Störfall und Wertguthaben: Wer vertritt den Störfallbeauftragten im Sabbatical

Nach § 9 der Zwölften Verordnung zur Durchführung des Bundes-Immissionsschutzgesetzes (12. BImSchV, Störfall-Verordnung) müssen Betreiber von Störfallbetrieben einen Störfallbeauftragten und dessen Vertretung schriftlich bestellen und dauerhaft erreichbar halten. Gleichzeitig nutzen immer mehr Unternehmen Wertguthaben-Modelle nach § 7b SGB IV, um Mitarbeitenden Sabbaticals, Pflegezeiten oder vorgezogene Ruhestände zu ermöglichen. Wenn der bisherige Störfallbeauftragte ein Wertguthaben in Anspruch nimmt, entsteht eine Vertretungslücke, die ohne saubere Vorabplanung sowohl die Störfall-Verordnung als auch die Aufsichtspflicht der Geschäftsleitung nach § 130 OWiG verletzt. In Betrieben der oberen Klasse drohen zusätzlich genehmigungsrechtliche Konsequenzen bei Verstoß gegen das Sicherheitsmanagementsystem, bis hin zu einschränkenden Auflagen im laufenden Anlagenbetrieb.

Dieser Beitrag erklärt, wie Störfallbetriebe ihre Beauftragtenorganisation so aufstellen, dass auch längere Abwesenheiten durch Wertguthaben-Modelle abgedeckt sind. Sie erfahren, welche rechtlichen Anforderungen die 12. BImSchV an die Bestellung und Vertretung stellt, wie das Zusammenspiel mit dem Betriebsrat, der Personalabteilung und der Behörde aussieht und welche Rolle externe Beauftragte als Brückenlösung spielen. Sie erhalten zudem ein Praxisbeispiel und eine Checkliste der Vorlauffristen. CIVAC bietet hierfür eine Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service mit Bestellurkunde, Vertretungsregelung und Berichtslinie, die innerhalb von 2 Werktagen lückenlos einsatzbereit ist.

Die Störfall-Verordnung (12. BImSchV) setzt die Seveso-III-Richtlinie (Richtlinie 2012/18/EU) in deutsches Recht um. Sie gilt für Betriebsbereiche, in denen gefährliche Stoffe in Mengen oberhalb bestimmter Schwellenwerte vorhanden sein können, je nach Menge als Grundpflichtenbetrieb oder als Betrieb der oberen Klasse. § 9 verlangt vom Betreiber die Bestellung eines Störfallbeauftragten, sofern weitergehende Anforderungen nach § 58a BImSchG bestehen, sowie einer geeigneten Vertretung mit eigener Sachkunde. Beide Bestellungen sind schriftlich und der zuständigen Behörde anzuzeigen, in der Regel der unteren oder oberen Immissionsschutzbehörde je nach Landesrecht.

Die Erreichbarkeit des Störfallbeauftragten ist nicht auf Bürozeiten beschränkt. § 6 der 12. BImSchV verpflichtet zur Erstellung und Aufrechterhaltung eines Sicherheitsmanagementsystems, das die Verhinderung und Begrenzung von Störfällen sicherstellt. Konkret bedeutet das: Im Fall eines tatsächlichen oder drohenden Störfalls muss ein qualifizierter Ansprechpartner innerhalb kurzer Zeit greifbar sein, in der Regel innerhalb weniger Stunden, bei Betrieben der oberen Klasse rund um die Uhr. Die Behörde prüft im Rahmen der Inspektionspflicht nach § 16 der 12. BImSchV, ob diese Erreichbarkeit dauerhaft sichergestellt ist und stichprobenartig verifizierbar ist.

Diese Anforderung schließt Urlaubs- und Krankheitszeiten ausdrücklich ein, ebenso wie längere Abwesenheiten durch Wertguthaben, Elternzeit, Pflegezeit oder Sabbatical. Wer den Störfallbeauftragten bestellt, muss die Vertretung schon im Bestellungsdokument benennen, im Betriebsbereichshandbuch verankern und in den internen Notfallplan einarbeiten. CIVAC bildet diese Anforderung im Workspace ab und bietet als Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service eine durchgängige Bestellurkunden-Akte. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software, mit nahtloser Anbindung der Personalprozesse an die Beauftragtenorganisation.

