Externe SiFa beauftragen: Pflicht, Auswahl und auditfeste Bestellung

Arbeitgeber in Deutschland sind nach § 5 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) verpflichtet, Fachkräfte für Arbeitssicherheit schriftlich zu bestellen, sobald regelmäßig Beschäftigte tätig sind. Die Bestellung kann intern erfolgen, etwa durch eine angestellte Sicherheitsingenieurin, oder extern durch einen überbetrieblichen Dienst beziehungsweise eine selbstständige Fachkraft. Die DGUV Vorschrift 2 konkretisiert die Einsatzzeiten und Aufgaben. Verstöße gegen die Bestellpflicht stellen eine Ordnungswidrigkeit nach § 25 ASiG dar und können mit Bußgeldern bis 5.000 Euro je Verstoß geahndet werden. Schwerwiegender ist die persönliche Haftung der Geschäftsführung nach § 130 OWiG, wenn Aufsichtspflichten verletzt werden und es zu einem Arbeitsunfall kommt.

Dieser Beitrag erklärt, wann eine externe SiFa-Bestellung wirtschaftlich sinnvoller ist als eine interne Lösung, welche Aufgaben übertragen werden dürfen, wie die Bestellurkunde rechtssicher formuliert wird und welche Einsatzzeiten die DGUV Vorschrift 2 für verschiedene Betriebsgrößen und Branchen vorsieht. CIVAC begleitet als Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service die Bestellung externer Fachkräfte mit standardisierter Bestellurkunde, Einsatzzeitkalkulator, Berichtslinie und auditfester Dokumentation im Workspace. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Sie erfahren, woran Sie eine seriöse externe SiFa erkennen, welche Kostenmodelle marktüblich sind und wie Sie das Mandat in den laufenden Arbeitsschutzbetrieb einbinden.

Die Pflicht zur Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit ergibt sich aus § 5 ASiG. Sie greift, sobald regelmäßig Beschäftigte tätig sind, also auch bei Kleinbetrieben mit nur einer oder zwei beschäftigten Personen. Das Arbeitssicherheitsgesetz unterscheidet nicht nach Betriebsgröße, sondern verlangt eine Bestellung in jedem Fall. Die DGUV Vorschrift 2 konkretisiert die Modalitäten: die Einsatzzeiten richten sich nach Betreuungsmodell, Branche und Gefährdungspotenzial. Es gibt das Regelbetreuungsmodell für Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten und das alternative Betreuungsmodell für Kleinbetriebe bis zehn Beschäftigte.

Die SiFa berät die Arbeitgeberin oder den Arbeitgeber in allen Fragen der Arbeitssicherheit, des Gesundheitsschutzes und der menschengerechten Gestaltung der Arbeit. Sie ergänzt die Beratung durch den Betriebsarzt und wirkt im Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG mit, der ab 20 Beschäftigten verpflichtend ist. Die Bestellung erfolgt schriftlich, mit Datum und Unterschrift beider Seiten, und ist dem Betriebsrat zur Kenntnis zu geben. In bestimmten Branchen wie der Bauwirtschaft, der chemischen Industrie und im Gesundheitswesen ergeben sich zusätzliche Anforderungen aus branchenspezifischen Verordnungen.

Verstöße gegen die Bestellpflicht stellen eine Ordnungswidrigkeit nach § 25 ASiG dar. Schwerwiegender ist die persönliche Haftung der Geschäftsführung nach § 130 OWiG bei Arbeitsunfällen mit fehlender Bestellung. CIVAC dokumentiert die Bestellung der Fachkraft für Arbeitssicherheit im Workspace mit Bestellurkunde, Aufgabenkatalog und Berichtslinie. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Eine fehlende oder fehlerhafte Bestellung ist im Audit der erste Punkt, den die Berufsgenossenschaft prüft, und der erste, der bei Arbeitsunfällen im strafrechtlichen Kontext relevant wird. Eine bloße mündliche Mandatierung ohne schriftliche Bestellurkunde gilt im Streitfall als nicht erfolgt und führt zu vollständig vermeidbaren Folgekosten in der Schadenregulierung.

Die Wahl zwischen interner und externer SiFa ist eine Frage der Einsatzzeit, der Qualifikation und der wirtschaftlichen Tragfähigkeit. Eine interne Fachkraft mit Vollzeitanstellung lohnt sich in der Regel ab etwa 200 bis 300 Beschäftigten in nicht besonders gefährdeten Branchen oder ab 100 bis 150 Beschäftigten in Industrie und Bauwirtschaft mit hohen Gefährdungen. Unterhalb dieser Schwelle reicht die geforderte Einsatzzeit nach DGUV Vorschrift 2 nicht aus, um eine volle Stelle auszufüllen. Die Person ist unterausgelastet, verliert in Nebenaufgaben die fachliche Aktualität und verursacht Personalkosten, die durch das tatsächliche Arbeitsschutzvolumen nicht gedeckt sind.

