Betriebsarzt-Einsatzzeit nach DGUV Vorschrift 2 berechnen: Grundbetreuung, betriebsspezifischer Anteil, Dokumentation

Die DGUV Vorschrift 2 (Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit) gilt seit 2011 und wurde zuletzt im Hinblick auf Anlagen und Betreuungsgruppen aktualisiert. Sie konkretisiert das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und legt fest, wie viel Einsatzzeit ein Betrieb für betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung mindestens vorzuhalten hat. Die Vorschrift bindet alle Mitgliedsunternehmen der gewerblichen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen.

Die Berechnung der Einsatzzeit ist kein Rechenproblem mit einer Zahl, sondern ein zweiteiliger Prozess: Grundbetreuung nach Anlage 2 anhand der WZ-Betreuungsgruppe und der Beschäftigtenzahl, plus betriebsspezifische Betreuung anhand des konkreten Gefährdungsprofils. Dieser Beitrag erklärt beide Anteile, die Dokumentationspflichten und die häufigsten Fehler bei der Berechnung im Mittelstand. Der Fokus liegt auf der prüffesten Umsetzung, nicht auf einer abstrakten Formelherleitung.

Das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) verpflichtet Arbeitgeber seit 1973, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu bestellen. Die konkrete Ausgestaltung haben die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen mit der DGUV Vorschrift 2 geregelt. Sie löste 2011 mehrere ältere Unfallverhütungsvorschriften ab und gilt bundesweit für die Mitgliedsunternehmen der jeweiligen Träger.

Der Anwendungsbereich umfasst alle Unternehmen mit mindestens einem Beschäftigten. Eine Untergrenze gibt es nicht; Kleinunternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten haben jedoch eine Wahlmöglichkeit zwischen Regelbetreuung und alternativer bedarfsorientierter Betreuung (Unternehmermodell). Dieser Beitrag fokussiert auf die Regelbetreuung, die für Unternehmen ab elf Beschäftigten anwendbar ist.

Die Vorschrift bestellt nicht nur den Betriebsarzt, sondern auch die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Beide Rollen sind funktional getrennt, ihre Einsatzzeiten werden aber nach derselben Logik berechnet und gemeinsam in der schriftlichen Bestellung dokumentiert. Die Bestellung erfolgt schriftlich mit Aufgabenbereich, Einsatzzeit und Berichtsweg. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Eine Veränderung der Beschäftigtenzahl oder der Betriebsstruktur löst eine Anpassung der Einsatzzeit aus, die ebenfalls dokumentiert werden muss.

Anlage 2 der DGUV Vorschrift 2 ordnet jede Wirtschaftsklasse (WZ-Code) einer von drei Betreuungsgruppen zu. Die Gruppe bestimmt die Höhe der Grundbetreuungszeit. Betreuungsgruppe I umfasst Tätigkeiten mit hoher Gefährdung (zum Beispiel Bauhauptgewerbe, Metallerzeugung, Chemie). Betreuungsgruppe II umfasst mittlere Gefährdung (Maschinenbau, Logistik, Lebensmittelproduktion). Betreuungsgruppe III umfasst geringere Gefährdung (Banken, Versicherungen, Verwaltung, IT-Dienstleister).

Die Grundbetreuungszeit pro Beschäftigtem und Jahr beträgt 2,5 Stunden in Gruppe I, 1,5 Stunden in Gruppe II und 0,5 Stunden in Gruppe III. Diese Zeit ist die Summe aus betriebsärztlicher und sicherheitstechnischer Betreuung. Die Aufteilung zwischen beiden Funktionen ist nicht starr; sie wird zwischen Unternehmen, Betriebsarzt und Fachkraft abgestimmt und schriftlich festgehalten. Üblich ist eine Aufteilung im Verhältnis 20 zu 80 oder 30 zu 70 zugunsten der Sicherheitsfachkraft, mit deutlichen Abweichungen je nach Branche.

