Alternative zu Quentic für KMU im DACH-Raum: Welche Lösung passt?

Quentic ist in der DACH-Region einer der bekanntesten Anbieter für HSE- und Compliance-Management-Software. Der Ursprung der Plattform liegt im Arbeitsschutz und Umweltmanagement großbetrieblicher Strukturen – Unternehmen mit mehreren Werken, eigener HSE-Abteilung und internen Beauftragten im zweistelligen Bereich. Für Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitenden, die gleichzeitig einen Datenschutzbeauftragten (Art. 37 DSGVO), einen Informationssicherheitsbeauftragten (§§ 30, 38 BSIG) und weitere Beauftragten-Rollen operativ managen müssen, entsteht ein Missverhältnis zwischen Plattformkomplexität und tatsächlichem Bedarf.

Dieser Artikel analysiert, welche Funktionen Mittelständler aus dem Quentic-Modell tatsächlich benötigen, wo Alternativen systematische Lücken füllen und nach welchen Kriterien die Entscheidung sachlich getroffen werden sollte. Besonderes Augenmerk liegt auf dem Beauftragten-Bestellmodell: Unternehmen, die externe Beauftragte einsetzen oder interne Beauftragte durch ein Workspace-Tool unterstützen wollen, haben andere Anforderungen als Konzerne mit vollausgebauten Compliance-Abteilungen.

Quentic richtet sich laut eigener Positionierung an Unternehmen, die umfassende HSE-Prozesse – Gefährdungsbeurteilungen, Unfallmeldeketten, Chemikalienmanagement, Auditprogramme – digital abbilden wollen. Die Plattform entstand aus dem Arbeitsschutzumfeld und wurde über Akquisitionen um Compliance- und Umweltmodule erweitert.

Für ein Industrieunternehmen mit 1.200 Mitarbeitenden, eigenem Sicherheitsingenieur und mehreren Standorten ist dieser Ansatz nachvollziehbar. Die Implementierungstiefe, die Modulanzahl und das entsprechende Lizenzmodell setzen jedoch eine Skalierung voraus, die viele KMU nicht haben: keine dedizierte HSE-Abteilung, kein internes Projektteam für die Rollout-Phase, kein Vollzeit-Compliance-Officer.

Die praktische Konsequenz: KMU buchen Quentic-Lizenzen, nutzen einen Bruchteil der Funktionen und haben gleichzeitig Beauftragten-Rollen, die außerhalb der Plattform in Ordnern und E-Mails verwaltet werden – weil das Tool diese Tiefe für den Datenschutzbeauftragten, den Brandschutzbeauftragten (DGUV I 205-023 · DIN 14095) oder den Geldwäschebeauftragten (§ 7 GwG) nicht strukturiert abbildet.

Ein weiteres strukturelles Problem: Quentic setzt voraus, dass der Beauftragte im eigenen Haus sitzt. Die formale Bestellung, die Bestellurkunde, die schriftliche Berichtslinie – also der rechtlich relevante Kern des Beauftragten-Mandats – findet in der Plattform kaum Abbildung. Das ist kein Fehler des Produkts, sondern ein Zeichen seiner Herkunft aus dem operativen HSE-Betrieb, nicht aus der Beauftragtenrechtspraxis.

Für KMU, die einen pragmatischen Einstieg in softwaregestützte Compliance-Führung suchen, ist dieser konzeptionelle Ausgangspunkt relevant. Die Frage lautet nicht, ob Quentic gut gebaut ist, sondern ob es für den eigenen Bedarf das richtige Werkzeug ist. Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitenden, mehreren Pflichtbeauftragten und keiner eigenen HSE-Abteilung sollten diese Frage vor der Lizenzentscheidung beantworten.

