Externer Brandschutzbeauftragter: Kosten pro Monat und Entscheidungskriterien

Nach DGUV Information 205-023 ist der Brandschutzbeauftragte für die Organisation des betrieblichen Brandschutzes verantwortlich, von der Brandschutzordnung nach DIN 14096 bis zur jährlichen Unterweisung nach DGUV Vorschrift 1. Für viele mittelständische Betriebe stellt sich die Frage, ob diese Aufgabe intern besetzt oder an einen externen Spezialisten übertragen werden soll. Die monatlichen Kosten sind dabei nur ein Teil der Kalkulation.

Dieser Artikel legt offen, welche Leistungen ein Vertrag mit einem externen Brandschutzbeauftragten enthalten muss, welche Faktoren den Preis beeinflussen und wie Sie interne Kosten mit externen Pauschalen vergleichen. Am Ende steht eine Entscheidungsmatrix für Betriebe von 50 bis 2.000 Mitarbeitenden.

Die Aufgaben eines Brandschutzbeauftragten (BSB) sind durch DGUV Information 205-023 klar beschrieben. Sie gliedern sich in wiederkehrende Routineaufgaben und anlassbezogene Tätigkeiten.

Zu den Routineaufgaben gehören: Erstellung und Fortschreibung der Brandschutzordnung nach DIN 14096 (Teil A, B und C), Planung und Durchführung der jährlichen Brandschutzunterweisung für alle Beschäftigten, Koordination der Brandschutzhelferausbildung (mindestens 5 % der Belegschaft nach ASR A2.2), Durchführung regelmäßiger Brandschutzbegehungen mit schriftlichem Protokoll, Abstimmung mit der zuständigen Feuerwehr und Überprüfung der Aktualität von Feuerwehrplänen nach DIN 14095.

Zu den anlassbezogenen Aufgaben zählen: Begleitung von Um- und Neubauten aus Brandschutzsicht, Stellungnahme bei Beschaffung neuer Maschinen oder Gefahrstoffe, Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG für den Abschnitt Brandschutz sowie Mitwirkung bei der Erstellung des Alarm- und Gefahrenabwehrplans.

Ein externer Brandschutzbeauftragter übernimmt dieses gesamte Aufgabenspektrum auf Basis eines Dienstleistungsvertrags. Die Breite und Tiefe seiner Leistung bestimmt maßgeblich den Preis.

Die Monatspauschale für einen externen Brandschutzbeauftragten variiert stark nach Betriebsgröße, Anzahl der Standorte und Tiefe des Leistungspakets. Eine realistische Einordnung nach Betriebsgrößenklassen:

Kleinbetrieb (bis 100 Mitarbeitende, ein Standort): Monatspauschalen zwischen 150 und 300 Euro. Diese Pakete enthalten in der Regel eine jährliche Begehung, Erstellung oder Prüfung der Brandschutzordnung und Unterstützung bei der Unterweisung.

Mittlerer Betrieb (100 bis 500 Mitarbeitende, ein bis drei Standorte): Monatspauschalen zwischen 300 und 600 Euro. Der externe BSB plant und dokumentiert Begehungen, erstellt Begehungsprotokolle, koordiniert Brandschutzhelfer und begleitet Unterweisungen.

Größerer Mittelstand (500 bis 2.000 Mitarbeitende, mehrere Standorte): Monatspauschalen zwischen 600 und 1.200 Euro und mehr. Bei mehreren Standorten erhöht sich der Reise- und Koordinationsaufwand deutlich; manche Anbieter rechnen pro Standort.

Achtung: Sehr niedrige Angebote enthalten häufig nur Basisleistungen ohne laufende Betreuung. Wer ausschließlich auf den Preis achtet, riskiert Vertragslücken, die erst bei einer Begehung oder einem Versicherungsfall sichtbar werden. Frist läuft ab Kenntnis.

Fünf Faktoren treiben den Monatspreis für einen externen Brandschutzbeauftragten messbar nach oben.

Anzahl der Standorte: Jeder zusätzliche Standort erfordert eine eigene Begehung, eine eigene Brandschutzordnung und separate Unterweisungsplanung. Anbieter kalkulieren häufig pro Standort oder fügen einen Standortzuschlag hinzu.

Branche und Risikoprofil: Betriebe mit erhöhter Brandgefährdung, also Chemie, Holzbearbeitung, Lackierereien, Lagerhäuser mit brennbaren Stoffen, erfordern intensivere Begehungen und häufigere Besuche. Das spiegelt sich im Preis wider.

Zustand der Dokumentation: Wer die Zusammenarbeit mit einer unvollständigen oder veralteten Brandschutzordnung startet, zahlt in der Regel einen einmaligen Aufpreis für die Erstbestandsaufnahme und die Neuerstellung der Ordnung.

Reaktionszeit und Erreichbarkeit: Manche Verträge sehen eine telefonische Erreichbarkeit innerhalb definierter Reaktionszeiten vor, etwa für Rückfragen nach einem Fehlalarm oder bei einer ad-hoc-Begehung durch die Feuerwehr. Dieser Service kostet mehr als eine reine Jahrespauschale.