Die WZ-Zuordnung erfolgt nach dem Klassifikationssystem des Statistischen Bundesamtes. Bei Mischbetrieben (mehrere WZ-Tätigkeiten in einem Unternehmen) wird in der Regel die Tätigkeit mit dem höchsten Anteil herangezogen, alternativ eine gewichtete Berechnung über die Teilbetriebe. Bei Unklarheiten gibt die zuständige Berufsgenossenschaft eine verbindliche Auskunft. Die Zuordnung wird ein einziges Mal getroffen und gilt bis zu einer wesentlichen Strukturänderung. Sie ist Teil der schriftlichen Dokumentation.

Ein Beispiel verdeutlicht die Mechanik. Ein Maschinenbauunternehmen mit 320 Beschäftigten fällt in Betreuungsgruppe II. Die Grundbetreuungszeit beträgt 1,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr, multipliziert mit 320 Beschäftigten ergibt 480 Stunden pro Jahr. Bei einer Aufteilung 25 zu 75 entfallen 120 Stunden auf den Betriebsarzt und 360 Stunden auf die Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Eine Versicherungsgesellschaft mit 800 Beschäftigten in Verwaltungstätigkeit (Betreuungsgruppe III) hat eine Grundbetreuungszeit von 0,5 Stunden pro Beschäftigtem, multipliziert mit 800 ergibt 400 Stunden pro Jahr. Bei einer Aufteilung 30 zu 70 entfallen 120 Stunden auf den Betriebsarzt und 280 Stunden auf die Fachkraft. Trotz deutlich größerer Belegschaft liegt die absolute Einsatzzeit nicht höher als beim Maschinenbauunternehmen, weil das Gefährdungsprofil niedriger ist.

Ein Bauunternehmen mit 90 Beschäftigten in Gruppe I hat 2,5 Stunden pro Beschäftigtem, also 225 Stunden Grundbetreuung pro Jahr. Hier ist die typische Aufteilung zugunsten der Sicherheitsfachkraft noch ausgeprägter, häufig 15 zu 85, also 34 Stunden Betriebsarzt und 191 Stunden Fachkraft. Das gilt jeweils nur für die Grundbetreuung. Der betriebsspezifische Anteil kommt hinzu und kann das Volumen verdoppeln oder vervielfachen. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit.

Die Grundbetreuung umfasst neun Aufgabenfelder, die in Anlage 2 abschließend aufgezählt sind. Erstens die Unterstützung bei der Erstellung und Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG. Zweitens die Grundsätze und Konzepte der Prävention. Drittens die Aufgaben zur Verbesserung der Arbeitssituation aus arbeitsmedizinischer und sicherheitstechnischer Sicht. Viertens die Untersuchung von Arbeitsunfällen und arbeitsbedingten Erkrankungen.

Fünftens die allgemeine Beratung von Arbeitgeber und Beschäftigten. Sechstens die Beobachtung und Bewertung der Wirksamkeit von Schutzmaßnahmen. Siebtens die Mitwirkung im Arbeitsschutzausschuss (ASA) ab 21 Beschäftigten. Achtens die Selbstorganisation der Beauftragten (Fortbildung, Methodik, Qualitätssicherung). Neuntens die Erstellung des jährlichen Berichts an den Arbeitgeber.

Diese Aufgaben sind nicht abschließend definiert in Bezug auf den Zeitaufwand je Aufgabe; die Zuordnung bleibt der Vereinbarung zwischen Unternehmen, Betriebsarzt und Fachkraft überlassen. Sie muss aber dokumentiert sein. In der Praxis bedeutet das eine schriftliche Festlegung, welche Aufgaben in welchem Umfang in der Grundbetreuung enthalten sind und welche Aufgaben den betriebsspezifischen Teil bilden. Diese Festlegung ist die Grundlage für die spätere Berichterstattung und für die Prüfung durch die Berufsgenossenschaft im Rahmen der Aufsichtspersonenbesuche.

Die betriebsspezifische Betreuung ist der zweite, individuell zu ermittelnde Anteil der Einsatzzeit. Anlage 3 der DGUV Vorschrift 2 listet 16 Aufgabenfelder auf, in denen Bedarf entstehen kann, etwa regelmäßige arbeitsmedizinische Untersuchungen, besondere Gefährdungen (Lärm, Gefahrstoffe, Strahlung, psychische Belastung), Arbeitsplatzwechsel, Reisetätigkeiten, mobile Arbeit, Schichtbetrieb, Schwangerschaft und Stillzeit, Inklusion und Wiedereingliederung.