Der typische Mittelständler im DACH-Raum mit 100 bis 800 Mitarbeitenden ist in mehreren Beauftragten-Rollen gleichzeitig pflichtgebunden. Nach § 38 BDSG besteht die Bestellpflicht für einen Datenschutzbeauftragten ab 20 Personen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Die DGUV Vorschrift 2 schreibt die Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit vor. Das GwG § 7 fordert bei betroffenen Instituten einen Geldwäschebeauftragten. Hinzu kommen branchenspezifische Pflichten: Gefahrstoffbeauftragter nach § 6 GefStoffV, Umweltbeauftragter nach BImSchG und WHG, Brandschutzbeauftragter nach landesrechtlichen Vorschriften.

Was diese Unternehmen brauchen, ist keine generische HSE-Suite, sondern ein Werkzeug, das die operative Arbeitswoche jedes einzelnen Beauftragten strukturiert: Aufgaben, Schulungen, Audits, Berichte, Dokumentation. Und das gleichzeitig den formalen Bestellvorgang abbildet: Urkunde, Berichtslinie, Abwesenheitsvertretung, schriftliche Beauftragung nach dem jeweiligen Fachrecht.

Besonders relevant für KMU ist die Flexibilität im Liefermodell. Viele mittelständische Unternehmen haben keinen internen Vollzeit-Beauftragten für jede Rolle. Sie kombinieren: intern besetzter DSB, externer ISB, externer Brandschutzbeauftragter. Eine passende Plattform muss beide Varianten abbilden – Workspace-Lizenz für den internen Beauftragten, Bestelldienst für den externen – und das im selben System mit demselben Audit-Log.

Preis-Leistung spielt eine andere Rolle als bei Enterprise-Software: KMU akzeptieren keine mehrjährigen Mindestlaufzeiten mit sechsstelligen Implementierungskosten. Die Bereitschaft liegt typischerweise bei monatlichen Beträgen im drei- bis vierstelligen Bereich pro Rolle, abhängig vom Leistungsumfang.

Die folgende Tabelle strukturiert die wichtigsten Entscheidungskriterien. Sie basiert auf öffentlich zugänglichen Produktinformationen und dem typischen Leistungsprofil der jeweiligen Anbieterklasse.

Der strukturelle Unterschied liegt weniger im Einzelfeature als im Designziel: Quentic optimiert für den operativen HSE-Betrieb großer Unternehmen. Rollenspezialistenlösungen decken meist nur eine Disziplin ab. CIVAC ist rollenübergreifend auf den Beauftragten als Funktion ausgerichtet – intern wie extern, in einer oder in 25 Rollen. Die Konsequenz: Wer eine rollenübergreifende Plattform wählt, muss nicht für jede neue Beauftragten-Pflicht ein weiteres System einführen.

Ein Kriterium fehlt in dieser Tabelle bewusst: der Preis. Preisangaben für Compliance-Softwarelizenzen sind ohne konkreten Vertragskontext kaum vergleichbar. Entscheidend ist stattdessen das Preis-Leistungs-Verhältnis nach genutzten Funktionen – und dabei zeigt sich, dass eine Plattform, die nur 30 % der benötigten Beauftragten-Rollen abdeckt, zu keinem Preis effizient ist. Die relevante Vergleichseinheit ist der Gesamtaufwand pro Beauftragten-Mandat: Lizenz, Bestellprozess, laufende Dokumentation und Koordinationsaufwand zusammengerechnet.

In der Praxis beobachtet man ein wiederkehrendes Muster: Unternehmen investieren in Compliance-Software, vernachlässigen aber den formalen Bestellvorgang. Das ist aus Haftungssicht das eigentliche Risiko. Denn die Aufsichtsbehörde fragt nicht nach dem Namen des Software-Anbieters, sondern nach der Bestellurkunde, der Berichtslinie und dem Nachweis, dass der Beauftragte seine Aufgaben regelmäßig ausgeführt hat.

Nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO muss ein Datenschutzbeauftragter förmlich bestellt werden. Nach § 5 ASiG muss die Fachkraft für Arbeitssicherheit schriftlich bestellt sein. Der § 7 GwG verlangt eine nachweisbare Bestellung des Geldwäschebeauftragten. In jedem dieser Fälle ist die Dokumentation der Bestellung selbst – nicht nur die operative Tätigkeit – entscheidend für die Auditfestigkeit.

Quentic bildet diesen Bestellvorgang strukturell nicht ab. Die Plattform setzt voraus, dass der Beauftragte bereits bestellt ist und seine operative Arbeit digital verwalten möchte. Für Unternehmen, die auch den Bestellprozess – inklusive Urkunde, schriftliche Beauftragung, definierte Berichtslinie und Vertreterregelung – digital führen und revisionssicher ablegen wollen, entsteht damit eine Lücke.

Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Dieser Standard sollte in jeder Compliance-Plattform selbstverständlich sein. Er ist es nicht bei allen. Für KMU, die im DACH-Raum mehrere Beauftragten-Rollen verwalten, ist das ein konkretes Auswahlkriterium bei der Softwareentscheidung.

Ein weiterer Aspekt: Die Bestellurkunde ist nicht nur ein einmaliges Dokument, sondern muss bei Mandatsverlängerungen, Personalwechseln und Anpassungen der Berichtslinie aktualisiert werden. Ein System, das diesen Lebenszyklus verwaltet und die Versionierung der Dokumente sicherstellt, reduziert den administrativen Aufwand und das Risiko, bei einem Prüfbesuch veraltete oder unvollständige Urkunden vorlegen zu müssen.

Viele KMU im DACH-Raum führen ihre Beauftragten-Rollen nicht monolithisch, sondern hybrid: Ein interner Mitarbeiter übernimmt die Datenschutzbeauftragten-Rolle nebenher, der Brandschutzbeauftragte ist extern bestellt, der ISB kommt aus einem Dienstleistungsvertrag. Dieses Modell ist gesetzlich zulässig und in der Praxis verbreitet – vorausgesetzt, die Dokumentation jeder Rolle erfüllt die jeweiligen formalen Anforderungen.

Generische HSE-Plattformen wie Quentic sind nicht auf diesen Hybrid ausgelegt. Sie setzen typischerweise voraus, dass der Beauftragte ein Mitarbeiter des Unternehmens ist und Zugang zum Workspace erhält. Externe Beauftragte, die über Dienstleistungsverträge eingebunden sind, müssen separat verwaltet werden – in einem anderen System oder gar nicht.

Eine passgenaue Alternative für KMU muss beide Szenarien nahtlos abbilden: den internen Beauftragten, der die Workspace-Lizenz nutzt, und den externen Beauftragten, der formal über das System bestellt wird und seine Arbeit im selben Audit-Log dokumentiert. Der Prüfer, der den Compliance-Nachweis anfordert, unterscheidet nicht zwischen intern und extern. Er fragt nach dem Dokument.

CIVAC als Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service deckt beide Modelle ab: Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder bestellen Sie unsere Beauftragten. In beiden Fällen teilen intern und extern denselben Workspace, denselben Audit-Log und dieselbe Dokumentationsstruktur – und das erleichtert den Wechsel zwischen Modellen sowie die Kontinuität der Compliance-Dokumentation bei personellen Veränderungen.

Ein häufiges Missverständnis bei der Softwareauswahl: Unternehmen suchen zunächst nach einer Lösung für die eine Beauftragten-Rolle, die gerade akut ist – typischerweise der DSB nach einem Datenschutzereignis oder der ISB nach einer NIS-2-Betroffenheitsprüfung. Die zugrunde liegende Anforderung ist breiter.