Das Wertguthaben nach § 7b SGB IV ist ein arbeitsrechtliches Instrument, das es Mitarbeitenden erlaubt, Arbeitsentgelt oder Arbeitszeit auf einem Langzeitkonto anzusparen und zu einem späteren Zeitpunkt für eine längere Freistellung zu nutzen. Typische Anlässe sind Sabbaticals, vorgezogene Ruhestandsphasen, Familienzeiten oder Weiterbildungen. Die Wertguthaben werden insolvenzgesichert nach § 7e SGB IV geführt und sind sozialversicherungsrechtlich klar geregelt. Auch der Aufbau über mehrere Jahre und die spätere Inanspruchnahme über mehrere Monate sind übliche Konstellationen, häufig im Übergang in den Ruhestand.

Für die Beauftragtenorganisation ist relevant, dass eine Wertguthaben-Inanspruchnahme typischerweise drei bis zwölf Monate dauert und in der Regel mehrere Monate im Voraus angekündigt wird, oft mit einem Vorlauf von sechs Monaten bis zu zwei Jahren. Im Unterschied zu Krankheitsfällen ist das Wertguthaben planbar, was eine geordnete Vertretungsplanung ermöglicht. In Tarifverträgen vieler Branchen sind zudem Mindestlaufzeiten, Antritts- und Rückkehrregelungen festgelegt, die der Personalabteilung Klarheit verschaffen. Auch der Betriebsrat ist nach § 87 BetrVG einzubeziehen, soweit das Wertguthaben kollektivrechtliche Aspekte berührt oder eine Rahmenvereinbarung dafür besteht.

Wenn der Störfallbeauftragte oder der Brandschutzbeauftragte ein Wertguthaben in Anspruch nimmt, entsteht eine planbare, aber lange Vertretungslücke. Diese ist in der Bestellurkunde zu adressieren: entweder durch Festlegung einer dauerhaft qualifizierten Vertretung mit eigener Sachkunde, durch externe Bestellung als Brückenlösung oder durch eine Kombination beider Modelle. Die Brandschutzbeauftragten und Störfallbeauftragten überschneiden sich häufig in der Organisation und in den Berichtspflichten an die Geschäftsleitung. Eine gut abgestimmte Vertretungsregelung berücksichtigt diese Überschneidungen explizit und vermeidet doppelte Berichtswege oder unklare Zuständigkeiten in der Krisenkommunikation. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar.

In der Praxis haben sich für Wertguthaben-Phasen drei Vertretungsmodelle bewährt. Modell eins ist die interne Doppelbesetzung mit zwei voll qualifizierten Störfallbeauftragten, die einander vertreten. Vorteil: Die Vertretung ist mit allen betrieblichen Abläufen vertraut, kennt das Sicherheitsmanagementsystem detailliert und kann jederzeit einspringen, ohne aufwendige Einarbeitung. Nachteil: Die Anforderung an Sachkunde, Lehrgänge und Berufserfahrung muss bei beiden Personen erfüllt sein, was in kleineren Unternehmen oft an Personalkapazitäten und Budget scheitert.

Modell zwei ist die externe Brückenlösung. Während der gesamten Wertguthaben-Phase übernimmt ein externer Störfallbeauftragter die Funktion mit Bestellurkunde und Anzeige bei der Behörde. Nach Rückkehr des internen Beauftragten kehrt die Bestellung zurück. Diese Variante ist besonders verbreitet bei Mittelständlern und bei Betrieben, die nur einen Standort führen oder bei denen die interne Doppelbesetzung unwirtschaftlich wäre. Über CIVAC erfolgt die externe Bestellung mit einer SLA von 2 Werktagen statt 2 bis 6 Wochen klassisch, inklusive Einarbeitung, mehrtägiger Übergabesitzung mit dem internen Beauftragten und Aufbau einer dokumentierten Rufbereitschaftslinie.

Modell drei ist die hybride Lösung. Hier bleibt ein interner Stellvertreter als Hauptansprechpartner vor Ort, ergänzt um einen externen Beauftragten, der die formelle Bestellung und die Berichtslinie an die Geschäftsführung trägt. Diese Lösung eignet sich besonders für komplexe Betriebsbereiche der oberen Klasse, in denen sowohl Vor-Ort-Präsenz als auch fachliche Tiefe und Behördenkommunikation gefordert sind. Die Aufgabenverteilung wird in der Bestellurkunde detailliert dokumentiert, einschließlich der jeweiligen Eskalationspfade, der wöchentlichen Vor-Ort-Termine und der monatlichen Berichts-Cadence. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen.

