DGUV Vorschrift 2: Grundbetreuung berechnen, Schritt für Schritt mit Formel

Die DGUV Vorschrift 2 (DGUV V2) konkretisiert seit 2011 die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung nach § 2 ASiG für Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten. Anlage 2 der Vorschrift teilt Betriebe in drei Betreuungsgruppen (BG 1, BG 2, BG 3) ein und ordnet jeder Gruppe einen Faktor in Stunden pro Beschäftigtem und Jahr zu. Aus dieser Zahl, multipliziert mit der relevanten Beschäftigtenzahl, ergibt sich die Grundbetreuung. Die Formel lautet schlicht: Einsatzzeit Grundbetreuung pro Jahr = Anzahl Beschäftigte × Stundenfaktor der Betreuungsgruppe. Die Aufteilung zwischen Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) und Betriebsarzt erfolgt im Mindestverhältnis 40 zu 20 Prozent oder umgekehrt, abhängig von der Gefährdungslage. Der dahinter liegende Anspruch ist klar: planbare Mindesteinsatzzeiten für die zentralen Arbeitsschutz-Funktionen, abhängig von Größe und Risiko.

Was technisch einfach klingt, scheitert in der Praxis häufig an drei Punkten: der falschen Zuordnung zur Betreuungsgruppe, der unsauberen Zählung der Beschäftigten (Teilzeit, Werkverträge, Auszubildende) und der fehlenden Dokumentation der betriebsspezifischen Betreuung nach Anlage 4. Dieser Beitrag zeigt die Berechnung Schritt für Schritt, erläutert die Wirkprofile der Betreuungsgruppen, geht auf die Sonderfälle ein und ordnet die Pflichten in den Aktenkreislauf eines audit-festen Arbeitsschutzsystems ein. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Am Ende wissen Sie, wie viele Stunden Sie pro Jahr brauchen, wie sie sich aufteilen und wie sich der Nachweis revisionssicher führen lässt.

Die DGUV Vorschrift 2 ist die für die gesetzliche Unfallversicherung verbindliche Konkretisierung des Arbeitssicherheitsgesetzes (ASiG). § 2 ASiG verpflichtet den Arbeitgeber zur Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit und eines Betriebsarztes für Betriebe mit regelmäßig mehr als zehn Beschäftigten. Die DGUV V2 ergänzt diese Pflicht um konkrete Einsatzzeiten, abhängig von Betriebsgröße und Gefährdungslage. Jede Berufsgenossenschaft und Unfallkasse hat die DGUV V2 als Unfallverhütungsvorschrift erlassen, sodass sie unmittelbar für die Mitgliedsbetriebe gilt. Verstöße sind ordnungswidrig nach § 25 ASiG und nach den Bußgeldvorschriften der Unfallverhütungsvorschriften.

Verantwortlich für die Umsetzung ist nach § 13 ArbSchG und § 13 OWiG der Unternehmer beziehungsweise die Geschäftsleitung. Die Bestellung der Fachkraft für Arbeitssicherheit und des Betriebsarztes erfolgt schriftlich. Die Bestellurkunde muss Aufgaben, Befugnisse, Berichtslinie und das Zeitbudget enthalten. Ohne nachweisbare Bestellurkunde ist die Sifa-Funktion formal nicht eingerichtet, was zu Beanstandungen durch den zuständigen Aufsichtsdienst oder die Berufsgenossenschaft führen kann. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar: Genau dieser Reflex unterscheidet einen geprüften Arbeitsschutz vom improvisierten. Im Schadensfall sind die Bestellung und das Zeitbudget häufig die ersten Dokumente, nach denen Ermittlungsbehörden fragen.