Eine externe SiFa ist deshalb in den meisten Betrieben unter 200 Beschäftigten die wirtschaftlich tragfähige Antwort. Sie bringt branchenübergreifende Erfahrung, bleibt durch Mandate in mehreren Betrieben fachlich aktuell und ist über die Berufsgenossenschaft oder einen überbetrieblichen Dienst regelmäßig fortgebildet. Das hybride Modell mit einer internen Ansprechperson und einer externen Fachkraft für Audits, Gefährdungsbeurteilungen und Schulungen ist ebenfalls verbreitet und kombiniert die Stärken beider Modelle.

CIVAC unterstützt alle drei Modelle. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Beide Varianten greifen auf dieselben 490 Audit-Vorlagen, denselben Einsatzzeitkalkulator und dieselbe Berichtslinie zur Geschäftsführung zu. Der Wechsel zwischen den Modellen ist im laufenden Betrieb möglich, weil die Daten im Workspace mandantenfähig vorgehalten werden und Schulungsregister, Begehungsprotokolle und Maßnahmenlisten beim Übergang nicht verloren gehen. Das ist ein häufig unterschätzter Vorteil, weil Modelle in der Praxis selten dauerhaft sind. Wachsende Betriebe wechseln häufig in einer Spanne von zwölf bis vierundzwanzig Monaten ihr Betreuungsmodell, weshalb die Datenkontinuität im Workspace strategisch wichtiger ist als die Wahl des aktuellen Anbieters.

Die DGUV Vorschrift 2 definiert die Einsatzzeit der Fachkraft für Arbeitssicherheit als Grundbetreuung und betriebsspezifische Betreuung. Die Grundbetreuung umfasst Grundleistungen wie die Mitwirkung an der Gefährdungsbeurteilung, die Schulung und Unterweisung der Beschäftigten und die Mitarbeit im Arbeitsschutzausschuss. Die Einsatzzeit für die Grundbetreuung wird in Stunden pro Beschäftigten und Jahr bemessen und richtet sich nach der Branche. Sie reicht von 0,5 Stunden pro Beschäftigten und Jahr in Verwaltungs- und Bürotätigkeiten bis 2,5 Stunden in besonders gefährdeten Tätigkeiten wie Bau, Bergbau oder chemische Industrie.

Die betriebsspezifische Betreuung kommt hinzu und ergibt sich aus konkreten Anlässen wie der Einführung neuer Arbeitsverfahren, dem Umgang mit Gefahrstoffen, der Untersuchung von Arbeitsunfällen oder besonderen psychischen Belastungen. Ihre Zeit ist nicht pauschal vorgegeben, sondern aus dem Pflichtenkatalog im Anhang 4 der DGUV Vorschrift 2 abzuleiten. Eine externe SiFa muss diese Einsatzzeit nachvollziehbar dokumentieren, weil die Berufsgenossenschaft im Audit die Erbringung der Mindestzeit prüft. Eine pauschale Stundenzahl ohne Bezug zum Tätigkeitsfeld der Beschäftigten ist nicht prüffest.

Der Einsatzzeitkalkulator im CIVAC-Workspace bildet die Berechnung nach DGUV Vorschrift 2 automatisiert ab. Eingabe von Branche, Mitarbeiterzahl und Risikoanlässen ergibt die Mindestjahresstunden, die das Mandat abdecken muss. Audit-fest, dokumentiert, § 6 ASiG-fest. Der Kalkulator ist mit den aktuellen Branchenzuordnungen der Berufsgenossenschaften abgeglichen und wird bei Änderungen zentral gepflegt, sodass interne und externe Fachkräfte mit denselben Bemessungsgrundlagen arbeiten und im Audit keine widersprüchlichen Berechnungen vorliegen. Die Berechnung wird mit jeder Mitarbeiterbewegung aktualisiert, sodass die Einsatzzeit jederzeit den realen Personalstand abbildet, statt einem Stand vom Jahresbeginn zu folgen. Bei Umstrukturierungen, Übernahmen oder Standorteröffnungen wird die Einsatzzeit neu bemessen und mit einer schriftlichen Anpassung der Bestellurkunde verbunden, damit das Mandat formal mit dem Realbetrieb übereinstimmt.