Ein Mittelständler mit 300 Mitarbeitenden in der Fertigungsindustrie hat potenziell gleichzeitig Bestellpflichten für: Datenschutzbeauftragter (Art. 37 DSGVO), Fachkraft für Arbeitssicherheit (DGUV V2), Brandschutzbeauftragter (Landesrecht), Gefahrstoffbeauftragter (§ 6 GefStoffV) und – je nach Geschäftsmodell – Lieferkettenbeauftragter nach LkSG. Das sind fünf Rollen mit unterschiedlichen Fachrechtsgrundlagen, unterschiedlichen Audit-Zyklen und unterschiedlichen Berichtspflichten gegenüber verschiedenen Aufsichtsbehörden.

Eine Lösung, die nur eine dieser Rollen tief abdeckt, löst das strukturelle Problem nicht. Eine Lösung, die alle Rollen oberflächlich abdeckt, erzeugt Schein-Compliance ohne echte operative Substanz. Das richtige Gleichgewicht für KMU ist eine Plattform, die alle relevanten Rollen in ausreichender gesetzlicher Tiefe abbildet – mit den richtigen Vorlagensets, den richtigen Audit-Strukturen und den richtigen Berichtswegen für jede einzelne Disziplin.

CIVAC bildet alle 25 Beauftragten-Rollen mit rollenspezifischen Aufgaben, Schulungsmodulen und 37 einsatzbereiten Audit-Vorlagen ab. Keine Rolle ist dabei ein Anhang einer anderen – jede hat eigene Gesetzeslogik, eigene Fristen, eigene Berichtspflichten.

Rollentiefe bedeutet konkret: Die Plattform kennt nicht nur den Namen der Rolle, sondern auch die relevanten Prüfpunkte des jeweiligen Fachrechts, die typischen Audit-Schritte, die Berichtspflichten gegenüber der zuständigen Behörde und die einschlägigen Schulungsinhalte. Ein Gefahrstoffbeauftragter nach § 6 GefStoffV · TRGS 400 hat andere Prüfanforderungen als ein Geldwäschebeauftragter nach § 7 GwG. Diese Tiefe lässt sich nicht nachträglich auf eine generische HSE-Plattform aufschrauben.

Compliance-Plattformen verarbeiten naturgemäß hochsensible Unternehmensdaten: Datenschutzfolgenabschätzungen, Sicherheitsvorfälle, interne Auditberichte, Risikoregister. Die Frage, wo diese Daten liegen und wer darauf zugreifen kann, ist für Unternehmen im DACH-Raum nicht akademisch, sondern regulatorisch relevant.

Die DSGVO Art. 44 ff. regelt die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer. Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz gilt zusätzlich: Das nDSG (Schweiz) und das österreichische DSG stellen spezifische Anforderungen an die Datenverarbeitung. Cloudlösungen, die Daten primär in US-amerikanischen Rechenzentren ablegen, erzeugen Transfers, die einer separaten Rechtsgrundlage bedürfen – typischerweise Standardvertragsklauseln (SCCs) – und die in einem Compliance-Audit dokumentiert sein müssen.

Mehrere europäische HSE- und Compliance-Softwareanbieter haben ihren primären Infrastruktur-Footprint außerhalb der EU oder speichern Backup-Daten in US-Regionen. Das ist technisch handhabbar, erzeugt aber Dokumentationsaufwand und potenzielle Risiken bei der nächsten DSGVO-Prüfung.

CIVAC verarbeitet Daten ausschließlich auf EU-Infrastruktur, AES-256 at rest, TLS 1.3 in transit. Das ISMS entspricht ISO/IEC 27001:2022 mit 93 implementierten Controls, wird jährlich extern auditiert und ist BSI C5-deklarierbar. Für DACH-Unternehmen, die ihre Compliance-Dokumentation auf einer Plattform führen, die selbst compliance-konform ist, ist das ein nachvollziehbares Auswahlkriterium.

Aus praktischer Sicht bedeutet EU-exklusive Datenresidenz: Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO enthält keine Klauseln zu Drittlandtransfers, es sind keine zusätzlichen SCCs erforderlich, und bei einer DSGVO-Prüfung kann das Unternehmen die Frage nach der Datenverarbeitung mit einem klaren Verweis auf den AVV beantworten. Das reduziert den Prüfungsaufwand messbar.