Für Kleinbetriebe (10 oder weniger Beschäftigte) gilt ein gesondertes alternatives Betreuungsmodell mit Unternehmermodell-Schulungen, das nicht Gegenstand dieses Beitrags ist. Für Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten ist die Berechnung nach Anlage 2 DGUV V2 anzuwenden. Die Vorschrift kennt keine generelle Bagatellgrenze: Auch Betriebe mit elf Beschäftigten in einer reinen Büroumgebung müssen die Einsatzzeit nach Formel berechnen und dokumentieren. Die scheinbar niedrige Stundenzahl in BG 3 entbindet nicht von der Pflicht zur formalen Bestellung und schriftlichen Dokumentation.

Anlage 2 DGUV V2 teilt Betriebe in drei Betreuungsgruppen ein. Die Zuordnung erfolgt nach Wirtschaftszweig anhand der WZ-Klassifikation. Betreuungsgruppe 1 (hohe Gefährdung) umfasst Betriebe mit erhöhter Unfall- und Erkrankungsgefahr, etwa Bauwirtschaft, Metallverarbeitung, chemische Industrie. Der Stundenfaktor beträgt 2,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr. Betreuungsgruppe 2 (mittlere Gefährdung) umfasst beispielsweise Holz- und Möbelindustrie, Gastronomie, Pflegeeinrichtungen mit moderatem Risiko. Der Stundenfaktor beträgt 1,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr. Betreuungsgruppe 3 (geringe Gefährdung) umfasst Verwaltung, Banken, Versicherungen, Beratung. Der Stundenfaktor beträgt 0,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr. Die Bandbreite zwischen BG 1 und BG 3 ist mit dem Faktor fünf bewusst angelegt: Die Vorschrift bildet damit die unterschiedlichen Gefährdungsprofile direkt in der erforderlichen Einsatzzeit ab.

Die Zuordnung zum richtigen Wirtschaftszweig ist nicht trivial. Mischbetriebe (etwa eine Verwaltung mit angeschlossenem Lager) erhalten die Zuordnung der überwiegenden Tätigkeit oder, je nach Berufsgenossenschaft, eine differenzierte Zuordnung pro Betriebsteil. Die zuständige Berufsgenossenschaft entscheidet im Zweifel verbindlich. Wer im Internet eine Tabelle nutzt, sollte diese gegen den Bescheid der eigenen Berufsgenossenschaft abgleichen, weil sich die Zuordnung über die Jahre ändern kann, insbesondere nach Branchenwechsel oder Aufnahme neuer Tätigkeiten.

Die Stundenfaktoren sind die Grundbetreuung gemeinsam für Sifa und Betriebsarzt. Sie werden nicht einzeln pro Funktion ausgewiesen. Erst im zweiten Schritt erfolgt die Aufteilung zwischen Sifa und Betriebsarzt nach Anlage 2 mit dem 40-zu-20-Prozent-Schema. Das ist der häufigste Verständnisfehler: Die Zahl 1,5 Stunden in BG 2 bezeichnet die Summe, nicht den Anteil einer einzelnen Funktion. Wer einzeln rechnet, kommt im Audit in eine kostspielige Erklärungsschleife.

Die Grundformel lautet: Einsatzzeit Grundbetreuung pro Jahr = N × F. Dabei steht N für die Zahl der Beschäftigten und F für den Stundenfaktor der Betreuungsgruppe. Beispiel: Ein Maschinenbau-Betrieb mit 240 Beschäftigten in Betreuungsgruppe 1 (F = 2,5 Stunden) hat eine Grundbetreuung von 240 × 2,5 = 600 Stunden pro Jahr. Diese 600 Stunden werden zwischen Sifa und Betriebsarzt aufgeteilt, wobei jede Funktion mindestens 20 Prozent und das Gegenüber maximal 80 Prozent erhält. In der Praxis verteilen viele Betriebe der BG 1 etwa 60 zu 40 zu Gunsten der Sifa, weil die sicherheitstechnischen Aufgaben überwiegen.

