CIVAC Officer-as-a-Service: Demo buchen und Beauftragten in zwei Werktagen bestellen

§ 38 BDSG und Art. 37 DSGVO verpflichten deutsche Unternehmen ab 20 Personen mit Datenverarbeitung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Weitere Beauftragten-Rollen – vom Informationssicherheitsbeauftragten nach ISO/IEC 27001:2022 bis zum Geldwäschebeauftragten nach § 7 GwG – kommen je nach Branche und Größe hinzu. Die CIVAC Officer-as-a-Service Demo zeigt, wie alle 25 Beauftragten-Rollen auf einer einzigen Plattform bestellt, dokumentiert und gesteuert werden.

Eine Demo ist kein Verkaufsgespräch, sondern eine strukturierte Arbeitssession. In 60 Minuten sehen Geschäftsführende und Compliance-Verantwortliche konkret: wie eine Bestellurkunde entsteht, wie der Workspace dem Beauftragten übergeben wird und welche Meldewege im Ereignisfall greifen. Dieser Artikel erklärt den Demo-Ablauf, die Vorbereitungsschritte und was nach der Session folgt.

CIVAC ist eine deutsche Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service, die alle 25 nach deutschem Recht appointbaren Beauftragten-Rollen auf einer gemeinsamen Workspace-Architektur vereint. Das Produkt existiert in zwei kommerziellen Varianten: der Tool-Lizenz für interne Beauftragte und dem Officer-as-a-Service, bei dem CIVAC zusammen mit einem zertifizierten Partnernetzwerk den Beauftragten formell bestellt, schriftlich urkundet und operativ in Betrieb nimmt.

Der Officer-as-a-Service löst ein strukturelles Problem im deutschen Mittelstand: Viele Unternehmen benötigen fünf oder mehr Beauftragte gleichzeitig, verfügen aber weder über ausreichende interne Kapazitäten noch über das rollenspezifische Fachwissen. Klassische Compliance-Berater liefern ein PDF-Gutachten und eine Rechnung. CIVAC liefert die rechtswirksame Bestellurkunde, den aktivierten Workspace und den laufenden operativen Betrieb mit vollständigem Audit-Trail.

Die Plattform gliedert jede Beauftragten-Rolle in sechs operative Bereiche: Aufgaben, Schulungen, Projekte, Dokumentation, Fragen und Templates. Für den Datenschutzbeauftragten bedeutet das: Verarbeitungsverzeichnis, Datenpannen-Workflow mit 72-Stunden-Frist nach Art. 33 DSGVO, Schulungsnachweis und Jahresbericht in einem gemeinsamen Audit-Trail, der bei Behördenanfragen sofort exportiert werden kann.

Der Prüfer ruft an, der Nachweis liegt bereit. Eine Demo macht diese Architektur sichtbar und erfahrbar: Anstatt Folien zu betrachten, arbeiten Teilnehmende im Live-Workspace mit echten Vorlagen und echten Meldepfaden. Das vermittelt in dreißig Minuten Praxisanschauung, was zehn Seiten Angebotstext nicht leisten können.

Die drei Hauptvorteile des Officer-as-a-Service im Vergleich zur klassischen Einzelberatung: erstens die sofortige Einsatzbereitschaft durch das vorbereitete Partnernetzwerk, zweitens der strukturierte Workspace als operatives Rückgrat des Beauftragten, drittens die vollständige Dokumentation vom ersten Tag an. Compliance-Prüfungen zeigen regelmäßig, dass fehlende oder lückenhafte Dokumentation schwerer wiegt als vereinzelte inhaltliche Mängel.

Die CIVAC-Demo richtet sich an drei Zielgruppen: Geschäftsführende, die eine neue Beauftragten-Bestellung planen oder eine bestehende überprüfen wollen; Compliance-Verantwortliche und Justiziare, die eine Plattform technisch evaluieren; sowie interne Beauftragte, die ihren aktuellen Workspace ablösen und strukturierter arbeiten wollen. Alle drei Gruppen haben unterschiedliche Fragen – die Demo ist so aufgebaut, dass sie alle drei adressiert.

