SiFa-Einsatzzeit nach DGUV Vorschrift 2 berechnen: Anlage 2 und Anlage 3 erklaert

Die Einsatzzeit der Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) ergibt sich aus der DGUV Vorschrift 2 zur betriebsaerztlichen und sicherheitstechnischen Betreuung. Die Vorschrift unterscheidet zwischen Regelbetreuung mit Grundbetreuung nach Anlage 2 sowie betriebsspezifischer Betreuung nach Anlage 3 für Betriebe ab elf Beschaeftigten, und Alternativbetreuung für Betriebe bis zehn Beschaeftigte. Die Grundbetreuung wird in Stunden pro Beschaeftigtem und Jahr ausgedrueckt und richtet sich nach der Betreuungsgruppe, in die der Betrieb anhand seiner WZ-Branche eingestuft ist. Die betriebsspezifische Betreuung ergibt sich aus einer Risikoanalyse mit elf Aufgabenfeldern, die der Betrieb gemeinsam mit SiFa und Betriebsarzt durchführt und dokumentiert. Eine falsche Berechnung führt zu Unterdimensionierung mit Haftungsrisiko nach § 130 OWiG oder zu Überdimensionierung mit unnoetigen Kosten.

Dieser Beitrag erklaert die Logik der DGUV Vorschrift 2 Schritt für Schritt, zeigt eine Beispielrechnung und beschreibt typische Fehler. Sie erfahren außerdem, wie CIVAC als Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service die Berechnung, Bestellung und Dokumentation in einem auditfesten Workspace führt. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Wer das System prüfbar führt, schuetzt Beschaeftigte, Geschäftsleitung und Betrieb gleichermassen. Eine prüfbare Berechnung ist damit die Eintrittskarte zu einer geordneten BG-Prüfung.

DGUV Vorschrift 2 ist eine Unfallverhuetungsvorschrift der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen, die § 2 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) konkretisiert. Sie verpflichtet alle Arbeitgeber, ihren Betrieb durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit und einen Betriebsarzt betreuen zu lassen. Die Vorschrift unterscheidet zwei Modelle. Regelbetreuung für Betriebe ab elf Beschaeftigten, gegliedert in Grundbetreuung nach Anlage 2 und betriebsspezifische Betreuung nach Anlage 3, sowie Alternativbetreuung für Betriebe bis zehn Beschaeftigte mit vereinfachten Anforderungen.

Die Stundenermittlung folgt zwei Logiken. Die Grundbetreuung ist standardisiert und wird in Stunden pro Beschaeftigtem und Jahr ausgedrueckt, abhaengig von der Betreuungsgruppe. Die betriebsspezifische Betreuung ist individuell und ergibt sich aus elf Aufgabenfeldern, die der Betrieb bewertet. Beide Anteile sind zusammenzufuehren und auf SiFa und Betriebsarzt aufzuteilen, weil die DGUV Vorschrift 2 für beide Rollen eine gemeinsame Betrachtung vorsieht. Die Aufteilung folgt der inhaltlichen Zuständigkeit, nicht einer starren Quote.

Die schriftliche Bestellung der Fachkraft für Arbeitssicherheit ist Pflicht nach § 5 ASiG. Inhalte sind die Aufgaben nach § 6 ASiG, die Einsatzzeit nach DGUV Vorschrift 2, die Berichtslinie an die Geschäftsleitung und der Zugang zu allen relevanten Bereichen des Betriebs. Ohne schriftliche Bestellung gilt die SiFa als nicht bestellt, was bei Prüfungen durch die BG zu Beanstandungen und im Schadensfall zur persoenlichen Haftung der Geschäftsleitung nach § 130 OWiG führt. Der CIVAC-Workspace führt Bestellurkunden als versionierte Dokumente mit Erinnerung an Verlaengerungstermine. Die Vorschrift ist Teil des Pflichtenkanons des Arbeitgebers nach § 3 ArbSchG und Prüfgegenstand bei jeder Aufsichtsmassnahme der Berufsgenossenschaft im laufenden Betreuungsverhaeltnis. So bleibt die Bestellung lebendig und passt sich an Personalwechsel sowie Aufgabenverschiebungen ohne Bruch an.

