Arbeitssicherheit-Dienstleister beauftragen: Rechtsgrundlagen, Auswahlkriterien, Bestellweg

Nach § 5 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) muss jeder Arbeitgeber Fachkräfte für Arbeitssicherheit schriftlich bestellen. Die DGUV Vorschrift 2 konkretisiert die Einsatzzeiten und unterscheidet zwischen Grund- und betriebsspezifischer Betreuung. Für Betriebe ab elf Beschäftigten gilt die Regelbetreuung, kleinere Betriebe nutzen die alternative bedarfsorientierte Betreuung mit Unternehmermodell. Eine eigene SiFa ist nicht zwingend: § 19 ASiG erlaubt ausdrücklich die Beauftragung eines überbetrieblichen Dienstes.

Die Praxis zeigt: Viele kleine und mittlere Betriebe scheitern weniger an der Frage, ob sie eine SiFa benötigen, sondern an der Auswahl des richtigen Dienstleisters und an der Dokumentation der Bestellung. Dieser Beitrag erläutert die Rechtsgrundlagen, die Einsatzzeit-Logik der DGUV Vorschrift 2, die wichtigsten Auswahlkriterien sowie den formalen Bestellweg bis zum audit-festen Nachweis.

Das Arbeitssicherheitsgesetz von 1973 ist die zentrale Norm. § 5 ASiG verpflichtet jeden Arbeitgeber, Fachkräfte für Arbeitssicherheit schriftlich zu bestellen, sobald Beschäftigte vorhanden sind. Die Fachkraft muss arbeitsmedizinisches Fachwissen, sicherheitstechnische Erfahrung und die nach § 7 ASiG vorgeschriebene Ausbildung haben. Die Beratungspflichten ergeben sich aus § 6 ASiG und umfassen die Beratung des Arbeitgebers in allen Fragen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung.

§ 19 ASiG erlaubt ausdrücklich die Beauftragung eines überbetrieblichen Dienstes. Damit ist der Weg zum externen Dienstleister rechtlich vorgesehen und gleichrangig zur internen Bestellung. Voraussetzung: Der Dienst verfügt über die nötige Qualifikation und Ausstattung, und die Bestellung erfolgt schriftlich.

Die DGUV Vorschrift 2 konkretisiert seit 2011 die Einsatzzeiten. Sie unterscheidet Betriebe ab elf Beschäftigten (Regelbetreuung) von kleineren Betrieben (alternative bedarfsorientierte Betreuung). Die Regelbetreuung teilt sich in eine Grundbetreuung mit fester Einsatzzeit pro Beschäftigtem und Jahr sowie eine betriebsspezifische Betreuung, die sich aus dem Tätigkeitsprofil ergibt. § 4 ArbSchG verpflichtet ergänzend zur Gefährdungsbeurteilung, an deren Erstellung die Fachkraft für Arbeitssicherheit mitwirkt.

Die DGUV Vorschrift 2 ordnet Betriebe drei WZ-Gruppen zu, mit unterschiedlichen Grundbetreuungszeiten. Gruppe I (hohe Gefährdung, etwa Bau, Chemie, Metallverarbeitung) erhält 2,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr. Gruppe II (mittlere Gefährdung, etwa verarbeitendes Gewerbe, Großhandel) erhält 1,5 Stunden. Gruppe III (geringe Gefährdung, etwa Banken, Versicherungen, IT-Dienstleister) erhält 0,5 Stunden. Die Aufteilung zwischen Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit beträgt mindestens 0,2 Stunden je Seite, der Rest ist flexibel.

Beispielrechnung: Ein mittelständischer Maschinenbauer mit 80 Beschäftigten in Gruppe II hat eine jährliche Grundbetreuung von 80 mal 1,5 gleich 120 Stunden. Davon entfallen mindestens 16 Stunden auf den Betriebsarzt, mindestens 16 Stunden auf die SiFa. Die verbleibenden 88 Stunden teilen sich nach Bedarf. Die betriebsspezifische Betreuung kommt obendrauf und ergibt sich aus dem Aufgabenkatalog der Anlage 2 der DGUV Vorschrift 2.

In Kleinbetrieben bis zehn Beschäftigte gilt die alternative bedarfsorientierte Betreuung. Hier nimmt der Unternehmer an Schulungen teil und ruft externe Beratung bei konkreten Anlässen ab. Voraussetzung ist die Teilnahme an einem branchenspezifischen Unternehmermodell der zuständigen Berufsgenossenschaft. Audit-fest, dokumentiert, ASiG-fest. Wer Einsatzzeiten ohne Berechnungsgrundlage benennt, scheitert im BG-Audit.

