FASI extern: Wann sich die externe Fachkraft für Arbeitssicherheit rechnet

Das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) verpflichtet Arbeitgeber seit dem 12. Dezember 1973 zur schriftlichen Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit (FASI) und eines Betriebsarztes. Die DGUV Vorschrift 2 (DGUV V2) konkretisiert seit 2011 die erforderlichen Einsatzzeiten und die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist die externe Bestellung der FASI die wirtschaftlich und fachlich überzeugende Lösung, weil eine eigene qualifizierte Stelle weder ausgelastet wäre noch ausreichend Fachfortbildung erhielte. Die Frage ist nicht ob, sondern wie die externe Bestellung sauber aufgesetzt wird, mit klarer Berichtslinie an die Geschäftsleitung und mit dokumentiertem Einsatzzeitnachweis.

Dieser Beitrag erklärt, wann FASI extern sinnvoll ist, welche Pflichten unter ASiG und DGUV V2 konkret abgedeckt werden müssen, wie die Bestellurkunde aussehen sollte und welche Kostenstrukturen üblich sind. CIVAC ist eine Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service: Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Bei der FASI bedeutet das, dass eine extern bestellte Fachkraft mit dokumentierter Qualifikation und einem prüffähigen Einsatzzeitnachweis innerhalb von zwei Werktagen produktiv sein kann. Wer die Bestellung erst nach einer Begehung nachholt, riskiert ein Bußgeld nach § 209 SGB VII und im Schadensfall persönliche Haftungsfolgen für die Geschäftsleitung, die im laufenden Geschäftsbetrieb spürbar werden. Eine saubere Bestellung schützt damit nicht nur den Beschäftigten, sondern auch die Leitung selbst.

Das ASiG verpflichtet jeden Arbeitgeber mit mindestens einem Beschäftigten zur schriftlichen Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit (§ 5 ASiG) und eines Betriebsarztes (§ 2 ASiG). Die Pflicht greift unabhängig von der Branche, der Rechtsform oder der Unternehmensgröße. Die Aufgaben der FASI sind in § 6 ASiG abschließend aufgezählt: Beratung der Geschäftsleitung in allen Fragen der Arbeitssicherheit, sicherheitstechnische Überprüfung von Betriebsanlagen und technischen Arbeitsmitteln, Untersuchung von Arbeitsunfällen, hin und wieder die sicherheitstechnische Überprüfung neuer Maschinen vor Inbetriebnahme.

Die DGUV V2 konkretisiert seit 2011 die Mindesteinsatzzeiten je nach Branche und Beschäftigtenzahl. Sie unterscheidet zwischen Betrieben mit bis zu 10 Beschäftigten (Betreuungsgruppe I, vereinfachtes Modell mit Grundbetreuung und anlassbezogener Betreuung) und größeren Betrieben (Regelbetreuung mit Grundbetreuung und betriebsspezifischer Betreuung). Die Grundbetreuung folgt einer festen Stundentabelle in Anlage 2 der DGUV V2, gestaffelt nach Branche und Beschäftigtenzahl.

Die betriebsspezifische Betreuung wird vom Unternehmen gemeinsam mit FASI und Betriebsarzt ermittelt; sie ergibt sich aus konkreten Anlässen wie neuen Tätigkeiten, neuen Anlagen, Gefährdungsbeurteilungen oder Unfallschwerpunkten. Eine externe FASI deckt beide Komponenten ab und protokolliert die geleisteten Stunden je Anlass. Der FASI-Rollenüberblick bei CIVAC beschreibt diese Logik im Detail. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software, und der Stundennachweis ist Teil der Software, nicht ein nachträglich erstellter Bericht. Die laufende Aktualisierung der DGUV V2-Tabellen und der Branchenfaktoren wird im Workspace automatisch nachgeführt, sodass eine Veränderung der Beschäftigtenzahl oder eine Umstellung des WZ-Codes sofort zu einer neuen Stundenrechnung führt und keine manuelle Nachjustierung erfordert.

Die wirtschaftliche Frage interner versus externer FASI hängt an drei Größen. Die erste Größe ist die Beschäftigtenzahl. Unter 50 Beschäftigten ist eine interne FASI in der Regel nicht ausgelastet. Zwischen 50 und 250 Beschäftigten kann eine Mischlösung sinnvoll sein. Über 250 Beschäftigte rechnet sich häufig eine interne FASI, sofern die Gefährdungslage ausreichend komplex und konstant ist.

