LkSG: Ab wann gilt die Pflicht und wie zahlt man die Mitarbeiter richtig?

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) gilt seit dem 1. Januar 2023 fur Unternehmen mit mindestens 3.000 Beschaftigten in Deutschland und wurde zum 1. Januar 2024 auf Unternehmen ab 1.000 Beschaftigten ausgeweitet (§ 1 Abs. 1 LkSG). Fur den deutschen Mittelstand ist damit eine der wesentlichen Fragen: Wie wird die Beschaftigtenzahl nach dem LkSG korrekt ermittelt? Zahlen Tochtergesellschaften mit? Wie werden Leiharbeitnehmer und Teilzeitkrafte berucksichtigt?

Die Antwort auf diese Fragen ist fur viele Unternehmen entscheidend, nicht nur fur die Frage, ob sie verpflichtet sind, sondern auch fur den Umfang der Sorgfaltspflichten, die sie gegenuber dem eigenen Geschaftsbereich einzuhalten haben. Dieser Artikel klart die Schwellenwertberechnung, die BAFA-Prufpraxis und was vorzubereiten ist, wenn das Unternehmen erstmals unter die LkSG-Pflicht fallt.

§ 1 Abs. 1 LkSG definiert den Anwendungsbereich: Verpflichtet sind Unternehmen, die ihren Sitz, ihre Hauptverwaltung oder ihren Hauptniederlassungssitz in Deutschland haben und in Deutschland regelmasig mindestens 1.000 Arbeitnehmer beschaftigen. Bis zum 31. Dezember 2023 galt der Schwellenwert von 3.000 Beschaftigten; seit dem 1. Januar 2024 gilt 1.000.

Wichtig fur die Abgrenzung: Das LkSG gilt nicht fur auslandische Unternehmen ohne deutsche Niederlassung, auch wenn sie Waren nach Deutschland liefern. Es gilt aber fur deutsche Unternehmen, die ihren Sitz in Deutschland haben, unabhangig davon, wo sie produzieren oder Zulieferer haben. Eine Auslandsproduktion entbindet nicht von der LkSG-Pflicht.

Fur Unternehmen, die knapp unter dem Schwellenwert liegen, ist Vorsicht geboten: Das BAFA bewertet das Beschaftigungsverhaltnis auf Basis des Jahresdurchschnitts. Schwankende Belegschaftszahlen, etwa durch saisonale Schwankungen oder wachstumsbedingte Neueinstellungen, konnen dazu fuhren, dass das Unternehmen unerwartet unter die Pflicht fallt. Eine fruhzeitige Vorbereitung mit Unterstutzung eines LkSG-Beauftragten ist daher auch fur Unternehmen ab 800 Beschaftigten ratsam.

Die Berechnung des Schwellenwerts nach § 1 Abs. 1 LkSG richtet sich nach den in Deutschland beschaftigten Arbeitnehmern. Massgeblich ist die Anzahl der Arbeitnehmer im Sinne des § 5 des Betriebsverfassungsgesetzes, also Arbeiter, Angestellte und Auszubildende mit deutschem Arbeitsvertrag. Beamte sind grundsatzlich nicht einbezogen, sofern sie nicht in einer privatrechtlichen Beschaftigung stehen.

Fur Leiharbeitnehmer gilt nach der Gesetzesbegrundung und der BAFA-Auslegungshilfe: Sie zahlen beim Entleiher mit, wenn sie langer als sechs Monate uberlassen werden. Kurzfristige Projekteinsatze unter sechs Monaten werden dem Verleiher zugerechnet. Fur Unternehmen mit einem hohen Anteil an Leiharbeit kann dies bedeuten, dass der Schwellenwert fruher uberschritten wird als auf Basis der Stammbelegschaft erwartet.

Teilzeitkrafte zahlen als ganze Beschaftigte, nicht als Vollzeitaquivalente. Ein Unternehmen mit 900 Vollzeitkraften und 150 Teilzeitkraften hat 1.050 Beschaftigte im Sinne des LkSG und ist damit verpflichtet. Dies entspricht der Praxis nach § 23 Abs. 1 KSchG, weicht jedoch von der ArbeitnehmerentsendungsVO ab, die Vollzeitaquivalente verwendet.

Praktische Empfehlung: Fuhren Sie jahrlich eine dokumentierte Schwellenwertprufung durch und legen Sie das Ergebnis schriftlich ab. Das BAFA kann im Rahmen einer Prufung nach § 14 LkSG Nachweise fur die Nichtanwendbarkeit anfordern.

Ein haufiges Missverstandnis betrifft die Rolle von Tochtergesellschaften bei der Schwellenwertberechnung. Fur den Schwellenwert selbst, also fur die Frage ob das LkSG anwendbar ist, zahlen nur die im Inland beschaftigten Arbeitnehmer des verpflichteten Unternehmens selbst, nicht die Beschaftigten von Tochtergesellschaften.

