Arbeitsmedizinische Vorsorge G 37 Bildschirmarbeit: Dauer, Fristen, Dokumentation

Die arbeitsmedizinische Vorsorge nach DGUV-Grundsatz G 37 für Tätigkeiten an Bildschirmarbeitsplätzen ist seit der Novelle der Arbeitsmedizinischen Vorsorgeverordnung (ArbMedVV) 2013 eine Angebotsvorsorge gemäß § 5 ArbMedVV in Verbindung mit Anhang Teil 4 Abs. 2. Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss die Vorsorge anbieten, die Teilnahme ist freiwillig, die Dokumentation der Anbietung ist Pflicht. Die reine Untersuchungszeit liegt typischerweise zwischen 20 und 40 Minuten. Die Intervalle, die Dokumentation und die Aufbewahrungsfristen sind in ArbMedVV, § 6 Abs. 4 ArbMedVV und DGUV Vorschrift 2 geregelt.

Dieser Beitrag beantwortet die operativen Fragen, die Personalabteilungen, Geschäftsleitungen und Betriebsärzte zur G-37-Vorsorge stellen: Wie lange dauert eine einzelne Untersuchung? In welchen Intervallen muss angeboten werden? Welche Komponenten enthält die Untersuchung? Wie wird die Vorsorgekartei nach § 3 ArbMedVV geführt? Wie lange sind Befunde aufzubewahren? Und wie bildet die Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service von CIVAC die Betriebsarzt-Rolle mit Vorsorgekartei, Angebotsdokumentation und Erinnerungsworkflows ab. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Die Beantwortung dieser Fragen entscheidet darüber, ob die Berufsgenossenschaft im Anlassbesuch eine geordnete Vorsorgekartei findet oder eine Bußgeldakte eröffnet. Auch die Geschäftsleitung haftet persönlich, wenn das System nicht steht. Der nachfolgende Beitrag ist deshalb keine Theorie, sondern eine Anleitung für den operativen Vollzug.

Die arbeitsmedizinische Vorsorge an Bildschirmarbeitsplätzen ist in der ArbMedVV (Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge) geregelt. § 5 ArbMedVV i.V.m. Anhang Teil 4 Abs. 2 ordnet die Angebotsvorsorge für Tätigkeiten mit Bildschirmarbeit an. Der DGUV-Grundsatz G 37 „Bildschirmarbeitsplätze" definiert den fachlichen Inhalt der Untersuchung. Vor der ArbMedVV-Novelle 2013 war G 37 eine Pflichtuntersuchung nach BGV A4 und wurde häufig zur Einstellungsuntersuchung instrumentalisiert. Seit 2013 ist sie ausdrücklich Angebot, die Teilnahme ist freiwillig, das Untersuchungsergebnis darf dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt werden.

Die Angebotsvorsorge ist nach § 5 Abs. 1 ArbMedVV zu organisieren, wenn die ausgeübte Tätigkeit eine Gesundheitsgefährdung im Sinne des Anhangs erwarten lässt. Bildschirmarbeit fällt unter Anhang Teil 4 Abs. 2: Tätigkeiten an Bildschirmgeräten, soweit die Beschäftigten nicht nur ausnahmsweise mit ihnen arbeiten. Die Auslegung „nicht nur ausnahmsweise" ist in der DGUV-Information 250-008 konkretisiert: Beschäftigte, deren Arbeit überwiegend (mehr als die Hälfte der täglichen Arbeitszeit) an Bildschirmgeräten erfolgt, sind erfasst. In der Praxis betrifft das nahezu jede Büro-, IT- und Verwaltungstätigkeit. Die Pflicht zur Anbietung greift unabhängig von der Unternehmensgröße, auch in Kleinstunternehmen. Sie ist Teil der Pflichten des Arbeitgebers nach § 3 ArbSchG und wird vom Betriebsarzt nach § 7 ASiG umgesetzt. Verstöße werden nach § 9 ArbMedVV als Ordnungswidrigkeit verfolgt. Daneben kann die zuständige Landesbehörde (in der Regel das jeweilige Amt für Arbeitsschutz) eine Untersagungsverfügung erlassen, wenn die Vorsorge systematisch unterbleibt. Im Schadensfall werden Versicherer und Berufsgenossenschaft die fehlende Anbietung als Mitverschulden des Arbeitgebers werten, was die Regressposition spürbar verschlechtert.