Die zweite Größe ist die Gefährdungskomplexität. Betriebe mit Gefahrstoffen, mit Tätigkeiten im Bauwesen, mit Maschinen der Risikoklassen B und C nach Maschinenrichtlinie oder mit ATEX-relevanten Bereichen brauchen kontinuierliche Verfügbarkeit und tiefe fachliche Expertise. Hier ist häufig eine interne Lösung mit externer Spitzenabdeckung wirtschaftlicher. Die dritte Größe ist der Fachfortbildungsbedarf. Eine interne FASI muss regelmäßig fortgebildet werden (DGUV-Vorschriften, neue ASR-Reihen, Maschinenverordnung 2027), die Kosten dafür sind nicht zu unterschätzen.

Externe FASIs bringen typischerweise 4 bis 8 Mandanten mit, was sowohl ihre Fortbildung als auch ihre Praxisbreite sicherstellt. Sie sind in einem Sicherheitsingenieur-Netzwerk eingebunden und kennen aktuelle Behördenpraxis. CIVAC vermittelt externe Fachkräfte mit dokumentierter Qualifikation nach § 7 ASiG und mit Branchenerfahrung. Das duale Modell bleibt: Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Die Entscheidung trifft jedes Unternehmen anhand seiner Kostenkalkulation, seines Gefährdungsprofils und seiner Verfügbarkeitsanforderungen, und CIVAC unterstützt beide Wege mit derselben Plattform und denselben Audit-Vorlagen. Mit einer externen FASI vermeiden Sie die Personalverfügbarkeitsrisiken bei Krankheit, Urlaub oder Kündigung, die bei intern bestellten Stellen häufig zu Engpässen in der sicherheitstechnischen Betreuung führen. Auch der Krankheitsausfall einer internen FASI wird in der Praxis häufig unterschätzt; die externe Bestellung wirkt hier als robuste Absicherung.

Die Qualifikation der FASI ist in § 7 ASiG gesetzlich geregelt. Zugelassen sind Sicherheitsingenieure (Ingenieurstudium plus zweijährige praktische Tätigkeit plus sicherheitstechnischer Lehrgang), Sicherheitstechniker (Techniker-Ausbildung plus vier Jahre praktische Tätigkeit plus Lehrgang) und Sicherheitsmeister (Meisterprüfung plus vier Jahre praktische Tätigkeit plus Lehrgang). Die Lehrgänge werden von akkreditierten Bildungsträgern angeboten und schließen mit einer Prüfung ab.

Die Fortbildungspflicht ergibt sich nicht direkt aus dem ASiG, ist aber Bestandteil der DGUV Grundsätze für die Aus- und Fortbildung. Die meisten Berufsgenossenschaften erwarten von der FASI eine kontinuierliche Fortbildung im Umfang einer definierten Stundenanzahl pro Jahr, oft als Punktesystem geführt. Bei einer externen FASI wird diese Fortbildung vom Dienstleister organisiert und nachgewiesen, nicht vom auftraggebenden Unternehmen.

CIVAC dokumentiert für jede vermittelte externe FASI die formale Qualifikation, die Fortbildungsnachweise, die Branchenerfahrung und die Anzahl der parallel betreuten Mandanten. Der Auftraggeber kann diese Informationen jederzeit im Workspace einsehen, und der Prüfer der Berufsgenossenschaft kann sie auf Anforderung erhalten. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Diese Transparenz ist die Voraussetzung dafür, dass die Bestellung der externen FASI gegenüber der Aufsicht als ausreichend qualifiziert anerkannt wird, und sie schützt die Geschäftsleitung vor späteren Diskussionen über die fachliche Eignung der Bestellung im Falle eines Unfalls oder einer Begehung. Die Vermittlung erfolgt mit klar dokumentiertem Profil, einschließlich Branchenschwerpunkten und Erfahrungsjahren, sodass die Passung zum Unternehmen vor Vertragsschluss nachvollziehbar ist. Die Vermittlung umfasst zudem eine Vertragsregelung zur Vertretung bei Abwesenheit, sodass die sicherheitstechnische Betreuung auch in Urlaubs- oder Krankheitsphasen ohne Unterbrechung gewährleistet ist.

Die schriftliche Bestellung der FASI ist nach § 5 ASiG zwingend. Sie muss die Aufgaben konkret benennen, die Einsatzzeit definieren und die Berichtslinie regeln. Eine bloße Beauftragung per E-Mail oder Vertrag reicht nicht aus, der formale Bestellakt ist erforderlich und wird im Falle eines Audits oder Unfalls von der Berufsgenossenschaft konkret nachgefragt.

