Betriebsarzt: Ab welcher Mitarbeiterzahl gilt die Bestellpflicht?

Die Pflicht zur Bestellung eines Betriebsarztes ergibt sich aus § 2 des Gesetzes über Betriebsärzte, Sicherheitsingenieure und andere Fachkräfte für Arbeitssicherheit (ASiG) vom 12. Dezember 1973. Die konkrete Ausgestaltung regelt die DGUV Vorschrift 2 vom 1. Januar 2011, die für alle Branchen der gesetzlichen Unfallversicherung gilt. Anders als häufig vermutet, beginnt die Pflicht nicht erst ab 20 oder 50 Beschäftigten, sondern grundsätzlich ab dem ersten Beschäftigten. Was sich mit der Mitarbeiterzahl ändert, sind die zulässigen Betreuungsmodelle und die rechnerischen Einsatzzeiten, nicht die grundsätzliche Pflicht.

Dieser Beitrag erklärt die Stufenlogik der DGUV Vorschrift 2, von der Alternativbetreuung im Kleinbetrieb bis zur Regelbetreuung mit personenbezogenen Einsatzzeiten ab dem 11. Beschäftigten. Sie erfahren, wie die Einsatzzeit nach Betreuungsgruppe 1, 2 oder 3 berechnet wird, welche Pflichten den Arbeitgeber treffen und wie sich Bestellurkunde, Einsatzzeitnachweis und Dokumentation der Anlässe prüffest führen lassen. Wir ordnen die Schnittstellen zur Fachkraft für Arbeitssicherheit und zur Gefährdungsbeurteilung ein und zeigen, wie CIVAC als Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service die Rolle im Workspace bündelt. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Ziel ist eine Dokumentation, die der Aufsicht in 24 Stunden vorlegbar ist.

§ 2 ASiG verpflichtet den Arbeitgeber, Betriebsärzte schriftlich zu bestellen und ihnen die in § 3 ASiG genannten Aufgaben zu übertragen. Die DGUV Vorschrift 2, herausgegeben von den gesetzlichen Unfallversicherungsträgern, konkretisiert die Bestellpflicht, die Einsatzzeiten und die Betreuungsmodelle. Die Vorschrift gilt seit dem 1. Januar 2011 in allen Branchen der gesetzlichen Unfallversicherung und ersetzte die früheren branchenspezifischen UVV-Regelungen.

Die Vorschrift unterscheidet zwei Modelle: die Regelbetreuung und die alternative bedarfsorientierte Betreuung. Die Regelbetreuung gilt für Betriebe mit mehr als 10 Beschäftigten und verknüpft eine Grundbetreuung mit branchen- und tätigkeitsspezifischen Einsatzzeiten. Die alternative Betreuung steht Kleinbetrieben mit bis zu 10 Beschäftigten offen, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, etwa die Teilnahme des Unternehmers an Motivations-, Informations- und Fortbildungsmaßnahmen.

In beiden Modellen ist die schriftliche Bestellung verpflichtend. Der Betriebsarzt kann angestellt, freiberuflich oder über einen überbetrieblichen arbeitsmedizinischen Dienst tätig sein. Wesentlich ist die fachliche Voraussetzung als Facharzt für Arbeitsmedizin oder Arzt mit der Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin nach Weiterbildungsordnung der Landesärztekammer. Mehr zur Rolle finden Sie unter Betriebsarzt. Im Bestellverhältnis ist sicherzustellen, dass die fachliche Weisungsfreiheit des Arztes gewahrt bleibt und die Bestellung den Aufgabenrahmen nach § 3 ASiG vollständig erfasst, ohne ihn unzulässig einzuschränken. Zusätzlich sind die Anforderungen der ArbMedVV einzuhalten, insbesondere zur Pflichtvorsorge bei Gefährdungen wie Lärm, Vibration, Gefahrstoffen, biologischen Arbeitsstoffen und Bildschirmarbeit, sowie zur Angebots- und Wunschvorsorge auf Verlangen der Beschäftigten oder bei besonderen Tätigkeiten. Wer diese Anforderungen sauber dokumentiert, schafft zugleich die Grundlage für eine spätere Anerkennung der Vorsorgekartei in Aufsichtsverfahren oder bei einem Arbeitgeberwechsel.

Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten sieht DGUV Vorschrift 2 die alternative bedarfsorientierte Betreuung vor. Sie kombiniert eine Motivations- und Informationspflicht des Unternehmers mit anlassbezogenem Einsatz von Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Der Unternehmer nimmt an Schulungen seiner zuständigen Berufsgenossenschaft teil und dokumentiert dies. Im Anlassfall, etwa nach Unfällen, bei Tätigkeitsänderungen oder bei Beschwerden, zieht er den Betriebsarzt hinzu.

Voraussetzungen sind insbesondere die regelmäßige Teilnahme an Motivations-, Informations- und Fortbildungsmaßnahmen, die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG, die Dokumentation der Maßnahmen und die Verfügbarkeit eines Betriebsarztes für anlassbezogene Beratung. Eine schriftliche Vereinbarung mit dem Betriebsarzt oder dem überbetrieblichen Dienst ist auch im Alternativmodell üblich, weil die Anlassbetreuung sonst nicht sichergestellt werden kann.

Praktisch erfordert die Alternativbetreuung Disziplin in der Dokumentation. Die Aufsicht prüft im Anlassfall, ob die Schulungspflicht erfüllt wurde, ob die Gefährdungsbeurteilung vorliegt und ob die anlassbezogene Beratung in Anspruch genommen wurde. Wer das nicht dokumentieren kann, fällt aus der Alternativbetreuung in die Regelbetreuung zurück, einschließlich rechnerischer Einsatzzeiten. Im Workspace von CIVAC sind Schulungsnachweise, Gefährdungsbeurteilung und Anlassdokumentation für Kleinbetriebe vorbereitet und mit dem SiFa-Modul verknüpft. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. So bleibt der Status der Alternativbetreuung auch über Jahre belastbar. Wer sich für dieses Modell entscheidet, sollte jährlich prüfen, ob die Mitarbeiterzahl weiterhin unter 10 liegt und ob die Schulungsteilnahme des Unternehmers vollständig dokumentiert ist; sobald die Schwelle überschritten wird, ist der Übergang in die Regelbetreuung zeitnah zu vollziehen und der Wechsel formal abzubilden, einschließlich Anpassung der Bestellurkunde und Aufnahme der Grundbetreuungszeit.

Ab 11 Beschäftigten gilt die Regelbetreuung. Sie besteht aus zwei Teilen: einer Grundbetreuung mit fest definierten Einsatzzeiten je Beschäftigtem und einer betriebsspezifischen Betreuung, deren Umfang sich aus einer gemeinsamen Bewertung des Betriebs durch Arbeitgeber, Betriebsarzt, Sicherheitsfachkraft und gegebenenfalls Mitarbeitervertretung ergibt. Die Summe beider Teile ergibt die Gesamtbetreuung des Betriebs.

Die Grundbetreuung ist nach Betreuungsgruppen gegliedert. Gruppe I umfasst hohe Gefährdung, etwa Bauwirtschaft, chemische Industrie oder Holzverarbeitung. Gruppe II steht für mittlere Gefährdung, etwa Maschinenbau oder Metallverarbeitung. Gruppe III fasst niedrige Gefährdung zusammen, etwa Verwaltung, Banken, Software-Entwicklung. Die Einsatzzeiten je Beschäftigtem und Jahr betragen je nach Branche typischerweise zwischen 0,2 und 2,5 Stunden, geteilt zwischen Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die genaue Zuordnung ergibt sich aus Anlage 2 der DGUV Vorschrift 2.