Anlage 2 der DGUV Vorschrift 2 ordnet jeden Betrieb in eine von drei Betreuungsgruppen ein. Gruppe I umfasst Branchen mit hohem Gefaehrdungspotenzial wie Bau, Bergbau, Metallerzeugung und Teile der Chemie. Gruppe II umfasst Branchen mittlerer Gefaehrdung wie Maschinenbau, Logistik, Gastgewerbe und Teile des Gesundheitswesens. Gruppe III umfasst Branchen geringer Gefaehrdung wie Buero, Banken, Versicherungen und Teile der öffentlichen Verwaltung. Die Einstufung erfolgt anhand der WZ-Branchennummer des Betriebs in einer in der Vorschrift abgedruckten Tabelle.

Aus der Einstufung folgt der Stundenansatz pro Beschaeftigtem und Jahr. Gruppe I betraegt 1,2 Stunden, Gruppe II 0,3 Stunden, Gruppe III 0,3 Stunden, jeweils als Summe für SiFa und Betriebsarzt zusammen. Der Aufteilungsschluessel zwischen den beiden Rollen ist in der Vorschrift nicht starr festgelegt, sondern wird auf Grundlage der inhaltlichen Aufgaben festgelegt. In der Praxis sind Verhaeltnisse zwischen 70 zu 30 und 50 zu 50 zugunsten der SiFa ueblich, abhaengig von der Branche und den vorhandenen Risiken im Betrieb.

Aus dem Stundenansatz und der Mitarbeiterzahl ergibt sich der Grundbetreuungsaufwand. Ein Buerodienstleister mit 100 Beschaeftigten in Gruppe III hat einen Grundbetreuungsbedarf von 30 Stunden pro Jahr, von denen typischerweise 18 bis 21 Stunden auf die SiFa entfallen. Ein metallverarbeitender Betrieb mit 100 Beschaeftigten in Gruppe I hat einen Grundbetreuungsbedarf von 120 Stunden pro Jahr. Der CIVAC-Workspace bringt einen Berechnungsmodus, in dem WZ-Branche, Mitarbeiterzahl und Aufteilungsschluessel hinterlegt sind und der Aufwand pro Quartal aktualisiert wird, wenn Mitarbeiterzahlen sich aendern. Eine saubere Dokumentation der Einstufung mit Bezug auf die WZ-Nummer ist Pflicht und vermeidet Diskussionen mit der Berufsgenossenschaft über die richtige Gruppe und damit den korrekten Stundenansatz.

Anlage 3 der DGUV Vorschrift 2 definiert die betriebsspezifische Betreuung als individuell zu bemessenden Anteil. Sie ergibt sich aus elf Aufgabenfeldern, die der Betrieb gemeinsam mit SiFa und Betriebsarzt bewertet. Die Aufgabenfelder sind regelmäßig wiederkehrende Aufgaben wie Gefaehrdungsbeurteilungen, betriebsspezifische Unterweisungen, Untersuchung von Unfaellen, Mitwirkung in Sicherheits- und Gesundheitsausschuessen, sowie temporaere Themen wie Einführung neuer Maschinen, Bauprojekte, Audits oder Erkenntnisse aus dem Arbeitsschutzmanagement. Die Vorschrift liefert eine Liste der Felder ohne starre Stundenansaetze.