Die reine Untersuchungszeit beträgt nach DGUV-Grundsatz G 37 typischerweise zwischen 20 und 40 Minuten. Der Standardablauf umfasst sieben Komponenten: Anamnese (5 bis 10 Minuten), Sehtest in der Ferne (Visus mit Sehzeichen, 3 bis 5 Minuten), Sehtest in der Nähe (5 bis 8 Minuten), Phorie- und Stereotest (2 bis 4 Minuten), Farbsehtest mit Ishihara-Tafeln (2 bis 3 Minuten), Augeninnendruck (Tonometrie, optional, 2 bis 4 Minuten), und Beratungsgespräch (5 bis 10 Minuten). Die Gesamtdauer hängt vom Befundbild ab; bei Auffälligkeiten wird zur fachärztlichen Abklärung überwiesen, das Erstgespräch dauert dann länger.

Hinzu kommt die organisatorische Vor- und Nachbereitung. Der Beschäftigte erhält im Vorfeld einen Anamnesebogen, der vor der Untersuchung ausgefüllt wird. Nach der Untersuchung erstellt der Betriebsarzt die ärztliche Bescheinigung über die durchgeführte Vorsorge nach § 6 Abs. 4 ArbMedVV, in der das Ergebnis nicht aufgeführt ist, sondern nur die Tatsache, dass die Vorsorge stattgefunden hat. Diese Bescheinigung wird in der Vorsorgekartei nach § 3 ArbMedVV abgelegt. Inklusive Vorbereitung, Untersuchung und Dokumentation rechnen Betriebsärzte mit 45 bis 60 Minuten pro Beschäftigtem. Wer Vorsorgekampagnen plant, sollte mit einem Betriebsarzt-Slot von etwa einer Stunde pro Beschäftigtem kalkulieren, in der Großbetriebsmedizin ist eine Taktung von 30 bis 40 Minuten möglich, wenn Anamnese und Sehtest in parallel verlaufenden Räumen ablaufen. Wer eine Vorsorgekampagne für 80 Beschäftigte plant, sollte rund vier bis fünf Vorsorgetage einplanen, plus Vor- und Nachbereitung. Die Termine werden im CIVAC-Workspace mit Lesebestätigung an die Beschäftigten ausgespielt, abgesagte Termine werden automatisch neu angeboten. Bei verteilten Standorten kann der Workspace standortspezifische Slots, mobile Vorsorge-Termine und arbeitsmedizinische Sprechtage parallel führen, ohne dass die Datenhaltung auseinanderläuft.

Das Erstangebot der Vorsorge erfolgt nach § 5 Abs. 1 ArbMedVV vor Aufnahme der Tätigkeit, in der Praxis innerhalb der ersten zwei Wochen der Beschäftigung. Folgeangebote sind regelmäßig alle drei Jahre zu unterbreiten. Bei Beschäftigten unter 40 Jahren wird in manchen Betrieben das Intervall auf fünf Jahre verlängert, bei Beschäftigten über 40 Jahren oder bei Sehauffälligkeiten auf zwei Jahre verkürzt. Die DGUV-Empfehlung sieht 36 Monate als Standardintervall vor, mit der Möglichkeit zur individuellen Verkürzung auf Empfehlung des Betriebsarztes.

