SiFa-Kosten 2026: Was eine Fachkraft für Arbeitssicherheit wirklich kostet

Die Kosten einer Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) sind in Deutschland eine direkte Funktion von zwei Faktoren: der Einsatzzeit nach DGUV Vorschrift 2 in Verbindung mit dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und dem Stundensatz des Anbieters. Beides ist messbar, beides ist verhandelbar, und beides wird in der Praxis selten zusammen betrachtet. Ein Unternehmen mit 80 Beschaeftigten in der Metallverarbeitung schuldet seinem Personal nach Anlage 2 der DGUV Vorschrift 2 in der Regel 2,2 Stunden Grundbetreuung pro Mitarbeitendem und Jahr; bei einem realistischen Stundensatz von 110 Euro entspricht das 19.360 Euro Grundkosten pro Jahr, ohne anlassbezogene Betreuung, Schulungen oder Sondereinsaetze.

Dieser Beitrag erklaert, wie die Einsatzzeiten zu berechnen sind, welche Stundensaetze 2026 in Deutschland marktueblich sind, wie Pauschalmodelle gegen Stundenabrechnung performen und welche Kostenposten haeufig vergessen werden. Er ordnet den Markt nach Betriebsgroessen, Branchen und Betreuungsmodell und zeigt, wo der Unterschied zwischen einem belastbaren und einem oberflaechlichen Angebot liegt. CIVAC ist eine Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. In beiden Modellen ist die Einsatzzeit dokumentiert, die Stundensaetze sind transparent ausgewiesen und die Audit-Vorlagen für Gefaehrdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Begehungen sind im Workspace versioniert hinterlegt.

Das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) von 1973 verpflichtet Arbeitgeber in § 5, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit schriftlich zu bestellen. Die konkrete Einsatzzeit regelt die DGUV Vorschrift 2, die alle Unfallversicherungstraeger der gewerblichen Wirtschaft und der öffentlichen Hand seit 2011 weitgehend einheitlich umgesetzt haben. Anlage 2 der Vorschrift teilt Branchen in drei Gefaehrdungsgruppen (I, II, III) und ordnet jeder Gruppe eine Grundbetreuungsstunde pro Mitarbeitendem und Jahr zu: Gruppe I (zum Beispiel Buero, Banken, Verwaltung) 0,5 Stunden, Gruppe II (Handel, Bildung) 1,5 Stunden, Gruppe III (Bau, Metall, Chemie, Logistik) 2,5 Stunden. Die Branchenzuordnung ergibt sich aus der Wirtschaftszweigsystematik und kann über die Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft eindeutig bestimmt werden.

Die Grundbetreuung wird ergaenzt durch einen anlassbezogenen Teil. Beispiele sind die Inbetriebnahme neuer Anlagen, die Änderung von Arbeitsverfahren, Unfallschwerpunkte und besondere Schulungsbedarfe. Anlage 4 enthaelt einen Aufgabenkatalog mit Bewertungsfaktoren von 0,2 bis 1,5 pro Aufgabe; aus der Summe ergibt sich die anlassbezogene Stundenzahl. In Summe ergibt sich die Gesamtbetreuungszeit, die der Arbeitgeber jaehrlich nachweisbar erbringen lassen muss. Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit, die diese Stunden nicht erbringt, dokumentiert nicht und gilt bei Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft oder die Gewerbeaufsicht als nicht ausreichend tätig. Die Dokumentation der Einsatzzeit ist damit selbst Compliance-pflichtig und nicht nur Kostencontrolling. In Konzernstrukturen mit mehreren Tochtergesellschaften ist die Berechnung je rechtlicher Einheit zu führen, weil Bestellung und Berichtsweg auf Ebene des einzelnen Arbeitgebers angesiedelt sind. Eine konsolidierte Gesamtansicht ist organisationsintern sinnvoll, ersetzt aber nicht die Einzelnachweise je Betrieb, die im Prüfungsfall verlangt werden.

Externe SiFa-Stundensaetze bewegen sich 2026 in Deutschland zwischen 95 und 160 Euro netto. Einzelpraxen und freiberufliche Anbieter ohne grosse Infrastruktur liegen am unteren Ende des Korridors, etablierte Dienstleister mit überregionalen Strukturen, Fortbildungskonzept und Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 am oberen Ende. Spezialbranchen wie Chemie, Pharma, Healthcare und Offshore-Industrie zahlen 160 bis 230 Euro, weil die fachliche Spezialisierung (Gefahrstoffrecht, ATEX, Strahlenschutz) selten ist und die Anbieter Auslastung und Reisezeiten einpreisen. Hinzu kommen Anfahrtskosten ab dem zweiten Standort; ueblich sind 0,60 bis 0,90 Euro pro Kilometer oder Pauschalen ab 35 Euro für den Einzelbesuch innerhalb von 30 Kilometern.

