SiFa-Software für DGUV-Dokumentation: Was Ihr Workspace leisten muss

Die DGUV Vorschrift 2 verpflichtet Unternehmen, die Einsatzzeiten der Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) zu dokumentieren, Begehungsergebnisse festzuhalten und einen jährlichen Arbeitsplan nachzuweisen. § 5 ASiG und § 6 ArbSchG ergänzen diese Pflicht: Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung dafür, dass die SiFa ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen kann – und dass dies belegbar ist.

In der betrieblichen Praxis fehlt es häufig nicht an der Fachkraft selbst, sondern an einer strukturierten Ablage, die beim Audit standhalten kann. Dieser Artikel beschreibt, welche Dokumentationsanforderungen die DGUV V2 konkret stellt, was eine SiFa-Software leisten muss, um diese zu erfüllen, und wie der CIVAC-Workspace beide Anforderungsebenen – rechtlich und operativ – in einem Audit-Trail zusammenführt.

Die DGUV Vorschrift 2 legt für Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten Mindesteinsatzzeiten der SiFa fest. Diese Zeiten variieren nach Betriebsart und Gefährdungsniveau, müssen aber in jedem Fall nachgewiesen werden. Betriebe der Regelbetreuung halten Grundbetreuung und anlassbezogene Betreuung getrennt voneinander dokumentiert.

Konkret fordert die Praxis: ein Begehungsprotokoll mit Datum, Bereich, festgestellten Mängeln und Abhilfemaßnahmen; einen Jahresarbeitsplan, der Schwerpunkte der SiFa-Arbeit vorab fixiert; Nachweise über durchgeführte Unterweisungen und die Teilnahme an Betriebsbegehungen; sowie Stellungnahmen zu Gefährdungsbeurteilungen nach § 5 ArbSchG.

All diese Dokumente können im Prüffall von der Berufsgenossenschaft oder der Arbeitsschutzbehörde angefordert werden. Fehlen sie, greift die Aufsicht – und der Arbeitgeber haftet nach § 130 OWiG für das Organisationsversagen. Ein Dokumentationssystem, das diese Kategorien nicht strukturell abbildet, ist für die DGUV-konforme SiFa-Arbeit nicht geeignet. Mehr zur Rolle der Fachkraft für Arbeitssicherheit und ihren gesetzlichen Pflichten finden Sie auf der CIVAC-Rollenseite.

§ 6 ArbSchG schreibt vor, dass Gefährdungsbeurteilungen schriftlich zu dokumentieren sind. Die SiFa unterstützt den Arbeitgeber bei der Erstellung dieser Beurteilungen, trägt aber selbst keine Verantwortung für ihre Vollständigkeit – das bleibt beim Arbeitgeber. Die Software muss deshalb beiden Seiten gerecht werden: der SiFa als Arbeitswerkzeug und dem Arbeitgeber als Nachweisinstrument.

Eine DGUV-taugliche Dokumentationslösung bildet Gefährdungsbeurteilungen als strukturierte Projekte ab: Scope-Definition, Erfassung der Gefährdungen, Risikobewertung, Festlegung von Schutzmaßnahmen, Wirksamkeitskontrolle. Jeder Schritt wird zeitgestempelt und versioniert. Änderungen an der Beurteilung sind rückverfolgbar.

Wichtig ist zudem die Verknüpfung mit Unterweisungsprotokollen: Wer über welche Gefährdung unterwiesen wurde, wann und mit welchem Ergebnis, muss in derselben Dokumentationsstruktur abrufbar sein. Systeme, die Gefährdungsbeurteilungen und Schulungsnachweise getrennt verwalten, erzwingen manuelle Zusammenführungen beim Audit – und damit Fehlerquellen.

Ein Netzlaufwerk mit PDF-Ordnern ist keine SiFa-Software. Eine prüfungsfeste Lösung muss drei Funktionsebenen abdecken: Aufgabensteuerung, Berichtsgenerierung und revisionssichere Ablage.

