Ab wann brauche ich eine Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa)?

Das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) verpflichtet Arbeitgeber seit 1973, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit (SiFa) schriftlich zu bestellen. § 5 ASiG nennt die Bestellung der SiFa als Pflicht jedes Arbeitgebers, unabhängig von der Branche. Die DGUV Vorschrift 2 „Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit“, in Kraft seit 1. Januar 2011, konkretisiert die Einsatzzeiten und unterscheidet zwischen Regelbetreuung mit Grundbetreuung und betriebsspezifischer Betreuung sowie alternativer bedarfsorientierter Betreuung für Kleinbetriebe bis 50 Beschäftigten. Verstöße gegen die Bestellpflicht sind nach § 209 SGB VII und § 130 OWiG bußgeldbewehrt.

Dieser Beitrag richtet sich an Geschäftsführungen, HR-Verantwortliche und Sicherheitsbeauftragte, die Klarheit über die Bestellpflicht, Einsatzzeiten und Wahlmöglichkeiten benötigen. Sie erfahren, ab welcher Beschäftigtenzahl welche Betreuungsform greift, wie Sie die Einsatzzeit nach Anlage 2 der DGUV Vorschrift 2 berechnen, wie die Bestellurkunde aufgebaut sein muss, welche Aufgaben die SiFa nach § 6 ASiG übernimmt und wie sich die Pflicht intern oder extern abdecken lässt. CIVAC ist die Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service für 25 Beauftragten-Rollen, darunter die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Die Inhalte stützen sich auf das Arbeitssicherheitsgesetz, die DGUV Vorschrift 2 mit ihren Anlagen 1 bis 4, das Arbeitsschutzgesetz, das SGB VII und die Praxis der Berufsgenossenschaften.

§ 5 ASiG verpflichtet jeden Arbeitgeber, Fachkräfte für Arbeitssicherheit schriftlich zu bestellen. Die Pflicht greift „soweit dies erforderlich ist im Hinblick auf die Betriebsart und die damit für die Arbeitnehmer verbundenen Unfall- und Gesundheitsgefahren, die Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer und ihre Zusammensetzung sowie die Betriebsorganisation, insbesondere im Hinblick auf die Zahl und die Art der für den Arbeitsschutz und die Unfallverhütung verantwortlichen Personen“. In der Praxis bedeutet das: Bestellpflicht ab dem ersten Beschäftigten.

Die DGUV Vorschrift 2 ist die Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen, die § 5 ASiG operationalisiert. Sie unterscheidet zwei Modelle. Modell 1: Regelbetreuung mit Grundbetreuung (zeitlich fest nach Anlage 2) und betriebsspezifischer Betreuung (variabel nach Aufgaben in Anlage 3). Modell 2: alternative bedarfsorientierte Betreuung für Betriebe mit bis zu 50 Beschäftigten, basierend auf Schulung des Unternehmers plus anlassbezogenem Einsatz.

Daneben greift das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). § 3 ArbSchG verpflichtet zur Gefährdungsbeurteilung, § 12 zur Unterweisung, § 13 zur Bestellung Verantwortlicher. SiFa und Betriebsarzt sind die Pflichtberater, die die Geschäftsführung bei der Umsetzung des Arbeitsschutzgesetzes unterstützen.

Verstöße gegen die Bestellpflicht sind nach § 209 Abs. 1 Nr. 3 SGB VII Ordnungswidrigkeiten und können nach § 130 OWiG (Aufsichtspflichtverletzung) zur persönlichen Haftung der Geschäftsführung führen. Im Schadensfall greift zusätzlich der Regress der Berufsgenossenschaft nach § 110 SGB VII. Die CIVAC-Rollenübersicht zeigt die SiFa in der Familie der Arbeitsschutz-Beauftragten neben Betriebsarzt, Brandschutzbeauftragtem und Gefahrstoffbeauftragtem. Verstöße können zusätzlich strafrechtliche Konsequenzen nach §§ 222, 229 StGB nach sich ziehen, wenn fahrlässige Tötung oder Körperverletzung im Zusammenhang mit fehlendem Arbeitsschutz festgestellt wird.