Interne SiFa kosten den Arbeitgeber Vollkosten, die über den reinen Bruttolohn hinausgehen. Ein interner SiFa mit 65.000 Euro Jahresbruttogehalt verursacht Arbeitgeberkosten von 80.000 bis 92.000 Euro inklusive Sozialabgaben, Fortbildungen und Buerokosten. Umgerechnet auf 1.700 produktive Stunden pro Jahr ergibt das einen kalkulatorischen Stundensatz von 47 bis 54 Euro. Diese Zahl wirkt zunaechst guenstiger als der externe Markt, vernachlaessigt aber Vertretung, Spezialfortbildung und das Risiko, dass der interne Mitarbeiter andere Aufgaben mit erledigt und damit die SiFa-Funktion verwaessert. CIVAC dokumentiert in beiden Modellen die Einsatzzeit und die zugehoerigen Kosten transparent, sodass Sie die echte Vergleichsbasis sehen, nicht eine gefuehlte. Der Workspace führt das Stundenkonto je Standort und je Beauftragten und gleicht es mit der Soll-Einsatzzeit aus Anlage 2 ab. Die Quartals- und Jahresberichte für die Geschäftsleitung werden automatisch generiert und sind ein belegbares Fundament für die Verrechnung in mehreren Standorten oder Tochtergesellschaften. Damit entfaellt die manuelle Aufbereitung am Jahresende, die in vielen Mittelstandsstrukturen einen drei- bis fuenfstelligen Aufwand verursacht.

Beispiel 1: Buerodienstleister mit 30 Mitarbeitenden, Gefaehrdungsgruppe I. Grundbetreuung 30 mal 0,5 Stunden gleich 15 Stunden pro Jahr. Anlassbezogene Betreuung etwa 8 Stunden. Gesamt rund 23 Stunden bei 100 Euro Stundensatz gleich 2.300 Euro pro Jahr, also rund 192 Euro pro Monat. Eine Pauschale von 220 bis 280 Euro pro Monat ist hier realistisch und schliesst kleinere Sondereinsaetze ein. Beispiel 2: Metallverarbeitender Betrieb mit 80 Mitarbeitenden, Gruppe III. Grundbetreuung 80 mal 2,5 Stunden gleich 200 Stunden, anlassbezogen etwa 60 Stunden. Gesamt 260 Stunden bei 110 Euro gleich 28.600 Euro pro Jahr oder rund 2.383 Euro pro Monat. Pauschalen von 1.800 bis 2.500 Euro decken das Grundgeschaeft, für Sondereinsaetze faellt ein Stundenhonorar an.

Beispiel 3: Klinikbetrieb mit 350 Mitarbeitenden, gemischtes Profil (Gruppe II für Verwaltung, Gruppe III für Reinigung und OP). Grundbetreuung gewichtet etwa 1,8 Stunden je Mitarbeitendem, also 630 Stunden, plus anlassbezogen 180 Stunden ergibt 810 Stunden bei 135 Euro Branchenpreis gleich 109.350 Euro pro Jahr. Eine interne SiFa mit zusaetzlicher externer Spezialbetreuung kombiniert hier wirtschaftlich am besten. Die Beispiele zeigen, dass Pauschalen nur dann fair sind, wenn die unterliegende Stundenrechnung transparent ist und nicht im Kleingedruckten ausgekoppelt wird. CIVAC veroeffentlicht im Angebot eine vollstaendige Einsatzzeitkalkulation und vermeidet damit die Nachverhandlung im laufenden Mandat, die in vielen klassischen Vertraegen den Loewenanteil der Konflikte verursacht. Aus den drei Beispielen wird auch sichtbar, warum branchenuebergreifende Vergleiche schwierig sind: Der Faktor 5 zwischen Buerodienstleister und Klinik je Mitarbeitendem ist keine Servicedifferenz, sondern eine Konsequenz der unterschiedlichen Gefaehrdungsklassen.

Pauschalmodelle eignen sich für Unternehmen mit stabilem Betreuungsbedarf und planbarem Aufwand. Sie geben Budgetsicherheit und vereinfachen die Buchhaltung. Der Risikoanteil liegt beim Dienstleister, der bei unerwartet hohem Aufwand nachschiessen muss; im Gegenzug kalkuliert er einen Risikoaufschlag von etwa 8 bis 15 Prozent ein. Stundenmodelle eignen sich für Betriebe mit volatilem Bedarf, viele anlassbezogene Aufgaben oder Sondereinsaetzen. Sie sind transparent in der Abrechnung, erfordern aber eine vertrauensvolle Stundenerfassung und ein Reporting, das der Auftraggeber nachvollziehen kann.