Die betriebsspezifische Betreuung adressiert konkrete Gefährdungen, etwa Lärm, Gefahrstoffe, psychische Belastung, Bildschirmarbeit, Mutterschutz oder Schichtarbeit. Sie ist im Anhang 3 und 4 der DGUV Vorschrift 2 in Aufgabenfeldern abgebildet. Der Arbeitgeber bewertet, welche Aufgabenfelder relevant sind, schätzt den Aufwand und fixiert das Ergebnis in einer schriftlichen Festlegung. Die Festlegung ist Teil der Pflichtdokumentation und sollte mindestens jährlich überprüft werden. CIVAC stellt im Workspace eine Berechnungsvorlage bereit, die Grundbetreuung und betriebsspezifische Betreuung verknüpft und automatisch auf Branchengruppe, Beschäftigtenzahl und Aufgabenfelder reagiert. So entstehen reproduzierbare Berechnungen, die jederzeit auf den aktuellen Stand der Gefährdungsbeurteilung zurückgeführt werden können. So ist die Einsatzzeit nachvollziehbar und für die Aufsicht reproduzierbar. Eine jährliche Überprüfung der Einsatzzeit empfiehlt sich insbesondere dann, wenn sich die Mitarbeiterzahl, die Tätigkeitsstruktur oder die Gefährdungsbeurteilung ändern, damit die Berechnung jederzeit dem aktuellen Stand entspricht.

Die rechnerische Einsatzzeit erscheint im ersten Moment komplex, folgt aber einer klaren Logik. Ein Beispiel: Ein Maschinenbaubetrieb mit 80 Beschäftigten gehört in Gruppe II. Anlage 2 DGUV Vorschrift 2 weist Gruppe II eine Grundbetreuungszeit von 1,5 Stunden je Beschäftigtem und Jahr zu, davon zum Beispiel 0,6 Stunden Betriebsarzt und 0,9 Stunden Sicherheitsfachkraft. Die Grundbetreuungszeit für Betriebsarzt beträgt damit 48 Stunden im Jahr, plus betriebsspezifische Anteile aus Aufgabenfeldern wie Gefahrstoffe oder psychische Belastung.

Die betriebsspezifischen Zeiten ermittelt der Arbeitgeber gemeinsam mit Betriebsarzt und SiFa, in der Regel anhand der Gefährdungsbeurteilung. Aus der Bewertung jedes Aufgabenfeldes ergibt sich eine geschätzte Stundenzahl, die dokumentiert wird. Die Summe aus Grund- und betriebsspezifischer Betreuung ist die Gesamteinsatzzeit, die im Vertrag mit dem Arzt oder Dienst hinterlegt sein sollte. Eine reine Pauschalvereinbarung ohne Bezug zu den Berechnungsschritten ist im Audit nicht prüffest.

Wichtig: Die Einsatzzeit wird nicht einfach abgesessen, sondern aus konkreten Anlässen heraus genutzt. Erstuntersuchungen, Vorsorgetermine, Gefährdungsbeurteilungen, ASA-Sitzungen, Begehungen, Beratung der Geschäftsleitung und Schulungen sind die typischen Anlässe. Eine Übersicht der Einsatzanlässe wird im Workspace von CIVAC laufend gepflegt und mit der Bestellurkunde verknüpft. Wer eine Aufsichtsanfrage erhält, kann die Einsatzzeit innerhalb von 24 Stunden mit Anlässen belegen. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Das vereinfacht die Kommunikation mit der zuständigen Aufsicht erheblich und reduziert Rückfragen. Ergänzend lassen sich aus den dokumentierten Anlässen Hinweise auf konkrete Maßnahmen ableiten, sodass die Einsatzzeit nicht nur als Pflicht, sondern als steuerungsrelevante Ressource genutzt werden kann, etwa zur frühzeitigen Erkennung von Belastungsschwerpunkten oder zur Priorisierung von Investitionen.

Die Aufgaben des Betriebsarztes ergeben sich aus § 3 ASiG. Er berät den Arbeitgeber bei der Planung von Arbeitsstätten, der Beschaffung von Arbeitsmitteln, der Auswahl persönlicher Schutzausrüstung und arbeitsphysiologischen, arbeitspsychologischen sowie arbeitshygienischen Fragen. Er beteiligt sich an Gefährdungsbeurteilungen, untersucht Mitarbeitende im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge nach ArbMedVV und führt Begehungen durch.