Die Regelbetreuung gilt verpflichtend für Betriebe mit mehr als 50 Beschäftigten und ist optional für kleinere Betriebe. Sie besteht aus zwei Komponenten: der Grundbetreuung mit fester Einsatzzeit pro Beschäftigtem und der betriebsspezifischen Betreuung mit variablem Aufwand nach Aufgabenkatalog.

Die Grundbetreuung ordnet jeden Betrieb einer von drei Betreuungsgruppen zu, basierend auf der Branchenklassifikation WZ-08 des Statistischen Bundesamts. Gruppe I umfasst Branchen mit hoher Gefährdung (Baugewerbe, Stahlbau, Bergbau, Recycling), Gruppe II mittlere Gefährdung (Metallverarbeitung, Holz, Chemie), Gruppe III geringe Gefährdung (Handel, Verwaltung, IT-Dienstleistungen, viele Büro-Tätigkeiten). Die Einsatzzeit pro Beschäftigtem und Jahr beträgt: Gruppe I 2,5 Stunden, Gruppe II 1,5 Stunden, Gruppe III 0,5 Stunden. Diese Zeit teilt sich zwischen Betriebsarzt und SiFa nach Anlage 2.

Beispielrechnung Mittelstand: 120 Beschäftigte in Gruppe II ergeben 180 Stunden Grundbetreuung pro Jahr, aufgeteilt in mindestens 0,2 Stunden Betriebsarzt und mindestens 0,2 Stunden SiFa pro Beschäftigtem, der Rest flexibel. Daraus folgen mindestens 24 Stunden SiFa-Einsatz nur für die Grundbetreuung, ohne die betriebsspezifische Betreuung.

Die betriebsspezifische Betreuung nach Anlage 3 entsteht durch konkrete Aufgaben: neue Gefährdungsbeurteilungen, Beschaffungsentscheidungen, Wiederholungsuntersuchungen, Audits, Schulungen, besondere Anlässe wie Umbauten oder neue Tätigkeiten. Der Aufwand ist im Einzelfall zu ermitteln und schriftlich zu dokumentieren. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit – das gilt auch für die Stundenbilanz der Regelbetreuung. Die Aufteilung zwischen Betriebsarzt und SiFa wird zwischen Arbeitgeber, Beauftragten und ggf. Betriebsrat einvernehmlich festgelegt und schriftlich dokumentiert. Bei Streit entscheidet die Berufsgenossenschaft auf Antrag. Die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG bleibt unberührt und ist bei jeder Änderung der Bestellung zu wahren.

Für Betriebe mit bis zu 50 Beschäftigten erlaubt Anhang 4 der DGUV Vorschrift 2 ein alternatives Modell: die bedarfsorientierte Betreuung (auch Unternehmermodell genannt). Die Betreuung beruht auf Schulung des Unternehmers in Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin sowie anlassbezogenem Einsatz von SiFa und Betriebsarzt.

Voraussetzungen: schriftliche Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft, Teilnahme an einer mehrtägigen Grundschulung (typischerweise 7 bis 14 Stunden Präsenz plus Selbststudium) und Auffrischungsschulungen alle 5 Jahre. Der Unternehmer muss persönlich verantwortlich am Modell teilnehmen, Delegation an Mitarbeiter ist möglich, wenn diese ähnliche Schulungen absolvieren.

Die SiFa wird in diesem Modell nur anlassbezogen tätig: bei der Erstberatung, bei Wiederholungsschulungen, bei besonderen Anlässen wie Unfällen, Beschaffung neuer Maschinen, Umbauten, neuen Tätigkeiten oder Veränderungen in der Arbeitsorganisation. Die Anlässe sind im Anhang 4 katalogisiert. Die Mindestberatung umfasst typischerweise einen Termin pro Jahr plus die anlassbezogenen Einsätze.