Anlassvorsorge ist anzubieten, wenn besondere Umstände eintreten: Beschwerden des Beschäftigten an Augen oder Sehvermögen, Änderung des Arbeitsplatzes (neuer Monitor, neue Software, neue Tätigkeit), oder nach Erkrankungen mit potenzieller Auswirkung auf die Bildschirmtauglichkeit. Bei Schwangeren ist die Vorsorge auf Wunsch der Beschäftigten anzubieten und die Bildschirmarbeitsplatzgestaltung gegebenenfalls anzupassen. Die Anbietung ist immer schriftlich zu dokumentieren, auch wenn der Beschäftigte sie ablehnt. Die Ablehnung selbst ist mit Datum und Unterschrift festzuhalten. CIVAC pflegt im Betriebsarzt-Workspace eine Erinnerungsfunktion, die 90 Tage vor Ablauf des Intervalls einen Hinweis an den Betriebsarzt und die Personalabteilung sendet. Die Anbietung kann per E-Mail mit Lesebestätigung erfolgen, die Dokumentation läuft automatisch in die Vorsorgekartei. Frist läuft ab Kenntnis, das System zeitstempelt jede Anbietung mit dem Datum der Zustellung an den Beschäftigten. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Auch die Ablehnung wird in einer separaten Liste geführt und im Quartalsbericht an die Geschäftsleitung gespiegelt. Damit ist nachvollziehbar, welche Beschäftigten die Vorsorge wahrgenommen, welche sie abgelehnt und welche sie aus Termingründen verschoben haben, was im Audit der Berufsgenossenschaft regelmäßig die erste Auswertung ist.

Der Inhalt der G-37-Untersuchung folgt dem DGUV-Grundsatz G 37 in der jeweils aktuellen Fassung. Die Anamnese erfasst berufliche und private Sehgewohnheiten, vorhandene Sehhilfen, Beschwerden wie Kopfschmerzen, Augenbrennen, Verschwommensehen, und persönliche Vorerkrankungen wie Diabetes, Bluthochdruck oder Schilddrüsenerkrankungen, die das Sehvermögen beeinflussen können. Die Anamnese wird im Vorsorgebogen festgehalten, der Teil der ärztlichen Akte ist und dem Arbeitgeber nicht offen liegt.

Der Sehtest gliedert sich in Ferne (auf 5 Meter) und Nähe (auf 33 bis 40 Zentimeter, entsprechend der typischen Bildschirmentfernung). Der Phorietest prüft die Augenmuskelstellung in Ruhe, der Stereotest das räumliche Sehen, der Farbsehtest die Farbtüchtigkeit. Bei Sehauffälligkeiten erfolgt eine Empfehlung zur fachärztlichen Abklärung beim Augenarzt. Wenn die Untersuchung ergibt, dass eine Sehhilfe speziell für die Bildschirmarbeit erforderlich ist (sogenannte Bildschirmarbeitsplatzbrille), trägt der Arbeitgeber nach § 6 ArbStättV i.V.m. ArbStättV Anhang Punkt 6 die Kosten für eine angemessene Sehhilfe, sofern die normale Sehhilfe nicht ausreicht. Das Beratungsgespräch endet mit konkreten Empfehlungen: Pausengestaltung, Bildschirmposition, Beleuchtung, Sehhilfe. Die Beratung ist Teil der Untersuchung und wird im Vorsorgebogen vermerkt, ohne dass der Arbeitgeber Einsicht erhält. CIVAC verwendet im Workspace eine strukturierte Vorlage, die Anamnesebogen, Befunddokumentation und Beratungsnotiz integriert und mit der Vorsorgekartei verknüpft. Diese Vorlage entspricht den Empfehlungen der DGUV-Information 250-008 und wird halbjährlich gegen Änderungen im Grundsatz G 37 geprüft. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Der Betriebsarzt erhält damit eine standardisierte Befundlogik, ohne dass die Individualität der Beratung verloren geht, was bei wechselndem Personal und kooperierenden Arztpraxen einen messbaren Qualitätsvorteil ergibt.