Die Bewertung erfolgt in einem strukturierten Verfahren. Erstens werden die elf Felder gegen die Realitaet des Betriebs gepruegt. Welche sind relevant, welche nicht. Zweitens werden für die relevanten Felder Aufwaende geschaetzt, mit Stundenbudgets pro Jahr. Drittens werden temporaere Themen mit kalkulierten Projektkontingenten hinzugefuegt. Die Bewertung wird schriftlich dokumentiert und mindestens jaehrlich überprueft, bei wesentlichen Veraenderungen wie neuen Standorten oder Produktionsumstellungen unverzueglich angepasst. Die schriftliche Vereinbarung ist Bestandteil der Bestellung.

In der Praxis liegen die betriebsspezifischen Anteile zwischen 30 und 200 Prozent des Grundbetreuungsaufwands. Ein Buerodienstleister ohne besondere Risiken landet meist bei 30 bis 50 Prozent, ein Industriebetrieb mit Schichtbetrieb und mehreren Standorten bei 100 bis 200 Prozent. Der CIVAC-Workspace führt für jedes der elf Felder eine Bewertungsmaske mit Beispielen, sodass die Fachkraft für Arbeitssicherheit die Bewertung mit der Geschäftsleitung prüfbar abstimmen kann. Die schriftliche Vereinbarung wird automatisch generiert und versioniert. Audit-fest, dokumentiert, paragrafenfest. Die elf Aufgabenfelder sind in der Bewertung mit konkreten Stundenbudgets zu hinterlegen, damit die Gesamtsumme nachvollziehbar bleibt und über Jahre vergleichbar wird. So entstehen über Jahre vergleichbare Steuerungsgroessen.

Ein metallverarbeitender Betrieb mit 250 Beschaeftigten in Gruppe I ergibt folgenden Grundbetreuungsaufwand. 250 Beschaeftigte mal 1,2 Stunden ergeben 300 Stunden pro Jahr für SiFa und Betriebsarzt zusammen. Mit einem Aufteilungsschluessel von 70 zu 30 entfallen 210 Stunden auf die SiFa und 90 Stunden auf den Betriebsarzt. Diese Stunden sind feste Mindestgroessen, von denen nicht nach unten abgewichen werden kann.

Die betriebsspezifische Betreuung ergibt sich aus der Bewertung der elf Aufgabenfelder. Im Beispielbetrieb sind Gefaehrdungsbeurteilungen für 40 Arbeitsplatztypen mit 80 Stunden, regelmäßige Unterweisungen mit 30 Stunden, ein neues Maschinenprojekt mit 40 Stunden, Begehungen mit 20 Stunden, Beratungs- und Ausschussarbeit mit 25 Stunden und Unfalluntersuchungen mit 15 Stunden zu kalkulieren. Die Summe ergibt 210 Stunden, wovon nach Aufteilungsschluessel 80 Prozent auf die SiFa entfallen, also 168 Stunden. Insgesamt entfaellt auf die SiFa damit 210 plus 168 gleich 378 Stunden pro Jahr.

378 Stunden entsprechen 8,5 Wochen Vollzeitarbeit eines Beschaeftigten. Diese Zeit muss vertraglich abgesichert und im Betriebsablauf abgebildet sein. Überschreitet der Bedarf 50 Prozent einer Vollzeitstelle dauerhaft, ist die Bestellung einer internen Vollzeit-SiFa ueblich, anderenfalls reicht eine externe SiFa mit klarem Stundenkontingent. Der CIVAC-Workspace berechnet diese Werte automatisch und führt das Stundenbudget als Lebenskonto, in dem geleistete Stunden gegen den Soll-Wert geplant und nachgehalten werden. Die Geschäftsleitung sieht jederzeit den Erfuellungsstand. Die Berechnung ist im Hause der Geschäftsleitung mit Datum, Unterschrift und Anpassungsanlaessen zu hinterlegen, damit Prüfer den Werdegang der Berechnung über Vorjahre nachvollziehen koennen. Diese Transparenz erleichtert auch die jaehrliche Budgetplanung der Geschäftsleitung.

