Externe SiFa: Kosten pro Stunde im Mittelstand – Marktübersicht und Alternativen

Die DGUV Vorschrift 2 verpflichtet Unternehmen, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) zu bestellen – intern oder extern. Für den Mittelstand ist die externe Lösung oft die wirtschaftlichere Wahl, weil der interne Aufbau der Qualifikation nach § 7 SiFaAusbV Zeit und Ausbildungskosten erfordert. Externe SiFas berechnen im Markt typischerweise Stundensätze zwischen 90 und 180 Euro, je nach Qualifikation, Branche und Einsatzmodell.

Dieser Artikel erklärt, welche Kostenkomponenten den Stundensatz einer externen SiFa bestimmen, wie die Mindestbetreuungszeit nach DGUV V2 den Gesamtbedarf berechnet, welche versteckten Kosten häufig übersehen werden – und wie das CIVAC Officer-as-a-Service-Modell Transparenz und Planbarkeit schafft.

Bevor Stundensätze verglichen werden können, muss die erforderliche Gesamtstundenzahl bekannt sein. Die DGUV Vorschrift 2 unterscheidet zwei Betreuungsformen: Regelbetreuung (Grundbetreuung + anlassbezogene Betreuung) und alternative Betreuung für Betriebe bis 50 Beschäftigte.

Bei der Regelbetreuung richtet sich die Grundbetreuung nach Betriebsart und Beschäftigtenzahl. Betriebe der DGUV-Betreuungsgruppe I (hohe Gefährdung, z. B. Produktion) benötigen 2,5 Stunden SiFa-Zeit pro Mitarbeiter und Jahr. In Betreuungsgruppe III (geringe Gefährdung, z. B. Bürobetriebe) sind es 0,5 Stunden. Ein Betrieb mit 200 Mitarbeitern in der Produktion benötigt demnach 500 Grundbetreuungsstunden jährlich – zuzüglich anlassbezogener Stunden für Umstrukturierungen, neue Arbeitsverfahren oder Unfallereignisse.

Diese Stundenzahl multipliziert mit dem Stundensatz ergibt das SiFa-Budget. Bei 500 Stunden und einem Satz von 120 Euro bedeutet das 60.000 Euro pro Jahr allein für die Grundbetreuung. Weitere Informationen zur Rolle der Fachkraft für Arbeitssicherheit finden Sie auf der CIVAC-Rollenseite.

Der Stundensatz einer externen SiFa ist keine Pauschale, sondern ergibt sich aus mehreren Komponenten. Qualifikation: Eine SiFa nach SiFaAusbV mit Zusatzausbildung in einer Branchenfachkunde (z. B. Chemie, Bau) berechnet höhere Sätze als eine SiFa ohne Spezialisierung. Branche und Gefährdungsniveau: In der Chemie- oder Bauindustrie erfordert die SiFa-Arbeit Spezialkenntnisse, die den Marktpreis treiben.

Regionale Unterschiede: In Großstädten und wirtschaftsstarken Regionen liegen Stundensätze erfahrungsgemäß 15 bis 20 Prozent über dem Bundesdurchschnitt. Vertragslaufzeit: Rahmenverträge über zwölf Monate ermöglichen niedrigere Stundensätze als einmalige Einsätze. Fahrtkosten: Diese werden häufig separat berechnet und können bei ländlichen Standorten erheblich ins Gewicht fallen. Dokumentationsaufwand: Wenn die SiFa die Begehungsprotokolle und den Jahresplan selbst erstellen muss, wird diese Zeit ebenfalls abgerechnet.

Der kommunizierte Stundensatz einer externen SiFa deckt oft nur die reine Präsenzzeit ab. Folgende Positionen werden häufig separat fakturiert oder sind im Angebot nicht explizit aufgeführt:

• Fahrtzeiten und Fahrtkosten (0,30–0,42 Euro/km oder nach Aufwand)
• Vor- und Nachbereitungszeit für Begehungen
• Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen (kann mehrere Stunden pro Beurteilung erfordern)
• Jahresarbeitsplan und Jahresbericht
• Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses (ASA) nach § 11 ASiG
• Beratungsleistungen bei konkreten Anlässen (Unfall, Umbau, neue Maschinen)

Unternehmen, die nur den Stundensatz vergleichen, ohne den Gesamtumfang zu definieren, erleben oft Budgetüberschreitungen im zweiten Halbjahr. Ein transparentes Modell mit Monatspauschale und klar definiertem Leistungsumfang schafft Planbarkeit.

Betriebe bis 50 Beschäftigte können unter bestimmten Voraussetzungen die alternative Betreuung nach DGUV V2 Anlage 3 nutzen. Diese setzt voraus, dass der Unternehmer selbst an einer DGUV-Motivationsmaßnahme teilnimmt und anschließend Beratungsleistungen durch die Berufsgenossenschaft in Anspruch nimmt. Die externe SiFa-Pflicht entfällt dabei nicht vollständig, wird aber deutlich reduziert.

Für Betriebe zwischen 50 und 500 Mitarbeitern ist die alternative Betreuung in der Regel nicht anwendbar. Hier gelten die Regelbetreuungszeiten uneingeschränkt. Entscheidend ist die Betriebsgruppenzuordnung durch die zuständige Berufsgenossenschaft – diese sollte vor der Kostenkalkulation eingeholt werden.

CIVAC unterstützt Unternehmen dabei, die richtige Betreuungsform zu identifizieren. Über den KI-Assistenten im Workspace können normative Anforderungen aus DGUV-Regelwerken abgefragt werden – mit Konfidenz-Score und direkter Quellenangabe. Das ersetzt keine rechtliche Beratung, gibt aber eine strukturierte erste Orientierung.