Konkret heißt das: Pflichtvorsorge bei Tätigkeiten mit erhöhter Gefährdung, Angebotsvorsorge bei bestimmten Belastungen, Wunschvorsorge auf Antrag der Beschäftigten. Hinzu treten Eignungsuntersuchungen, etwa nach G25 für Fahrtätigkeiten, soweit sie verlangt sind. Die Vorsorge wird in einer Vorsorgekartei nach § 3 ArbMedVV dokumentiert, die unter ärztlicher Schweigepflicht steht und beim Betriebsarzt geführt wird. Der Arbeitgeber erhält Bescheinigungen, aber keine medizinischen Details.

Eine besondere Rolle hat der Betriebsarzt in der psychischen Gefährdungsbeurteilung. Seit der ArbSchG-Novelle 2013 ist die psychische Belastung explizit Teil der Gefährdungsbeurteilung. Der Betriebsarzt unterstützt bei Befragungen, Workshops und Analysen, ohne die Verantwortung des Arbeitgebers zu übernehmen. Er kann zudem ASA-Sitzungen mitgestalten, die nach § 11 ASiG mindestens vierteljährlich abzuhalten sind. Im Workspace von CIVAC sind Vorsorgekartei, ASA-Protokoll und Berichtslinie verknüpft. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Eine sichere ärztliche Schweigepflichtzone bleibt dabei gewahrt, weil personenbezogene medizinische Daten ausschließlich beim Arzt liegen und administrative Belege getrennt verwaltet werden. Datenschutzrechtlich sind die Anforderungen der DSGVO und der ArbMedVV zu beachten, insbesondere zur Aufbewahrungsdauer, zur Trennung von Vorsorgekartei und Personalakte und zur Aushändigung der Vorsorgekartei an den Beschäftigten bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Eine saubere Trennung verhindert datenschutzrechtliche Beanstandungen und schützt Arbeitgeber wie Beschäftigte gleichermaßen, weil die Vertraulichkeit der medizinischen Daten gewahrt bleibt.

Die Bestellung des Betriebsarztes erfolgt schriftlich. Die Bestellurkunde regelt Aufgabenkreis, fachliche Weisungsfreiheit, Berichtslinie an die Geschäftsleitung, Einsatzzeit, Ressourcen, Dauer der Bestellung und besondere Kündigungsregelungen. Sie verweist auf § 2 und § 3 ASiG und schließt mit der Annahme durch den Arzt. Im Fall eines überbetrieblichen Dienstes ergänzt ein Rahmenvertrag die Bestellurkunde, ohne sie zu ersetzen.

Inhaltlich gehören mindestens hinein: Bezeichnung des Betriebs, Aufgabenbeschreibung in Anlehnung an § 3 ASiG, fachliche Weisungsfreiheit, vereinbarte Einsatzzeit pro Jahr, Berechnungsgrundlage nach DGUV Vorschrift 2, Berichtslinie, Vertretungsregelung, Datenschutzregelung für die Vorsorgekartei. Ein häufig übersehener Punkt ist die Dokumentationspflicht für die Einsatzanlässe. Wer die Anlässe nicht belegt, kann die vertraglich vereinbarte Einsatzzeit nicht plausibilisieren.