DGUV Vorschrift 2 schreibt keine starre Aufteilung der Grundbetreuung zwischen SiFa und Betriebsarzt vor. Stattdessen wird die Aufteilung aus den Inhalten der Aufgaben hergeleitet. Die FBOH-Veroeffentlichung der DGUV liefert dazu Hinweise mit typischen Aufteilungsbandbreiten, die in der Praxis als Richtwerte genutzt werden. Die Aufteilung ist schriftlich zu vereinbaren und mindestens jaehrlich zu prüfen, weil sie sich mit dem Aufgabenprofil des Betriebs verschiebt.

Typische Verhaeltnisse in der Praxis sind 70 zu 30 zugunsten der SiFa in Branchen mit hohem Anteil an technischen und maschinensicherheitsbezogenen Aufgaben, 60 zu 40 in Branchen mit ausgewogener Mischung aus Technik und Arbeitsmedizin, sowie 50 zu 50 in Branchen mit starkem Anteil an arbeitsmedizinischen Themen wie Pflege oder Gesundheitsdienstleistungen. Eine pauschale Aufteilung ohne Begruendung gilt als nicht vorschriftsgemaess und kann bei einer BG-Prüfung als formaler Mangel beanstandet werden.

Die schriftliche Vereinbarung muss die Aufteilung mit Begruendung enthalten, ebenso die Kontaktdaten der bestellten Personen, die Berichtslinie an die Geschäftsleitung und das Verfahren zur jaehrlichen Überpruefung. Die Berichtslinie wird im CIVAC-Workspace als Workflow gefuehrt, in dem SiFa, Betriebsarzt und Geschäftsleitung den Aufteilungsschluessel jaehrlich freigeben und die Begruendung dokumentieren. Eine Erinnerungsmechanik stellt sicher, dass die Prüfung tatsaechlich erfolgt und nicht in Folgejahren als unverbindliche Karteileiche stehen bleibt. Ohne dokumentierte Aufteilung gilt die Pflicht zur Bestellung als nicht vollstaendig erfuellt, was bei Prüfungen als formaler Mangel zu Auflagen mit Frist führt. Auch die Stunden, die für Wege, Reisezeiten und externe Termine anfallen, sind im Schlüssel zu berücksichtigen, damit die effektive Einsatzzeit nicht durch Anrechnung allgemeiner Reisezeit ausgeduennt wird.

Betriebe mit bis zu zehn Beschaeftigten koennen die Alternativbetreuung nach DGUV Vorschrift 2 waehlen. Anstelle einer kontinuierlichen Betreuung absolviert der Unternehmer eine Grundqualifikation, regelmäßige Fortbildungen und gewaehrleistet eine bedarfsorientierte Betreuung. Die Grundqualifikation umfasst typischerweise zehn bis vierzig Stunden, abhaengig vom Betreuungsumfang und der Branche. Sie wird über die Berufsgenossenschaft organisiert und ist Voraussetzung für die Wahl des Modells.

Der Vorteil der Alternativbetreuung ist die Kosteneinsparung gegenueber einer kontinuierlichen externen Betreuung. Der Nachteil ist die Eigenverantwortung des Unternehmers und die Pflicht zur regelmäßigen Fortbildung. Bei wesentlichen Veraenderungen wie neuen Arbeitsplaetzen, Änderungen der Gefaehrdungslage oder besonderen Anlaessen ist eine externe SiFa oder ein Betriebsarzt zu konsultieren, um die bedarfsorientierte Betreuung sicherzustellen. Wer dies versaeumt, verliert den Status der Alternativbetreuung und faellt unter die Regelbetreuung.