Digitaler Workspace: Externe BSB, die in einem strukturierten Compliance-Workspace arbeiten und alle Protokolle, Unterweisungsnachweise und Änderungen digital dokumentieren, können diesen Aufpreis weitergeben. Im Gegenzug erhalten Betriebe einen jederzeit abrufbaren Nachweis.

Viele Betriebe unterschätzen die Vollkosten einer internen Lösung. Der Vergleich lohnt sich.

Interne Besetzung: Die Grundausbildung nach DGUV Information 205-023 kostet je nach Anbieter zwischen 1.500 und 3.000 Euro einmalig. Hinzu kommen Fortbildungskosten von ca. 500 bis 1.000 Euro alle zwei Jahre. Der Freistellungsaufwand: DGUV Information 205-023 empfiehlt je nach Betriebsgröße zwischen 10 % und 30 % der Arbeitszeit eines Vollzeitstellen-Äquivalents. Bei einem Brutto-Monatsgehalt von 4.000 Euro entsprechen 15 % Freistellung 600 Euro monatliche Opportunitätskosten, zuzüglich Lohnnebenkosten. Bei Urlaub, Krankheit oder Ausscheiden des internen BSB entstehen Vertretungslücken.

Externe Besetzung: Der Monatsbetrag ist planbar, enthält keine Ausbildungs- oder Fortbildungskosten und liefert einen qualifizierten Spezialisten ohne Ausfallrisiko. Die formale Bestellurkunde liegt von Tag eins vor.

Die Entscheidung ist nicht allein eine Kostenfrage: Betriebe mit komplexem Brandrisiko, mehreren Gebäuden oder einem Brandschutzkonzept nach Sonderbauordnung profitieren häufig von einem spezialisierten externen BSB, der vergleichbare Objekte kennt. Betriebe, die Wert auf enge operative Integration legen, können den internen BSB mit einem CIVAC-Workspace ausstatten, der ihm die Dokumentation deutlich erleichtert.

Der Dienstleistungsvertrag mit einem externen Brandschutzbeauftragten ist nicht nur eine kaufmännische Vereinbarung, sondern auch die Grundlage der rechtswirksamen Bestellung. Fehlen wesentliche Bestandteile, ist die Bestellung formal unwirksam, und die Haftung verbleibt beim Arbeitgeber.

Mindestinhalte des Vertrags:

• Schriftliche Bestellurkunde als Anlage mit Name, Funktion, Bestelldatum und Unterschrift der Geschäftsleitung
• Aufgabenbeschreibung auf Basis von DGUV Information 205-023
• Befugnisse: Zutrittsrecht zu allen Betriebsbereichen, Weisungsrecht gegenüber Beschäftigten in Brandsituationen, Recht auf Einsicht in brandschutzrelevante Unterlagen
• Berichtslinie: Wem berichtet der BSB, in welchem Turnus, in welcher Form?
• Leistungsumfang: Anzahl Begehungen pro Jahr, Unterweisungsplanung, Erstellung/Fortschreibung Brandschutzordnung, Reaktionszeiten
• Haftungsabgrenzung: Was liegt beim externen BSB, was verbleibt beim Arbeitgeber?
• Laufzeit, Kündigungsfristen und Regelung für den Fall des Ausscheidens des BSB

Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Wer diesen Grundsatz befolgt, ist bei jeder Begehung auf der sicheren Seite.

Nicht jeder, der sich als Brandschutzbeauftragter bezeichnet, erfüllt die normativen Qualifikationsanforderungen. DGUV Information 205-023 definiert klar, welche Ausbildung und Erfahrung erforderlich sind.

Die Grundausbildung umfasst mindestens 64 Unterrichtsstunden in einem anerkannten Lehrgang, der Themen wie Brandlehre, Brandschutzrecht, Feuerlöschanlagen, Evakuierungsplanung und praktische Löschübungen abdeckt. Nach der Grundausbildung ist eine regelmäßige Fortbildung im Turnus von zwei Jahren Pflicht. Anerkannte Ausbildungsträger sind unter anderem die TUEV-Gesellschaften, die Feuerwehrakademien und anerkannte Brandschutzinstitute.

Darüber hinaus sind branchenspezifische Zusatzkenntnisse von Bedeutung: Ein BSB für einen chemischen Betrieb sollte Kenntnisse in explosionsschutz- und gefahrstoffbezogenem Brandschutz mitbringen; ein BSB für ein Krankenhaus muss die besonderen Evakuierungsanforderungen für bettlägerige Patienten kennen.

Bei der Auswahl eines externen BSB sollten Sie folgende Unterlagen einsehen: Nachweis über die absolvierte Grundausbildung, aktuelle Fortbildungsnachweise, Referenzen aus vergleichbaren Betrieben und Nachweis über eine Berufshaftpflichtversicherung. CIVAC prüft diese Qualifikationen im Rahmen des Partnernetzes und stellt nur zertifizierte Beauftragte für die Officer-as-a-Service-Bestellungen bereit.