Die Sachkunde des Störfallbeauftragten ist in § 7 der 5. BImSchV in Verbindung mit § 8 der 12. BImSchV geregelt. Erforderlich ist eine Ausbildung als Ingenieur oder eine vergleichbare Qualifikation, ergänzt um mindestens zwei Jahre praktische Tätigkeit in dem Aufgabenbereich, der dem späteren Tätigkeitsfeld entspricht. Hinzu kommt die erfolgreiche Teilnahme an behördlich anerkannten Lehrgängen mit Abschlussprüfung. Diese Anforderungen gelten gleichermaßen für die Vertretung, weil die Behörde im Vertretungsfall den vollständigen Funktionsumfang und die uneingeschränkte fachliche Handlungsfähigkeit erwartet.

Die Fortbildung ist regelmäßig nachzuweisen, in der Regel mindestens alle zwei Jahre. Wer den Lehrgang nicht absolviert, verliert formal die Sachkunde, was die Behörde im Rahmen einer Inspektion oder einer Routineprüfung beanstandet und im Wiederholungsfall mit Bußgeldern belegen kann. Bei Wertguthaben-Phasen ist die Frage relevant, ob die Sachkunde während der Abwesenheit fortgeschrieben wird oder ob sie ruht. In der Regel wird empfohlen, den Lehrgang vor Eintritt in die Wertguthaben-Phase aufzufrischen und bei längerer Abwesenheit kurz vor Rückkehr erneut zu absolvieren, damit die Funktion nahtlos übernommen werden kann und die Behörde keine Beanstandungen erhebt.

Für externe Beauftragte bringt CIVAC die geforderte Sachkunde mit Lehrgangsnachweisen, Berufserfahrung und einer Bestellurkunden-Vorlage mit Vertretungsregelung mit. Die Nachweise werden im Workspace abgelegt und mit automatischer Erinnerung an Auffrischungsfristen versehen. Mehr zur konkreten Ausgestaltung finden Sie in den CIVAC-FAQ. Auch die Nachweise des Hauptbeauftragten werden parallel im Workspace gepflegt, damit beide Personen jederzeit prüfbereit dokumentiert sind. Audit-fest, dokumentiert, § 9-BImSchV-fest, jederzeit prüfbar, mit klarer Eskalationskaskade an den verantwortlichen Officer-as-a-Service-Anbieter.

Die Bestellurkunde des Störfallbeauftragten enthält im Vertretungsfall mehrere kritische Elemente. Erstens den Namen und die Qualifikation des Hauptbeauftragten sowie der Vertretung, jeweils mit Sachkundennachweis und Lehrgangsbestätigung sowie einem aktuellen Lebenslauf. Zweitens die genaue Aufgabenbeschreibung mit Bezug zu § 9 der 12. BImSchV, zum Sicherheitsmanagementsystem nach § 6 und zum internen Notfallplan nach § 10. Drittens die Erreichbarkeitsregelung mit klaren Übergabezeitpunkten, idealerweise tageweise dokumentiert und mit benannter Rufbereitschaftslinie. Viertens die Berichtslinie an die Geschäftsführung mit Frequenz, Format und Adressaten sowie definiertem Eskalationspfad in Krisensituationen.

Fünftens und besonders wichtig bei Wertguthaben-Phasen: die genaue Zeit, ab der die Vertretung allein verantwortlich ist, sowie die formelle Anzeige dieser Vertretungsphase bei der zuständigen Behörde. Manche Bundesländer verlangen die Anzeige auch dann, wenn die Vertretung ohnehin in der ursprünglichen Bestellurkunde benannt ist, weil sie ein separates Verwaltungsverfahren auslöst. Wer hier auf Nummer sicher gehen will, fragt die zuständige untere Immissionsschutzbehörde schriftlich an, legt deren Antwort in der Bestellurkunden-Akte ab und referenziert sie im jeweiligen Anzeigeschreiben, damit das Verwaltungsverfahren rechtssicher dokumentiert ist.

Sechstens die Vertretungsregelung der Vertretung, also der Drittansprechpartner für den Fall, dass auch die Vertretung kurzzeitig nicht greifbar ist (Urlaub, Krankheit, Dienstreise). In der Praxis bewährt sich eine schriftliche Eskalationskaskade, die auch den externen CIVAC-Officer als endgültigen Ansprechpartner ausweist und Telefonnummern, Vertretungsnummern sowie eine zentrale Rufbereitschaftslinie umfasst. Damit ist die Erreichbarkeit auch in Doppel-Abwesenheits-Szenarien dauerhaft gesichert, auch wenn Haupt- und Erstvertretung gleichzeitig ausfallen, etwa durch parallele Krankheit oder Urlaub im Sommer. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar.