Eine Mischform ist verbreitet und sinnvoll: feste Pauschale für die Grundbetreuung nach Anlage 2 und Stundenabrechnung für alles, was darueber hinaus geht. So bleibt das Grundgeschaeft planbar, Sondereinsaetze sind separat ausweisbar und in der Nachkalkulation erkennbar. Wichtig ist, dass die Pauschale die Stundenzahl benennt, die sie abdeckt, und dass eine Definition vorliegt, was als Sondereinsatz gilt. CIVAC schlüsselt im Angebot die Pauschale auf die enthaltenen Stunden auf und stellt die Stundenstaffel für Mehrleistungen transparent dar. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Die Kostenposition wird damit für den Auftraggeber zur reproduzierbaren Größe und nicht zur Verhandlungspoker-Runde am Jahresende. Insbesondere bei Konzernstrukturen ist diese Transparenz Voraussetzung für interne Verrechnungen zwischen Standorten und Tochterunternehmen. Die Steuerabteilung erwartet bei der Verrechnung von Beauftragtenleistungen zwischen rechtlichen Einheiten eine fremdvergleichsfaehige Stundenkalkulation, sonst geraet die Verrechnung in den Verdacht der verdeckten Gewinnausschuettung. Eine sauber gefuehrte Stundendokumentation entkraeftet diesen Verdacht ohne Diskussion. Wer sich frueh dafuer entscheidet, vermeidet spaeter eine Diskussion mit Wirtschaftspruefern, die solche Posten gerne in den Anhang verschieben.

Die Liste der vergessenen Posten ist lang. Anfahrtskosten zu Standorten außerhalb des Stammgebiets, Sondergutachten zur Lasten- oder Gefahrstoffanalyse, Schulungen für Sicherheitsbeauftragte nach § 22 SGB VII, Begehungsprotokolle für ATEX-Bereiche, Erstellung und Pflege der Gefaehrdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG, Vor-Ort-Erste-Hilfe-Schulungen mit externem Bildungstraeger und der Aufwand für den jaehrlichen ASA-Sitzungsbericht nach § 11 ASiG. Wer diese Posten nicht im Vertrag findet, sollte explizit nach den Konditionen fragen, weil sie sich im laufenden Jahr akkumulieren und schnell 20 bis 35 Prozent zur ausgewiesenen Pauschale hinzufuegen.

Ein weiterer Posten ist die Stellvertretung. Faellt der externe SiFa aus, etwa wegen Krankheit oder Urlaub, muss der Dienstleister einen qualifizierten Ersatz stellen koennen. Wer diese Klausel nicht im Vertrag hat, riskiert in Spitzenzeiten unbetreute Phasen, die im Prüfungsfall als Mangel gewertet werden. CIVAC schreibt die Stellvertretungsregelung im Angebot fest und stellt im Workspace sicher, dass jede Aufgabe auch beim Wechsel des Beauftragten lueckenlos übergeben wird. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Das gilt auch für Vertretungsregelungen, die im klassischen Dienstleistungsvertrag oft nur muendlich getroffen werden. Die Berufsgenossenschaft erkennt eine SiFa-Betreuung nur dann als ausreichend an, wenn die Stellvertretung dokumentiert und gleichwertig qualifiziert ist; das wird in der Prüfung gezielt abgefragt. Ebenfalls oft vergessen: die Kosten für die Fortbildung der SiFa selbst. Pflichtfortbildung von mindestens 20 Stunden alle drei Jahre ist Standard, in regulierten Branchen zwischen 40 und 60 Stunden. Wer das nicht im Vertrag hat, bekommt es spaeter über Sondervergueten in Rechnung gestellt. CIVAC bezieht die Fortbildungskosten in die Pauschale ein und macht sie damit zu einer planbaren Position, die nicht überraschend im laufenden Jahr auftaucht.