Die Bestellung eines externen Brandschutzbeauftragten über ein Officer-as-a-Service-Modell unterscheidet sich vom klassischen Beratereinkauf. Der Unterschied liegt im strukturierten Ablauf und im rechtswirksamen Ergebnis von Tag eins.

Beim klassischen Ansatz dauert die Auswahl eines externen BSB zwei bis sechs Wochen: Anfragen an mehrere Dienstleister, Angebotsvergleich, Vertragsentwurf und Abstimmung. Die formale Bestellurkunde entsteht dabei häufig als Nachgedanke.

Mit dem CIVAC Officer-as-a-Service-Modell läuft der Ablauf komprimiert: Nach einem Erstgespräch zur Erfassung des Betriebs, Mitarbeiterzahl, Standorte und Risikoprofil, wird innerhalb von zwei Werktagen ein passender, zertifizierter BSB aus dem CIVAC-Partnernetz benannt. Vertrag, Person und Bestellurkunde liegen gleichzeitig vor. Der BSB arbeitet im CIVAC-Workspace, der alle Begehungsprotokolle, Unterweisungsnachweise, Änderungshistorie der Brandschutzordnung und Kommunikationsprotokolle revisionssicher vorhält.

Für Betriebe, die bereits einen internen BSB haben, bietet CIVAC die Tool-Lizenz: Der interne Beauftragte arbeitet im selben Workspace, profitiert von 37 einsatzbereiten Audit-Vorlagen und dem integrierten Schulungsmodul. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten, oder bestellen Sie unsere Beauftragten.

Der Markt für externe Brandschutzbeauftragte ist nicht reguliert. Das bedeutet: Wer ausschließlich nach dem günstigsten Angebot sucht, findet Anbieter, deren Leistungspaket erhebliche Lücken aufweist.

Typische Risiken bei Billigangeboten:

Unzureichende Präsenztage: Manche Verträge sehen nur einen Besuch pro Jahr vor, unabhängig von Betriebsgröße und Risikolage. Das reicht für die Begehungsfrequenz, die DGUV Information 205-023 empfiehlt, meist nicht aus.

Keine aktive Dokumentenpflege: Der externe BSB erstellt die Brandschutzordnung bei Beginn und überlässt die Fortschreibung dem Betrieb. Änderungen werden nicht nachgezogen; die Ordnung veraltet innerhalb von Monaten.

Fehlende digitale Nachweisführung: Ohne strukturierten Workspace laufen Protokolle, Unterweisungslisten und Korrespondenz in E-Mail-Postfächern auseinander. Bei einer behördlichen Prüfung ist dieser Zustand schwer zu vertreten.

Keine Erreichbarkeit im Ereignisfall: Für Fragen nach einem Fehlalarm, einer unangekündigten Begehung oder einem Unfall ist schnelle telefonische Erreichbarkeit nötig. Billiganbieter haben das häufig nicht in der SLA verankert.

Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Dieser Grundsatz lässt sich nur einhalten, wenn die Dokumentation laufend gepflegt wird und der externe BSB nicht erst bei der nächsten Jahresbegehung von Änderungen erfährt.

Für die Entscheidung zwischen internem und externem Brandschutzbeauftragten gibt es keine universelle Antwort. Die folgenden Kriterien helfen bei der Einordnung.

Ein externer BSB ist sinnvoll, wenn: kein interner Mitarbeitender die nötige Qualifikation mitbringt und eine Ausbildung nicht zeitnah möglich ist; der Betrieb ein erhöhtes Brandrisiko hat (Chemie, Holz, Lackierung) und spezifische Erfahrung gefragt ist; der Betrieb mehrere Standorte hat und eine standortübergreifende Koordination durch einen Spezialisten effizienter ist; oder ein Vertretungskonzept für Urlaubs- und Krankheitsfälle nicht intern abgebildet werden kann.

Ein interner BSB mit CIVAC-Workspace ist sinnvoll, wenn: der Betrieb bereits einen qualifizierten internen Mitarbeitenden hat, der die Funktion neben der Haupttätigkeit ausübt; eine enge operative Integration gewünscht ist; oder der Betrieb in die Qualifikation investieren möchte und die laufenden Kosten planbar halten will.

In beiden Fällen unterstützt CIVAC als Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service. Für den internen Weg: Tool-Lizenz mit 37 Audit-Vorlagen, Schulungsmodul und revisionssicherer Dokumentation. Für den externen Weg: zertifizierter BSB aus dem CIVAC-Partnernetz, formale Bestellung in zwei Werktagen, CIVAC-Workspace inklusive.

Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Schreiben Sie an info@civac.de oder nutzen Sie das Kontaktformular auf civac.de, um ein konkretes Angebot für Ihre Betriebsgröße zu erhalten.