Vorteile: niedrigere fixe Kosten gegenüber der Regelbetreuung, hohe Eigenverantwortung des Unternehmers. Nachteile: hoher Schulungsaufwand für den Unternehmer, Risiko der Lücke bei zwischenzeitlichen Anlässen, schwierige Skalierung bei Wachstum über 50 Beschäftigte. Bei Überschreitung der Schwelle ist auf Regelbetreuung umzustellen. Die CIVAC-Workspace bildet beide Modelle ab, mit Bestellurkunde, Schulungsnachweis-Matrix, Anlass-Tracker und Stundenbilanz – Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Bei Wechsel zwischen Modellen wird die Datengrundlage vollständig übernommen, ohne Bruch. In der Praxis empfiehlt sich die Prüfung des Modells alle zwei Jahre, insbesondere bei Wachstum, Standortzuwachs, neuen Geschäftsfeldern oder Veränderungen im Tätigkeitsspektrum mit höheren Gefährdungen. Die zuständige Berufsgenossenschaft bietet je Branche ergänzende Schulungsangebote und Beratungsleistungen, deren Wahrnehmung den Aufwand der alternativen Betreuung deutlich reduziert.

Die Bestellung der SiFa erfolgt schriftlich. § 5 Abs. 1 ASiG spricht von „schriftlicher Bestellung“, in der Praxis bedeutet das eine unterzeichnete Bestellurkunde zwischen Arbeitgeber und SiFa. Das Original verbleibt bei der SiFa, eine Kopie in der Personalakte oder Compliance-Akte des Unternehmens. Bei externer Bestellung tritt ein Dienstleistungsvertrag als Träger der Bestellung hinzu.

Pflichtinhalte der Bestellurkunde: Name und Anschrift des Arbeitgebers, Name und Qualifikation der SiFa (Fachkundenachweis nach § 7 ASiG), Bezeichnung der Aufgaben nach § 6 ASiG, Geltungsbereich (Standorte, Betriebsstätten), Einsatzzeit pro Jahr in Stunden, Berichtslinie an die Geschäftsführung, Beginn der Bestellung, Vertretungsregelung, Unterschriften beider Parteien.

Die Qualifikation der SiFa ist in § 7 ASiG geregelt und umfasst eine technische Grundausbildung (Meister, Techniker, Ingenieur) plus die Ausbildung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa-Ausbildung der DGUV, in der Regel 12-14 Wochen Lehrgang mit Modulen, Praktika und Prüfung). Die Ausbildung ist bundeseinheitlich geregelt und durch die DGUV anerkannt.

Die Bestellung ist gegenüber den Beschäftigten bekanntzumachen, etwa durch Aushang am schwarzen Brett, Intranet oder Schulung. Eine Mitwirkung des Betriebsrats ist nach § 9 ASiG und § 87 BetrVG vorgesehen, der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Bestellung. Bei externer Bestellung läuft die Bestellung über den Dienstleistungsvertrag, die Bestellurkunde wird formal vom externen Dienstleister an den Mitarbeiter ausgestellt und vom Auftraggeber gegengezeichnet. Audit-fest, dokumentiert, § 5-ASiG-fest. Bei Personalwechsel der SiFa ist die Bestellung unverzüglich neu zu erteilen, die Vertretungsregelung greift zwischenzeitlich. Eine Lücke in der Bestellung wird in Audits regelmäßig beanstandet, auch wenn die operative Arbeit faktisch weiterläuft.

§ 6 ASiG definiert die Aufgaben der SiFa als unterstützende Beratung der Arbeitgeber, der Führungskräfte und der Beschäftigten in allen Fragen der Arbeitssicherheit einschließlich der menschengerechten Gestaltung der Arbeit. Die SiFa ist beratend tätig, die Verantwortung verbleibt bei der Geschäftsführung und den Führungskräften nach § 13 ArbSchG.