Störfallbetriebe sind häufig zugleich Betreiber kritischer Infrastrukturen nach BSI-KritisV oder unmittelbare NIS-2-Adressaten nach der EU-Richtlinie 2022/2555. Der Störfallbeauftragte arbeitet daher eng mit dem Informationssicherheitsbeauftragten zusammen, weil ein Cybervorfall einen physischen Störfall auslösen kann und umgekehrt, etwa durch Manipulation einer Prozesssteuerung in einer chemischen Anlage. Bei NIS-2-Adressaten greift zudem der 24-Stunden-Frühwarn- und 72-Stunden-Folgemeldepfad, der mit der Vor-Ort-Krisenkommunikation des Störfallbeauftragten synchron laufen muss, mit gemeinsamer Lagebeurteilung und abgestimmter Außenkommunikation.

Auf der operativen Ebene betrifft das auch die Notfall- und Gefahrenabwehrplanung sowie die Krisenkommunikation. § 10 der 12. BImSchV fordert für Betriebe der oberen Klasse einen internen Notfallplan, der mit dem externen Notfallplan der Katastrophenschutzbehörde abzustimmen ist. Der Notfallplan ist mindestens alle drei Jahre zu überprüfen und nach jedem Vorfall zu aktualisieren, mit dokumentierten Übungen, Auswertungen und Lessons-Learned-Sitzungen. Während einer Wertguthaben-Phase muss die Verantwortlichkeit für diese Aktualisierung klar zugewiesen und in der Bestellurkunde explizit benannt sein, sonst verliert der Plan seine Aktualität und damit seine Rechtsverbindlichkeit gegenüber der Katastrophenschutzbehörde.

CIVAC bündelt diese Schnittstellen im Workspace. Der Störfallbeauftragte, der Informationssicherheitsbeauftragte und der Brandschutzbeauftragte teilen das Vorfallmodul, die Berichtslinie an die Geschäftsführung und die Audit-Vorlagen. Damit entstehen keine isolierten Datensilos, sondern eine einheitliche, durchsuchbare Compliance-Akte mit klarer Versionsgeschichte und konsistenten Zugriffsrechten. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Sechs der 25 Beauftragten-Rollen in der CIVAC-Plattform sind direkt mit der Störfallorganisation verknüpft und tauschen Vorfälle, Maßnahmen und Schulungen automatisch aus, sodass im Krisenfall alle relevanten Funktionen über denselben Datenstand verfügen, die Krisenkommunikation konsistent bleibt und Doppeleingaben entfallen.

Die zuständige Behörde, je nach Landesrecht in der Regel die untere Immissionsschutzbehörde, erwartet eine zeitnahe Anzeige jeder Änderung in der Störfallbeauftragten-Bestellung. Wertguthaben-Phasen, Sabbaticals und Langzeitabwesenheiten zählen zu diesen Änderungen, weil sie die personelle Besetzung der Funktion über Wochen oder Monate ändern. Eine schriftliche Anzeige mindestens vier Wochen vor Eintritt der Phase ist in den meisten Bundesländern üblich, manche Landesvorschriften verlangen sogar längere Vorlauffristen, einzelne Bundesländer bis zu acht Wochen.

Inhalt der Anzeige sollten Beginn und voraussichtliches Ende der Vertretungsphase sein, die Daten und Qualifikationen der vertretenden Person, eine Bestätigung, dass die Erreichbarkeit dauerhaft gegeben ist, sowie eine Bestätigung, dass die Verantwortlichkeiten im Notfallplan entsprechend aktualisiert wurden. Bei externen Vertretungen kommt die Bestellurkunde des externen Officers hinzu, ergänzt um den Lebenslauf und die Sachkundennachweise mit Lehrgangsbestätigungen. Die Behörde kann die Vertretung im Einzelfall ablehnen, etwa bei unzureichender Sachkunde, bei Zweifeln an der Erreichbarkeit, bei zu hoher paralleler Beauftragtentätigkeit der vorgesehenen Person oder bei zu großer räumlicher Distanz.

In der Praxis wird die Anzeige häufig vergessen oder nur formlos per E-Mail an einen falschen Empfänger abgegeben. Beides ist riskant, weil die Behörde im Inspektionsfall einen schriftlichen, datierten, an die richtige Stelle adressierten und vollständigen Vorgang erwartet. CIVAC erzeugt aus der Bestellurkunde automatisch ein Anzeigeschreiben, versendet es per dokumentierter Zustellung an die zuständige Behörde und legt die Empfangsbestätigung in der Bestellurkunden-Akte ab, mit Datum, Aktenzeichen und Sachbearbeiter. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Audit-fest, dokumentiert, § 9-BImSchV-fest.