Der Aufgabenkatalog der Fachkraft für Arbeitssicherheit ist in § 6 ASiG abschließend geregelt. Die SiFa berät bei der Beschaffung von Arbeitsmitteln und Persönlicher Schutzausrüstung, bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen, bei der Auswahl von Arbeitsstoffen und bei der Planung von Arbeitsverfahren. Sie wirkt an der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG mit, ohne sie inhaltlich allein zu verantworten. Die Verantwortung für die Gefährdungsbeurteilung trägt der Arbeitgeber selbst, was häufig missverstanden wird. Die SiFa ist Beraterin, nicht Entscheiderin, und kann den Arbeitgeber nicht in der Pflicht ersetzen.

Konkrete Tätigkeitsfelder sind die regelmäßige Begehung der Arbeitsstätten mindestens einmal jährlich, die Untersuchung von Arbeitsunfällen und Beinaheunfällen, die Schulung der Beschäftigten zu sicherem Arbeiten, die Mitarbeit bei der Einführung neuer Maschinen oder Verfahren und die Bewertung von Sicherheitsdatenblättern. Die Begehung ist mit Datum, Bereich, Befund und Maßnahme zu dokumentieren. Eine externe SiFa, die nur einmal im Jahr für eine Stunde erscheint und nicht dokumentiert, erfüllt das Mandat formal, aber nicht inhaltlich, und liefert keine ausreichende Substanz für eine Prüfung der Berufsgenossenschaft.

CIVAC stellt im Workspace Begehungsprotokolle, Schulungsvorlagen, Unfallmeldeformulare und einen Maßnahmenkatalog bereit. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Jede Begehung hinterlässt eine prüfbare Spur mit Verantwortlichem, Termin und Status der Korrekturmaßnahme. Die Geschäftsführung sieht im Dashboard, welche offenen Maßnahmen aus welcher Begehung resultieren und welche überfällig sind, ohne dass ein Bericht erstellt werden muss. Damit verschiebt sich der Schwerpunkt der Mandatszeit von Berichtswesen auf substanzielle Beratung. Die SiFa gewinnt Zeit für die fachliche Arbeit, weil die Plattform die formalen Routinen übernimmt.

Die Bestellung erfolgt schriftlich nach § 5 ASiG. Eine prüffeste Bestellurkunde enthält acht Pflichtangaben. Erstens den Namen und die Berufsbezeichnung der bestellten Fachkraft. Zweitens den Nachweis der Qualifikation nach § 7 ASiG, in der Regel der Lehrgang bei einer Berufsgenossenschaft oder einer akkreditierten Bildungseinrichtung. Drittens den Aufgabenkatalog mit Bezug auf § 6 ASiG und die DGUV Vorschrift 2. Viertens die zugesicherte Einsatzzeit pro Jahr in Stunden. Fünftens die organisatorische Anbindung an die Geschäftsführung mit Berichtslinie und Weisungsfreiheit in fachlichen Fragen.

Sechstens die Vertretungsregelung bei Urlaub, Krankheit oder Mandatswechsel. Siebtens die Befugnisse der SiFa, etwa der unbeschränkte Zutritt zu Arbeitsstätten und die Möglichkeit, Stellungnahmen in den Arbeitsschutzausschuss einzubringen. Achtens die Information des Betriebsrats nach § 9 ASiG und ein Vermerk darüber, dass die Bestellung dem Betriebsrat angezeigt wurde. Fehlen einzelne Pflichtangaben, gilt die Bestellung formal, ist aber bei Prüfungen unvollständig und kann zu Beanstandungen führen.

Die externe SiFa darf nicht zugleich Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO sein, wenn sie Daten der Beschäftigten verarbeitet, sondern muss als eigener Verantwortlicher oder klar abgegrenzter Auftragnehmer geführt werden. Diese datenschutzrechtliche Nuance wird in vielen Bestellurkunden übersehen und kann im Fall einer Datenpanne zu Problemen mit dem Datenschutzbeauftragten führen. CIVAC liefert eine vollständige Vorlage der Bestellurkunde mit allen acht Pflichtangaben und einer datenschutzkonformen Ausgestaltung. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Diese Standardisierung verkürzt die Bestellzeit von zwei bis sechs Wochen auf die zwei Werktage des CIVAC-SLA und schließt Formfehler in der Erstaufstellung systematisch aus.