Für Geschäftsführende steht die Haftungsfrage im Vordergrund: Was kostet die fehlende Bestellung im Bußgeldfall? Nach Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO beträgt der Rahmen für eine fehlende DSB-Bestellung bis zu 10 Mio. Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes. Wie schnell ist die Bestellung nach der Demo rechtswirksam? In der Demo werden diese Fragen am konkreten Vertragsbeispiel beantwortet, nicht abstrakt.

Compliance-Verantwortliche und Justiziare interessieren sich für die technische Tiefe: Wie ist der Audit-Trail aufgebaut und exportierbar? Wie werden Fristen überwacht, zum Beispiel die 72-Stunden-Meldefrist nach Art. 33 DSGVO oder die 24-Stunden-Frühwarnung nach NIS-2? Wie funktioniert der KI-Assistent mit Confidence Score und Quellenangabe? Diese Fragen beantwortet die Demo im Bereich Fragen und Dokumentation.

Interne Beauftragte, die CIVAC als Workspace-Lizenz evaluieren, sehen die 37 einsatzbereiten Audit-Vorlagen, Schulungsmodule mit Zertifikat und die monatliche Dokumentations-Pipeline. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder bestellen Sie unsere Beauftragten – die Demo zeigt beide Wege nebeneinander.

Eine 60-minütige Demo ist dann am produktivsten, wenn Teilnehmende zwei Informationen vorab kennen: welche Beauftragten-Rollen im Unternehmen aktuell bestellt sind oder bestellt werden müssen, und welcher Prüfanlass der konkrete Auslöser für die Demo-Anfrage ist. Beide Informationen müssen nicht vollständig sein; der CIVAC-Account-Manager leitet die Bestandsaufnahme in der ersten Demo-Station an, falls nötig.

Die Rollenprüfung ist eine kurze Checkliste: Welche Pflichtbeauftragten gelten für die eigene Branche und Unternehmensgröße? § 38 BDSG löst die DSB-Pflicht aus. §§ 30, 38 BSIG in Verbindung mit NIS-2 die ISB-Pflicht für betroffene Einrichtungen. § 7 GwG die GwB-Pflicht für verpflichtete Unternehmen nach dem Geldwäschegesetz. Die vollständige Rollenliste mit Rechtsnormen und Schwellenwerten ist auf civac.de/de/roles verfügbar.

Zum Prüfanlass: Wer einen konkreten Anlass hat – bevorstehende ISO-27001-Zertifizierung, GwG-Prüfung durch die BaFin, geplanter NIS-2-Eigennachweis oder ein anstehendes Wirtschaftsprüfer-Audit – kann die Demo gezielt auf diesen Bereich ausrichten. Der Account-Manager bereitet die Session entsprechend vor und bringt rollenspezifische Beispiele mit. Ein allgemeines Plattforminteresse ist ebenfalls ein gültiger Ausgangspunkt.

Empfohlen wird die Teilnahme von mindestens zwei Personen: eine aus der Geschäftsleitung für die Haftungsperspektive und eine, die operativ mit Compliance-Dokumentation arbeitet. Wenn bereits ein interner Beauftragter bestellt ist, sollte dieser unbedingt dabei sein – er bewertet den Workspace aus Nutzersicht.

Die Rollenprüfung sollte auch die zeitliche Dimension berücksichtigen: Welche Bestellpflichten sind bereits überfällig? Welche entstehen durch geplante Unternehmensänderungen, etwa Wachstum über Schwellenwerte oder neue Produktionsstätten? Wer diese Fragen vor der Demo klärt, kann in der Session direkt die Priorisierung der Bestellreihenfolge besprechen.

Die CIVAC-Demo folgt einem strukturierten Ablauf mit vier Stationen, der in der Regel 45–60 Minuten dauert. Jede Station kann auf Wunsch vertieft oder verkürzt werden; erfahrungsgemäß nutzen die meisten Teilnehmenden die vollen 60 Minuten.

Station 1 – Rollenauswahl und Bestellpflicht-Check (10 min): Der Account-Manager zeigt anhand der Unternehmensdaten, welche Beauftragten-Pflichten bestehen und welche der 25 CIVAC-Rollen davon betroffen sind. Teilnehmende sehen die Rollenseite im Workspace mit den jeweiligen Rechtsnormen und Schwellenwerten in der Gegenüberstellung.