Die Vorsorgekartei nach § 3 ArbMedVV ist das zentrale Dokumentationsinstrument der arbeitsmedizinischen Vorsorge. Sie wird vom Arbeitgeber geführt, häufig technisch durch den Betriebsarzt unterstützt. Pflichtinhalte sind: Name des Beschäftigten, Tätigkeit, Anlass der Vorsorge (Pflicht, Angebot, Wunsch), Datum der Anbietung, Datum der Durchführung, Befundabwicklung in der Form, dass das Ergebnis nicht enthalten ist, sondern nur der Hinweis auf weitere Anbietungstermine, und der Name des die Vorsorge durchführenden Arztes. § 3 Abs. 2 ArbMedVV stellt klar, dass das Untersuchungsergebnis nicht in die Vorsorgekartei gehört, sondern nur der ärztliche Vermerk über die Durchführung.

Die Kartei wird elektronisch oder in Papierform geführt. Bei elektronischer Führung gelten die Anforderungen an personenbezogene Daten nach Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien) und § 22 BDSG. Die Vorsorgekartei darf nur dem Betriebsarzt und dem mit der Aufsicht Beauftragten zugänglich sein, das Personalmanagement hat keinen direkten Zugriff auf die ärztlichen Befunde. CIVAC führt die Vorsorgekartei als getrennten Datenbereich im Workspace, mit getrennten Zugriffsrechten zwischen Betriebsarzt (Vollzugriff inkl. Befund) und HR (Zugriff nur auf Anbietungs- und Durchführungsdaten). Die Verschlüsselung erfolgt nach AES-256, die Datenresidenz liegt in der EU, die Aufbewahrung läuft unter ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten ISMS-Kontrollen. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Audit-fest, dokumentiert, § 130 OWiG-fest. Beschäftigte können ihre eigenen Datensätze über ein Selbstauskunftsmodul einsehen, Auskunftsrechte nach Art. 15 DSGVO werden vollständig elektronisch bedient, ohne dass HR oder Geschäftsleitung Einblick in die ärztlichen Befunde erhalten. Dieser separate Datenpfad ist Teil der ISMS-Architektur. Die ärztliche Akte bleibt damit unter der Hoheit des Betriebsarztes, die Vorsorgekartei in der Verantwortung des Arbeitgebers, und beide Datenstämme werden mit klar getrennten Rechten verwaltet.

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus mehreren Quellen. § 3 Abs. 4 ArbMedVV verlangt, dass die Vorsorgekartei mindestens bis zum Ausscheiden des Beschäftigten geführt wird. Bei besonders gefährdenden Tätigkeiten (etwa krebserzeugende Stoffe nach Anhang Teil 1) verlängert sich die Pflicht auf bis zu 40 Jahre. Für G 37 Bildschirmarbeit gilt die Standardfrist bis zum Ausscheiden. Nach Ausscheiden ist der Beschäftigte über das Schicksal seiner Daten zu informieren. Die ärztlichen Akten unterliegen darüber hinaus der ärztlichen Aufbewahrungspflicht nach § 10 MBO-Ä in der Regel 10 Jahre.

