Arbeitsmedizinische Vorsorge G 25 für Bildschirmarbeit: Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge auseinandergehalten

Die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) verpflichtet den Arbeitgeber, Beschäftigten Vorsorge anzubieten, sobald sie Tätigkeiten mit besonderen Gefährdungen ausüben. Für Bildschirmarbeit ist diese Pflicht in Anhang Teil 4 Abs. 2 ArbMedVV verankert: Angebotsvorsorge bei „Tätigkeiten an Bildschirmgeräten“. Die DGUV-Empfehlung G 25 (heute „arbeitsmedizinische Vorsorgeempfehlung G 25“) konkretisiert Inhalte und Untersuchungstiefe, ist jedoch nicht selbst die Rechtsgrundlage.

Die Praxis verwechselt G 25 häufig mit einer Pflichtuntersuchung. Tatsächlich ist die Bildschirmvorsorge in der Regel Angebotsvorsorge, ergänzt um die Pflicht, Beschäftigten geeignete Sehhilfen zur Verfügung zu stellen, wenn das Ergebnis dies nahelegt. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage, die Anlässe, die Inhalte der Untersuchung, die Dokumentationspflichten und den Weg, wie der Arbeitgeber die Vorsorge sauber organisiert, ohne die ärztliche Schweigepflicht zu verletzen.

Die ArbMedVV unterscheidet drei Arten der Vorsorge: Pflichtvorsorge, Angebotsvorsorge und Wunschvorsorge. Pflichtvorsorge muss erfolgen, bevor eine bestimmte Tätigkeit aufgenommen wird, und ist Voraussetzung für deren Ausübung. Angebotsvorsorge ist dem Beschäftigten anzubieten; die Annahme bleibt freiwillig. Wunschvorsorge muss nach § 11 ArbSchG auf Verlangen der oder des Beschäftigten ermöglicht werden, wenn ein Gesundheitsrisiko nicht ausgeschlossen werden kann.

Für Bildschirmarbeit gilt nach Anhang Teil 4 Abs. 2 ArbMedVV Angebotsvorsorge. Die DGUV-Empfehlung G 25 ist eine Methodik, die Untersuchungsgang, Sehtest, Beratung und Dokumentation strukturiert. Sie ersetzt nicht die Anwendbarkeitsbeurteilung der ArbMedVV; sie gibt aber den fachlichen Maßstab, an dem sich Betriebsärztinnen und Betriebsärzte orientieren. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) flankiert mit dem Anhang Nr. 6 die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze: Bildschirm, Tastatur, Beleuchtung, Strahlung, ergonomischer Stuhl, Augenuntersuchung und gegebenenfalls Sehhilfen. Wer als Betriebsarzt die Vorsorge durchführt, dokumentiert das Angebot und das Ergebnis getrennt, da dem Arbeitgeber nur das Faktum „angeboten, durchgeführt, ggf. Empfehlung Sehhilfe“ mitgeteilt wird, nicht der medizinische Befund.

Die ArbMedVV verlangt Angebotsvorsorge vor Aufnahme der Tätigkeit und in regelmäßigen Abständen. Konkrete Intervalle sind in der ArbMedVV nicht festgelegt; sie ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG. In der betriebsmedizinischen Praxis hat sich orientiert an früheren Vorschriften ein Takt etabliert: 60 Monate für unter 40-Jährige, 36 Monate ab 40, 24 Monate ab 50. Diese Werte sind nicht Rechtsnorm, jedoch geeigneter Erwartungswert für die Aufsicht.