Der freie Markt bietet externe SiFas über Personalvermittler, Arbeitsschutzdienstleister und freie Berater an. Die Qualität schwankt erheblich: Qualifikation, Branchenerfahrung und Dokumentationspraktiken sind nicht standardisiert. Außerdem entsteht Aufwand beim Arbeitgeber für die Auswahl, Vertragsgestaltung und laufende Steuerung.

Das CIVAC Officer-as-a-Service-Modell liefert eine qualifizierte, schriftlich bestellte SiFa aus dem zertifizierten Partnernetz – inklusive CIVAC-Workspace für die Dokumentation. Der Gesamtpreis ist monatlich planbar, ohne Fahrtkosten-Überraschungen oder Stundenpuffer. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar. Die SLA von CIVAC: Vertrag, Person, Urkunde in zwei Werktagen.

Für Unternehmen, die neben der SiFa auch einen Brandschutzbeauftragten oder weitere Rollen benötigen, lassen sich alle Beauftragten über denselben Workspace steuern – was den administrativen Aufwand für die Geschäftsleitung erheblich reduziert.

§ 5 ASiG verpflichtet den Arbeitgeber, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit zu bestellen. Die Bestellungspflicht gilt grundsätzlich für alle Betriebe, unabhängig von der Größe – lediglich Betriebe mit alternativer Betreuung haben einen eingeschränkten Spielraum. Die Bestellung muss schriftlich erfolgen und den Aufgabenbereich der SiFa klar definieren.

Ohne schriftliche Bestellurkunde fehlt der formale Nachweis, dass die Pflicht nach § 5 ASiG erfüllt ist. Im Prüffall durch die Arbeitsschutzbehörde oder nach einem Arbeitsunfall kann das Fehlen dieser Urkunde als Organisationspflichtverletzung gewertet werden, die den Arbeitgeber nach § 130 OWiG in die persönliche Haftung bringt.

Die Bestellurkunde muss mindestens enthalten: Name und Qualifikation der SiFa, Bestelldatum, Aufgabenbeschreibung, Berichtslinie, Weisungsfreiheit in fachlicher Hinsicht. CIVAC generiert diese Urkunde standardisiert und legt sie revisionssicher im Workspace ab.

Bei der Auswahl einer externen SiFa sind vier Kriterien entscheidend. Qualifikation: Nachweis der abgeschlossenen SiFa-Ausbildung nach SiFaAusbV, ggf. ergänzt durch Branchenfachkunde. Berufserfahrung: Mindestens drei Jahre praktische SiFa-Tätigkeit in vergleichbaren Betrieben. Dokumentationspraxis: Welches System nutzt die SiFa für Begehungsberichte, Gefährdungsbeurteilungen und Einsatzzeitnachweise? Proprietäre Lösungen ohne Exportfunktion sind ein Risiko.

Verfügbarkeit: Kann die SiFa zeitnah reagieren, wenn anlassbezogene Betreuung erforderlich ist – etwa nach einem Unfall oder bei einer Betriebserweiterung? Verfügbarkeitsengpässe sind bei freien Beratern häufiger als bei strukturierten Dienstleistungsangeboten.

CIVAC prüft alle Partner im zertifizierten Netz nach diesen Kriterien. Unternehmen, die eine externe SiFa über CIVAC beziehen, erhalten nicht nur die Person, sondern auch die Workspace-Infrastruktur für die gesamte Dokumentation – aus einer Hand.

Kosten für externe SiFas sind als Betriebsausgaben vollständig abzugsfähig. Sie sind keine Investition in ein Wirtschaftsgut, sondern laufende Aufwendungen für den betrieblichen Arbeitsschutz. Dies gilt sowohl für Stundensatzhonorare als auch für monatliche Pauschalbeträge nach Officer-as-a-Service-Modell.

Wichtig für die Buchführung: Die Leistungsabgrenzung zwischen Grundbetreuung und anlassbezogener Betreuung sollte in der Rechnung ausgewiesen sein, da sie für den Nachweis gegenüber der Berufsgenossenschaft relevant ist. Eine Rechnung, die nur Stunden und Stundensatz ausweist, ohne die Art der erbrachten Leistung zu differenzieren, erschwert die spätere Dokumentation.

CIVAC-Rechnungen im Officer-as-a-Service-Modell weisen Leistungsart, Zeitraum und Tätigkeitskategorie getrennt aus – kompatibel mit DATEV-Kontenrahmen und den Anforderungen betrieblicher Rechnungsprüfungen.

Wer die Kosten einer externen SiFa planbar halten will, braucht drei Dinge: eine klare Leistungsbeschreibung, ein transparentes Preismodell und eine Dokumentationsinfrastruktur, die den DGUV-V2-Nachweis automatisch erzeugt. Alle drei Punkte sind im CIVAC-Modell enthalten.

Der erste Schritt ist die Klärung des Betreuungsumfangs: Welche DGUV-Betreuungsgruppe gilt, wie viele Grundbetreuungsstunden sind erforderlich, welche anlassbezogenen Ereignisse sind im laufenden Jahr zu erwarten? CIVAC unterstützt diese Analyse im ersten Gespräch. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten – oder lassen Sie unsere Beauftragten bestellen.

Aus dem Lesen einen Auftrag machen. Kontaktieren Sie CIVAC unter info@civac.de oder über das Kontaktformular auf civac.de für ein unverbindliches Erstgespräch zur Kostenstruktur Ihrer SiFa-Pflicht.