Alternative zu DataGuard: Wie deutsche Compliance-Plattformen den externen DSB neu denken

Wer eine Alternative zu DataGuard sucht, steht selten vor einer reinen Preisfrage. Art. 37 DSGVO verpflichtet viele Unternehmen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten, § 38 BDSG erweitert die Schwellenwerte in Deutschland auf in der Regel 20 ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigte Personen. Wer diese Pflicht extern abdeckt, vergleicht inzwischen drei Modelle: klassische Beratungs-Service-Provider, reine Software-Plattformen und integrierte Compliance-Plattformen mit Officer-as-a-Service.

Dieser Beitrag ordnet die Marktangebote ein, beschreibt typische Kostentreiber und zeigt, woran Sie eine belastbare Lösung erkennen. Im Fokus stehen Audit-Festigkeit, Reaktionszeiten bei Datenpannen nach Art. 33 DSGVO sowie die Frage, ob Workspace, Bestellurkunde und Berichtslinie tatsächlich an einer Stelle dokumentiert sind. Sie erhalten eine strukturierte Entscheidungshilfe und keine Marketingversprechen.

DataGuard ist ein in München gegründeter Anbieter, der externen Datenschutz, Informationssicherheit und Hinweisgeberschutz als Service vermarktet. Das Angebot kombiniert eine eigene Plattform mit zugeordneten Beratern. Für viele Mittelständler ist das eine pragmatische Lösung, weil die Bestellung nach Art. 37 DSGVO über ein vertraglich gebundenes Team läuft.

Die Grenzen zeigen sich an drei Punkten. Erstens bleibt der Funktionsumfang der Plattform auf die Beratungsfälle beschränkt, die das Kundenteam tatsächlich begleitet. Zweitens skalieren Reaktionszeiten mit Paketgröße, was bei einer Datenpanne nach Art. 33 DSGVO mit 72 Stunden Meldefrist an die Aufsichtsbehörde relevant wird. Drittens deckt der Schwerpunkt klassisch DSGVO, HinSchG und ISO 27001 ab, während Rollen wie Gefahrgutbeauftragter, Brandschutzbeauftragter oder Geldwäschebeauftragter über separate Dienstleister abgebildet werden müssen.

Wer mehrere Beauftragten-Rollen in einem Haus zusammenführen will, stößt damit an organisatorische Grenzen. Die Berichtslinie zur Geschäftsleitung nach Art. 38 Abs. 3 DSGVO ist sauber, aber sie endet beim Datenschutz. Eine Plattform wie der externe Datenschutzbeauftragte bei CIVAC arbeitet hier breiter und verbindet 25 Rollen mit einer einheitlichen Berichtslinie.

Der Markt für DSB-Lösungen teilt sich in drei klar abgrenzbare Modelle. Modell A ist der klassische Beratungs-Service: ein bestellter externer DSB, ergänzt um Portal-Funktionen. DataGuard, ProLiance und mehrere Kanzleien arbeiten so. Modell B ist die reine Software, etwa caralegal oder DataAgenda. Sie liefert Vorlagen, VVT-Module und Audit-Listen, stellt aber keine bestellte Person. Modell C ist die integrierte Compliance-Plattform mit Officer-as-a-Service. Hier wird die Software lizenziert und parallel können externe Beauftragte für einzelne Rollen bestellt werden.

Die strukturelle Stärke von Modell C liegt im dualen Frame: Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Beide Wege nutzen dieselben 37 Audit-Vorlagen, dieselbe Bestellurkunde und denselben 24/72-Meldepfad nach NIS-2. Die Plattform bleibt dieselbe, der Rollenträger wechselt.

Für mittelständische Konzerne mit mehreren Standorten ist Modell C oft die ökonomischere Variante. Sie zahlen einmal für die Infrastruktur und entscheiden pro Rolle, ob intern oder extern besetzt wird. Bei reinen Beratungs-Services entstehen Reibungsverluste, sobald Sie eine zweite oder dritte Pflichtrolle hinzukaufen, weil jede Rolle ein eigenes Portal mitbringt.

Die wichtigste Frage im Anbietervergleich lautet: Wie lange dauert es, einen prüfungstauglichen Nachweis vorzulegen? Aufsichtsbehörden, Auditoren und Kunden verlangen heute Dokumente in maschinenlesbarer Form, mit Datum, Version und Signatur. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Wer in einem geteilten Laufwerk sucht, hat verloren.

Ein belastbares Vergleichsraster prüft sechs Artefakte. Erstens die Bestellurkunde nach Art. 37 DSGVO mit Datum und Ablage. Zweitens das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO. Drittens die TOM-Beschreibung nach Art. 32 DSGVO. Viertens das Vertragsregister mit Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO. Fünftens das Lösch- und Aufbewahrungskonzept. Sechstens der Vorfall- und Meldepfad mit 72-Stunden-Reaktionszeit.