Konkrete Aufgaben: Beratung bei der Planung, Ausführung und Unterhaltung von Betriebsanlagen, bei der Beschaffung technischer Arbeitsmittel und der Einführung von Arbeitsverfahren und Arbeitsstoffen; sicherheitstechnische Überprüfung der Betriebsanlagen und technischen Arbeitsmittel vor Inbetriebnahme und in regelmäßigen Abständen; Beobachtung der Durchführung des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung sowie regelmäßige Begehung der Arbeitsstätten; Mitwirkung an Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Untersuchung von Unfällen.

Die SiFa berät zusätzlich bei der Arbeitsplatzgestaltung, Ergonomie, psychischen Belastungen, Umgang mit Gefahrstoffen, Lärm- und Vibrationsschutz, Bildschirmarbeit, mobiler Arbeit, Schichtarbeit. Mit der zunehmenden Bedeutung psychischer Gefährdungen (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG seit 2013) erweitert sich der Aufgabenkreis um die Mitwirkung an der psychischen Gefährdungsbeurteilung.

Berichtspflicht: Die SiFa berichtet schriftlich mindestens jährlich an die Geschäftsführung über den Stand des Arbeitsschutzes, durchgeführte Begehungen, identifizierte Risiken, Maßnahmenstand und Vorschläge zur Verbesserung. Der Bericht ist Pflichtartefakt für die behördliche Aufsicht und für eine spätere Klärung im Schadensfall. Der CIVAC-Workspace stellt eine Berichtsvorlage bereit, die alle Pflichtinhalte nach § 6 ASiG abdeckt und automatisch aus den im Jahr dokumentierten Begehungen, Maßnahmen und Schulungen befüllt wird – mit Versionierung und revisionssicherer Ablage. Eine Eskalationsmatrix für kritische Befunde an die Geschäftsführung ergänzt das Berichtswesen und ist nach § 8 ASiG verpflichtend zu führen. Sicherheitsbeauftragte nach § 22 SGB VII (ab 20 Beschäftigten) ergänzen die SiFa auf operativer Ebene mit standortnahen Beobachtungen.

Die Wahl zwischen interner und externer SiFa ist eine wirtschaftliche und strategische Entscheidung. § 5 Abs. 3 ASiG erlaubt explizit die externe Bestellung („überbetrieblicher Dienst“). Praktisch lohnt sich die Wahl je nach Beschäftigtenzahl und Standortkomplexität.

Faustregel für die Kleinbetriebs-Schwelle: Bis 50 Beschäftigte mit niedrigem Risiko (Betreuungsgruppe III) reicht die alternative Betreuung mit externem Anlasseinsatz. Zwischen 50 und 250 Beschäftigten liegt die Stundenanforderung bei 25 bis 150 Stunden Regelbetreuung pro Jahr. Die externe SiFa ist hier wirtschaftlich überlegen, weil sie keine Personalfixkosten erzeugt und die Vertretung sichergestellt ist. Ab 250 Beschäftigten oder bei Multi-Site-Betrieben wird oft eine interne SiFa mit Teilzeit-Stundenmodell aufgebaut, ergänzt durch externe Spezialberatung.

Kostenstruktur: Eine interne SiFa mit 30 bis 50 Stunden pro Jahr bei 100 Beschäftigten ist als Vollzeitstelle nicht abbildbar, sondern als 5- bis 10-Prozent-Stellenanteil mit entsprechender Doppelfunktion (typisch: Meister, Techniker). Die externe SiFa berechnet meist nach Stunden oder Pauschalen, mit Stundensätzen zwischen 95 und 180 Euro netto je nach Region und Spezialisierung.

CIVAC bietet beide Modelle aus einer Hand: Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Im zweiten Modell übernimmt eine extern bestellte SiFa die Funktion mit Bestellurkunde, Berichtslinie an die Geschäftsführung, Begehungen, Berichtswesen und Audit-Vorbereitung. Die CIVAC-SLA: 2 Werktage statt 2 bis 6 Wochen klassisch. Die Plattform integriert die SiFa-Funktion mit weiteren Beauftragten wie Brandschutz, Datenschutz und Gefahrstoff, sodass die Querverweise im Arbeitsschutz nicht verloren gehen. Eine zentrale Maßnahmenliste vereint alle Befunde aus SiFa-Begehungen, Brandschutz-Inspektionen und Gefährdungsbeurteilungen und meldet überfällige Maßnahmen automatisch an die Geschäftsführung.