Drei Kostenfelder überlagern sich mit der SiFa-Funktion und werden in der Kalkulation haeufig falsch zugeordnet. Erstens die jaehrliche Unterweisung nach § 12 ArbSchG: Sie ist Arbeitgeberpflicht, kann von der SiFa fachlich unterstuetzt, aber nicht ersetzt werden. Eine SiFa-Stunde für eine Unterweisung ist guenstig im Vergleich zu einem externen Trainer, bindet aber die SiFa-Einsatzzeit, die sonst für Begehungen oder Beratung verfuegbar waere. Zweitens die Gefaehrdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG: Sie ist Arbeitgeberpflicht, wird in der Regel von der SiFa erstellt und mit dem Betriebsarzt abgestimmt. Eine sorgfaeltig erstellte Gefaehrdungsbeurteilung kostet einmalig 8 bis 25 Stunden, abhaengig von der Betriebskomplexitaet.

Drittens die ASA-Sitzungen nach § 11 ASiG: Mindestens viermal jaehrlich, mit Protokoll und Beschluessen. Die SiFa nimmt teil, der Betriebsarzt ebenfalls, der Sicherheitsbeauftragte und der Arbeitgeber bzw. eine bevollmaechtigte Person. Eine ASA-Sitzung kostet pro SiFa etwa 2 bis 4 Stunden inklusive Vor- und Nachbereitung. Bei vier Sitzungen pro Jahr summiert sich das auf 8 bis 16 Stunden. CIVAC stellt im Workspace standardisierte Vorlagen für Unterweisung, Gefaehrdungsbeurteilung und ASA-Protokoll bereit, die die Vor- und Nachbereitungszeit pro Sitzung um 30 bis 50 Prozent reduzieren. Der Workspace verwaltet 25 Beauftragten-Rollen und 490 Audit-Vorlagen; viele dieser Vorlagen sind direkt SiFa-relevant und reduzieren den Zeitaufwand. Insbesondere die Verzahnung mit dem Betriebsarzt wird über das gemeinsame ASA-Modul effizient gestaltet, das beiden Rollen einen einheitlichen Aktenstand zeigt. Die Wiedervorlage von Unterweisungen erfolgt automatisch und benachrichtigt sowohl SiFa als auch HR-Verantwortliche, sodass keine Unterweisung wegen Personalwechsel oder Abteilungsumstellung übersehen wird. Auch für Bestandsmitarbeiter laeuft die Jahresfrist im System, was bei klassischen Excel-Listen nach wenigen Personalwechseln nicht mehr funktioniert.

Externe SiFa ist die Standardoption für Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden. Sie ist flexibel, bringt Fachwissen über mehrere Branchen, ist im Krankheitsfall durch den Dienstleister ersetzbar und bindet keine internen Ressourcen. Nachteil: Sie kennt den Betrieb nicht so tief wie eine interne Kraft, was bei sehr spezifischen Prozessen Mehraufwand erzeugt. Interne SiFa wird ab etwa 500 Mitarbeitenden wirtschaftlich, weil die Vollkosten dann auf eine ausreichende Stundenmenge umgelegt werden koennen. Sie ist tief im Betrieb verankert, kennt die Kollegen und kann anlassbezogen schnell reagieren. Nachteil: Sie braucht Vertretung, Fortbildung und ein Karriereumfeld, das sie nicht zur Einzelkaempferin macht.

Hybridmodelle kombinieren beide Welten. Eine interne SiFa mit Grundqualifikation arbeitet im Tagesgeschaeft, eine externe SiFa mit Spezialqualifikation (etwa Gefahrstoffrecht, ATEX, Lasten- und Verkehr) wird projektbezogen oder für Audits zugekauft. Die externe Stelle stellt zudem die Vertretung bei Ausfall der internen Kraft sicher. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. CIVAC unterstuetzt beide Modelle und das Hybrid: Der Workspace führt das Stundenkonto je Person und Aufgabe, sodass die wirtschaftliche Aufteilung jederzeit nachpruefbar ist und Berufsgenossenschaften bei Prüfungen eine konsolidierte Sicht erhalten. Das ist auch für interne Verrechnungspreise zwischen Konzerngesellschaften belastbar und vermeidet steuerliche Diskussionen über den fremdueblichen Charakter der Beauftragtenleistung. Auch bei einer geplanten Umstellung von extern auf intern (oder umgekehrt) liefert das Stundenkonto die Grundlage für die wirtschaftliche Entscheidung; ohne diese Datenbasis entscheiden Geschäftsfuehrungen oft nach Bauchgefuehl, was sich im Nachhinein als teuer erweist. Eine objektive Vergleichsrechnung mit Voll- und Stundenkosten unter Einbeziehung von Vertretung und Fortbildung ist im Workspace als Standardvorlage hinterlegt.