Ein neues Angebot ist auch erforderlich nach längerer Tätigkeitsunterbrechung, nach Beschwerden über Sehverschlechterung oder Kopfschmerzen, nach Veränderung des Arbeitsplatzes (neuer Monitor, andere Sitzhaltung) und nach Beschäftigtenwechsel. Der Arbeitgeber dokumentiert sowohl das Angebot als auch dessen Annahme oder Ablehnung in der Vorsorgekartei nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV, ohne medizinische Inhalte. Eine pauschale „Beschäftigt mit Bildschirmarbeit, hat abgelehnt“-Eintragung genügt nicht; das Datum des Angebots und die Information, dass die Bedeutung erläutert wurde, gehören in den Eintrag. Wer in einem Verwaltungsbetrieb 80 von 90 Beschäftigten zur Bildschirmarbeit beschäftigt, hat 80 Vorsorgeangebote zu führen, davon einige als Erstangebot, andere als Wiederholungsangebot. Frist läuft ab Kenntnis der relevanten Veränderung.

Die DGUV-Empfehlung G 25 sieht eine standardisierte Untersuchung mit drei Bausteinen vor. Erstens die Anamnese, in der berufliche Tätigkeit, frühere Beschwerden, Brillen- oder Kontaktlinsenträgerstatus, allgemeine Augengesundheit und arbeitsplatzbezogene Symptome wie trockene Augen, Doppelbilder oder muskuläre Beschwerden im Schulter-Nacken-Bereich erfragt werden.

Zweitens die Untersuchung: Visusprüfung in Ferne, Nähe und Bildschirmabstand (üblicherweise 50 bis 70 cm), Prüfung des räumlichen Sehens (Stereo), Farbsehen, Phorie und Augenbeweglichkeit, sowie eine orientierende Inspektion der vorderen Augenabschnitte. Bei Auffälligkeiten erfolgt eine Überweisung zum Augenarzt. Drittens die Beratung: Tipps zu Bildschirmabstand, Beleuchtungssituation, Bildschirmposition relativ zum Fenster, Bildschirmpause nach DGUV Information 215-410, Übungen für Augen und Halswirbelsäule sowie Hinweise auf weitere Vorsorgeangebote (Mutterschutz, psychische Belastung). Die Schweigepflicht des Arztes nach § 8 ArbMedVV bleibt strikt: der Arbeitgeber erhält nur eine Bescheinigung, dass die Vorsorge durchgeführt wurde, und nur dann eine spezifische Empfehlung, wenn der oder die Beschäftigte ausdrücklich zustimmt. Bei Bedarf wird die FAQ-Übersicht herangezogen, um die Schnittstellen einzuordnen.

Anhang Nr. 6 Abs. 2 ArbStättV verpflichtet den Arbeitgeber, „spezielle Sehhilfen für die Bildschirmarbeit“ zur Verfügung zu stellen, wenn die Vorsorge ergeben hat, dass diese erforderlich sind und normale Sehhilfen nicht ausreichen. „Normal“ meint die Korrektur der allgemeinen Fehlsichtigkeit (Brille oder Kontaktlinsen, die auch im Alltag getragen werden). „Speziell“ adressiert die besondere Sehentfernung des Bildschirmarbeitsplatzes, regelmäßig bei Personen mit Gleitsichtbedarf oder altersbedingter Akkommodationseinschränkung.

Die Kostenübernahme beschränkt sich auf den medizinisch notwendigen Umfang. In der Praxis bedeutet das eine einfache Bildschirmbrille mit zweckmäßiger Fassung, nicht eine designorientierte Markenbrille. Eine Höchstgrenze ist nicht gesetzlich geregelt; üblich sind betriebsinterne Regelungen mit Kostenrahmen, häufig 100 bis 250 Euro für Gläser und Fassung. Die Sehhilfe ist Eigentum des Beschäftigten und verbleibt bei Ausscheiden bei ihm. Eine Bildschirmbrille ist keine Pflichtbrille; sie wird Beschäftigten zur Verfügung gestellt, die sie tatsächlich für die Bildschirmarbeit benötigen. Der Nachweis ergibt sich aus der ärztlichen Empfehlung. Beschäftigte, die keine Sehhilfe brauchen, erhalten keine. Bei Streit über die Notwendigkeit empfiehlt sich eine fachärztliche Stellungnahme; die Berufsgenossenschaft trägt im Regelfall keine Kosten, da Bildschirmbrillen keine Arbeitsschutz-Schutzausrüstung im Sinne der PSA-Benutzungsverordnung sind.

Nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV führt der Arbeitgeber eine Vorsorgekartei mit Angaben zu Anlass, Tag und Ergebnis der Vorsorge (nur „durchgeführt“, ohne Befund). Der Eintrag bleibt für die Dauer der Tätigkeit aktuell und wird nach Beendigung der Beschäftigung der oder dem Beschäftigten ausgehändigt oder gelöscht. Die Vorsorgebescheinigung des Betriebsarztes wird parallel zur Akte genommen. Sie enthält Name, Datum, Vorsorgeanlass und gegebenenfalls die Empfehlung, eine Sehhilfe zur Verfügung zu stellen.

Bei Audits durch die Berufsgenossenschaft oder die Landesarbeitsschutzbehörde wird die Vorsorgekartei stichprobenartig geprüft. Typische Befunde: das Angebot wurde nicht dokumentiert, lediglich die Annahme; oder es wurde keine Vorsorgekartei geführt, sondern Notizen in unterschiedlichen Personalakten verteilt. Eine zentrale Kartei pro Standort, in der jeder Bildschirmarbeitsplatz erfasst ist, vermeidet Lücken. Der CIVAC-Workspace bildet die Vorsorgekartei als eigenes Modul ab, mit Wiedervorlage je nach Alter und Vorsorgeart, mit Trennung der ärztlichen und arbeitgeberischen Dokumente und mit Zugriffsrechten, die die ärztliche Schweigepflicht respektieren. Audit-fest, dokumentiert, § ...-fest. Die Aufbewahrungsfrist orientiert sich an der Tätigkeit; die Bescheinigung sollte mindestens für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses verfügbar sein.

Homeoffice und mobiles Arbeiten haben Bildschirmtätigkeit aus der klassischen Büroumgebung herausgelöst. Die ArbMedVV unterscheidet jedoch nicht nach Ort der Tätigkeit. Wer als Beschäftigte oder Beschäftigter regelmäßig am Bildschirm arbeitet, gleich ob im Betrieb, im Homeoffice oder mobil, hat Anspruch auf die Angebotsvorsorge. Der Arbeitgeber hat die Gefährdungsbeurteilung auf den jeweiligen Arbeitsplatz zu erstrecken. Eine vollumfängliche Vor-Ort-Beurteilung beim Beschäftigten im Homeoffice ist nicht zwingend, eine Selbstauskunft mit Checkliste in der Regel ausreichend.

Bei Auszubildenden und jungen Beschäftigten unter 18 Jahren ergeben sich zusätzliche Anforderungen aus dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG): Erstuntersuchung vor Tätigkeitsaufnahme nach § 32 JArbSchG, Nachuntersuchung nach einem Jahr und auf Wunsch wiederholt. Die Inhalte reichen über G 25 hinaus; sie schließen eine allgemeine Eignungsbeurteilung ein. Mobile Endgeräte (Tablets, Smartphones) sind keine Bildschirmgeräte im Sinne von Anhang Teil 4 ArbMedVV, sofern sie nur kurzzeitig genutzt werden. Bei dauerhafter Nutzung mit externer Tastatur und über mehrere Stunden gilt der Arbeitsplatz dagegen als Bildschirmarbeitsplatz und die Angebotsvorsorge greift. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software.

Die G-25-Vorsorge ist nicht isoliert. Sie greift in den ASA-Mechanismus nach § 11 ASiG ein: der Betriebsarzt berichtet im Arbeitsschutzausschuss vierteljährlich, anonymisiert, über die Bildschirmvorsorge-Annahme, Beschwerdebilder und Verbesserungsvorschläge. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit verzahnt die Erkenntnisse in die Gefährdungsbeurteilung der Arbeitsstätten, in das Beleuchtungskonzept und in die Auswahl von Stühlen, Tischen und Monitoren. Wer parallel die psychische Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG durchführt, gewinnt Hinweise auf Beanspruchung durch hohe Bildschirmanteile.