Der Unternehmer ermittelt für jedes der 16 Felder, ob ein Aufgaben- oder Anlassbezug im Betrieb besteht und welcher Zeitaufwand realistisch ist. Die Ermittlung erfolgt gemeinsam mit Betriebsarzt und Fachkraft und mündet in eine schriftliche Begründung. Die Berufsgenossenschaft prüft im Aufsichtsbesuch typischerweise drei Dinge: ob alle 16 Felder bewertet wurden, ob die Bewertungen schlüssig sind und ob die abgeleitete Einsatzzeit zur Begründung passt.

Im Mittelstand werden hier häufig Fehler gemacht. Entweder wird der betriebsspezifische Anteil pauschal mit null Stunden angesetzt, was bei jeder relevanten Tätigkeit angreifbar ist. Oder es wird eine Bestellung aus dem Vertrag des Betriebsarztes übernommen, ohne eigene Analyse, was im Prüfungsfall ebenfalls nicht trägt. Eine belastbare betriebsspezifische Berechnung umfasst typischerweise 30 bis 100 Prozent zusätzlicher Stunden zur Grundbetreuung, je nach Branche und Risikoprofil. CIVAC stellt Audit-Vorlagen bereit, mit denen die 16 Felder strukturiert bewertet und die Begründung in einem Workspace mit EU-Datenresidenz abgelegt werden kann.

Die Dokumentation umfasst fünf Elemente, die im Prüfungsfall vollständig vorliegen müssen. Erstens die schriftliche Bestellung des Betriebsarztes und der Fachkraft für Arbeitssicherheit mit Aufgabenbereich, Einsatzzeit und Berichtsweg. Zweitens die Festlegung der Betreuungsgruppe mit Begründung der WZ-Zuordnung. Drittens die Aufteilung der Grundbetreuungszeit zwischen Betriebsarzt und Fachkraft.

Viertens die schriftliche Ermittlung der betriebsspezifischen Betreuung mit den 16 Aufgabenfeldern und der jeweiligen Bewertung. Fünftens der jährliche Bericht des Betriebsarztes und der Fachkraft an den Arbeitgeber, in dem die geleistete Einsatzzeit, die wesentlichen Tätigkeiten und die abgeleiteten Maßnahmen dargestellt sind. Dieser Jahresbericht ist die wichtigste laufende Dokumentation; er wird typischerweise im ersten Quartal des Folgejahres erstellt und im Arbeitsschutzausschuss vorgestellt.

Die Aufbewahrungsfrist für die Bestellungen und die Berichte beträgt im Regelfall zehn Jahre, ausgerichtet an steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Standardfristen. Wirksamkeitskontrollen und Wiederholungen der Gefährdungsbeurteilungen werden in Intervallen von ein bis drei Jahren durchgeführt, je nach Tätigkeit. Die Audit-Vorlagen von CIVAC strukturieren die Dokumentation entlang der DGUV-V2-Anforderungen und ermöglichen eine versionierte Ablage im Workspace, die im Prüfungsfall direkt zugänglich ist. Audit-fest, dokumentiert, § ASiG-fest.

Drei Fehler treten im Mittelstand besonders häufig auf. Der erste ist die fehlende oder veraltete Bestellung. Eine Bestellung aus dem Jahr 2014, die nicht an die heutige Belegschaftszahl, die heutige Tätigkeitsstruktur und die aktualisierten Anlagen der DGUV V2 angepasst wurde, ist im Prüfungsfall keine wirksame Bestellung. Korrektur: jährliche Überprüfung im Rahmen des Jahresberichts, Neuausstellung der Bestellung bei wesentlichen Änderungen.

Der zweite Fehler ist die pauschale Berechnung ohne betriebsspezifische Ermittlung. Hier wird nur die Grundbetreuung kalkuliert und die Anlage 3 ignoriert. Bei jedem Betrieb mit auch nur einem relevanten Aufgabenbezug (Gefahrstoffe, Schichtbetrieb, Bildschirmarbeit über bestimmten Schwellen, Reisetätigkeit, Schwangerschaft) führt das zu einer Lücke. Korrektur: jährlich oder bei Strukturänderungen die 16 Felder durchgehen und schriftlich bewerten.