Zweites Beispiel: Eine Verwaltung mit 80 Beschäftigten in BG 3 (F = 0,5 Stunden) hat eine Grundbetreuung von 80 × 0,5 = 40 Stunden pro Jahr, mit Aufteilung etwa 50 zu 50 zwischen Sifa und Betriebsarzt. Drittes Beispiel: Ein Pflegeheim mit 120 Beschäftigten in BG 2 (F = 1,5 Stunden) hat 180 Stunden Grundbetreuung pro Jahr, häufig mit Aufteilung 50 zu 50 wegen der gleich starken sicherheitstechnischen und betriebsärztlichen Komponente.

Wichtig: Die berechneten Stunden sind Mindestwerte. Die DGUV V2 erlaubt eine höhere Einsatzzeit, wenn die Gefährdungsbeurteilung dies erfordert. Sie verbietet jedoch grundsätzlich eine Unterschreitung. Audit-fest, dokumentiert, § ASiG-fest: Die Berechnung wird schriftlich festgehalten, mit Bezug auf den BG-Bescheid zur Zuordnung, die Beschäftigtenzahl zum Stichtag und die Aufteilung zwischen Sifa und Betriebsarzt. Jede Änderung der Beschäftigtenzahl oder der Tätigkeitsstruktur löst eine Neuberechnung aus, mindestens jährlich. Der Tätigkeitsbericht der Sifa weist die aktuelle Berechnung und die Verteilung mit aus, ergänzt um die geleisteten Ist-Stunden.

Die Zählung der Beschäftigten ist der zweite häufige Stolperstein. Nach Anlage 2 zählen alle Beschäftigten, die in einem Beschäftigungsverhältnis zum Betrieb stehen, einschließlich Teilzeitkräfte. Teilzeitkräfte werden in Vollzeit umgerechnet (zum Beispiel zwei Halbtagskräfte = ein Vollzeitäquivalent), wobei dies nicht zwingend kopfweise erfolgen muss; die Berufsgenossenschaften lassen häufig auch die Kopfzahl zu. Auszubildende, Praktikanten, Werkstudenten zählen mit. Geringfügig Beschäftigte zählen ebenfalls, soweit sie regelmäßig im Betrieb tätig sind. Auch Beschäftigte in Elternzeit und mit ruhendem Arbeitsverhältnis sind im Einzelfall zu prüfen.

Nicht mitgezählt werden Leiharbeitnehmer, die im Betrieb der Zeitarbeitsfirma versichert sind, und Selbstständige sowie freie Mitarbeiter, soweit sie nicht weisungsgebunden tätig sind. Bei Werkverträgen ist genau zu prüfen, ob es sich um einen echten Werkvertrag oder um verdeckte Arbeitnehmerüberlassung handelt. Im Zweifel zählen die Personen mit, weil die Berufsgenossenschaft im Audit prüft, wer faktisch im Betrieb beschäftigt ist, nicht wer formal im Lohnabrechnungsprogramm steht. Eine kurze schriftliche Begründung der Zählmethode schützt vor späteren Nachfragen. In Holding-Strukturen ist je Betriebsstätte separat zu zählen, weil die DGUV V2 auf den Betrieb, nicht auf den Konzern abstellt.

Der Stichtag für die Zählung ist nicht bundeseinheitlich geregelt. Üblich ist der durchschnittliche Beschäftigtenstand des Vorjahres oder der Stichtag 1. Januar des Berechnungsjahres. Wichtig ist die Konsistenz: Wer einmal den Durchschnitt nutzt, sollte dies in Folgejahren beibehalten. Bei stark schwankenden Beschäftigtenzahlen (etwa Saisonbetriebe) ist eine begründete Methode zu wählen und im Bericht der Sifa an die Geschäftsleitung zu dokumentieren. Eine Methodenänderung ohne Begründung führt im Audit zu Nachfragen.