Aufgabensteuerung bedeutet: wiederkehrende Tätigkeiten wie Quartalsbegehungen, jährliche Gefährdungsbeurteilungs-Reviews oder Unterweisungszyklen werden als Kadenzen im System angelegt. Die SiFa erhält Erinnerungen; erledigte Aufgaben werden automatisch protokolliert. Berichtsgenerierung bedeutet: Begehungsprotokolle und Maßnahmenlisten entstehen aus vordefinierten Templates, nicht aus leeren Word-Dokumenten. Das reduziert Auslassungen und standardisiert das Berichtsbild.

Revisionssichere Ablage bedeutet: Dokumente werden mit Zeitstempel, Bearbeiterkennung und Versionsnummer gespeichert. Eine nachträgliche Änderung ohne Protokolleintrag ist technisch ausgeschlossen. Nur dieses Zusammenspiel erzeugt den Audit-Trail, den die Berufsgenossenschaft im Prüffall erwartet. Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit.

Der CIVAC-Workspace gliedert die SiFa-Arbeit in sechs Oberflächen, die aufeinander aufbauen. Aufgaben bildet die tägliche Arbeit ab: Template-gestützte Einzel- und Serienaufgaben, E-Mail-Intake, automatische Erkennung von Aufgabentypen. Jede abgeschlossene Aufgabe landet mit Zeitstempel im Audit-Log.

Schulungen verwaltet Pflichtunterweisungen nach DGUV-Anforderungen: Modul, Test, Zertifikat, Teilnehmerliste. Die Abschluss-Tracking-Funktion zeigt auf einen Blick, welche Beschäftigtengruppen noch offen sind. Projekte bildet Gefährdungsbeurteilungen und Stationsbegehungen als fünfstufigen Workflow ab: Scope, Uploads, Rückfragen, Risiken, Bericht. Dokumentation konsolidiert monatlich alle abgeschlossenen Aktivitäten zu einem exportfähigen Compliance-Nachweis. Fragen stellt einen KI-Assistenten mit Konfidenz-Score bereit, der normative Anforderungen aus DGUV-Regelwerken zitiert. Templates enthält 37 einsatzbereite Audit- und Assessment-Vorlagen, die an den eigenen Betrieb angepasst werden können.

Die häufigste Beanstandung in Berufsgenossenschaftsprüfungen ist nicht das Fehlen einer SiFa, sondern der fehlende Nachweis über die geleisteten Einsatzzeiten. Die DGUV V2 differenziert zwischen Grundbetreuung (feste Stundenzahl je Mitarbeiteranzahl) und anlassbezogener Betreuung (bei konkreten Anlässen wie neuen Arbeitsverfahren, Unfällen, Umstrukturierungen).

Beide Zeitkategorien müssen separat ausgewiesen werden. Ein Stundenzettel in Excel erfüllt diese Anforderung nicht, weil er keine Verknüpfung zu konkreten Tätigkeiten herstellt und nicht revisionssicher ist. Eine geeignete Software protokolliert Einsatzzeiten kontextbezogen: Welche Aufgabe wurde bearbeitet, welcher Bereich betroffen, welches Ergebnis erzielt?

Im CIVAC-Workspace wird jede SiFa-Aktivität automatisch mit Zeitstempel und Tätigkeitskategorie erfasst. Der monatliche Dokumentationsexport weist Grundbetreuungsstunden und anlassbezogene Stunden getrennt aus. Dieses Dokument ist per Knopfdruck exportierbar und entspricht dem Format, das Berufsgenossenschaften im Prüffall erwarten.

Die DGUV Vorschrift 2 regelt nicht nur die SiFa, sondern auch die arbeitsmedizinische Betreuung durch den Betriebsarzt. Beide Rollen arbeiten in der betrieblichen Praxis eng zusammen: gemeinsame Begehungen, abgestimmte Gefährdungsbeurteilungen, koordinierte Unterweisungsprogramme.