Die Aufgabenbeschreibung folgt § 6 ASiG. Sie umfasst die Beratung der Geschäftsleitung, die sicherheitstechnische Überprüfung von Anlagen und Arbeitsmitteln, die Untersuchung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten, die Mitwirkung an Gefährdungsbeurteilungen nach § 5 ArbSchG, die Schulung der Beschäftigten und die Mitwirkung im Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG (ab 20 Beschäftigte). Eine externe FASI erfüllt alle diese Aufgaben unabhängig vom Beschäftigungsverhältnis.

Die Berichtslinie ist gesetzlich klar: Die FASI berichtet direkt an die Geschäftsleitung (§ 8 ASiG). Eine Zwischenebene ist nicht zulässig, weil sie die Unabhängigkeit der Funktion gefährden würde. Eine Benachteiligung wegen der Aufgabenerfüllung ist gesetzlich untersagt. CIVAC dokumentiert für jede externe FASI die Bestellurkunde, die Aufgabenbeschreibung, die Berichtslinie und die geleisteten Stunden je Anlass. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Diese Dokumentation ist im Workspace abrufbar und kann jederzeit als prüffähiges Paket exportiert werden. Mehr zum Bestellprozess finden Sie unter civac.de/faq. Bei Personalwechsel auf der FASI-Seite bleibt die Bestellurkunde des Unternehmens unverändert; nur die handelnde Person wird ausgetauscht und im Workspace aktualisiert, sodass keine vertraglichen Lücken entstehen. Die Bestellurkunde wird im Workspace mit elektronischer Signatur abgelegt und ist innerhalb von Sekunden auffindbar, was bei einer unangekündigten Begehung den entscheidenden Unterschied macht.

Die DGUV V2 verlangt einen dokumentierten Nachweis der geleisteten sicherheitstechnischen Betreuung. Für die Grundbetreuung gilt eine feste Stundentabelle nach Anlage 2; für die betriebsspezifische Betreuung ist eine Anlassdokumentation erforderlich. Diese Anlässe sind in Anlage 4 der DGUV V2 als nicht abschließende Liste aufgeführt: regelmäßige Anlässe (etwa Gefährdungsbeurteilungen, Arbeitsschutzausschuss), temporäre Anlässe (etwa neue Tätigkeiten, neue Anlagen) und Anlässe ohne festen Zeitbezug (etwa Unfälle, Behördenanordnungen).

In der Praxis bedeutet das: Die FASI führt ein Tätigkeitsprotokoll, in dem jeder Einsatz mit Datum, Anlass, Beschreibung der Tätigkeit, geleisteter Stundenzahl und Ergebnis dokumentiert wird. Der Auftraggeber bestätigt das Protokoll regelmäßig, in der Regel monatlich. Bei einer Begehung der Berufsgenossenschaft oder im Rahmen eines Unfalls wird dieses Protokoll geprüft.

CIVAC stellt für externe FASIs einen digitalen Einsatzzeitnachweis im Workspace bereit. Die FASI trägt direkt nach jedem Einsatz die Tätigkeit ein, der Auftraggeber bestätigt mit elektronischer Signatur, die Berufsgenossenschaft erhält bei Bedarf den gefilterten Auszug. Audit-fest, dokumentiert, § 5 ASiG-fest. Der Workspace verknüpft die Einsatzzeiten mit den zugehörigen Anlässen, etwa mit konkreten Gefährdungsbeurteilungen oder Unfallberichten, sodass die fachliche Relevanz jedes Einsatzes nachvollziehbar bleibt. Diese Verknüpfung ist insbesondere bei späteren Behördenanforderungen entscheidend, weil sie die Wirksamkeit der sicherheitstechnischen Betreuung objektiv belegt. Im Falle einer Begehung kann der Auszug direkt an den Aufsichtsperson der Berufsgenossenschaft übergeben werden, was Begehungszeiten verkürzt und Rückfragen reduziert. Die elektronische Signatur durch die Geschäftsleitung erfüllt die Schriftformanforderungen nach § 126a BGB, sodass ein zusätzlicher physischer Aktenordner entfällt und die Dokumentation revisionssicher bleibt. Eine spätere Auswertung der Stundenstruktur unterstützt zudem die Planung der betriebsspezifischen Betreuung im Folgejahr.

Die Kostenstruktur einer externen FASI folgt drei Komponenten. Die erste Komponente ist die Grundpauschale für die Bestellung, die Bestellurkunde, die initiale Gefährdungsbeurteilungs-Sichtung und die Einrichtung des Einsatzzeitnachweises. Die zweite Komponente ist der Stundensatz für die geleistete Betreuung, der je nach Region, Branche und Spezialisierung variiert.