Die Pflicht zur Gefaehrdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG gilt unabhängig vom Betreuungsmodell. Auch im Kleinbetrieb sind Gefaehrdungen zu beurteilen, Maßnahmen festzulegen und Wirksamkeit zu prüfen. Der CIVAC-Workspace bietet auch für Kleinbetriebe einen Modus mit reduzierter Komplexitaet, in dem Bestellurkunde, Qualifikation, Fortbildungsnachweise und bedarfsorientierte Konsultationen als Workflow gefuehrt werden. Lizenzieren Sie den Workspace oder lassen Sie unsere SiFa bestellen, wenn Sie die Verantwortung nicht selbst tragen wollen oder die Pflicht zur Fortbildung als zu zeitintensiv einschaetzen. Beide Modelle erfuellen die DGUV-Vorschrift 2. Eine Mischbesetzung mit interner Grundbetreuung und externer Spitzenbetreuung ist im Kleinbetrieb zulässig und in vielen Faellen die wirtschaftlich sinnvollste Variante. Dieses Misch-Modell ist im Workspace als eigene Vorlage hinterlegt und erleichtert die übergangsweise Entwicklung des Betriebs vom Klein- zum Mittelstand.

Die Berufsgenossenschaften prüfen die Einhaltung der DGUV Vorschrift 2 in der Regel im Rahmen ihrer Aufsichtsbesuche. Geprueft werden die schriftlichen Bestellungen von SiFa und Betriebsarzt, die Berechnung und Dokumentation der Einsatzzeit nach Anlage 2 und Anlage 3, die Berichtslinie an die Geschäftsleitung, die Protokolle des Arbeitsschutzausschusses sowie die Gefaehrdungsbeurteilungen und die Mitwirkung von SiFa und Betriebsarzt darin.

Typische Beanstandungen sind fehlende oder unvollstaendige Bestellungen, eine ungenuegende Dokumentation der betriebsspezifischen Betreuung, fehlende jaehrliche Überpruefungen des Aufteilungsschluessels und nicht protokollierte Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses nach § 11 ASiG. Bei wiederholten Mangeln drohen Auflagen mit Fristen, bei schweren Mangeln ein Bussgeldverfahren nach § 209 SGB VII. Daneben besteht stets die zivilrechtliche Haftung der Geschäftsleitung für Arbeitsunfaelle nach § 130 OWiG, die mit dokumentierter Pflichterfuellung deutlich reduziert wird.

Vorbereitung ist der entscheidende Hebel. Betriebe, die ihre DGUV-Vorschrift-2-Dokumentation in einem strukturierten Workspace führen, koennen Prüfungen in unter einer Stunde absolvieren, weil saemtliche Nachweise digital verknuepft sind. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Der CIVAC-Workspace bringt für die Prüfung einen vorgefertigten Prüfmodus mit aufbereiteten Dossiers für Bestellungen, Einsatzzeit, Berichtslinie und Arbeitsschutzausschuss. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Auch die Begehungen durch SiFa und Betriebsarzt nach DGUV Regel 100-001 werden als Prüfgegenstand abgefragt und mit den Protokollen abgeglichen. Die Berichte des Arbeitsschutzausschusses, des Betriebsarztes und der SiFa werden in einem Dossier zusammengefuehrt und beim Aufsichtstermin in einem Zugriff vorgelegt. Verantwortliche, die das Modell Officer-as-a-Service waehlen, erhalten dazu eine Begleitpruefung durch unsere bestellte Fachkraft für Arbeitssicherheit, die mit den Prüfroutinen der jeweiligen Berufsgenossenschaft vertraut ist und unangenehme Diskussionen frueh entschaerft.

Der haeufigste Fehler ist die isolierte Anwendung der Grundbetreuung ohne betriebsspezifische Betreuung. Manche Betriebe halten die Stunden der Anlage 2 für den vollen Pflichtumfang und übersehen Anlage 3 vollstaendig. Das führt zu erheblicher Unterdimensionierung, die im Schadensfall zu Haftungsfragen wird. Der zweithaeufigste Fehler ist die mechanische Berechnung der betriebsspezifischen Betreuung als prozentualer Aufschlag, ohne die elf Aufgabenfelder einzeln zu bewerten. Auch das ist nicht vorschriftsgemaess und wird in Prüfungen beanstandet.