Eine SiFa-Software, die diese Verzahnung nicht abbildet, erzwingt Doppeldokumentation. Im CIVAC-Workspace können SiFa und Betriebsarzt denselben Workspace nutzen – mit getrennten Rollen, aber gemeinsamem Audit-Log. Begehungsberichte, die beide unterschreiben müssen, werden als gemeinsame Projekte angelegt. Der Dokumentationsexport weist beide Beiträge korrekt aus.

Für Unternehmen, die weder eine interne SiFa noch einen internen Betriebsarzt beschäftigen, bietet CIVAC beide Rollen über Officer-as-a-Service an: Vertrag, Person und Bestellurkunde innerhalb von zwei Werktagen – statt klassisch zwei bis sechs Wochen. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen.

In der Praxis steht die SiFa-Dokumentation nicht isoliert. Sie ist verknüpft mit der Lohnbuchhaltung (Mitarbeiterzahlen für Einsatzzeitberechnung), dem Schulungsmanagement (Unterweisungsnachweise), der Arbeitsmittelüberwachung (Prüffristen nach BetrSichV) und dem Qualitätsmanagement (Korrekturmaßnahmen aus Begehungen).

Eine SiFa-Software sollte deshalb mindestens eine strukturierte Export-Funktion für CSV oder PDF bieten, idealerweise eine API-Schnittstelle für gängige HR- und QM-Systeme. Proprietäre Formate, die keine Weiterverarbeitung erlauben, sind ein Risiko bei Systemwechseln.

Der CIVAC-Workspace erzeugt export-fähige Compliance-Nachweise im PDF-Format, die direkt in die Dokumentenmanagementsysteme gängiger ERP-Lösungen eingespielt werden können. Die Datenresidenz liegt ausschließlich in der EU – AES-256 at rest, TLS 1.3 in transit – und erfüllt damit die Datenschutzanforderungen nach Art. 32 DSGVO auch für personenbezogene Mitarbeiterdaten in Unterweisungsnachweisen.

CIVAC bietet zwei Modelle an, die sich kombinieren lassen. Bei der Tool-Lizenz lizenzieren Sie den Workspace für Ihre interne SiFa. Die SiFa arbeitet selbst im System, dokumentiert Einsatzzeiten, Begehungen und Unterweisungen, exportiert monatlich den Compliance-Nachweis. Das Bestellungsverhältnis bleibt beim Arbeitgeber.

Beim Officer-as-a-Service stellt CIVAC über sein zertifiziertes Partnernetz eine externe SiFa, die schriftlich bestellt wird. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Die externe SiFa arbeitet ebenfalls im CIVAC-Workspace, sodass Arbeitgeber jederzeit Einblick in Einsatzzeiten, offene Maßnahmen und Dokumentationsstand haben.

Das Mischmodell kombiniert beides: eine interne SiFa auf der Lizenz für das Tagesgeschäft, ergänzt durch einen externen Betriebsarzt über Officer-as-a-Service für die arbeitsmedizinische Pflichtbetreuung. Beide Rollen teilen denselben Workspace, dieselbe Berichtslinie, denselben Audit-Trail.

Die meisten Dokumentationslücken in der SiFa-Arbeit entstehen nicht durch Nachlässigkeit, sondern durch fehlende Systemunterstützung. Wer Begehungsprotokolle manuell erstellt, Einsatzzeiten in Tabellenblättern führt und Unterweisungsnachweise in Ordnern abheftet, baut strukturelle Risiken auf, die erst im Prüffall sichtbar werden.

Eine DGUV-konforme SiFa-Software reduziert dieses Risiko deutlich: durch standardisierte Vorlagen, automatische Zeiterfassung und einen monatlichen Dokumentationsexport, der die gesamte Compliance-Arbeit der SiFa in einem Format zusammenfasst, das die Berufsgenossenschaft erwartet.

CIVAC stellt 37 einsatzbereite Audit-Vorlagen bereit und schafft strukturelle Voraussetzungen für Auditfestigkeit – sowohl für interne SiFas auf der Tool-Lizenz als auch für externe SiFas über Officer-as-a-Service. Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de.