Prüfer der Berufsgenossenschaften und der Laenderaufsichten kontrollieren regelmäßig die SiFa-Akte. Sie erwarten: die Bestellurkunde der SiFa nach § 5 ASiG, den Nachweis der Qualifikation (Fortbildungszertifikate der letzten drei Jahre), die Einsatzzeitberechnung nach Anlage 2 DGUV Vorschrift 2 mit nachvollziehbarer Branchenzuordnung, die anlassbezogenen Stunden mit Aufgabenkatalog, das Stundenkonto mit Ist-Erfassung, die Gefaehrdungsbeurteilung mit Prüfdatum und Verantwortlichem, die ASA-Sitzungsprotokolle und die Unterweisungsprotokolle der letzten zwei Jahre. Fehlen einzelne Teile, wird ein Mangel im Prüfbericht festgehalten und eine Frist zur Nachbesserung gesetzt.

In besonders gelagerten Faellen (Arbeitsunfall, Berufskrankheit, anonyme Anzeige) wird die Prüfung vertieft. Dann fragen Prüfer konkret nach den Beratungsleistungen vor dem Vorfall: Hat die SiFa auf das Risiko hingewiesen, gibt es ein Protokoll, wurde die Empfehlung umgesetzt, ist die Umsetzung dokumentiert. Die Beweisfuehrung verlagert sich damit auf den Arbeitgeber, der nach § 17 SGB VII die Verantwortung für die Umsetzung der Praeventionsmassnahmen traegt. CIVAC führt im Workspace ein Audit-Log, das Beratungen, Empfehlungen, Umsetzungsstand und Verantwortliche zeitstempelt und versioniert. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Auch im zivilrechtlichen Schadensfall, etwa nach einem schweren Arbeitsunfall mit Personenschaden, dient diese Akte als Entlastungsbeleg gegenueber Versicherern und Strafverfolgungsbehoerden. Strafrechtlich greift § 130 OWiG bei Verletzungen der Aufsichtspflicht; die Geschäftsleitung kann mit Geldbussen bis zu einer Million Euro persoenlich belangt werden, wenn keine ordnungsgemaesse SiFa-Betreuung nachweisbar ist. Eine lueckenhafte Akte ist hier kein Detail, sondern ein Hebel mit erheblicher Wirkung. Frist laeuft ab Kenntnis. Auch das Beweisrecht spielt eine Rolle: Vor Strafgerichten und Sozialgerichten muss der Arbeitgeber die Erfuellung seiner Aufsichtspflichten belegen, was ohne strukturierte Akte praktisch nicht möglich ist.

Ein realistisches SiFa-Angebot beginnt mit drei Zahlen: der Mitarbeiterzahl, der Branchenzuordnung nach Anlage 2 DGUV Vorschrift 2 und der Standortverteilung. Aus diesen drei Zahlen ergibt sich die Soll-Einsatzzeit, und aus der Einsatzzeit ergibt sich der Stundensatz und damit der Jahresaufwand. Ein Anbieter, der ohne diese Angaben eine Pauschale ausspricht, vermarktet ein Risiko, nicht eine Leistung. Prüfen Sie deshalb jedes Angebot daran, ob die Einsatzzeit explizit benannt ist, ob der Stundensatz transparent ist und ob die Sonderpositionen klar abgegrenzt sind. Diese drei Anforderungen sind nicht streitig; wer sie nicht erfuellt, hat schlicht ein unsauberes Angebot vorgelegt.

CIVAC ist eine Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. In beiden Modellen sehen Sie die Einsatzzeit, das Stundenkonto, die anlassbezogenen Aufgaben und die zugeordneten Kosten transparent im Workspace. Die SLA betraegt zwei Werktage für die Bestellung der externen SiFa, klassische Anbieter liegen bei zwei bis sechs Wochen. Aus dem Lesen einen Auftrag machen: Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular. Wir klaeren Branchenzuordnung, Mitarbeiterzahl, Standortverteilung und Service-Level in einem 30-minuetigen Gespraech und schicken anschliessend einen Vertragsentwurf mit transparentem Leistungsverzeichnis und Einsatzzeitkalkulation. Audit-fest, dokumentiert, § 5 ASiG-fest. Die Kosten sind dann nicht mehr eine Black Box, sondern eine prüfbare Größe, die Sie jederzeit gegenueber Geschäftsleitung, Aufsichtsrat und Berufsgenossenschaft verteidigen koennen. Das ist insbesondere für wachstumsstarke Unternehmen wichtig, die im Laufe eines Jahres die Schwelle zur naechsten Gefaehrdungsgruppe überschreiten und die Einsatzzeit nachsteuern muessen, ohne dass die Berufsgenossenschaft eine Unterversorgung feststellt.