Im Mittelstand finden sich häufig veraltete Bestellurkunden, etwa aus den 1990er Jahren mit Verweis auf alte UVV-Regelungen. Eine Aktualisierung auf DGUV Vorschrift 2 mit klarer Berechnungslogik ist überfällig, weil der Aufsicht sonst die nötige Plausibilität fehlt. Im Workspace von CIVAC ist die Bestellurkunde für die Rolle Betriebsarzt vorbereitet, einschließlich Einsatzzeitberechnung, Vorsorgekartei-Verweis und Berichtslinie. Wer eine bestehende Urkunde migrieren möchte, kann sie in 2 Werktagen auf den aktuellen Stand bringen. Audit-fest, dokumentiert, § 130-fest. Die Bestellurkunde wird in das digitale Beauftragten-Register überführt und mit Ablauf- und Fortbildungsterminen verknüpft. So ist sichergestellt, dass Vertretungen, Fortbildungsnachweise und vertragliche Veränderungen ohne manuelle Suche aufrufbar bleiben und die Geschäftsleitung im Audit konsistent argumentieren kann. Eine elektronische Signatur der Bestellurkunde und automatische Erinnerungen an Ablauf- oder Verlängerungstermine reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Ein Versionsstand auf der letzten Seite der Bestellurkunde dokumentiert jede Änderung und macht die Pflege im Audit zweifelsfrei nachvollziehbar.

Wer die Bestellpflicht zum Betriebsarzt verletzt, riskiert Bußgelder nach § 25 ArbSchG bis 30.000 Euro je Tat. Im Wiederholungsfall oder bei vorsätzlichem Verstoß kann sich die Sanktion erhöhen. Schwerwiegender wirkt häufig § 130 OWiG, weil die Aufsichtspflichtverletzung der Geschäftsleitung zu Bußgeldern bis zu 10 Mio. Euro je Tat führen kann, wenn ein Vorfall im Unternehmen auf das Fehlen der Bestellung zurückgeht.

Daneben drohen Anordnungen der zuständigen Aufsicht, etwa der Berufsgenossenschaft oder der staatlichen Arbeitsschutzbehörde. Diese können die nachträgliche Bestellung verfügen, Einsatzzeiten festlegen oder, im äußersten Fall, Tätigkeitsbeschränkungen aussprechen. Bei Unfällen mit Bezug zum fehlenden Betriebsarzt ergeben sich zusätzlich strafrechtliche Risiken nach §§ 222, 229 StGB, wenn fahrlässige Tötung oder Körperverletzung im Raum steht.

Die Aufsicht prüft in der Praxis nicht nur das Vorhandensein der Bestellurkunde, sondern die Lebendigkeit der Betreuung: Wurden ASA-Sitzungen abgehalten, Gefährdungsbeurteilungen aktualisiert, Vorsorgetermine angeboten, Begehungen durchgeführt? Wer dies nicht belegen kann, gerät unter Druck. Eine ehrliche Bestandsaufnahme ist daher der erste Schritt. CIVAC unterstützt mit einer Diagnose im ersten Termin und einem Migrationsplan, der die Lücken priorisiert schließt. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Frist läuft ab Kenntnis und macht eine zügige Reaktion erforderlich, sobald Lücken auffallen. Eine strukturierte Bestandsaufnahme dauert in der Regel zwischen einer und zwei Wochen, anschließend folgt ein verbindlicher Plan mit Verantwortlichen, Fristen und einer schrittweisen Übernahme in den Workspace. Dieser Plan wird der Geschäftsleitung in einer kurzen Übersicht vorgelegt, sodass die Entscheidung über das künftige Betreuungsmodell nachvollziehbar fällt und in den nächsten Quartalsbericht überführt werden kann. So entsteht eine durchgängige Spur von der Bestandsaufnahme über den Beschluss bis zur Umsetzung im Workspace.

Der Betriebsarzt arbeitet selten allein. Nach ASiG und ArbSchG ist die enge Zusammenarbeit mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit, dem Arbeitsschutzausschuss und dem Personalrat oder Betriebsrat verpflichtend. Der Arbeitsschutzausschuss (ASA) tagt nach § 11 ASiG mindestens vierteljährlich, sobald mehr als 20 Beschäftigte regelmäßig im Betrieb sind. ASA-Protokolle sind Pflichtdokumente und werden in der Aufsichtsprüfung regelmäßig angefragt.

Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG ist das zentrale Steuerungsdokument des Arbeitsschutzes. Sie wird vom Arbeitgeber verantwortet und unter Mitwirkung von Betriebsarzt und SiFa erstellt, regelmäßig aktualisiert und um psychische Belastungen ergänzt. Aus ihr leiten sich Maßnahmen ab, die in einem Maßnahmenplan dokumentiert und überprüft werden. Schulungen, Begehungen, Unterweisungen und Vorsorgeangebote sind die operative Folge.

CIVAC bündelt diese Schnittstellen im Workspace. Bestellurkunde Betriebsarzt, Bestellurkunde SiFa, ASA-Kalender, Gefährdungsbeurteilung, Vorsorgekartei und Maßnahmenplan liegen verknüpft vor. Die Berichtslinie an die Geschäftsleitung produziert einen Quartalsbericht mit Indikatoren wie Vorsorgequote, Schulungsstand, offenen Maßnahmen und Anlassterminen. Für die Sicherheitsfachkraft siehe SiFa. So entsteht ein konsistentes Arbeitsschutzsystem mit einem belegbaren Audit-Trail, der bei Berufsgenossenschaft, staatlicher Aufsicht und internen Revisoren gleichermaßen Bestand hat und die Steuerung im Alltag spürbar erleichtert. Wer im Mittelstand mehrere Standorte führt, profitiert besonders von der konsolidierten Berichtslinie, weil die Geschäftsleitung Vergleichswerte zwischen Standorten erhält und Maßnahmen priorisieren kann, anstatt aus jedem Standort einen Einzelbericht zu lesen. Die Konsolidierung erfolgt im Workspace automatisch und ist mit Standort-, Rollen- und Maßnahmenfiltern abrufbar, sodass Geschäftsleitung, Compliance-Funktion und Betriebsrat dieselben Indikatoren sehen. So entstehen keine widersprüchlichen Auskünfte gegenüber Aufsicht oder Zertifizierern.

Wenn Sie heute nicht klar benennen können, wer Ihr Betriebsarzt ist, welche Einsatzzeit vereinbart ist, ob die Bestellurkunde aktuell ist und welche Anlässe im letzten Jahr dokumentiert wurden, dann besteht Handlungsbedarf. Die Pflicht ergibt sich aus § 2 ASiG ab dem ersten Beschäftigten. Die Form ergibt sich aus DGUV Vorschrift 2, und die Aufsicht prüft sowohl Bestellurkunde als auch Lebendigkeit der Betreuung. Eine spürbare Erleichterung entsteht erst, wenn alle Artefakte an einem Ort liegen und automatisch aktualisiert werden.

CIVAC ist eine deutsche Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Im Workspace liegen Bestellurkunde Betriebsarzt, Einsatzzeitberechnung, Vorsorgekartei, ASA-Kalender, Gefährdungsbeurteilung und Maßnahmenplan bereit. Daten bleiben in der EU, der Betrieb ist nach ISO/IEC 27001:2022 ausgerichtet, der SLA für Standardartefakte liegt bei 2 Werktagen. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Beide Modelle nutzen denselben Workspace und denselben Audit-Trail.

Für eine erste Bestandsaufnahme genügt ein einstündiges Gespräch. Wir prüfen Bestellurkunde, Einsatzzeit, ASA-Protokolle und Gefährdungsbeurteilung, geben eine Lückenliste mit Prioritäten und schlagen einen Migrationspfad vor. Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de. Weitere Übersichten finden Sie unter Beauftragten-Rollen und FAQ. Innerhalb von 90 Tagen liegt ein belegbarer Nachweisstrang vor, der für die nächste Aufsichtsprüfung trägt und die Geschäftsleitung entlastet. Damit ist die Funktion nicht nur formal besetzt, sondern wirksam in den betrieblichen Alltag integriert und im Workspace mit allen relevanten Artefakten verknüpft. Die Geschäftsleitung erhält im Quartalsbericht eine kompakte Übersicht zu Einsatzzeit, ASA-Protokollen, Vorsorgequote und offenen Maßnahmen.