Datenschutzrechtlich gelten zusätzliche Anforderungen. Vorsorgedaten sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO und nur unter den Bedingungen von Art. 9 Abs. 2 DSGVO verarbeitbar. § 22 BDSG konkretisiert die Verarbeitung im Beschäftigungskontext und verlangt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Die Vorsorgekartei muss verschlüsselt, zugriffsbeschränkt und mit dokumentierter Löschroutine geführt werden. CIVAC implementiert die Löschroutine als zeitgesteuerten Workflow: Beim Ausscheiden des Beschäftigten wird die Kartei in das Archiv überführt, dort bleibt sie nach Maßgabe der gesetzlichen Pflicht, im Anschluss wird sie kontrolliert gelöscht und der Löschvorgang dokumentiert. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Datenschutzbehörden, Berufsgenossenschaft und Personalrat können die Löschdokumentation jederzeit einsehen, ohne dass die Ärztliche Schweigepflicht verletzt wird. Im Streitfall ist die nachweisbare Löschung das entscheidende Argument gegen einen späteren Vorwurf der unrechtmäßigen Speicherung von Gesundheitsdaten, der nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. Euro sanktioniert werden kann. Auch im Rahmen interner Revisionen, Konzern-Compliance-Audits und Übernahme-Due-Diligence-Prüfungen ist die nachvollziehbare Löschkette der entscheidende Beleg dafür, dass das Unternehmen seine Pflichten erfüllt hat.

Wenn die G-37-Vorsorge ergibt, dass eine spezielle Sehhilfe für die Bildschirmarbeit erforderlich ist, trägt der Arbeitgeber die Kosten. Rechtsgrundlage ist § 6 ArbStättV i.V.m. Anhang Punkt 6.1 (Bildschirmgeräte). Voraussetzung ist, dass die Beschäftigte oder der Beschäftigte eine spezielle Sehhilfe (Bildschirmarbeitsplatzbrille) ärztlich verordnet bekommen hat, die normale Sehhilfe für den Bildschirmabstand nicht ausreicht, und die Verordnung schriftlich dokumentiert ist. Der Arbeitgeber muss eine angemessene Sehhilfe finanzieren, die der individuellen Sehleistung entspricht.

Strittig ist regelmäßig der Begriff „angemessen". Die Rechtsprechung (etwa LAG Niedersachsen, Urteil vom 30.04.2008 – 6 Sa 1352/07) hat klargestellt, dass eine zweckmäßige, funktionale Brille zu finanzieren ist, nicht aber Luxusausstattungen wie Designgestelle oder Hochbrechungsindex über dem medizinisch erforderlichen Maß. In der Praxis liegen die Kosten zwischen 150 und 400 Euro pro Brille, abhängig von Gläsern und Sehkomplexität. Die Brille bleibt Eigentum des Beschäftigten, der Anspruch entsteht alle drei Jahre erneut oder bei wesentlicher Änderung der Sehleistung. CIVAC dokumentiert die Bildschirmarbeitsplatzbrille im Workspace mit Verordnung, Kostenübernahme-Beleg und Aushändigungsdatum, sodass im Streitfall der Nachweis geführt werden kann, dass der Arbeitgeber seine Pflicht nach § 6 ArbStättV erfüllt hat. Die Verknüpfung mit der Vorsorgekartei stellt sicher, dass das Brillenangebot mit der zugrunde liegenden Untersuchung zeitlich abgeglichen ist. Bei Bestandsbeschäftigten mit vorhandener Sehhilfe wird im Workspace dokumentiert, ob die bestehende Brille für die Bildschirmarbeit ausreicht, sodass eine Neuverordnung nur dort erfolgt, wo sie medizinisch erforderlich ist, ohne dass berechtigte Ansprüche übersehen werden. Die Rechnungsstellung des Optikers, die Verordnung des Arztes und der Aushändigungsbeleg werden gemeinsam abgelegt, sodass das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung den Nachweis der betrieblichen Veranlassung ohne Rückfragen führen kann.

Die Geschäftsleitung trägt die Verantwortung für die Organisation der arbeitsmedizinischen Vorsorge nach § 3 ArbSchG und § 2 ArbMedVV. Die Berufsgenossenschaften prüfen die Pflichterfüllung im Rahmen ihrer regulären Aufsicht und bei Anlassprüfungen. Geprüft werden: Bestellung eines Betriebsarztes nach § 2 ASiG, Vorsorgekartei nach § 3 ArbMedVV, Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG, Dokumentation der Angebote und Anbietungen, Schulung der Führungskräfte, und die Pflichten zur Bildschirmarbeitsplatzbrille.

