SiFa bestellen: Rechtssichere Bestellung in zwei Werktagen per Officer-as-a-Service
Eine SiFa zu bestellen bedeutet mehr als einen Dienstleister zu beauftragen. Die Bestellurkunde muss gesetzliche Mindestinhalte aufweisen, die Qualifikation muss geprüft sein, die Dokumentationsinfrastruktur muss bereitstehen. CIVAC erfüllt alle drei Anforderungen in zwei Werktagen.
§ 5 ASiG verpflichtet jeden Arbeitgeber zur schriftlichen Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit. Diese Pflicht gilt unabhängig von Betriebsgröße und Branche. Wer noch keine SiFa bestellt hat, trägt das volle Aufsichtspflichtvakuum nach § 130 OWiG – und das volle Haftungsrisiko im Fall eines Arbeitsunfalls.
Dieser Artikel erklärt, was eine SiFa-Bestellung nach § 5 ASiG rechtssicher macht, welche Inhalte die Bestellurkunde zwingend enthalten muss, wie das CIVAC Officer-as-a-Service-Modell den Bestellprozess strukturiert abbildet – und warum zwei Werktage ausreichen, um vollständige Compliance herzustellen.
Auf einen Blick
- Die SiFa-Bestellung muss schriftlich erfolgen und eine Bestellurkunde mit Aufgabenbeschreibung, Berichtslinie und Qualifikationsnachweis enthalten.
- Ohne schriftliche Bestellurkunde ist die Pflicht nach § 5 ASiG nicht erfüllt, auch wenn eine SiFa faktisch tätig ist.
- CIVAC liefert über Officer-as-a-Service Vertrag, Person und valide Bestellurkunde innerhalb von zwei Werktagen – mit integrierter Dokumentationsinfrastruktur.
Rechtsgrundlage: § 5 ASiG und DGUV V2 im Zusammenspiel
§ 5 Abs. 1 ASiG formuliert die Bestellpflicht klar: Der Arbeitgeber hat Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu bestellen. Die Norm differenziert nicht nach Betriebsgröße; die DGUV Vorschrift 2 konkretisiert, welche Mindestbetreuungszeiten je nach Betriebsgruppe gelten. Die Bestellung ist also nicht das Ende einer Compliance-Überlegung, sondern ihr Ausgangspunkt.
Die Kombination aus § 5 ASiG und DGUV V2 erzeugt drei voneinander unabhängige Pflichten: die formale Bestellungspflicht (Urkunde), die Qualifikationspflicht (SiFaAusbV-Ausbildung) und die Betreuungspflicht (Mindestbetreuungszeiten nach Betriebsgruppe). Alle drei müssen erfüllt sein – und jede für sich muss dokumentierbar sein.
Der Arbeitgeber haftet persönlich für die Erfüllung dieser Pflichten. Bei fehlender oder fehlerhafter Bestellung greift § 130 OWiG: Eine Aufsichtspflichtverletzung liegt vor, wenn ein Mitarbeiter einen vermeidbaren Arbeitsunfall erleidet und die SiFa-Pflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt war. Mehr zu den Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit auf der CIVAC-Rollenseite.
Was die Bestellurkunde rechtssicher macht: Mindestinhalte
Eine Bestellurkunde ist nur dann rechtssicher, wenn sie alle gesetzlich geforderten Inhalte enthält. Folgende Elemente sind zwingend: Name, Qualifikation und Kontaktdaten der SiFa; Datum der Bestellung; Beschreibung des Betriebs (Name, Standort, Beschäftigtenzahl); Aufgabenbeschreibung, die sich auf die DGUV-V2-Betreuungsaufgaben bezieht; ausdrückliche Formulierung der fachlichen Weisungsfreiheit nach § 8 ASiG; Berichtslinie (direkte Berichtspflicht an die Geschäftsleitung); Unterschriften beider Parteien.
Eine Urkunde, die diese Elemente nicht vollständig enthält, ist juristisch angreifbar. Im Fall eines Arbeitsunfalls oder einer BG-Prüfung kann eine unvollständige Urkunde als Nachweis nicht herangezogen werden. CIVAC verwendet ein validiertes Urkundentemplate, das alle gesetzlichen Mindestinhalte abdeckt und nach Ausstellung revisionssicher im Workspace abgelegt wird.
Der CIVAC Officer-as-a-Service-Prozess: Schritt für Schritt
Der CIVAC-Bestellprozess ist auf maximale Geschwindigkeit bei vollständiger rechtlicher Absicherung ausgelegt. Schritt 1: Erstgespräch und Bedarfsanalyse. CIVAC klärt mit dem Unternehmen die DGUV-Betriebsgruppe, die Standorte und den Umfang der SiFa-Betreuung. Schritt 2: Partnerauswahl. CIVAC wählt aus dem zertifizierten Partnernetz eine qualifizierte SiFa mit passendem Branchenhintergrund aus. Schritt 3: Vertragsabschluss. Der Dienstleistungsvertrag zwischen Unternehmen und CIVAC wird erstellt und unterzeichnet.