Ein weiterer Fehler ist die fehlende Anpassung an Veraenderungen. Die Einsatzzeit ist mindestens jaehrlich zu prüfen, bei wesentlichen Veraenderungen sofort. Neue Standorte, neue Maschinen, neue Beschaeftigtenzahlen, neue Risikobeurteilungen muessen einfliessen. In der Praxis werden Berechnungen oft einmalig erstellt und drei Jahre nicht angepasst, was sowohl Unter- als auch Überdimensionierung verursachen kann und bei BG-Prüfungen als formaler Mangel beanstandet wird.

Ein vierter Fehler betrifft den Aufteilungsschluessel zwischen SiFa und Betriebsarzt. Eine pauschale 50-zu-50-Verteilung ohne inhaltliche Begruendung gilt als nicht ausreichend. Die Aufteilung muss aus den tatsaechlichen Aufgabeninhalten hergeleitet und schriftlich begruendet sein. Der CIVAC-Workspace führt eine Prüfliste mit diesen vier typischen Fehlerquellen, sodass die SiFa und die Geschäftsleitung sie bei der jaehrlichen Überpruefung systematisch ausschliessen koennen. Audit-fest, dokumentiert, paragrafenfest. Diese Disziplin reduziert das Beanstandungsrisiko in BG-Prüfungen praktisch auf null. Eine Prüfliste mit Datum der letzten Anpassung, Anlass der Anpassung und Versionsnummer ist im Workspace eine Standardvorlage und wird automatisch erinnert. Diese Mechanik entlastet die Geschäftsleitung von der Aufgabe, an die Aktualisierung selbst zu denken. Auch eine systematische Selbstpruefung quartalsweise über die vier Fehlerquellen reduziert das Risiko erheblich, dass Beanstandungen erst im Aufsichtstermin der Berufsgenossenschaft sichtbar werden.

Die Einsatzzeit der Fachkraft für Arbeitssicherheit ist keine Schaetzung, sondern eine prüfbare Berechnung aus DGUV Vorschrift 2 mit Anlage 2 und Anlage 3. Wer die Berechnung sauber führt, vermeidet Unter- und Überdimensionierung, schliesst Beanstandungen in BG-Prüfungen aus und reduziert das Haftungsrisiko der Geschäftsleitung nach § 130 OWiG. CIVAC ist die Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service für Betriebe, die diese Disziplin nicht als Aktenschrank führen wollen, sondern als Software. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software.

Sie haben zwei Wege. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre interne SiFa oder Ihren externen Dienstleister, dann arbeiten die Beauftragten in einer Umgebung mit Berechnungsmodus für Anlage 2 und Anlage 3, vorgefertigten Bestellurkunden, Aufteilungsvereinbarungen, Arbeitsschutzausschuss-Protokollen und Prüfmodus für BG-Besuche. Oder lassen Sie unsere SiFa bestellen. Dann übernimmt CIVAC die Funktion der externen Fachkraft für Arbeitssicherheit mit Bestellurkunde, Berichtslinie und SLA. Beide Modelle muenden in denselben Nachweis. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar.

Wenn die naechste BG-Prüfung ansteht, ein neuer Standort eroeffnet wird oder die Beschaeftigtenzahl wesentlich aendert, entscheidet die Qualität Ihrer DGUV-Vorschrift-2-Dokumentation über den Prüfverlauf und das Haftungsbild. CIVAC verkuerzt die Berechnung und Anpassung der Einsatzzeit auf zwei Werktage statt der klassischen drei bis sechs Wochen. Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de/faq, um eine Erstbewertung Ihrer SiFa-Einsatzzeit zu starten. Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung mit den naechsten Schritten und einer prüfbaren Berechnung. Die Erstbewertung umfasst eine Prüfung Ihrer aktuellen Berechnung, eine Korrektur typischer Fehler und einen Vorschlag für die jaehrliche Pflege im Workspace mit klaren Aufwandsangaben.