Station 2 – Bestellurkunden-Workflow (15 min): Live-Demonstration der Bestellurkunden-Erstellung für eine gewählte Rolle. Der Workflow zeigt: Rollenauswahl, Vertragsparameter, Personenbestellung, digitale Signatur, automatische Ablage im Audit-Trail mit Zeitstempel. Bestellurkunde, unterschrieben, abgelegt, belegbar.

Station 3 – Workspace-Betrieb (20 min): Der Workspace wird für die gewählte Rolle in Betrieb genommen: Aufgaben-Templates mit Fälligkeiten, Schulungsmodul mit Teilnehmertest und Zertifikat, Projekt-Workflow mit den fünf festen Schritten Scope, Uploads, Rückfragen, Risiken und Bericht sowie der KI-Assistent mit Confidence Score und Quellenangabe.

Station 4 – Dokumentations-Export und nächste Schritte (10 min): Der monatliche Dokumentations-Export wird vorgeführt: vollständiger Audit-Trail, Berichtslinie zur Geschäftsleitung, DSGVO-konformer Datenexport. Abschluss mit SLA-Angaben: Vertrag, Person und Urkunde in zwei Werktagen.

Der strukturierte Ablauf hat einen weiteren Vorteil: Nach der Demo liegt ein vollständiges Entscheidungsprotokoll vor, das alle besprochenen Rollen, SLA-Parameter und offenen Fragen enthält. Dieses Protokoll erleichtert die interne Genehmigung und die Beauftragung erheblich, weil alle Entscheidungsparameter dokumentiert sind.

Das CIVAC-SLA ist ein messbares Versprechen: Vertrag, Personen-Bestellung und Bestellurkunde innerhalb von zwei Werktagen nach Demo-Abschluss und Auftragserteilung. Der Branchenstandard liegt bei zwei bis sechs Wochen; klassische Compliance-Berater rechnen Recherchezeit, Angebotsprozess und Vertragsverhandlung hinzu. Der Unterschied ist strukturell begründet: CIVAC hält ein qualifiziertes Partnernetzwerk für alle 25 Rollen vor, sodass Personen- und Vertragsauswahl nicht von Grund auf neu beginnen muss.

Das Partnernetzwerk wird von CIVAC qualifiziert und regelmäßig überprüft. Partner unterzeichnen eine Qualitätsvereinbarung, die Reaktionszeiten, Qualifikationsnachweise, Weiterbildungspflichten und Berichtspflichten gegenüber CIVAC und dem Kunden regelt. Die Qualitätssicherung ist kein einmaliger Onboarding-Schritt, sondern ein laufender Prozess mit jährlicher Überprüfung. Kunden können jederzeit Feedback zur Partnerleistung an CIVAC richten.

Nach Auftragserteilung läuft der Prozess wie folgt ab: CIVAC schickt den Rahmenvertrag und die Rollenbestellung innerhalb von 24 Stunden zur digitalen Signatur. Die Bestellurkunde wird parallel vorbereitet und zeitgleich mit der Workspace-Aktivierung ausgestellt. Am zweiten Werktag ist der Beauftragte formell bestellt und die Berichtslinie zur Geschäftsleitung eingerichtet.

Für Unternehmen mit mehreren gleichzeitigen Bestellbedarfen koordiniert CIVAC die Parallel-Bestellung. Ein Unternehmen mit Bedarf an Datenschutzbeauftragtem und Informationssicherheitsbeauftragtem erhält beide Bestellungen im selben Zwei-Tages-Fenster.

Das Zwei-Tages-SLA hat auch rechtliche Konsequenzen: Wer nach einer nachgewiesenen Bestellpflicht noch mehrere Wochen auf die Bestellurkunde wartet, riskiert im Zwischenraum eine Lücke in der Bestellkette. Mit dem CIVAC-SLA beginnt die rechtswirksame Bestelldokumentation innerhalb von zwei Werktagen nach Auftragserteilung.