Der Aufgabenkatalog ergibt sich aus § 6 ASiG. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit berät den Arbeitgeber bei der Planung neuer Betriebsanlagen, bei der Beschaffung von Arbeitsmitteln, bei der Gestaltung der Arbeitsplätze, beim Einsatz von Arbeitsstoffen und bei der Auswahl persönlicher Schutzausrüstung. Sie wirkt mit bei der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG, bei Betriebsbesichtigungen und bei der Untersuchung von Arbeitsunfällen.

In der Praxis bedeutet das einen Jahreszyklus: Begehung der Arbeitsstätten mindestens einmal jährlich, Teilnahme an den Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses nach § 11 ASiG mindestens vierteljährlich, Unterstützung bei der Unterweisung der Beschäftigten nach § 12 ArbSchG, Mitwirkung an der Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung und Beratung beim Aufbau einer Sicherheitskultur.

Externe Dienstleister erfüllen diese Aufgaben über regelmäßige Vor-Ort-Termine und schriftliche Berichte. Eine seriöse Beauftragung enthält einen Jahresarbeitsplan mit konkreten Begehungs- und Berichtsterminen, eine Eskalationsregel für sicherheitskritische Vorfälle und einen Bericht zum Jahresende mit dokumentierten Stunden, Begehungen, Empfehlungen und offenen Punkten. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit – das gilt für die Bestellurkunde ebenso wie für den jährlichen SiFa-Bericht.

Vier Kriterien sind entscheidend. Erstens die Qualifikation: Die Fachkraft muss die Ausbildung nach § 7 ASiG in Verbindung mit der DGUV Vorschrift 2 abgeschlossen haben. Der Nachweis erfolgt über Zertifikate der ausbildenden Stellen. Branchenerfahrung in der eigenen WZ-Gruppe ist ein zusätzliches Auswahlkriterium, weil Gefährdungsprofile in Bau, Chemie, Logistik oder IT erheblich variieren.

Zweitens die Verfügbarkeit: Wie schnell ist die SiFa nach Auftragsvergabe einsatzbereit? Wie schnell ist sie bei einem Vorfall vor Ort? Klassische Vorlaufzeiten liegen bei zwei bis sechs Wochen für die Erstaufstellung, kürzere Reaktionszeiten für laufende Betreuung. Drittens die Berichtslinie: An wen berichtet die SiFa, in welcher Form, in welcher Frequenz? Eine schriftliche Vereinbarung verhindert Konflikte und schafft Audit-Klarheit.

Viertens die Dokumentation: Welche Unterlagen liefert der Dienstleister? Eine vollwertige Beauftragung umfasst Bestellurkunde, Jahresarbeitsplan, Begehungsprotokolle, Mitwirkung an der Gefährdungsbeurteilung, ASA-Protokolle, Unterweisungsmatrizen und einen Jahresbericht. Wer hier auf reine Begehungstermine ohne strukturierte Dokumentation setzt, hat im BG-Audit ein Problem. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software.

Der formale Bestellweg umfasst sieben Schritte. Erstens: Auswahl des Dienstleisters auf Basis der Qualifikation und Verfügbarkeit. Zweitens: Klärung der Einsatzzeiten nach DGUV Vorschrift 2 für den eigenen Betrieb, inklusive WZ-Gruppe und Beschäftigtenzahl. Drittens: Vertragsabschluss mit dem Dienstleister, in dem die Bestellung der SiFa als Pflicht des Dienstes geregelt ist. Viertens: Schriftliche Bestellung der konkreten Person als Fachkraft für Arbeitssicherheit nach § 5 ASiG.

Fünftens: Information des Betriebsrats nach § 9 ASiG. Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte bei der Bestellung. Sechstens: Information der zuständigen Berufsgenossenschaft. Eine förmliche Anzeige ist nicht in allen Fällen vorgeschrieben, viele BGen erwarten jedoch eine Meldung. Siebtens: Einbindung in den Arbeitsschutzausschuss und Etablierung der Berichtslinie zur Geschäftsleitung.

Klassisch dauert dieser Weg zwei bis sechs Wochen. CIVAC verkürzt ihn auf zwei Werktage. Die Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service hält Bestellurkunde, Jahresarbeitsplan, ASA-Protokollvorlage und Gefährdungsbeurteilungs-Gerüst im Workspace bereit. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Beide Wege erfüllen § 5 ASiG, beide sind audit-fest dokumentiert.

Der Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG ist Pflicht für Betriebe mit mehr als 20 Beschäftigten. Er tagt mindestens vierteljährlich und besteht aus Arbeitgeber, zwei Mitgliedern des Betriebsrats, Betriebsarzt, Fachkräften für Arbeitssicherheit und Sicherheitsbeauftragten. Tagesordnungspunkte sind Unfallgeschehen, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungen und neue Schutzmaßnahmen. Protokolle gehören in den Audit-Ordner.

Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG ist die zentrale Pflicht des Arbeitgebers. Sie identifiziert Gefährdungen am Arbeitsplatz, bewertet sie und legt Schutzmaßnahmen fest. Die SiFa wirkt mit, die Verantwortung verbleibt beim Arbeitgeber. Die Beurteilung ist regelmäßig zu überprüfen und bei wesentlichen Änderungen zu aktualisieren. § 6 ArbSchG verlangt die Dokumentation der Beurteilung in geeigneter Form.

Unterweisungen nach § 12 ArbSchG erfolgen vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich. Inhalte sind die Gefährdungen am Arbeitsplatz und die Schutzmaßnahmen. Die Unterweisung wird dokumentiert, die Teilnahme mit Unterschrift bestätigt. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar – dieselbe Logik gilt für Unterweisungsnachweise, die im BG-Audit regelmäßig stichprobenartig geprüft werden.

Verstöße gegen das ASiG werden nach § 20 ASiG mit Bußgeld bis 5.000 Euro je Einzelverstoß geahndet. Verstöße gegen § 5 ArbSchG sind Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeldern bis 30.000 Euro. Wesentlich relevanter sind die Folgen im Unfallgeschehen. Tritt ein Arbeitsunfall ein und stellt die Berufsgenossenschaft fest, dass weder SiFa noch Gefährdungsbeurteilung vorliegen, wirkt dies bußgelderhöhend und kann zu Regressforderungen führen.

Persönliche Haftungsrisiken der Geschäftsleitung ergeben sich aus § 130 OWiG (Verletzung der Aufsichtspflicht) und im Unfallfall aus § 222 oder § 229 StGB (fahrlässige Tötung, fahrlässige Körperverletzung). Die Beauftragung einer externen SiFa entlastet die Geschäftsleitung nicht von ihrer Verantwortung, sie schafft aber eine dokumentierte Beratungskette, die im Strafverfahren entlastend wirken kann.

Zivilrechtlich treten Schadensersatzansprüche der Beschäftigten hinzu, soweit sie nicht durch die gesetzliche Unfallversicherung gedeckt sind. Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz ist Rückgriff der BG nach § 110 SGB VII möglich. Die saubere Dokumentation einer bestellten SiFa, einer aktuellen Gefährdungsbeurteilung und durchgeführter Unterweisungen ist daher kein Compliance-Theater, sondern Haftungsbegrenzung in der Praxis.

Drei Konstellationen sprechen klar für die externe Lösung. Erstens: Der Betrieb ist zu klein für eine eigene SiFa. Eine Vollzeit-SiFa rechnet sich erst bei mehreren hundert Beschäftigten. Zweitens: Es fehlt qualifiziertes Personal mit Ausbildung nach § 7 ASiG. Die Ausbildung umfasst mehrere Module über mehrere Monate und ist nicht kurzfristig nachzuholen. Drittens: Die Geschäftsführung möchte Unabhängigkeit. Eine externe SiFa berichtet ohne arbeitsrechtliche Loyalitätskonflikte.

Drei Konstellationen sprechen für interne Bestellung. Erstens: Hochrisikobranchen wie Chemie, Bergbau oder Großbaustellen, in denen tägliche Präsenz erforderlich ist. Zweitens: Betriebe mit hoher Dynamik, in denen sich Gefährdungslagen kurzfristig verändern und tägliche Abstimmung erforderlich ist. Drittens: Standorte mit besonderen Geheimhaltungsanforderungen, etwa Rüstung oder Forschung.

Die Mischvariante ist die Regel in Mittelständlern: eine interne Sicherheitsfachkraft mit überbetrieblicher Unterstützung für Spezialthemen und Vertretung. CIVAC bildet beide Modelle ab. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Die 37 Audit-Vorlagen, der NIS-2-Meldepfad für sicherheitsrelevante Vorfälle und das ISMS nach ISO/IEC 27001:2022 mit EU-Datenresidenz sichern eine revisionsfeste Dokumentation in beiden Varianten.

Wer einen Arbeitssicherheits-Dienstleister sucht, hat in der Regel einen konkreten Anlass: eine BG-Anmeldung, eine kommende Begehung, einen Wechsel des bisherigen Dienstes oder eine neu erkannte Pflicht. Die Erstaufstellung umfasst sechs Bausteine: WZ-Gruppe und Einsatzzeit nach DGUV Vorschrift 2 berechnen, Dienstleister auswählen, Vertrag schließen, SiFa schriftlich bestellen, Betriebsrat informieren und ASA-Sitzung mit der neuen SiFa terminieren.

CIVAC ist eine Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service für diesen Weg. Im Workspace liegen Bestellurkunde, Jahresarbeitsplan, ASA-Protokollvorlage und Gefährdungsbeurteilungs-Gerüst bereit. Das ISMS nach ISO/IEC 27001:2022 mit 93 Controls und EU-Datenresidenz sichert die revisionsfeste Ablage. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Klassisch dauert die Erstaufstellung zwei bis sechs Wochen, mit CIVAC zwei Werktage.

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