Schritt 4: Bestellurkunde. CIVAC erstellt die Bestellurkunde nach validiertem Template, lässt sie unterzeichnen und legt sie im CIVAC-Workspace revisionssicher ab. Schritt 5: Workspace-Onboarding. Die SiFa erhält Zugang zum CIVAC-Workspace mit den 37 einsatzbereiten Audit-Vorlagen und beginnt direkt mit der strukturierten Arbeit. Gesamtdauer: zwei Werktage.
Interne SiFa auf Tool-Lizenz: Der zweite Bestellweg
Unternehmen, die eine interne SiFa beschäftigen oder ausbilden wollen, nutzen den CIVAC-Workspace als Tool-Lizenz. Die SiFa wird intern bestellt (Bestellurkunde über CIVAC-Template), und der Workspace steht als Dokumentationsinfrastruktur bereit. Das Bestellungsverhältnis bleibt vollständig beim Arbeitgeber.
Der Vorteil: interne SiFas kennen den Betrieb besser als externe – aber sie brauchen eine Dokumentationsinfrastruktur, die DGUV-konform ist. Ein generisches Dokumentenmanagementsystem oder ein Netzlaufwerk sind kein Ersatz für einen Workspace, der Einsatzzeiten, Begehungsprotokolle und Gefährdungsbeurteilungen strukturell abbildet und den monatlichen Compliance-Nachweis automatisch erzeugt.
Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten – oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen. Beide Wege führen zum selben Audit-Trail, derselben Berichtslinie, derselben Auditfestigkeit.
Pflichten nach der Bestellung: Was der Arbeitgeber sicherstellen muss
Die Bestellung ist nicht das Ende der Arbeitgeberpflicht. § 9 ASiG schreibt vor, dass der Arbeitgeber der SiFa alle erforderlichen Mittel und ausreichend Zeit zur Verfügung stellt. Das bedeutet konkret: Zugang zu allen Betriebsbereichen, Beteiligung an Planungen für neue Arbeitsverfahren, Einbindung in den Arbeitsschutzausschuss (ASA) nach § 11 ASiG und eine funktionierende Berichtslinie zur Geschäftsleitung.
Maßnahmen, die die SiFa aus Begehungen oder Gefährdungsbeurteilungen ableitet, müssen vom Arbeitgeber umgesetzt oder mit nachvollziehbarer Begründung abgelehnt werden. Diese Rückmeldung ist Teil des Compliance-Nachweises und muss dokumentiert sein. Im CIVAC-Workspace ist die Maßnahmenverfolgung eine eigene Funktion: offene Maßnahmen, Fristen, Verantwortliche und Rückmeldestatus werden systematisch abgebildet.
Haftung bei fehlender SiFa: § 130 OWiG und die Folgen
§ 130 OWiG sanktioniert die Verletzung von Aufsichtspflichten durch den Betriebsinhaber. Wer eine SiFa-Pflicht nicht oder nicht ordnungsgemäß erfüllt und dadurch einen vermeidbaren Verstoß gegen Arbeitsschutzpflichten ermöglicht, riskiert ein Bußgeld bis zu einer Million Euro. In besonders schweren Fällen (schwerer Arbeitsunfall) kann die persönliche Haftung der Geschäftsleitung eintreten.
Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber: Im Prüffall muss er nachweisen, dass die SiFa korrekt bestellt war, die Betreuungszeiten eingehalten wurden und die Dokumentation vollständig ist. Wer diese Nachweise nicht liefern kann, trägt das volle Haftungsrisiko.
Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Im CIVAC-Workspace ist dieser Nachweis auf Knopfdruck exportierbar – als monatlich konsolidierter Compliance-Bericht mit Zeitstempeln, Bearbeiterkennung und revisionssicherer Ablage.
Bestellung mehrerer Beauftragter: SiFa im Kontext des Gesamt-Compliance-Bedarfs
Die SiFa ist in den meisten Unternehmen nicht die einzige Beauftragten-Rolle, die bestellt werden muss. Je nach Branche und Unternehmensgröße kommen Brandschutzbeauftragter nach DGUV I 205-023, Betriebsarzt nach § 3 ASiG, Datenschutzbeauftragter nach Art. 37 DSGVO und ggf. weitere Rollen hinzu. Jede Rolle erfordert eine eigene Bestellurkunde, eine eigene Berichtslinie und eine eigene Dokumentation.
CIVAC bietet alle 25 Beauftragten-Rollen auf einer Plattform an. Unternehmen, die mehrere Rollen gleichzeitig besetzen müssen, können alle über Officer-as-a-Service beziehen – mit einheitlicher Dokumentation, einheitlichem Audit-Trail und einer zentralen Übersicht für die Geschäftsleitung. Jede bestellbare Beauftragten-Rolle, in einer Plattform.