Die Einsatzzeit ist Pflichtbestandteil der Bestellurkunde und mindestens jährlich neu zu berechnen. Die Berechnung folgt Anlage 2 DGUV Vorschrift 2 für die Grundbetreuung und einer aufgabenbezogenen Schätzung für die betriebsspezifische Betreuung.

Praxisbeispiel A: Handelsunternehmen mit 80 Beschäftigten, davon 60 im Verkauf, 15 im Lager, 5 in der Verwaltung. WZ-08-Klassifikation Einzelhandel: Betreuungsgruppe III (0,5 Stunden Grundbetreuung pro Beschäftigtem). Grundbetreuung gesamt: 80 × 0,5 = 40 Stunden, davon mindestens 0,2 Stunden Betriebsarzt (16 Stunden) und mindestens 0,2 Stunden SiFa (16 Stunden), Rest flexibel. Betriebsspezifische Betreuung: Schätzung 30 bis 50 Stunden je nach Anlässen (Lagerumbauten, neue Hubwagen, psychische Gefährdungsbeurteilung).

Praxisbeispiel B: Metallverarbeitung mit 150 Beschäftigten. Betreuungsgruppe II (1,5 Stunden). Grundbetreuung: 150 × 1,5 = 225 Stunden. SiFa-Anteil mindestens 0,2 × 150 = 30 Stunden. Betriebsspezifische Betreuung typisch 100 bis 200 Stunden bei aktivem Produktionsbetrieb, Maschinenwechsel und Audits.

Häufige Fallstricke: Vergessene Saison- und Leiharbeiter zählen mit (Kopfzahl, nicht VZÄ), Auszubildende ebenfalls. Betreuungsgruppe wechselt mit Branchenwechsel, wird oft nicht angepasst. Bei mehreren Betriebsstätten ist die Zuordnung je Standort zu prüfen. Die jährliche Stundenbilanz ist Voraussetzung für die Berufsgenossenschaft-Prüfung. Frist läuft ab Kenntnis: ein neuer Standort oder eine veränderte Branchenzuordnung erfordert sofortige Anpassung der Bestellurkunde. Die CIVAC-Plattform berechnet die Einsatzzeit auf Knopfdruck und meldet Änderungen automatisch an die Berichtslinie der Geschäftsführung. Die jährliche Bilanz wird im Hygienemonitoring-Stil als Quartalsbericht ausgewiesen, mit Soll-Ist-Vergleich und Trendanalyse über drei Geschäftsjahre. Damit wird die Auditfähigkeit auch bei Wechsel der SiFa oder bei Betriebsübergang sichergestellt. Die Berufsgenossenschaften stellen für die Branchen-WZ-Zuordnung eigene Klassifikationen bereit, deren periodische Aktualisierung Pflicht ist.

Die Berufsgenossenschaften (Träger der gesetzlichen Unfallversicherung) prüfen die Umsetzung der DGUV Vorschrift 2 im Rahmen der allgemeinen Unfallverhütungs-Beratung und bei Anlässen. Die staatlichen Arbeitsschutzbehörden der Länder (Gewerbeaufsicht, Landesamt für Arbeitsschutz) prüfen die Einhaltung des ArbSchG.

Typische Prüfaspekte: Liegt eine Bestellurkunde vor? Ist die Einsatzzeit korrekt nach DGUV Vorschrift 2 berechnet? Wird die SiFa tatsächlich tätig? Liegen Begehungsprotokolle vor? Wurde der jährliche Bericht nach § 6 ASiG erstellt? Existieren Gefährdungsbeurteilungen für alle Tätigkeiten? Wird der Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG (ab 20 Beschäftigten verpflichtend) regelmäßig einberufen? Sind Sicherheitsbeauftragte nach § 22 SGB VII bestellt?

