einer monatlichen Mandatspauschale für die Rolle des Meldestellenbeauftragten samt Vertretung, der Fallbearbeitung je Meldung und optionalen Schulungen. Die Höhe hängt an der Beschäftigtenzahl, der Zahl der Gesellschaften, für die je eine interne Meldestelle geführt wird, den Sprachen des Meldekanals, der erwarteten Zahl der Meldungen und der Frage, ob der Kanal auch die anonyme Abgabe ermöglichen soll. Wer Angebote vergleicht, sollte auf den Schnitt achten und nicht auf den Monatsbetrag. Drei Fragen trennen einen niedrigen Preis von einem vollständigen Angebot: Wird die Fallbearbeitung oberhalb einer inklusiven Zahl gesondert berechnet, und zu welchem Satz? Ist die Fachkunde nach § 15 Abs. 2 HinSchG samt Vertretung im Preis enthalten oder eine Zusatzposition? Und wer haftet vertraglich, wenn die sieben Tage nach § 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG oder die drei Monate nach § 17 Abs. 2 HinSchG verstreichen? Wo eine Plattform ohne benannte Person angeboten wird, ist der Meldestellenbeauftragte nicht Teil des Preises, sondern bleibt bei Ihnen. Sie erhalten je Bestandteil einen festen Betrag, sobald Beschäftigtenzahl und Umfang feststehen. Die Plattform kostet 49 € pro Beauftragten-Rolle und Monat und wird gesondert ausgewiesen.

Braucht ein Meldestellenbeauftragter einen Fachkundenachweis?

Das Gesetz kennt keinen Fachkundenachweis als Urkunde. § 15 Abs. 2 Satz 1 HinSchG lautet: Beschäftigungsgeber tragen dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Adressat ist damit der Beschäftigungsgeber, nicht die beauftragte Person, und das Gesetz nennt weder eine Prüfung noch ein Zertifikat noch einen Stundenumfang. Was inhaltlich verlangt ist, ergibt sich aus den Aufgaben: der sachliche Anwendungsbereich des Gesetzes, das Verfahren und die Fristen nach § 17 HinSchG, die Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG, das Vertraulichkeitsgebot des § 8 HinSchG und die Dokumentation nach § 11 HinSchG. Praktisch weist man die Fachkunde über Qualifikation, Schulungsnachweise und Berufserfahrung nach, und bei einer externen Besetzung wird sie im Mandat dokumentiert.

Muss die interne Meldestelle anonyme Meldungen ermöglichen?

Hier stehen zwei Sätze nebeneinander, die oft zusammengezogen werden. § 16 Abs. 1 Satz 4 HinSchG lautet: Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Satz 5 lautet: Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Die Bearbeitung anonymer Meldungen ist also vorgesehen, die technische Möglichkeit zur anonymen Abgabe ist nicht vorgeschrieben. Wer ein anonymes Postfach betreibt, tut mehr als das Gesetz verlangt, und wer keines betreibt, muss eine anonym eingehende Meldung dennoch bearbeiten. Anbieter, die eine gesetzliche Pflicht zum anonymen Kanal behaupten, geben den Wortlaut nicht richtig wieder.

Ab wie vielen Beschäftigten ist eine interne Meldestelle Pflicht?

§ 12 Abs. 2 HinSchG lautet: Die Pflicht nach Absatz 1 Satz 1 gilt nur für Beschäftigungsgeber mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Maßgeblich ist das Wort jeweils: gezählt wird je Beschäftigungsgeber, nicht über den Konzern hinweg. Unabhängig von der Beschäftigtenzahl gilt die Pflicht nach § 12 Abs. 3 HinSchG für die dort genannten Unternehmen, darunter Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Institute im Sinne des Kreditwesengesetzes und Unternehmen im Sinne des Versicherungsaufsichtsgesetzes. Für den Mittelstand ist § 14 Abs. 2 HinSchG die wichtigste Erleichterung: mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 HinSchG bleiben die Pflicht zur Abhilfe und die Rückmeldung an die hinweisgebende Person aber bei der einzelnen Gesellschaft.

Welche Fristen gelten für die Bearbeitung einer Meldung?

Zwei Fristen aus § 17 HinSchG bestimmen den Takt. Der Eingang einer Meldung ist der hinweisgebenden Person spätestens nach sieben Tagen zu bestätigen, § 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG. Die Rückmeldung ist innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs zu geben, und wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung, § 17 Abs. 2 HinSchG. Die Rückmeldung umfasst die geplanten und die bereits ergriffenen Folgemaßnahmen samt Gründen. Sie darf nach § 17 Abs. 2 Satz 3 HinSchG nur so weit gehen, dass interne Nachforschungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden. Diese Fristen laufen unabhängig von Urlaub und Krankheit, weshalb die Vertretungsregelung Teil des Mandats ist.

Wie ist die Hinweisgeberplattform technisch und datenschutzrechtlich ausgestaltet?

Der Meldekanal nimmt Meldungen in mündlicher und in Textform entgegen, wie § 16 Abs. 3 HinSchG es verlangt, und ermöglicht auf Ersuchen eine persönliche Zusammenkunft. Der Zugriff auf eingehende Meldungen ist auf die zuständigen und die unterstützenden Personen beschränkt, wie § 16 Abs. 2 HinSchG und das Vertraulichkeitsgebot des § 8 HinSchG es vorgeben, im Workspace über fallbezogene Rollen abgebildet. Die Dokumentation ist append-only und dauerhaft abrufbar, wie § 11 Abs. 1 HinSchG es fordert, Tonaufzeichnungen nur mit Einwilligung nach § 11 Abs. 2 HinSchG, und die Löschung drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens nach § 11 Abs. 5 HinSchG läuft als überwachte Frist mit. Betrieb und Support erfolgen aus Deutschland und in deutscher Sprache. Hosting-Ort, Unterauftragnehmer, Sicherheitsstandards und die Regelungen zur Auftragsverarbeitung werden im Angebot und im Vertrag benannt und nicht auf dieser Seite behauptet.

Ersetzt die AGG-Beschwerdestelle die interne Meldestelle nach dem HinSchG?

Nein, es sind zwei Pflichten mit zwei Anwendungsbereichen. Die Beschwerdestelle nach § 13 Abs. 1 AGG nimmt Beschwerden wegen Benachteiligung aus den in § 1 AGG genannten Gründen entgegen und gilt unabhängig von der Beschäftigtenzahl. Die interne Meldestelle nach § 12 Abs. 1 Satz 1 HinSchG nimmt Meldungen über Verstöße im sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG entgegen und ist an in der Regel mindestens 50 Beschäftigte geknüpft, § 12 Abs. 2 HinSchG. Auch die Fristen sind verschieden: das AGG nennt für die Bearbeitung keine, das HinSchG bindet die Meldestelle in § 17 an sieben Tage und drei Monate. Die Folgen unterscheiden sich ebenfalls, denn das AGG enthält keine Bußgeldvorschrift und wirkt zivilrechtlich über §§ 15 und 22 AGG, während § 40 HinSchG eine Ordnungswidrigkeit vorsieht. In der Praxis laufen beide Wege nebeneinander, und die Zuordnung einer eingehenden Meldung gehört zum Verfahren, nicht zur Entscheidung der beschäftigten Person. CIVAC führt beide Stellen getrennt und im selben Workspace: die AGG-Seite steht auf der Seite zur externen Beschwerdestelle nach § 13 AGG, die Zusammenführung aller Beschwerde- und Meldewege auf der Seite zum Beschwerdewesen.