Praktisch bedeutet das: Eine Empfehlung des Betriebsarztes zur Reduktion der Bildschirmpausen oder zur ergonomischen Optimierung wird in der ASA-Sitzung in Maßnahmen übersetzt. Dokumentiert wird im ASA-Protokoll, im Maßnahmenplan und in der Gefährdungsbeurteilung. Der CIVAC-Workspace verknüpft Vorsorgekartei, ASA-Protokoll, Maßnahmenplan und Gefährdungsbeurteilung in einem Bestand, sodass die Berichtslinie an die Geschäftsführung nachvollziehbar bleibt. Wer auch die Schnittstelle zum Datenschutz braucht, weil die Vorsorgekartei personenbezogene Gesundheitsdaten enthält, klärt mit dem Datenschutzbeauftragten den Zugriff und die Aufbewahrungsfristen. Die Datenkategorie nach Art. 9 DSGVO ist besonders schutzbedürftig.

Tag 1 bis 14: Inventur. Erfassen Sie alle Bildschirmarbeitsplätze nach Anhang Nr. 6 ArbStättV. Maßstab ist nicht der Schreibtisch, sondern die Tätigkeit. Klassische Sachbearbeitung mit täglich mehreren Stunden am Bildschirm zählt, sporadische Nutzung an einem PC-Terminal nicht. Markieren Sie Beschäftigte, die noch kein Angebot erhalten haben oder bei denen die letzte Vorsorge länger als 36 Monate (bzw. 24 Monate bei über 40-Jährigen) zurückliegt.

Tag 15 bis 35: Beauftragung. Klären Sie mit dem Betriebsarzt oder mit einem überbetrieblichen Dienstleister Frequenz, Buchungsweg und Berichtslinie. Vereinbaren Sie ein einheitliches Bescheinigungsformat und einen festen Ablauf für Sehhilfen-Empfehlungen. Tag 36 bis 50: Durchführung. Bieten Sie Vorsorge an, dokumentieren Sie das Angebot, organisieren Sie die Termine. Tag 51 bis 60: Wiedervorlage. Hinterlegen Sie Reminder für jede Wiedervorlage 30 Tage vor Ablauf der Frist, prüfen Sie die Vorsorgekartei und richten Sie eine quartalsweise Berichtslinie an die ASA-Sitzung ein. CIVAC bildet diesen Prozess im Workspace ab, mit Vorlagen für Angebot, Annahme, Bescheinigung, Wiedervorlage und ASA-Bericht. Wer den Betriebsarzt extern besetzt, lässt die Funktion bestellen, mit Bestellurkunde, Berichtslinie und 2 Werktagen SLA bis zur ersten Sprechstunde.

CIVAC ist Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihren internen Arbeitsschutz und Ihren betriebsärztlichen Dienst, damit Bildschirmvorsorge, Sehhilfen-Empfehlungen, Vorsorgekartei und ASA-Berichtslinie in einem prüfbaren Bestand laufen. Oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen, mit Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Die EU-Datenresidenz, die ISO 27001:2022-Basis und die 37 Audit-Vorlagen liegen jeder Lösung zugrunde, ob Sie ein kleines Büro oder einen mittelständischen Verwaltungsstandort betreuen.

Wenn die nächste Begehung ansteht und ein Prüfer die Vorsorgekartei sehen will, ist die Frage nicht, wer die Karten geführt hat, sondern ob jedes Angebot, jede Annahme und jede Empfehlung zu finden ist. Mit dem CIVAC-Workspace ist diese Lage in Sekunden auswertbar, und die ärztliche Schweigepflicht bleibt gewahrt. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de. Wir prüfen Ihre Vorsorgelage, schlagen die nötigen Vorlagen vor und richten den Workspace ein, oder stellen den Betriebsarzt bestellbereit zur Verfügung. Aus dem Lesen einen Auftrag machen.