Unternehmen, die bereits Quentic nutzen und einen Plattformwechsel prüfen, stehen vor einer praktischen Frage: Was muss migriert werden, was kann neu aufgebaut werden, und wie lange darf die Übergangsphase dauern?

Die Hauptdaten, die bei einem Wechsel übertragen oder neu angelegt werden müssen, sind: Gefährdungsbeurteilungen, Auditberichte, Schulungsnachweise, Bestellurkunden und Risikoregister. Bei einem strukturierten Migrationsprojekt mit klarer Priorisierung ist das für KMU typischerweise in vier bis acht Wochen realisierbar.

Kritischer als die Datenmigration ist die Kontinuität der gesetzlichen Nachweiskette. Aufsichtsbehörden können rückwirkend Nachweise über mehrere Jahre anfordern. Das bedeutet: Die Abschlussberichte und Bestellurkunden aus dem alten System müssen revisionssicher archiviert bleiben, auch wenn die operative Arbeit auf dem neuen System fortgeführt wird. Ein pragmatischer Ansatz ist die parallele Archivierung der Altdaten in einem DMS, während das neue Workspace-System für alle laufenden Aufgaben genutzt wird.

CIVAC unterstützt den Onboarding-Prozess mit einem strukturierten Zwei-Werktagepfad: Vertrag, Person, Urkunde – statt der klassischen 2 bis 6 Wochen Implementierungszeit. Für Unternehmen, die einen laufenden Beauftragten-Mandatswechsel oder eine Plattformmigration ohne Unterbrechung der Compliance-Kontinuität durchführen müssen, ist das ein operativ relevanter Vorteil.

Wichtig ist auch die Vertragsgestaltung beim alten Anbieter: Klären Sie vor Kündigung, welche Daten in welchem Format exportiert werden können, welche Vertragslaufzeiten gelten und ob es Sperrfristen für bestimmte Funktionen gibt. Ein unvorbereiteter Systemwechsel mit Datenverlust ist das einzige Szenario, das bei einem Plattformwechsel echten Schaden anrichten kann.

Die Entscheidung für eine Compliance-Plattform ist keine reine Softwareentscheidung, sondern eine strukturelle Frage: Wer trägt die Beauftragten-Mandate in Ihrem Unternehmen, wie viele Rollen sind gleichzeitig zu führen, und welcher Anteil wird intern besetzt versus extern vergeben?

Für Unternehmen, bei denen der Schwerpunkt auf HSE-Prozessmanagement in einem großbetrieblichen Umfeld liegt, kann Quentic die passende Wahl sein. Für KMU im DACH-Raum, die mehrere Beauftragten-Rollen operativ führen, formal korrekt bestellen und revisionssicher dokumentieren müssen – intern, extern oder hybrid – ist eine rollenübergreifende Beauftragten-Plattform die sachlich begründetere Entscheidung.

Prüfen Sie bei jeder Softwareevaluation vier Kernfragen: Bildet die Plattform die gesetzliche Bestellpflicht inklusive Urkunde und Berichtslinie ab? Unterstützt sie externe Beauftragte im selben Workspace? Deckt sie alle Rollen mit ausreichender Gesetzestiefe ab? Und ist die Datenresidenz für DACH-Anforderungen geeignet?

Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Das sollte der Standard sein – unabhängig davon, welche Plattform Sie wählen. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Die Plattformentscheidung bestimmt nicht nur den Verwaltungsaufwand der nächsten Jahre, sondern auch die Qualität der Nachweis-Kette bei der nächsten Prüfung.

Wenn Sie diese Fragen für Ihr Unternehmen strukturiert klären möchten, steht das CIVAC-Team für ein Erstgespräch zur Verfügung. Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de.