Verstöße gegen ArbMedVV werden nach § 9 ArbMedVV als Ordnungswidrigkeit verfolgt, mit Bußgeldern bis 5.000 Euro pro Verstoß. Bei vorsätzlicher Verletzung oder bei Verkettung mit weiteren Verstößen können kumulativ erhebliche Summen anfallen. Daneben drohen zivilrechtliche Folgen: Wer als Arbeitgeber die Vorsorge nicht anbietet und der Beschäftigte erleidet einen Gesundheitsschaden, der bei rechtzeitiger Vorsorge hätte erkannt werden können, riskiert Schadensersatzansprüche und Regressforderungen der Berufsgenossenschaft. CIVAC bildet die operativen Pflichten in einem strukturierten Workflow ab: Bestellung des Betriebsarztes mit Bestellurkunde, Vorsorgekartei, Erinnerungsfunktion für Folgeangebote, Anlassvorsorge-Trigger bei Arbeitsplatzwechsel, Dokumentation der Angebotsannahme oder -ablehnung, Schulungsmodul für Führungskräfte zu Vorsorgepflichten. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Die Berufsgenossenschaft erhält im Anlassbesuch eine kohärente Datenbasis, statt einer Reihe von Excel-Listen, deren Aktualität sich erst im Abgleich mit dem Personalsystem klären lässt. Das spart Prüfzeit und reduziert Beanstandungen auf substantielle Punkte. Wo Beanstandungen verbleiben, lassen sie sich über die Korrekturmaßnahmen-Funktion im Workspace strukturiert abarbeiten, mit klaren Verantwortlichkeiten, Fristen und Abschlussdokumentation, sodass die Berufsgenossenschaft das nächste Mal mit einer vollständig aufgelösten Auflagenliste empfangen wird.

Wer die G-37-Vorsorge im Unternehmen sauber aufsetzen will, beginnt mit drei Komponenten: einem bestellten Betriebsarzt, einer Vorsorgekartei nach § 3 ArbMedVV und einem Workflow für Angebote, Anlassvorsorge und Bildschirmarbeitsplatzbrille. Die Bestellung des Betriebsarztes erfolgt nach § 2 ASiG schriftlich, die Vorsorgekartei wird beim Arbeitgeber geführt, der Workflow synchronisiert die beiden. Ohne strukturiertes System bleibt die Vorsorge eine Sammlung von Excel-Listen und Papierordnern, die im Audit der Berufsgenossenschaft regelmäßig auseinanderfallen.

CIVAC verbindet alle drei Komponenten in einem Workspace. Die Bestellung des Betriebsarztes wird als Bestellurkunde im System hinterlegt, die Vorsorgekartei läuft als verschlüsselter Datenbereich mit getrennten Zugriffsrechten, der Workflow für Angebote und Anlassvorsorge wird mit Erinnerungsfunktionen ausgestattet. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Die SLA für die Bestellung eines externen Betriebsarztes über CIVAC beträgt 2 Werktage. Audit-fest, dokumentiert, § 130 OWiG-fest. Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de. Im 30-minütigen Erstgespräch werden die Anzahl der Beschäftigten, die Tätigkeitsprofile und die bestehende Vorsorgeorganisation aufgenommen, der nächste Vorsorge-Zyklus geplant und das Bestellmodell vereinbart. Innerhalb von zwei Werktagen ist der Workspace aktiviert, die Vorsorgekartei eingerichtet und der erste Vorsorge-Zyklus terminiert. Wer den klassischen Weg über separate Anbieter für Betriebsarzt, Aktenführung und Erinnerung wählt, plant typischerweise vier bis sechs Wochen ein, in denen die Vorsorgepflicht weiter offen bleibt und das OWi-Risiko fortbesteht. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Audit-fest, dokumentiert, § 130 OWiG-fest. Aus dem Lesen einen Auftrag machen.