DataGuard liefert diese Artefakte auf Anfrage über die zugewiesenen Berater. Plattformen mit Officer-as-a-Service halten sie permanent versioniert vor. Der Unterschied zeigt sich, wenn an einem Freitagabend eine Meldung an die Aufsichtsbehörde ansteht. Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Diese Haltung entscheidet in der Praxis, ob die Frist gehalten wird oder ob Sie um Verlängerung bitten müssen.

Pauschale Preisaussagen sind im Markt selten verlässlich, weil sich Pakete in Bausteinen unterscheiden. Eine ehrliche Rechnung berücksichtigt drei Blöcke: erstens die Rollenkosten (bestellter DSB, ISB, weitere Beauftragte), zweitens die Plattformkosten (Lizenzen, Audit-Vorlagen, Schulungen), drittens die Reaktionskosten (Vorfälle, Aufsichtsanfragen, Audits).

Bei reinen Beratungs-Services dominiert oft Block eins. Ein externer DSB für ein mittelständisches Unternehmen mit 250 Beschäftigten liegt erfahrungsgemäß zwischen 800 und 2.500 Euro pro Monat, je nach Komplexität der Verarbeitungen. Plattform-Kosten kommen dazu, wenn Sie ein VVT-Tool oder eine Audit-Lösung separat lizenzieren. Reaktionskosten sind variabel und nach Tagessätzen abgerechnet.

Bei integrierten Plattformen verschiebt sich das Verhältnis. Die Software-Lizenz deckt Audit-Vorlagen, ISMS-Module und Meldepfade ab. Die Rollenkosten fallen nur dort an, wo Sie tatsächlich extern bestellen lassen. Wer drei oder vier Pflichtrollen abzudecken hat, kommt häufig auf einen niedrigeren Gesamtpreis, weil die Plattform-Investition über mehrere Rollen amortisiert wird. Die FAQ-Seite beschreibt die typischen Kombinationen für 50 bis 500 Beschäftigte.

Seit dem Schrems-II-Urteil (EuGH C-311/18) und dem darauf folgenden EU-US Data Privacy Framework von Juli 2025 ist Datenresidenz kein Nebenthema mehr. Wer einen DSB-Service nutzt, übergibt diesem Anbieter naturgemäß sensible Informationen: Verarbeitungsverzeichnisse, AVV-Listen, Vorfallakten. Die Speicherung dieser Daten in der EU ist deshalb ein hartes Auswahlkriterium.

DataGuard hostet nach öffentlich verfügbaren Aussagen in der EU. Reine Software-Anbieter aus dem US-Raum nutzen häufig globale Cloud-Infrastruktur, was zusätzliche Standardvertragsklauseln und Transfer Impact Assessments nach Art. 46 DSGVO erfordert. Integrierte Plattformen wie CIVAC setzen auf EU-Datenresidenz und ein ISMS nach ISO/IEC 27001:2022 mit 93 Controls, was sowohl die Aufsichts- als auch die Auditfrage entlastet.

Vertrauen entsteht nicht durch Marketing, sondern durch Belegbarkeit. Ein DSB-Anbieter, der seine eigene Informationssicherheit nicht zertifiziert, ist im Audit ein zusätzliches Risiko. Prüfen Sie das Zertifikat des Anbieters, die Hosting-Standorte und die Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Diese drei Punkte erzählen mehr über die Substanz eines Angebots als jede Funktionsliste.

Die 72-Stunden-Meldefrist nach Art. 33 DSGVO beginnt ab Kenntnis. Frist läuft ab Kenntnis. Wer nicht innerhalb dieser Frist meldet, riskiert Bußgelder nach Art. 83 DSGVO bis zu 10 Mio. Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Die Reaktionszeit eines DSB-Anbieters ist deshalb kein Komfortmerkmal, sondern ein Risikoparameter.

Klassische Beratungs-Services arbeiten mit Service-Level-Vereinbarungen, die typischerweise zwei bis acht Stunden Erstreaktion zusichern. Reine Software-Tools helfen bei der Dokumentation, lösen aber keine Entscheidung aus. Integrierte Plattformen mit Officer-as-a-Service kombinieren beide Elemente: ein vordefinierter Meldepfad mit 24-Stunden-Frühwarnung und 72-Stunden-Folgemeldung für NIS-2-Fälle, eingebettet in den Workspace, plus ein bestellter Beauftragter, der die Entscheidung verantwortet.

Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Diese Erwartung lässt sich nur einlösen, wenn der Anbieter den Meldeprozess vorgedacht und vorgehalten hat. Fragen Sie konkret: Wie sieht der Meldepfad aus? Welche Vorlagen stehen für die Aufsichtsbehörden in Bayern, Baden-Württemberg und Niedersachsen bereit? Wer unterzeichnet im Vertretungsfall? Antworten auf diese Fragen unterscheiden professionelle Anbieter von Marketing-Versprechen.

Viele Unternehmen kaufen einen externen DSB und stellen drei Monate später fest, dass sie auch unter NIS-2 fallen, ein ISMS nach ISO/IEC 27001:2022 brauchen und eine Hinweisgeberstelle nach HinSchG einrichten müssen. Wer hier auf parallele Einzeldienstleister setzt, dupliziert Vertragswerke, Schnittstellen und Risiken.

NIS-2 erfasst nach BSI-Schätzungen rund 29.500 Unternehmen in Deutschland. Wesentliche Einrichtungen unterliegen Bußgeldern bis 10 Mio. Euro oder 2 Prozent des Konzernumsatzes, wichtige Einrichtungen bis 7 Mio. Euro oder 1,4 Prozent. ISO/IEC 27001:2022 ersetzt mit 93 Controls die Vorgängernorm und verlangt eine integrierte Risikobewertung. HinSchG schreibt für Unternehmen ab 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle vor.

Eine Compliance-Plattform mit Officer-as-a-Service bildet diese drei Themen in einem Workspace ab. Der DSB sieht die ISMS-Risiken, der ISB sieht die DSGVO-Pannen, die Meldestelle nach HinSchG dokumentiert in derselben Audit-Trail-Struktur. Diese Konsolidierung spart nicht nur Lizenzkosten, sondern reduziert die Schnittstellenrisiken, an denen viele Audits scheitern. Wer heute einen DSB bestellt, sollte deshalb prüfen, ob der Anbieter die anschlussfähigen Rollen mitliefern kann.

Ein strukturierter Anbieterwechsel folgt einer Bewertungsmatrix mit sieben Achsen. Erstens: Welche Rollen werden bestellt und unter welchem Vertragswerk? Zweitens: Wo werden die Daten gespeichert und mit welchem Sicherheitsstandard? Drittens: Welche Audit-Vorlagen liegen vor, und wie aktuell sind sie? Viertens: Wie schnell reagiert der Anbieter auf einen Vorfall? Fünftens: Welche Berichtslinie zur Geschäftsleitung ist dokumentiert? Sechstens: Wie ist die Übergabe nach Vertragsende geregelt (Datenexport, Bestellabberufung)? Siebtens: Welche Gesamtkosten entstehen über 36 Monate?

Diese Matrix entlastet die Entscheidung, weil sie subjektive Eindrücke durch belegbare Antworten ersetzt. Bei DataGuard sind die Antworten konsistent in der Datenschutz-Welt verankert. Bei reinen Software-Tools fehlen die Rollen-Antworten. Bei integrierten Plattformen müssen Sie prüfen, ob die Skalierbarkeit über die DSGVO hinaus auch wirklich existiert oder nur als Marketing-Feature behauptet wird.

Ein praktischer Test: Bitten Sie den Anbieter um eine Beispiel-Bestellurkunde, ein Beispiel-VVT-Exzerpt und einen Beispiel-Meldepfad für eine Datenpanne. Drei Dokumente, eine Stunde Zeit, klare Erkenntnis. Audit-fest, dokumentiert, paragrafenfest. Wer hier zögert, liefert auch im Ernstfall zögerlich.

Wenn Sie eine Alternative zu DataGuard prüfen, ist der nächste Schritt selten ein weiterer Vergleichsartikel. Der nächste Schritt ist eine konkrete Bedarfsklärung mit einem Anbieter, der DSB, ISMS und NIS-2 in einer Plattform abbildet. CIVAC ist eine deutsche Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service mit 25 Beauftragten-Rollen, 37 Audit-Vorlagen, EU-Datenresidenz und einem ISMS nach ISO/IEC 27001:2022.

Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Beide Wege nutzen dieselben Audit-Vorlagen, dieselbe Bestellurkunde und denselben 24/72-Meldepfad. Bei Bedarf übernimmt CIVAC die externe Bestellung als Datenschutzbeauftragter mit einem Standard-SLA von zwei Werktagen statt der branchenüblichen zwei bis sechs Wochen.

Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de. Sie erhalten innerhalb eines Werktags einen Rückruf mit einer strukturierten Bedarfsklärung und einer transparenten Preisindikation. Wenn der Wechsel sinnvoll ist, planen wir ihn. Wenn er nicht sinnvoll ist, sagen wir das ebenso klar.