Nach Anlage 2 Abschnitt 2.2 DGUV V2 wird die Grundbetreuung zwischen Sifa und Betriebsarzt aufgeteilt. Das Mindestverhältnis ist nicht starr, sondern hängt von der Gefährdungslage des Betriebs ab. Übliche Verteilungen sind 50 zu 50 als Standard, 60 zu 40 zugunsten der Sifa bei technisch-sicherheitslastigen Betrieben (Produktion, Baustellen) und 60 zu 40 zugunsten des Betriebsarztes bei gesundheitslastigen Betrieben (Pflege, Labor, Akkordfertigung mit Belastungsschwerpunkten). Die Aufteilung ist begründungspflichtig und sollte in der Bestellurkunde oder einem separaten Aufteilungs-Dokument festgehalten werden. Die Sifa und der Betriebsarzt stimmen die Aufteilung gemeinsam ab; bei Dissens entscheidet die Geschäftsleitung auf Basis der Gefährdungsbeurteilung.

Die Aufteilung darf sich über die Jahre anpassen, wenn sich die Gefährdungslage verändert. Eine Begründung dieser Anpassung ist im Gefährdungsbeurteilungs-Dokument zu verankern. Audit-relevant ist nicht die genaue Prozentzahl, sondern die Konsistenz zwischen Aufteilung, Gefährdungsbeurteilung und tatsächlich geleisteten Einsatzzeiten. Wer 60 Prozent für die Sifa eingeplant hat, aber die Sifa nur 40 Prozent geleistet hat, hat eine begründungspflichtige Abweichung. Eine kurze schriftliche Erklärung mit Korrekturmaßnahme schließt diese Lücke vor dem Audit.

Die Nachweisführung erfolgt über Tätigkeitsberichte. Die Sifa erstellt mindestens jährlich einen schriftlichen Tätigkeitsbericht an die Geschäftsleitung, ebenso der Betriebsarzt. Beide Berichte enthalten die geleisteten Stunden, die Schwerpunkte der Arbeit, identifizierte Risiken und Empfehlungen. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit: Genau dieser Reflex ist die einfachste Form der Audit-Festigkeit. Im CIVAC-Workspace werden die Tätigkeitsberichte als Vorlage geführt und mit dem Stunden-Tracker verknüpft, sodass Soll- und Ist-Stunden in einer einzigen Sicht abgebildet sind. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar: Audit-fest entsteht durch genau diese Verknüpfung.

Die Grundbetreuung ist nur die eine Hälfte der DGUV V2. Anlage 4 verlangt zusätzlich eine betriebsspezifische Betreuung, die nicht in der Grundbetreuung enthalten ist. Sie wird in einem Katalog mit elf Aufgabenfeldern beschrieben, darunter Untersuchung neuer Arbeitsplätze, Beschaffung von Arbeitsmitteln, Untersuchung von Unfällen und Berufskrankheiten, Beratung bei Reorganisation, betriebliches Eingliederungsmanagement und arbeitsmedizinische Vorsorge. Für jedes Aufgabenfeld ist betriebsspezifisch zu prüfen, ob es im Einzelfall einschlägig ist, und die geplante Betreuungszeit ist zu dokumentieren.

Im Unterschied zur Grundbetreuung gibt es für die betriebsspezifische Betreuung keinen festen Stundenfaktor. Die erforderliche Zeit ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung und den konkreten Betriebsereignissen. Ein Betrieb, der eine neue Produktionsstraße aufbaut, hat im betreffenden Jahr deutlich höhere Aufwände in den Aufgabenfeldern Beschaffung und neue Arbeitsplätze. Ein Betrieb mit einem Arbeitsunfall mit Personenschaden hat höhere Aufwände in der Unfalluntersuchung. Diese Schwankungen sind erwünscht und Teil der Vorschriftslogik, sie müssen nicht durch fixe Stunden gedeckelt werden. Wichtig ist die nachvollziehbare Begründung jeder Stundenmenge im Tätigkeitsbericht. Eine Plausibilitätsprüfung der Sifa-Stundenzahl gegenüber der Lohnabrechnung ist empfehlenswert, damit Soll und Ist konsistent sind.