Ein mittelständisches Chemieunternehmen aus Rheinland-Pfalz mit 320 Mitarbeitenden und einem Betriebsbereich der oberen Klasse plante 2024 das sechsmonatige Sabbatical seines langjährigen Störfallbeauftragten, finanziert über ein Wertguthaben nach § 7b SGB IV. Die Geschäftsführung erkannte rechtzeitig, dass eine interne Doppelbesetzung nicht realistisch war, weil keine zweite Person mit vollständiger Sachkunde verfügbar war und ein neuer Lehrgang über mehrere Monate gedauert hätte. Eine externe Brückenlösung über CIVAC war die einzige tragfähige Option, die zugleich die Anforderungen der unteren Immissionsschutzbehörde, den Zeitplan des Sabbaticals, das Budget der Geschäftsführung und die Erwartungen des Betriebsrats abdeckte.

Das Unternehmen bestellte über CIVAC einen externen Störfallbeauftragten für die sechsmonatige Brückenphase. Die Bestellurkunde wurde innerhalb von 2 Werktagen ausgestellt, die Anzeige bei der unteren Immissionsschutzbehörde erfolgte sechs Wochen vor Beginn des Sabbaticals. Der externe Beauftragte führte vier Wochen vor Sabbatical-Beginn eine zweitägige Übergabesitzung mit dem internen Beauftragten durch, übernahm das Sicherheitsmanagementsystem, prüfte den internen Notfallplan und stellte die durchgängige Erreichbarkeit über eine 24/7-Rufbereitschaftslinie sicher, ergänzt um eine wöchentliche Vor-Ort-Präsenz und ein monatliches Reporting an die Geschäftsführung.

Während der sechs Monate fand eine Routineinspektion der Behörde statt. Die Inspektorin prüfte unter anderem die Bestellurkunde, die Anzeige der Vertretungsphase, die Erreichbarkeit über die 24/7-Linie und die Aktualität des internen Notfallplans. Keine Beanstandungen wurden festgestellt. Nach der Rückkehr des internen Beauftragten wurde die externe Bestellung beendet, die Funktion wechselte zurück, die Anzeige an die Behörde erfolgte termingerecht und vollständig. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar, jederzeit prüfbar, mehrjährig nachvollziehbar und im Workspace versioniert.

CIVAC bündelt Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service für Störfallbetriebe. Im Workspace verwalten Sie Bestellurkunden, Sachkundennachweise, Notfallpläne, Audit-Vorlagen und die Berichtslinie an die Geschäftsführung in einem System. Schnittstellen zum Informationssicherheitsbeauftragten, zum Brandschutzbeauftragten und zum Umweltschutzbeauftragten sind nativ angelegt, sodass Vorfälle und Schulungen automatisch in alle relevanten Rollen gespiegelt werden, ohne dass Daten doppelt erfasst werden müssen. Die EU-Datenresidenz und das ISO/IEC 27001:2022-zertifizierte ISMS mit 93 Controls stellen sicher, dass auch besonders schützenswerte Sicherheitsdokumentation revisionssicher, mit klar definierten Berechtigungen und nachvollziehbarer Versionierung abgelegt wird.

Wer eine Wertguthaben-Phase, ein Sabbatical, eine Elternzeit oder eine längere Auszeit des Störfallbeauftragten plant, nutzt das Officer-Modell als Brückenlösung mit einer SLA von 2 Werktagen statt 2 bis 6 Wochen klassisch. Die Bestellurkunde wird ausgestellt, die Behördenanzeige übernommen, die Übergabesitzung durchgeführt und die Erreichbarkeit über eine 24/7-Linie sichergestellt. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Beide Wege erfüllen § 9 der 12. BImSchV und sind während und nach der Vertretungsphase wechselseitig konvertierbar, etwa beim Wechsel von einer Brückenphase in eine dauerhafte Lösung.

Wenn Sie konkret prüfen möchten, wie Ihre aktuelle Beauftragtenorganisation eine geplante Wertguthaben-Phase abdecken würde und welche Vorlauffristen Ihre zuständige Behörde voraussetzt, vereinbaren Sie ein 30-minütiges Gespräch mit einem CIVAC-Beauftragten. Sie erhalten eine erste Einschätzung zur Vertretungskaskade, zur Behördenanzeige und zur Übergabesitzung sowie eine Empfehlung, ob die Workspace-Lizenz, die externe Brücke oder das hybride Modell in Ihrem Fall die richtige Wahl wäre. Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de.