Der dritte Fehler ist die fehlende Aufteilung der Einsatzzeit zwischen Betriebsarzt und Fachkraft. Die Vorschrift verlangt eine schriftliche Festlegung, wie die Stunden zwischen beiden Funktionen verteilt sind. Eine Vereinbarung, in der nur ein Gesamtvolumen genannt wird, erfüllt die Anforderung nicht. Korrektur: Aufteilung in der Bestellung explizit nennen, im Jahresbericht die tatsächliche Aufteilung dokumentieren und Abweichungen begründen. Bei einer Häufung von Abweichungen liegt nahe, dass die ursprüngliche Aufteilung nicht zum tatsächlichen Bedarf passt; dann wird die Bestellung angepasst.

Der Betriebsarzt kann intern angestellt oder extern bestellt werden. Im Mittelstand überwiegt die externe Bestellung deutlich, weil die berechneten Einsatzzeiten in den meisten Fällen unter einer halben Vollzeitstelle liegen und die Vorhaltung eines internen Betriebsarztes nicht wirtschaftlich ist. Externe Bestellungen erfolgen über überbetriebliche arbeitsmedizinische Dienste, niedergelassene Arbeitsmediziner mit entsprechender Qualifikation oder spezialisierte Dienstleister.

Vor der Bestellung prüfen Sie die fachliche Qualifikation. Ein Betriebsarzt ist ein Arzt mit der Zusatzweiterbildung Arbeitsmedizin oder der Anerkennung als Facharzt für Arbeitsmedizin nach der Weiterbildungsordnung der jeweiligen Landesärztekammer. Andere Facharztgruppen mit der entsprechenden Zusatzweiterbildung sind ebenfalls anerkennbar. Eine Bestellung ohne formale Qualifikation ist unwirksam und schließt die Aufsichtsbehörden in der Regel sofort aus.

Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. CIVAC ist eine Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Externe Betriebsärzte werden über das Netzwerk vermittelt und im Workspace mit Bestellurkunde, Einsatzzeitberechnung, Jahresbericht und Aufgabenprotokoll geführt. Die CIVAC-SLA von zwei Werktagen bis zur unterschriebenen Bestellung gilt auch für die arbeitsmedizinische Betreuung, sofern die Qualifikationsprüfung des Kandidaten abgeschlossen ist. Die Einsatzzeit wird gemeinsam mit dem internen Ansprechpartner berechnet und dokumentiert, bevor die operative Tätigkeit beginnt.

Die Berechnung der Einsatzzeit nach DGUV Vorschrift 2 ist ein zweiteiliger Vorgang aus Grundbetreuung nach Anlage 2 und betriebsspezifischer Betreuung nach Anlage 3. Die Dokumentation umfasst die schriftliche Bestellung, die Festlegung der Betreuungsgruppe, die Aufteilung der Stunden zwischen Betriebsarzt und Fachkraft, die Ermittlung der 16 betriebsspezifischen Felder und den jährlichen Bericht. Wer eine dieser Komponenten weglässt, hat im Prüfungsfall eine Lücke.

CIVAC ist eine Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Im Workspace führen Sie die Bestellung, die WZ-Zuordnung, die Einsatzzeitberechnung mit Anlage-2- und Anlage-3-Anteilen und den jährlichen Bericht mit dokumentierter Versionierung und EU-Datenresidenz. 37 Audit-Vorlagen decken die typischen Aufgabenfelder ab. Externe Bestellungen erfolgen unter der Standard-SLA von zwei Werktagen, mit definiertem Berichtsweg an die Geschäftsleitung.

Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular. In einem ersten Gespräch ermitteln wir, ob Ihre bestehende Bestellung die Anforderungen der DGUV V2 erfüllt, welche Anpassungen die Anlage 3 erfordert und ob ein externer Betriebsarzt aus dem CIVAC-Netzwerk die wirtschaftlichste Lösung ist. Das Ergebnis dieses Gesprächs ist eine konkrete Einsatzzeitberechnung mit Vorschlag für die Bestellung, nicht ein generisches Angebot.