Anders sieht es beim Umfang der Sorgfaltspflichten aus. § 2 Abs. 6 LkSG definiert den eigenen Geschaftsbereich als samtliche Aktivitaten des Unternehmens zur Verfolgung seiner Geschaftszwecke und schliesslich ausdrucklich Tochterunternehmen mit ein, auf die das Unternehmen einen bestimmenden Einfluss aususbt. Bestimmender Einfluss liegt in der Regel vor, wenn mehr als 50 Prozent der Stimmrechte gehalten werden.

Das bedeutet: Sorgfaltspflichten mussen nicht nur im Mutterunternehmen, sondern auch in allen beherrschten Tochtergesellschaften erfullt werden, unabhangig davon, ob die Tochter ihren Sitz in Deutschland oder im Ausland hat. Fur den BAFA-Bericht ist daher eine konzernweite Risikoanalyse erforderlich, die samtliche Tochtergesellschaften einschliesst.

Fur grosse Mittelstandler mit mehreren Tochtergesellschaften bedeutet dies erheblichen organisatorischen Aufwand. Ein zentralisierter Beauftragter-Workspace, der uber Mandantenfunktionalitat verfugt, reduziert diesen Aufwand erheblich.

Die europaische Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD, Richtlinie (EU) 2024/1760) wurde am 25. Juli 2024 im Amtsblatt der EU veroffentlicht. Sie ist bis zum 26. Juli 2026 in nationales Recht umzusetzen und wird das LkSG mittelfristig erganzen oder ersetzen.

Die CSDDD gilt fur grosse EU-Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden und einem weltweiten Nettoumsatz von mehr als 450 Millionen Euro. Die Umsetzung ist gestaffelt: Zunachst sind Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden und 1,5 Milliarden Euro Umsatz betroffen, ab 2028 dann die 1.000er-Schwelle.

Fur Unternehmen, die bereits unter das LkSG fallen, bedeutet die CSDDD im Wesentlichen eine Erweiterung des Sorgfaltspflichten-Umfangs um zivilrechtliche Haftungsregelungen und eine strengere Prufung der indirekten Lieferkette. Die methodischen Grundlagen, Risikoanalyse, Masnahmenplanung, Beschwerdeverfahren und Berichterstattung, sind mit dem LkSG weitgehend kompatibel.

Empfehlung: Implementieren Sie jetzt ein LkSG-konformes System, das modular erweiterbar ist. Software und Beauftragtenstrukturen, die heute fur das LkSG aufgebaut werden, sind die Grundlage fur die CSDDD-Compliance ab 2026.

Sobald ein Unternehmen den Schwellenwert von 1.000 Beschaftigten erstmals uberschreitet, beginnt die Pflicht zur Erfullung der LkSG-Anforderungen zum 1. Januar des Folgejahres oder, wenn die Uberschreitung wahrend des laufenden Geschaftsjahres eintritt, zum Beginn des nachsten Geschaftsjahres. Das ergibt sich aus § 1 Abs. 1 Satz 3 LkSG in Verbindung mit der BAFA-Vollzugspraxis.

Die acht Sorgfaltspflichten nach § 3 LkSG mussen dann vollstandig implementiert sein: Risikomanagement, Risikoanalyse, Grundsatzerklarung, Praventionsmasnahmen, Abhilfemasnahmen, Beschwerdeverfahren, Berichterstattung und Dokumentation. Der erste BAFA-Bericht ist spatestens vier Monate nach Ende des ersten Geschaftsjahres unter LkSG-Pflicht einzureichen.

Fur die formale Beauftragung gilt: § 4 Abs. 3 LkSG verlangt eine namentlich bestellte verantwortliche Person. Diese muss der Unternehmensleitung direkt berichten und mit ausreichend Ressourcen ausgestattet sein. Die Bestellung muss schriftlich dokumentiert sein. Frist lauft ab Kenntnis der Erstuberschreitung.

CIVAC empfiehlt: Beginnen Sie mit der Strukturimplementierung mindestens sechs Monate vor dem ersten Berichtsstichtag. Das gibt ausreichend Zeit fur die Risikoanalyse, die Lieferantenbefragung und die formale Beauftragungsphase.

Das LkSG gliedert die Sorgfaltspflichten in acht Bereiche, die alle gleichermassen verpflichtend sind. Eine Schwerpunktsetzung, bei der nur einzelne Bereiche implementiert werden, genugt nicht.