Die CIVAC-Demo adressiert zwei unterschiedliche Ausgangslagen, die unterschiedliche Schwerpunkte erfordern. Welche Ausgangslage zutrifft, beeinflusst sowohl den Demo-Inhalt als auch die Optionen nach der Session.

Szenario A – Erstbestellung: Das Unternehmen hat bisher keinen oder keinen rechtswirksam bestellten Beauftragten. Möglicherweise ist die Bestellpflicht unklar oder die bisherige Bestellung formell unvollständig. Die Demo zeigt den kompletten Bestellprozess von der Norm bis zur Urkunde: Bestellpflicht-Prüfung, Rollenauswahl und das CIVAC-SLA. Nach der Demo folgen Vertrag, Urkunde und Workspace-Aktivierung innerhalb von zwei Werktagen.

Szenario B – Workspace-Ablösung: Das Unternehmen hat bereits einen Beauftragten, möchte aber den aktuellen Prozess durch einen strukturierten Workspace ersetzen. Oft handelt es sich um Excel-Listen, E-Mail-Ablage und manuelle Berichte. Die Demo zeigt Migrationspfade: bestehende Dokumentation importieren, Bestandsurkunden übernehmen und den Audit-Trail rückwirkend strukturieren. Eine Migration ist in der Praxis einfacher als erwartet.

In beiden Szenarien empfiehlt sich die gleichzeitige Teilnahme von Geschäftsleitung und dem künftigen oder bestehenden Beauftragten. Die Geschäftsleitung bewertet das Haftungsprofil; der Beauftragte bewertet den operativen Nutzen. Wenn beide Perspektiven zusammenkommen, wird die Entscheidung in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach der Session getroffen.

Die Demo kann remote per Videokonferenz oder vor Ort in Hamburg stattfinden. Remote-Demos laufen mit einem Live-Test-Account; Teilnehmende können selbst im Workspace navigieren und eigene Szenarien testen.

Compliance-Plattformen verarbeiten sensible interne Daten. Viele Interessenten fragen daher bereits vor der Demo, welche Datenschutz- und Sicherheitsstandards für die Demo-Umgebung gelten. Die Antwort ist klar und überprüfbar.

Die CIVAC-Demo läuft auf einer isolierten Test-Umgebung, die ausschließlich synthetische Daten enthält. Keine Unternehmensdaten des Interessenten werden in der Demo verarbeitet oder gespeichert. Die Datenresidenz liegt ausschließlich in der EU; CIVAC betreibt kein Routing über Drittländer und keine Unterauftragsdatenverarbeitung in Nicht-EU-Staaten.

Die Plattform-Infrastruktur entspricht ISO/IEC 27001:2022 mit 93 implementierten Controls. Kommunikation zur Demo-Umgebung erfolgt verschlüsselt via TLS 1.3; Daten at rest sind mit AES-256 gesichert. Jährliche externe Penetrationstests prüfen die Wirksamkeit dieser Maßnahmen. Die Test-Umgebung unterliegt denselben Sicherheitsanforderungen wie die Produktionsumgebung.

Für Unternehmen aus regulierten Sektoren – Finanzdienstleistungen, Gesundheit, KRITIS – kann auf Anfrage ein NDA vor der Demo abgeschlossen werden. In diesem Fall darf der Account-Manager branchenspezifische Referenzfälle zeigen, die andernfalls nicht öffentlich dargestellt werden. Die NDA-Unterzeichnung erfolgt digital und dauert in der Regel weniger als 24 Stunden. CIVAC verarbeitet Kontaktdaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und löscht diese auf Widerspruch sofort.

CIVAC informiert Interessenten nach der Demo auf Anfrage über das eigene Sicherheitskonzept in einem einseitigen Dokument, das die wesentlichen Controls, Zertifizierungsstatus und Kontaktdaten des DSB enthält. Dieses Dokument kann intern an die IT-Sicherheitsabteilung oder den eigenen ISB weitergeleitet werden, um die Plattform-Evaluation zu beschleunigen.

Vor der Demo-Buchung stellen Interessenten regelmäßig vier Fragen, die hier direkt und vollständig beantwortet werden.