Praktisch wird die betriebsspezifische Betreuung häufig unterschätzt oder unterdokumentiert. Wer im Audit nur die Grundbetreuung ausweist, hat eine Lücke. Die Berufsgenossenschaften prüfen zunehmend gezielt die Anlage-4-Aufgaben, weil dort die meisten realen Schutzlücken sichtbar werden. Ein realistisches Verhältnis ist etwa 1 zu 1 zwischen Grundbetreuung und betriebsspezifischer Betreuung, mit großen Schwankungen je nach Branche und Ereignislage. Diese Stunden kommen zur Grundbetreuung hinzu und sind im Tätigkeitsbericht gesondert auszuweisen, mit Bezug auf die jeweiligen Aufgabenfelder.

Die Dokumentationspflichten der DGUV V2 umfassen drei Kerndokumente. Erstens die schriftliche Bestellung von Sifa und Betriebsarzt mit Aufgaben, Befugnissen, Zeitbudget und Berichtslinie. Zweitens die schriftliche Berechnung der Grundbetreuung und betriebsspezifischen Betreuung mit Bezug auf die Beschäftigtenzahl, die Betreuungsgruppe und die Aufteilung. Drittens die jährlichen Tätigkeitsberichte beider Funktionen an die Geschäftsleitung, mit geleisteten Stunden und inhaltlichen Schwerpunkten. Hinzu kommen die Protokolle des Arbeitsschutzausschusses (ASA) nach § 11 ASiG für Betriebe mit mehr als zwanzig Beschäftigten.

Die Aufsicht erfolgt durch die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, ergänzt durch die staatliche Arbeitsschutzaufsicht der Länder. Beanstandungen treten typischerweise in vier Mustern auf: fehlende oder veraltete Bestellurkunde, fehlende Berechnung der Einsatzzeiten, dokumentierte Aufteilung weicht von tatsächlicher Leistung ab, betriebsspezifische Betreuung nach Anlage 4 ist nur kursorisch oder gar nicht dokumentiert. Die Bußgeldrahmen sind moderat (bis 10.000 Euro nach § 25 ASiG je Verstoß), aber die haftungsrechtlichen Folgen bei Unfällen können erheblich sein, weil sie das Organisationsverschulden der Geschäftsleitung berühren.

Im Schadensfall, etwa nach einem schweren Arbeitsunfall, wird die Dokumentation der DGUV V2 zur Beweisfrage. Wer die Berechnung nicht nachweisen kann oder Tätigkeitsberichte nicht vorliegen, gerät schnell in eine Organisationsverschulden-Diskussion. Audit-fest, dokumentiert, § ASiG-fest entsteht nicht durch Volumen, sondern durch klare Nachweise: Bestellurkunde, Berechnungsblatt, Aufteilungs-Dokument, Tätigkeitsberichte mit Datum und Unterschrift, jährliche Fortschreibung. Ein elektronischer Audit-Trail im Workspace ersetzt die handgeführte Ablage zuverlässig und steht jederzeit für eine Begehung bereit. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Ein klar geführter Aktenbestand reduziert die Audit-Vorbereitung von Tagen auf Stunden.

Die DGUV V2 ist administrativ überschaubar, in der Praxis aber häufig in mehrere Excel-Dateien, Word-Dokumente und Aktenordner verteilt. Die Folge ist eine fragmentierte Aktenlage, in der die Konsistenz zwischen Berechnung, Bestellung und Tätigkeitsbericht schwer zu pflegen ist. Wer im Audit nach der aktuellen Beschäftigtenzahl, dem Stundenfaktor und der Aufteilung gefragt wird, muss schnell antworten können, mit Beleg. Drei verstreute Dateien werden in der Stresssituation des Audits zur Quelle widersprüchlicher Aussagen.