Für die Bestellung eines Brandschutzbeauftragten gelten analoge Anforderungen: schriftliche Urkunde, nachgewiesene Qualifikation, Dokumentationsinfrastruktur.
Qualitätssicherung im CIVAC-Partnernetz
Die Qualität einer extern bestellten SiFa hängt entscheidend davon ab, wie das Partnernetz gepflegt wird. CIVAC zertifiziert Partner nach definierten Kriterien: Nachweis der SiFaAusbV-Ausbildung, Berufserfahrung in relevanten Branchen, Bereitschaft zur Arbeit im CIVAC-Workspace und regelmäßige Weiterbildung in aktuellen DGUV-Regelwerken.
Partner, die diese Anforderungen nicht mehr erfüllen, werden aus dem aktiven Netz entfernt. Das schützt Unternehmen vor der Situation, dass ihre extern bestellte SiFa zwar eine Urkunde ausgestellt hat, aber die tatsächlichen Betreuungsleistungen nicht erbringt oder nicht DGUV-konform dokumentiert.
Die laufende Qualitätskontrolle erfolgt über den CIVAC-Workspace: Aktivitäten, Einsatzzeiten und abgeschlossene Aufgaben sind für CIVAC als Plattformbetreiber transparent. Abweichungen vom vereinbarten Leistungsumfang werden systemseitig erkennbar.
SiFa-Pflicht heute erfüllen: Zwei Werktage bis zur Bestellurkunde
Die SiFa-Pflicht nach § 5 ASiG ist nicht optional und hat keine Mindestbeschäftigtenschwelle. Unternehmen, die die Bestellung noch nicht vorgenommen haben oder deren bisherige Bestellurkunde formale Lücken aufweist, sollten nicht auf den nächsten Prüfbesuch der Berufsgenossenschaft warten.
CIVAC reduziert die Umsetzungszeit auf zwei Werktage: Erstgespräch, Partnerauswahl, Vertragsabschluss, Bestellurkunde, Workspace-Onboarding. Alle Schritte erfolgen strukturiert und ohne Suchaufwand für das Unternehmen. Das Ergebnis ist eine vollständige, DGUV-konforme SiFa-Bestellung – audit-fest, dokumentiert, § 5 ASiG-fest.
Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de, um den Bestellprozess zu starten.
FAQ
Ab wann bin ich als Arbeitgeber verpflichtet, eine SiFa zu bestellen?
§ 5 ASiG kennt keine Mindestbeschäftigtengrenze. Die Bestellpflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen. Betriebe bis 50 Beschäftigte können unter bestimmten Voraussetzungen die alternative Betreuung nach DGUV V2 nutzen, sind aber nicht von jeder SiFa-Pflicht befreit.
Was passiert, wenn keine Bestellurkunde vorliegt?
Ohne Bestellurkunde ist die Pflicht nach § 5 ASiG formal nicht erfüllt, auch wenn eine SiFa faktisch tätig ist. Im Prüffall kann das als Aufsichtspflichtverletzung gewertet werden. Das Bußgeldrisiko nach § 130 OWiG besteht bereits ohne eingetretenen Schaden.
Kann ich eine SiFa über CIVAC sofort bestellen?
Ja. Nach einem Erstgespräch zur Bedarfsanalyse liefert CIVAC Vertrag, qualifizierte SiFa aus dem Partnernetz und Bestellurkunde innerhalb von zwei Werktagen. Der CIVAC-Workspace steht ab Vertragsabschluss sofort bereit.
Kann eine Person gleichzeitig SiFa und Betriebsarzt sein?
Nein. Betriebsarzt und SiFa sind nach ASiG zwei eigenständige Rollen mit unterschiedlichen Qualifikationsanforderungen. Eine Personalunion ist gesetzlich nicht vorgesehen. Beide Rollen müssen separat bestellt werden.
Muss die SiFa-Bestellurkunde notariell beglaubigt werden?
Eine notarielle Beglaubigung ist nicht vorgeschrieben. Die Urkunde muss von beiden Parteien unterschrieben und revisionssicher aufbewahrt werden. Im CIVAC-Workspace erfolgt die Ablage mit Zeitstempel und Versionierung automatisch.
Was kostet die SiFa-Bestellung über CIVAC?
Die Kosten hängen von Betriebsgröße, Branche und benötigter Betreuungszeit nach DGUV V2 ab. CIVAC nennt Preise auf Anfrage nach einer Bedarfsanalyse. Schreiben Sie an info@civac.de für ein unverbindliches Angebot.
Aus dem Lesen einen Auftrag machen.
Wir übernehmen die operative Last: externer Beauftragter, Vorlagen und Dokumentation in einem Workspace. Unverbindlich.