• § 3 LkSG: Allgemeine Sorgfaltspflichten, Grundsatzerklarung, Verantwortliche
• § 4 LkSG: Risikomanagement, jahrliche Uberprufung, Beauftragtenbestellung
• § 5 LkSG: Risikoanalyse, Gewichtung nach Wahrscheinlichkeit und Schwere
• § 6 LkSG: Praventionsmasnahmen, Lieferantenvertrage, Schulungen
• § 7 LkSG: Abhilfemasnahmen bei festgestellten Verletzungen
• § 8 LkSG: Beschwerdeverfahren, vertraulich, mehrsprachig
• § 9 LkSG: Sorgfaltspflichten gegenuber mittelbaren Zulieferern bei anlassbezogenen Hinweisen
• § 10 LkSG: Dokumentation und BAFA-Bericht, vier Monate nach Geschaftsjahresende

Fur jede dieser Pflichten muss ein revisionssicherer Nachweis vorliegen. Ein gut aufgesetzter LkSG-Beauftragter sorgt dafur, dass die Nachweise strukturiert aufgebaut und jederzeit abrufbar sind. Auditfest, dokumentiert, § 10 LkSG-fest.

Das LkSG sieht in § 24 ein gestuftes Bussgeldregime vor. Bei Verstosen gegen Dokumentations- und Berichtspflichten konnen Bussgelder bis zu 100.000 Euro verhangt werden. Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen, insbesondere bei fehlenden Praventions- und Abhilfemasnahmen, steigt das Maximum auf 400.000 Euro. Bei Unternehmen mit einem Jahresumsatz uber 400 Millionen Euro kann das Bussgeld bis zu zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes betragen.

Hinzu kommt eine Auftragssperre fur offentliche Auftrage: § 22 LkSG ermoglicht es Behorden, Unternehmen, gegen die ein Bussgeld von mehr als 175.000 Euro rechtskraftig verhangt wurde, fur bis zu drei Jahre von offentlichen Vergabeverfahren auszuschliessen. Fur Unternehmen mit offentlichen Auftraggebern ist dies ein erhebliches Geschaftsrisiko.

Das BAFA hat seit 2023 aktiv Prufverfahren eingeleitet und Auskunftsersuchen an Unternehmen versendet. Die Behorde pruft nicht nur die formale Existenz eines Risikomanagements, sondern auch dessen Wirksamkeit im Sinne von § 4 Abs. 1 LkSG. Eine rein formale Compliance ohne operative Umsetzung genugt nicht.

Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitenden sind formal nicht verpflichtet, das LkSG einzuhalten. Sie sind es aber de facto haufig dann, wenn sie Lieferanten fur LkSG-pflichtige Abnehmer sind. § 6 Abs. 4 LkSG verpflichtet die verpflichteten Unternehmen, ihre Erwartungen in Lieferantenvertrage aufzunehmen und Schulungen anzubieten.

Das bedeutet: Mittelstandler mit weniger als 1.000 Mitarbeitenden erhalten zunehmend Anfragen von Kunden mit LkSG-Pflicht, die Selbstauskunft, Lieferantenerklarungen, Auditzugang oder Zertifizierungen verlangen. Wer diese Anfragen nicht strukturiert beantworten kann, riskiert den Verlust von Lieferantenbeziehungen.

Empfehlung fur nicht-verpflichtete Zulieferer: Bereiten Sie eine Selbstauskunft vor, die die wesentlichen Risikobereiche des LkSG abdeckt, und dokumentieren Sie Ihre eigenen Praventionsmasnahmen. Ein Compliance-Beauftragter kann dabei helfen, die richtigen Informationen strukturiert bereitzustellen und zu pflegen.

Beachten Sie: In einigen Branchen, insbesondere in der Automobil- und Elektronikindustrie, ist eine vollstandige LkSG-kompatible Lieferantendokumentation bereits Voraussetzung fur Neuzulassungen als Lieferant.

Die Feststellung, dass das LkSG anwendbar ist, ist der erste Schritt. Der zweite ist die formale Beauftragungsstruktur: § 4 Abs. 3 LkSG verlangt eine namentlich bestellte verantwortliche Person, die der Unternehmensleitung direkt berichtet. Diese Beauftragung muss schriftlich dokumentiert, der Belegschaft kommuniziert und mit einem klaren Ressourcenrahmen versehen sein.

Ohne eine korrekte Bestellurkunde und dokumentierte Berichtslinie setzt das Unternehmen sein gesamtes LkSG-Compliance-Programm dem Risiko aus, bei einer BAFA-Prufung als unzureichend eingestuft zu werden, unabhangig davon, wie sorgfaltig die Risikoanalyse durchgefuhrt wurde. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar.

CIVAC bietet als Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service beide Wege: Lizenzieren Sie den Workspace fur Ihre internen Beauftragten oder bestellen Sie unsere Beauftragten. Vertrag, Person und Urkunde werden innerhalb von zwei Werktagen abgeschlossen. Damit ist die formale Grundlage fur die LkSG-Compliance in der notwendigen Dokumentationsqualitat gelegt.

Wenn Sie prufen mochten, ob Ihr Unternehmen unter das LkSG fallt oder welche Schritte nach der Erstuberschreitung des Schwellenwerts erforderlich sind, schreiben Sie an info@civac.de. Aus dem Lesen einen Auftrag machen.