Der CIVAC-Workspace bündelt die DGUV-V2-Pflichten in einem strukturierten Modul: Berechnungsblatt mit automatischer Aktualisierung bei Änderung der Beschäftigtenzahl, Bestellurkunde-Vorlagen für Sifa und Betriebsarzt, Aufteilungs-Dokument mit Begründungsfeld, Stunden-Tracker für tatsächlich geleistete Einsatzzeit und Tätigkeitsbericht-Generator. 490 einsatzbereite Audit-Vorlagen decken Arbeitsschutz, Brandschutz, Gefahrstoffe und weitere benachbarte Pflichten ab. EU-Datenresidenz ist Standard, was bei Personalbezug der Tätigkeitsberichte und der Vorsorge-Untersuchungen relevant ist. Datenschutz und Arbeitsschutz greifen hier eng ineinander, weshalb die Schnittstelle zum Datenschutzbeauftragten dokumentiert wird. Eine Auftragsverarbeitung mit dem externen Sifa-Dienstleister wird im Workspace abgelegt und versioniert. Auch die Bestellurkunde wird zentral mit Datum und Unterschrift gepflegt, statt in Mail-Anhängen zu verschwinden.

Die Verzahnung mit weiteren Beauftragten ist im Workspace strukturell vorhanden: Brandschutzbeauftragter, Gefahrstoffbeauftragter, Ersthelfer und betriebliche Notfallorganisation sind als verknüpfte Rollen abbildbar. CIVAC ist Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Die SLA für die externe Bestellung der Sifa oder des Betriebsarztes liegt bei zwei Werktagen, klassisch sind zwei bis sechs Wochen üblich. Diese Geschwindigkeit hilft besonders, wenn ein Wechsel akut wird, etwa durch Kündigung der bisherigen Sifa.

Wenn Sie die DGUV-V2-Berechnung aktuell halten müssen, stehen Sie typischerweise vor einer von drei Fragen: Stimmt die Zuordnung zur Betreuungsgruppe noch, ist die Berechnung dokumentiert und auf Stand, und ist die betriebsspezifische Betreuung nach Anlage 4 sauber erfasst. Diese drei Fragen sind in einer einstündigen Bestandsaufnahme beantwortbar. Das Ergebnis ist entweder Entwarnung oder eine kleine Mängelliste, die in wenigen Tagen abgearbeitet werden kann. Wer das jährlich macht, verteilt den Aufwand statt einer aufwendigen Aufholjagd vor dem nächsten Audit. Eine schlanke Routine ersetzt die Hektik des Jahresendes.

CIVAC ist Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Im Workspace-Modell erhalten Sie das DGUV-V2-Modul mit Berechnungsblatt, Bestellurkunden-Vorlagen, Aufteilungs-Dokument und Tätigkeitsbericht-Generator. Im Officer-Modell übernimmt eine bestellte externe Fachkraft für Arbeitssicherheit oder ein Betriebsarzt mit DGUV-V2-Erfahrung die operative Steuerung. Die Erstbestellung erfolgt in zwei Werktagen, statt zwei bis sechs Wochen im klassischen Markt. Die Berichtslinie zur Geschäftsleitung wird vertraglich abgesichert und im Workspace strukturiert geführt.

Beide Modelle lassen sich kombinieren: Workspace für die laufende Pflege, externe Sifa für die fachliche Steuerung. Wenn Sie eine erste Einschätzung wünschen, ob Ihre DGUV-V2-Aktenlage auditfest ist, schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de. Sie erhalten innerhalb von zwei Werktagen eine erste Bewertung mit Modellempfehlung und konkretem Bestellpfad. Aus dem Lesen einen Auftrag machen: Der schnellste Weg von einer Excel-Berechnung zur belegbaren DGUV-V2-Aktenlage ist die belastbare Bestellung, getragen von einer Sifa mit Mandat und einem Workspace, der die Berechnung kennt.