Der deutsche Markt für externe SiFa-Dienstleistungen kennt drei Vergütungsmodelle. Das erste ist die monatliche oder jährliche Pauschale mit definierter Einsatzzeit, üblich bei überbetrieblichen Diensten und der Berufsgenossenschaft selbst. Marktüblich sind 90 bis 150 Euro pro Stunde, je nach Region, Qualifikation und Branche. Bei einem Betrieb mit 80 Beschäftigten in der Verwaltung ergibt das eine Jahresgrundbetreuung von rund 40 Stunden, also etwa 3.600 bis 6.000 Euro netto pro Jahr. In gefährdeten Branchen mit 2,5 Stunden pro Beschäftigten und Jahr und betriebsspezifischer Betreuung kann sich der Betrag bei gleicher Mitarbeiterzahl auf das Drei- bis Fünffache erhöhen.

Das zweite Modell ist die Projektabrechnung für Einzelaufträge wie Gefährdungsbeurteilungen, Untersuchung größerer Arbeitsunfälle oder Sonderschulungen. Stundensätze liegen hier zwischen 95 und 180 Euro netto, mit Reisezeit und Spesen als üblichen Zuschlägen. Das dritte Modell ist die Implementierungspauschale für die initiale Erstaufstellung mit Bestellung, Erst-Begehung, Erst-Schulung und Gefährdungsbeurteilung als Grundpaket. Diese liegt zwischen 2.500 und 9.500 Euro je nach Betriebsgröße und Branche.

CIVAC arbeitet mit einer transparenten Lizenz für den Workspace und einer separaten Bestellpauschale für die Officer-as-a-Service-Variante. Die Preislogik ist öffentlich dokumentiert und enthält keine versteckten Aufschläge für Standardbegehungen oder Unfallmeldungen. Das CIVAC-SLA von 2 Werktagen ersetzt das klassische Antwortfenster von 2 bis 6 Wochen, das in vielen SiFa-Mandaten noch akzeptiert wird. Vergleichen Sie nicht Stundensätze, sondern Vertragsleistungen, Reaktionszeiten und die Liefertiefe bei Begehungen, Schulungen und Berichten. Die Differenz zwischen formaler und gelebter Betreuung wird im Vertrag entschieden. Eine Pauschale, die Sonderaufwände wie Unfalluntersuchungen unentgeltlich einschließt, ist eine echte Pauschale; alles andere ist eine versteckte Stundenabrechnung.

Die Auswahl einer externen Fachkraft für Arbeitssicherheit folgt fünf Kriterien. Erstens die formale Qualifikation nach § 7 ASiG: abgeschlossener SiFa-Lehrgang bei einer Berufsgenossenschaft oder einer akkreditierten Bildungseinrichtung, regelmäßige Fortbildung im Umfang der DGUV-Empfehlung. Zweitens die Branchenkompetenz: eine SiFa für Bürobetriebe wird in einer Lackierei oder einem Lager mit Hochregalanlagen nicht ausreichen, weil die Gefährdungsmuster vollkommen anders sind und spezifische Vorschriften wie die Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung oder die Gefahrstoffverordnung anders gewichtet werden müssen.

Drittens die Verfügbarkeit: eine externe SiFa muss innerhalb angemessener Frist erreichbar sein, in Notfällen binnen 24 Stunden vor Ort und im laufenden Betrieb innerhalb der vereinbarten Reaktionszeit. Viertens die Sprachfähigkeit gegenüber der Geschäftsführung und dem Betriebsrat: eine SiFa, die ihre Beobachtungen nicht in eine entscheidungsfähige Vorlage übersetzen kann, wird im Arbeitsschutzausschuss nicht wirksam. Fünftens die Kompatibilität mit den vorhandenen Strukturen, etwa mit dem Betriebsarzt, dem Brandschutzbeauftragten und dem Gefahrstoffbeauftragten.

CIVAC selektiert seinen Officer-Pool nach diesen fünf Kriterien und ordnet Mandate nach Branche und Risikoexposition zu. Bei Wechsel der zugewiesenen Fachkraft erfolgt eine strukturierte Übergabe mit Übergabeprotokoll im Workspace. Die Plattform stellt zudem sicher, dass die Mandatierung nicht von einer einzelnen Person abhängt: bei Krankheit oder Urlaub übernimmt eine dokumentierte Vertretung mit Zugriff auf dieselben Begehungsprotokolle, Schulungsregister und Maßnahmenlisten. Das senkt das Schlüsselpersonenrisiko, das in klassischen Einzelmandaten regelmäßig zu Lücken im Mandat führt. Auch bei längerer Erkrankung der zugewiesenen Fachkraft bleibt die Betreuung ohne Bruch verfügbar, weil Vertretung und Hauptperson auf denselben Datenstand zugreifen können. Geschäftsführungen profitieren davon doppelt: die formale Bestellpflicht bleibt erfüllt, und der inhaltliche Mandatsverlauf bleibt nachvollziehbar.