Muss ich vor der Demo bereits wissen, welche Rollen ich brauche? Nein. Der Demo-Buchungsformular enthält eine kurze Checkliste zur Bestellpflicht-Prüfung. Das CIVAC-Team bereitet die Session auf dieser Basis vor. Wer keine Zeit für die Checkliste hat, kann die Rollenprüfung in den ersten zehn Minuten der Demo durchführen lassen. Fehlende Informationen verzögern die Demo nicht.

Wie lange dauert es nach der Demo bis zur Beauftragten-Bestellung? Das CIVAC-SLA sieht zwei Werktage vor (Vertrag, Person, Urkunde). Voraussetzung: Der Rahmenvertrag wird digital unterzeichnet und die Beauftragten-Rolle ist im Demo-Gespräch oder unmittelbar danach final ausgewählt. Die Bestellung kann auch mehrere Rollen gleichzeitig umfassen.

Kann die Demo nachträglich aufgezeichnet werden? Ja, auf Anfrage und mit schriftlicher Zustimmung aller Teilnehmenden. Die Aufzeichnung kann intern für Budgetentscheidungen, Aufsichtsrat-Informationen oder die Abstimmung mit weiteren Entscheidungsträgern verwendet werden.

Was kostet die Demo? Die Demo ist kostenfrei und unverbindlich. Es entstehen keinerlei Kosten bis zur Auftragserteilung. Nach der Demo erhalten Interessenten ein schriftliches Angebot mit transparenten Monats- oder Jahrespreisen je Beauftragten-Rolle, ohne versteckte Setup- oder Onboarding-Gebühren.

Zusätzlich zu diesen vier Standardfragen stellen Interessenten aus regulierten Sektoren häufig eine fünfte Frage: Kann CIVAC Referenzkunden aus der eigenen Branche nennen? Diese Frage wird in der Demo beantwortet, soweit Referenzkunden ihr Einverständnis gegeben haben. Für NDA-Fälle gibt CIVAC anonymisierte Branchenreferenzen.

Die Demo-Buchung dauert zwei Minuten. Über das Kontaktformular auf civac.de oder per E-Mail an info@civac.de nennen Interessenten einen Wunschtermin und die relevanten Beauftragten-Rollen. Das CIVAC-Team bestätigt den Termin innerhalb eines Werktags und sendet vorab den kurzen Demo-Fragebogen zu. Der Fragebogen umfasst drei Fragen und ist in fünf Minuten ausgefüllt.

Der empfohlene Demo-Termin liegt werktags zwischen 9 und 17 Uhr; für Unternehmen aus regulierten Sektoren mit engem Terminkalender sind abweichende Zeiten auf Anfrage möglich. Remote-Demos sind die häufigste Variante und bieten denselben Funktionsumfang wie Präsenzdemos. Unternehmen aus dem Hamburger Raum können auf Wunsch eine Präsenzdemonstration vor Ort buchen.

CIVAC bietet als Compliance-Plattform und Officer-as-a-Service alle 25 Beauftragten-Rollen in einer einzigen Plattform. Lizenzieren Sie den Workspace für Ihre internen Beauftragten oder bestellen Sie unsere Beauftragten. Beide Wege starten mit derselben Demo, beide Wege enden in zwei Werktagen mit einer einsatzbereiten Compliance-Struktur, die auditfest dokumentiert und bei Behördenanfragen sofort exportierbar ist.

Aus dem Lesen einen Auftrag machen: Schreiben Sie jetzt an info@civac.de mit dem Betreff Demo-Anfrage und dem Namen Ihres Unternehmens. Das CIVAC-Team meldet sich innerhalb eines Werktags mit einem Terminvorschlag.

Nach der Demo und dem Auftragseingang übergibt CIVAC einen strukturierten Onboarding-Kalender mit drei Meilensteinen: Tag 1 – Vertragsunterzeichnung und Bestellurkunde, Tag 2 – Workspace-Aktivierung und Beauftragten-Übergabe, Tag 5 – erstes Berichtsgespräch zwischen Beauftragtem und Geschäftsleitung. Dieser Kalender ist Teil des Angebots und bindet CIVAC an das SLA.