Die dritte Komponente sind Sonderleistungen: Unfalluntersuchungen, Stellungnahmen zu neuen Anlagen, Begleitung von Behördenterminen oder Gerichtsverfahren, Schulungen mit höherem Vorbereitungsaufwand. Diese Leistungen werden separat abgerechnet, in der Regel zum Tagessatz oder zum erhöhten Stundensatz. Eine seriöse Vertragsgestaltung enthält ein Mindestkontingent für die Grundbetreuung und einen Pool für die betriebsspezifische Betreuung mit Übertragsregelung in das Folgejahr.

CIVAC bietet die FASI-Bestellung als Officer-as-a-Service-Modell mit einer Bestell-SLA von zwei Werktagen an, gegenüber dem klassischen Markt von zwei bis sechs Wochen. Das duale Modell bleibt: Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Wenn ein interner Sicherheitsingenieur vorhanden ist, der die FASI-Funktion intern übernimmt, ist der Workspace die geeignete Lösung, weil er Stundennachweis und Audit-Vorbereitung automatisiert. Wenn keine interne Stelle vorhanden ist oder eine Spitzenabdeckung benötigt wird, ist die externe Bestellung der effiziente Weg. Eine kompakte Faktenübersicht zu Bestellmodellen, SLAs und Preisstrukturen finden Sie unter civac.de/facts. Eine spätere Erweiterung um zusätzliche Beauftragten-Rollen oder Standorte ist als modulare Aufstockung vertraglich vorgesehen und erfordert keinen neuen Vertrag, was die Skalierung erleichtert. Die Vertragslaufzeiten sind branchenüblich auf zwölf Monate angelegt mit halbjährlichen Anpassungsmöglichkeiten bei wesentlichen Veränderungen. Eine transparente Kostenstruktur reduziert zudem die Zahl der internen Rückfragen aus Controlling und Einkauf während der Vertragslaufzeit erheblich.

Die FASI arbeitet nicht isoliert. Vier zentrale Schnittstellen sind operativ relevant. Die erste Schnittstelle ist der Betriebsarzt nach § 2 ASiG. FASI und Betriebsarzt bilden gemeinsam die sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung. Sie wirken im Arbeitsschutzausschuss zusammen, beraten sich bei Gefährdungsbeurteilungen mit gesundheitlichen Aspekten und teilen sich die Verantwortung für die Beratung der Geschäftsleitung. Eine externe FASI ist häufig vertraglich mit einem ebenfalls externen Betriebsarzt gekoppelt.

Die zweite Schnittstelle ist der Brandschutzbeauftragte. Brandschutz nach DGUV-I 205-003 ist eng mit allgemeinem Arbeitsschutz verbunden, insbesondere bei Fluchtwegen, Brandschutzmaßnahmen im laufenden Betrieb und bei Räumungsübungen. Die dritte Schnittstelle ist der Gefahrstoffbeauftragte, sofern Gefahrstoffe nach Gefahrstoffverordnung im Betrieb verwendet werden.

Die vierte Schnittstelle ist der Informationssicherheitsbeauftragte (ISB), insbesondere bei der Bewertung von Cyber-physischen Risiken. Eine kompromittierte Anlagensteuerung kann zur sicherheitstechnischen Gefährdung werden; die Bewertung dieser Schnittstelle ist klassischerweise gemeinsam zwischen FASI und ISB. CIVAC führt diese vier Schnittstellen im selben Workspace zusammen, sodass eine Gefährdungsbeurteilung mehrere Perspektiven konsolidiert und keine Datenpunkte doppelt erfasst werden müssen. Der Brandschutzbeauftragte kann in Personalunion mit FASI-Aufgaben kombiniert werden, sofern die Qualifikationsanforderungen für beide Rollen erfüllt sind und keine Rollenkonflikte entstehen. Diese Konsolidierung reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen den Beauftragten und erhöht die Wirksamkeit der präventiven Sicherheitsarbeit erheblich. Mehrfacherfassung von Gefährdungen entfällt, und der Arbeitsschutzausschuss arbeitet mit einer gemeinsamen Datenbasis. Die Plattform verwaltet zudem die Sitzungstermine des Arbeitsschutzausschusses und die Anwesenheitsdokumentation, was bei späteren Behördennachfragen die Nachweisführung erleichtert. Diese gemeinsame Datenbasis ist in der Praxis der schnellste Hebel, um wiederkehrende Mehrfachdokumentation aus dem Arbeitsschutz und der Informationssicherheit zu eliminieren.