Ergebnisse der Prüfung führen je nach Schwere zu Beratung, Anordnung von Maßnahmen mit Frist, Bußgeldverfahren oder im Extremfall zur Stilllegung gefährlicher Anlagen. Die Berufsgenossenschaft kann nach § 110 SGB VII zudem Regress gegen die Geschäftsführung nehmen, wenn ein Unfall durch Verletzung der Bestellpflicht mitverursacht wurde.

Praxisbeispiel: Im Schadensfall mit schwerer Verletzung fragt die Staatsanwaltschaft regelmäßig die Bestellunterlagen, Begehungsprotokolle und Berichte der SiFa ab. Fehlen Nachweise oder ist die Bestellung lückenhaft, kann der § 130 OWiG (Aufsichtspflichtverletzung) gegen Geschäftsführer und leitende Angestellte zur Anwendung kommen, mit Bußgeldern bis zu 1 Mio. Euro je Person. Audit-fest, dokumentiert, § 5-ASiG-fest – das ist nicht nur juristisch, sondern operativ entscheidend. Die CIVAC-Plattform bündelt alle Pflichtartefakte und stellt sie im Prüftermin innerhalb von 60 Sekunden bereit. Ergänzend werden Sicherheitsbeauftragte (§ 22 SGB VII), Brandschutzbeauftragte und Gefahrstoffbeauftragte mit Bestellurkunde und Berichtslinie geführt, sodass im Arbeitsschutz-Ausschuss alle Beauftragten transparent gelistet sind. Die Schnittstelle zur Berufsgenossenschaft und zur staatlichen Gewerbeaufsicht wird über definierte Kommunikationswege geregelt.

Die SiFa-Pflicht ist kein einmaliger Akt, sondern ein laufender Prozess mit jährlicher Stundenbilanz, Begehungen, Berichten und Reaktion auf Anlässe. CIVAC bündelt diese Pflichten als Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service, integriert mit den weiteren Arbeitsschutz-Beauftragten.

Das erste Modell: Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten. Die SiFa erhält eine Bestellurkunden-Vorlage, eine Einsatzzeit-Berechnung nach DGUV Vorschrift 2, eine Begehungs-Checkliste, eine Berichtsvorlage nach § 6 ASiG, ein Maßnahmenregister mit Verantwortlichen und Fristen, eine Gefährdungsbeurteilungs-Bibliothek mit Branchenvorlagen, 490 Audit-Vorlagen, EU-Datenresidenz und Mandantentrennung. Die Plattform deckt 25 Beauftragtenrollen ab, sodass die SiFa mit Betriebsarzt, Brandschutzbeauftragtem und Gefahrstoffbeauftragtem integriert arbeitet.

Das zweite Modell: Lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Eine extern bestellte SiFa übernimmt die Funktion mit Bestellurkunde, Berichtslinie an die Geschäftsführung, Begehungen, Berichtswesen, Beratung bei Beschaffung und Unfallaufarbeitung. Die CIVAC-SLA: 2 Werktage statt 2 bis 6 Wochen klassisch. Das Modell eignet sich besonders für kleine bis mittlere Unternehmen ohne interne Sifa-Kapazität sowie für Multi-Site-Betriebe mit verteilten Standorten.

Andere führen Compliance wie einen Aktenschrank. Wir führen sie wie Software. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit, mit zwölf Monaten Historie. Die Plattform schickt Erinnerungen für jährliche Berichte, ablaufende Schulungen und fällige Begehungen.

Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de. Die Erstprüfung der Bestellpflicht und der Einsatzzeit-Berechnung dauert 30 Minuten, das Ergebnis ist eine konkrete Maßnahmenliste mit Verantwortlichen und Fristen. Innerhalb von 5 Werktagen liegen Bestellurkunde und initialer Begehungsplan vor. Audit-fest, dokumentiert, § 5-ASiG-fest. Die Plattform skaliert von 10 bis 10.000 Beschäftigten und mehreren Standorten ohne strukturelle Anpassung.