Die externe SiFa arbeitet selten isoliert. Sie steht in einem Geflecht aus Betriebsarzt nach § 2 ASiG, Brandschutzbeauftragten nach den Landesbauordnungen und der DGUV Information 205-003, Gefahrstoffbeauftragten nach § 6 GefStoffV und gegebenenfalls Strahlenschutz- oder Gewässerschutzbeauftragten. Eine effiziente Aufstellung koordiniert diese Rollen im Arbeitsschutzausschuss und vermeidet Doppelarbeit. Häufig wird eine externe Fachkraft auch für mehrere dieser Funktionen mandatiert, sofern die Qualifikationen vorliegen und die Aufgaben sich nicht ausschließen.

Die Doppelbeauftragung einer Person als SiFa und Brandschutzbeauftragter ist möglich und in mittelständischen Betrieben verbreitet, sofern die zeitlichen Ressourcen und die Qualifikationen ausreichen. Die Kombination von SiFa und Betriebsarzt ist nicht zulässig, weil die Aufgaben fachlich unterschiedlich sind und sich gegenseitig nicht ersetzen. Die Kombination von SiFa und Datenschutzbeauftragter ist möglich, aber sorgfältig zu prüfen, weil sich beide Rollen in der Bewertung von IT-Arbeitsplätzen überlappen können.

CIVAC bildet diese Rollenmatrix im Workspace ab und macht Doppelbeauftragungen mit ihren Konsequenzen für die Einsatzzeit sichtbar. Wer dieselbe Person dreifach bestellt, ohne die Einsatzzeiten zu addieren, riskiert in der Aufsicht eine sofortige Beanstandung. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Die Plattform erinnert an die jährlichen Pflichten je Rolle und an die Schulungs- und Fortbildungsfristen, sodass die Person nicht durch eine vergessene Auffrischung ihre Qualifikation verliert und damit die Bestellung formal hinfällig wird. Versäumte Fortbildungen sind ein häufiger Beanstandungsgrund in Wiederholungsaudits der Berufsgenossenschaft. Wer mehrere Rollen in einer Person bündelt, sollte deshalb die Fortbildungspflichten je Rolle separat führen und nicht in einem gemeinsamen Block dokumentieren, der die Rollenspezifik verwischt.

Die Bestellung einer externen SiFa ist der erste Schritt, nicht das Ziel. Ein belastbarer Arbeitsschutzbetrieb braucht eine bestellte Fachkraft, einen funktionierenden Arbeitsschutzausschuss, eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung, dokumentierte Begehungen, regelmäßige Unterweisungen und einen Maßnahmenkatalog mit Verantwortlichkeiten und Terminen. Diese sechs Elemente bilden den Mindeststandard, an dem die Berufsgenossenschaften im Audit prüfen. Wer einen davon nicht vorhalten kann, fällt auf, unabhängig von der Qualität der übrigen.

CIVAC ist eine Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service mit Workspace, 490 Audit-Vorlagen, Bestellurkunden, Berichtslinien und EU-Datenresidenz. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Externe Fachkräfte für Arbeitssicherheit erhalten ein vorkonfiguriertes Set mit Bestellurkunde, Einsatzzeitkalkulator, Begehungsprotokollen, Schulungsregister und Maßnahmenkatalog. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Das CIVAC-SLA von 2 Werktagen ersetzt das klassische Antwortfenster von 2 bis 6 Wochen.

Wenn Sie für Ihren Betrieb erstmals eine externe SiFa bestellen, eine bestehende Bestellung auf Prüfungssicherheit prüfen oder von einem internen auf ein hybrides Modell wechseln möchten, klären wir das in einem strukturierten Erstgespräch. Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular, um eine Erstbewertung Ihrer aktuellen Arbeitsschutzaufstellung zu vereinbaren. Sie erhalten eine konkrete Lückenliste, einen Einsatzzeitvorschlag nach DGUV Vorschrift 2 und eine grobe Indikation der monatlichen Kosten je Betriebsmodell, damit die Entscheidung zwischen interner, externer und hybrider Aufstellung im nächsten Quartal mit belastbaren Zahlen getroffen werden kann. Auf Wunsch begleiten wir die erste Begehung und den ersten Arbeitsschutzausschuss noch im selben Quartal, sodass die operative Wirksamkeit nicht auf das Folgejahr verschoben wird.