Die FASI wirkt bei der Untersuchung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten mit. Die formale Meldepflicht trägt der Arbeitgeber: Unfallanzeige an die zuständige Berufsgenossenschaft binnen drei Tagen nach § 193 SGB VII bei Unfällen mit mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit, sofortige Anzeige bei Todesfällen oder schweren Unfällen. Berufskrankheiten werden vom Arzt oder vom Arbeitgeber angezeigt, sobald ein begründeter Verdacht besteht. Die FASI unterstützt bei der sicherheitstechnischen Bewertung und bei der Ableitung von Präventionsmaßnahmen.

Bei meldepflichtigen Anlagen, etwa Anlagen nach § 1 12. BImSchV (Störfall-Verordnung), kommt eine parallele Meldelogik hinzu. Sicherheitstechnische Ereignisse mit Auswirkung auf die Umwelt unterliegen den dortigen Fristen, in der Regel 24 Stunden für die Erstmeldung. Bei KRITIS-Anlagen mit Cyber-physischer Verflechtung greift parallel das BSI-Gesetz mit 24-Stunden-Frühwarnung und 72-Stunden-Folgemeldung.

CIVAC integriert den NIS-2-24/72-Meldepfad direkt in das Vorfallmanagement im Workspace. Wenn ein Ereignis erfasst wird, das mehrere Meldepfade auslöst, werden die zuständigen Beauftragten (FASI, Betriebsarzt, Störfallbeauftragter, ISB) gleichzeitig informiert und die jeweiligen Meldungen vorbereitet. Frist läuft ab Kenntnis. Die Reaktionskette ist im Workspace mit Zeitstempeln dokumentiert, was im Falle einer staatsanwaltschaftlichen Ermittlung gegenüber dem Arbeitgeber als Nachweis ordnungsgemäßer Aufsichtspflichterfüllung nach § 130 OWiG dient und die Geschäftsleitung damit faktisch absichert. Die enge Verknüpfung von Unfallmanagement, Vorfallmanagement und Meldelogik im Workspace verhindert, dass eine Meldung übersehen wird oder mit Verspätung an die Behörde geht, was häufig zu zusätzlichen Sanktionen führt. Die Plattform unterstützt zudem die Erstellung der Unfallanzeige und die Übermittlung an die zuständige Berufsgenossenschaft mit voreingestellten Formularen, was insbesondere bei einem ersten Vorfall im Unternehmen wertvoll ist.

Wenn Ihr Unternehmen aktuell ohne bestellte FASI arbeitet oder die bestehende Bestellung nicht prüffähig dokumentiert ist, ist die Frist nicht abstrakt. § 5 ASiG fordert eine schriftliche Bestellung ab dem ersten Beschäftigten. Die Berufsgenossenschaft prüft im Rahmen ihrer Begehung die Bestellurkunde, den Einsatzzeitnachweis und die Berichtslinie. Fehlen diese Unterlagen oder sind sie unvollständig, drohen Bußgelder nach § 209 SGB VII und im Falle eines Unfalls erhebliche Haftungsfolgen für die Geschäftsleitung.

CIVAC ist eine Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service mit Sitz in Deutschland und vollständiger EU-Datenresidenz. Der Workspace umfasst 25 Beauftragten-Rollen, 490 einsatzbereite Audit-Vorlagen, 93 Controls nach ISO/IEC 27001:2022 und einen integrierten NIS-2-24/72-Meldepfad für KRITIS-Anlagen. Das duale Modell ist der Einstieg: Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen und erreichen Sie innerhalb von zwei Werktagen einen prüffähigen Status mit Bestellurkunde, Aufgabenbeschreibung und Einsatzzeitnachweis-Workflow.

Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie eine kurze Nachricht an info@civac.de mit Ihren wesentlichen Eckdaten (Beschäftigtenzahl, Branche nach WZ-Code, vorhandene Bestellungen, gewünschter Starttermin) oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de. Innerhalb eines Werktags erhalten Sie ein zugeschnittenes Angebot, das SLA, Stundenkontingent, Sonderleistungen und Workspace-Konfiguration konkret benennt. Das Angebot ist preis- und scopebindend, sodass eine Vertragsentscheidung ohne zweite kommerzielle Runde möglich ist und der Bestelltermin verlässlich geplant werden kann. Auf Wunsch wird im Onboarding eine erste Sichtung der Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und ein priorisierter Maßnahmenplan abgeleitet, der die ersten 90 Tage der Betreuung strukturiert. Auf Wunsch wird die FASI-Bestellung mit einer Brandschutzbeauftragten-Bestellung gekoppelt, sodass beide ASiG-relevanten Rollen in einer Vertragsbeziehung geführt werden.